Jak prawidłowo przeprowadzić rekrutację

Prowadzenie rekrutacji nie jest obecnie prostym zadaniem. Wprawdzie wstępna selekcja kandydatów coraz częściej odbywa się przy wsparciu narzędzi AI, ale wciąż istotne znaczenie ma bezpośrednia rozmowa kandydata z przedstawicielem pracodawcy. Cały proces musi być zgodny z obowiązującym prawem, a to, z uwagi na rozbudowane regulacje, stanowi dziś prawdziwe pole minowe dla nieprzygotowanych.

Zmiany w kodeksie pracy w zakresie rekrutacji

Szczególnej uwagi wymagają najnowsze zmiany wprowadzone do kodeksu pracy (dalej: k.p.), które zaczną obowiązywać już 24 grudnia 2025 r. Nowelizacja jest konsekwencją wejścia w życie w czerwcu 2023 r. dyrektywy w sprawie równości i przejrzystości wynagrodzeń. Na jej pełne wdrożenie Polska ma czas Ustawodawca na pełne dostosowanie prawa krajowego do unijnych przepisów ma czas do 7 czerwca 2026 r.

Najważniejszą dla procesu rekrutacji zmianą jest zobowiązanie pracodawcy do poinformowania kandydata przed zatrudnieniem o wysokości oferowanego wynagrodzenia w formie widełek płacowych lub minimalnego początkowego progu. Ma to zwiększyć przejrzystość procesu rekrutacji oraz ograniczyć lukę płacową, zwłaszcza ze względu na płeć.

Kandydata trzeba będzie poinformować o wysokości wynagrodzenia przewidzianego na stanowisku objętym rekrutacją. Przy czym pojęcie to należy rozumieć szeroko – obejmuje ono nie tylko pensję zasadniczą, lecz również dodatki, premie oraz inne składniki płacowe. Pracodawca będzie musiał wskazać przedział wynagrodzenia („od… do…”) lub jego konkretną, początkową wysokość (np. kwotę x zł). Przekazanie tej informacji będzie dopuszczalne na różnych etapach postępowania rekrutacyjnego, w zależności od przyjętej przez pracodawcę procedury.

Informacja o wynagrodzeniu będzie mogła być zamieszczona w treści ogłoszenia o pracę lub przekazana kandydatowi przed rozmową o pracę (część pracodawców już obecnie stosuje takie rozwiązania). Alternatywnie dane te będą mogły być przekazane przed samym nawiązaniem stosunku pracy, jeśli nie zostaną wcześniej ujawnione.

Należy przy tym pamiętać, że część przepisów dotyczących jawności wynagrodzeń wejdzie w życie później, wraz z pełnym wdrożeniem unijnej dyrektywy, co nastąpi najpóźniej w 2026 roku.

Rozmowa kwalifikacyjna – zasady i dobre praktyki

Przedstawiciel pracodawcy powinien należycie przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej, formułując pytania w sposób przemyślany i adekwatny do stanowiska. Nieznajomość CV kandydata, zadawanie ogólnikowych pytań czy przejawy braku profesjonalizmu szybko prowadzą do negatywnej oceny pracodawcy.

Istotnym elementem rozmowy rekrutacyjnej jest uważne słuchanie, zachowanie pozytywnej mowy ciała, kulturalnej postawy. Kandydaci często negatywnie oceniają brak precyzyjnych informacji w ogłoszeniu i nieuzyskanie ich podczas rozmowy, a także zbyt długie procesy rekrutacyjne. Źle odbierany jest też brak feedbacku po spotkaniu, jasnej komunikacji i niedotrzymywanie obiecanych terminów np. dotyczących powiadomienia o wynikach rekrutacji.

Niedopuszczalne jest ponadto krytykowanie poprzednich pracodawców kandydata czy ocenianie go przez pryzmat wyglądu, wieku lub sposobu mówienia kosztem oceny jego kwalifikacji. Komunikacja niewerbalna może wpływać na wzajemne postrzeganie stron, jednak jej błędna interpretacja nie powinna przesądzać o ocenie kompetencji kandydata.

Trzeba także pamiętać, że rozmowa kwalifikacyjna nie służy zaspokajaniu ciekawości rekrutera, lecz wyłonieniu najlepszego kandydata, spełniającego oczekiwania i potrzeby firmy.

Jakie pytania podczas rekrutacji są zakazane?

Podczas rekrutacji pracodawca nie może zadawać pytań dotyczących prywatnych aspektów życia kandydata, które nie mają związku z wykonywaniem obowiązków na danym stanowisku. Dotyczy to w szczególności: stanu cywilnego, dzieci, planów rodzicielskich.

Niedopuszczalne są również pytania o:

• wyznanie,
• poglądy polityczne,
• przynależność do związków zawodowych,
• orientację seksualną,
• pochodzenie etniczne,
• narodowość,
• język ojczysty czy
• niepełnosprawność.

Tego rodzaju dociekania mogą stanowić przejaw dyskryminacji oraz naruszać dobra osobiste kandydata. Wyjątek stanowią pytania o stan zdrowia, jeśli dana informacja ma znaczenie z punktu widzenia wykonywania zadań zawodowych (np. dotyczące niepełnosprawności w zawodach wymagających specyficznych zdolności fizycznych lub pracy w nocy w przypadku ciąży) lub bezpieczeństwa (np. w przypadku kierowców czy pilotów).

Zdarza się, że osoby prowadzące rekrutację próbują pośrednio uzyskać ww. informacje, zadając pytania o plany urlopowe, sposób spędzania czasu wolnego czy zwyczaje rodzinne. Takie działanie może być jednak postrzegane jako próba obejścia konstytucyjnego prawa do prywatności.

Proces rekrutacji nie jest bezpośrednio uregulowany w k.p., poza nielicznymi przepisami odnoszącymi się do danych osobowych kandydatów czy zakazu dyskryminacji podczas nawiązywania stosunku pracy. Kodeks pracy koncentruje się zasadniczo na relacji pracownik–pracodawca, a nie etapie poprzedzającym zatrudnienie.

Niemniej przepisy prawa pracy odnoszące się do rekrutacji akcentują dwa istotne elementy – ochronę danych osobowych kandydatów oraz eliminowanie nierówności. Z tego względu pytanie o wiek osoby ubiegającej się o zatrudnienie należy uznać za niedopuszczalne, gdyż może ono prowadzić do dyskryminacji ze względu na wiek.

• Jakich danych osobowych można żądać od kandydata w procesie rekrutacji?

Pracodawca może żądać tylko danych niezbędnych do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, tj. imię/imiona i nazwisko, data urodzenia, dane do kontaktu.

• Czy kandydat musi zamieszczać w CV dodatkowe informacje, tj. dotyczące np. hobby lub zdjęcie?

Nie, przekazanie takich danych jest całkowicie dobrowolne i wynika raczej z przyjętego zwyczaju niż z obowiązku prawnego. Jeżeli kandydat decyduje się na ich ujawnienie, powinien zadbać, aby były one adekwatne. Jeśli chodzi o fotografię to powinna mieć profesjonalny, służbowy charakter.

• W jakich sytuacjach pracodawca może żądać od kandydata ujawnienia dodatkowych danych osobowych poza podstawowy zakres określony w przepisach?

Pracodawca może domagać się podania dodatkowych informacji jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Chodzi tu np. o dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Jednocześnie, zgodnie z k.p. i RODO, pracodawca musi zapewnić kandydatowi pełną przejrzystość procesu przetwarzania danych poprzez przekazanie klauzuli informacyjnej określającej m.in. tożsamość administratora oraz cel przetwarzania danych osobowych.

• Kiedy pracodawca może żądać od kandydata podania numeru PESEL lub innych danych identyfikacyjnych?

Ma on prawo żądać numeru PESEL dopiero po pozytywnym zakończeniu procesu rekrutacji, czyli w momencie nawiązania stosunku pracy. Jeżeli osoba zatrudniona nie posiada takiego numeru, pracodawca może wymagać przedstawienia innego dokumentu potwierdzającego tożsamość pracownika np. paszportu.

• Jak długo pracodawca może przechowywać dane osobowe kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni?

Przechowywanie jest dozwolone aż do upływu terminu przedawnienia potencjalnych roszczeń związanych z dyskryminacją w procesie rekrutacji, czyli maksymalnie przez trzy lata. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 20 lutego 2024 r. (sygn. akt III OSK 2700/22). Wydaje się, że jego stanowisko jest słuszne, choćby w kontekście obaw przedsiębiorców przed wnoszeniem roszczeń przez niedoszłych pracowników, np. o dyskryminację podczas rekrutacji. Usunięcie bowiem wspomnianych danych mogłoby pozbawić ich możliwości obrony przed tego typu oskarżeniami.

Równe traktowanie, zakaz dyskryminacji

Zgodnie z art. 18^3a k.p., pracodawcy muszą traktować wszystkich kandydatów równo, niezależnie od płci, wieku, rasy, religii, pochodzenia etnicznego czy niepełnosprawności itp. Zasada ta obejmuje także proces rekrutacji, nie tylko relację pracodawca–pracownik.

Dlatego kryteria doboru pracowników do zatrudnienia powinny być obiektywne i oparte na mierzalnych przesłankach, co umożliwi pracodawcy skuteczną obronę przed ewentualnymi zarzutami dyskryminacji.

• Na czym polega zasada neutralności płciowej w ogłoszeniach o pracę wprowadzona nowelizacją k.p. z czerwca 2025 r.?

Na jej mocy, pracodawcy od 24 grudnia 2025 r. będą zobowiązani tak konstruować ogłoszenia o pracę oraz opisy stanowisk, by nie zawierały one znamion dyskryminujących ze względu na płeć. W praktyce zakazane będzie używanie nazw sugerujących zatrudnienie wyłącznie kobiet lub mężczyzn, takich jak „kierownik” czy „asystentka”. Zamiast tego konieczne będzie stosowanie neutralnego określenia – np. „pracownik biura”, „specjalista/specjalistka do spraw (…)”, „pracownik sekretariatu” lub „osoba do obsługi sekretariatu” (zamiast „sekretarka” czy „sekretarz”).

Do nazw stanowisk będzie można używać także częściej feminatywów. Zamiast ogłoszenia komunikującego poszukiwanie „młodego, dynamicznego specjalisty” będzie można wskazać, że poszukuje się po prostu „doświadczonego specjalisty/specjalistki”. Natomiast zamiast „kierownika magazynu”, można poszukiwać „osoby kierującej zespołem, osoby na stanowisko kierownicze w magazynie lub kierownika/ kierowniczki magazynu”. Dopuszczalne też będzie dodanie obok stanowiska oznaczenie „m/k” lub innego równoważnego wskazującego na obie płci.

Uwaga! Różnicowanie jest dopuszczalne tylko w uzasadnionych sytuacjach np. gdy wymagania dotyczą specyfiki pracy lub w razie ochrony rodzicielstwa. ©℗