Niepełny wymiar czasu pracy – jakie obowiązki ciążą na pracodawcy

Wnioskowanie o zmianę wymiaru czasu pracy

• Zastosowanie elastycznej organizacji pracy

Pracownik zatrudniony na 3/4 etatu, wychowujący pięcioletnie dziecko, złożył wniosek o zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy, powołując się na przepisy dotyczące elastycznej organizacji pracy. Uzasadnił to zwiększonymi wydatkami na dziecko i potrzebą uzyskania wyższych dochodów. Czy taki wniosek wiąże pracodawcę?

Nie. Wniosek o zwiększenie wymiaru etatu nie jest wiążący dla pracodawcy i nie może być złożony w ramach przepisów o elastycznej organizacji pracy. Należy jednak rozważyć, czy nie stanowi on realizacji uprawnienia do wnioskowania o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy.

Zgodnie z art. 188¹ kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8. roku życia, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem (w formie papierowej lub elektronicznej) o zastosowanie wobec niego elastycznej organizacji pracy w jednej lub w kilku niewykluczających się formach.

Pojęcie elastycznej organizacji pracy obejmuje wyłącznie:

1) pracę zdalną;

2) przerywany system czasu pracy;

3) system pracy weekendowej;

4) system skróconego tygodnia pracy;

5) ruchomy rozkład czasu pracy (art. 140¹ k.p.);

6) indywidualny rozkład czasu pracy;

7) obniżenie wymiaru czasu pracy.

To katalog zamknięty, który nie obejmuje możliwości zwiększania etatu. W konsekwencji pracodawca ma siedem dni na poinformowanie pracownika o sposobie rozpatrzenia wniosku (jego uwzględnieniu, odmowie lub wskazaniu innego możliwego terminu jego złożenia).

Niezachowanie tego terminu może zostać potraktowane jako naruszenie przepisów o elastycznej organizacji pracy, co stanowi wykroczenie zagrożone grzywną.

W ramach wspomnianych przepisów pracownik rzeczywiście może wnioskować o zmianę wymiaru czasu pracy, ale tylko w zakresie jego obniżenia. Intencją ustawodawcy było bowiem ułatwienie łączenia pracy z obowiązkami rodzicielskimi, a nie umożliwienie zwiększenia dochodów poprzez powrót do pełnego etatu. Z tego powodu wniosek pracownika o zwiększenie wymiaru nie mieści się w przepisach o elastycznej organizacji pracy.

Możliwe inne podstawy wniosku

Mimo że pracownik powołał się na art. 188¹ k.p., wniosek warto rozważyć w kontekście art. 29³ k.p., który dotyczy żądania bardziej przewidywalnych i bezpiecznych warunków zatrudnienia. Warto wskazać, że to treść wniosku decyduje o jego kwalifikacji, nie zaś sama podstawa prawna wskazana przez pracownika.

Zgodnie z art. 29³ k.p. pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej sześć miesięcy może raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem (złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej) o:

• zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub
• bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy.

Uprawnienie to nie dotyczy osób zatrudnionych na umowę o pracę na okres próbny.

Jak powinien postąpić pracodawca

Jeżeli pracownik spełnia ww. kryteria i w danym roku nie składał jeszcze żadnego wniosku na podstawie art. 29³ k.p., pracodawca powinien ocenić wniosek według tych przepisów. Ustawodawca wskazał, że pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić omawiany wniosek. Nie jest to jednak obowiązek bezwzględny. Sformułowanie to pozwala na daleko idącą i dosyć swobodną ocenę sytuacji, odnoszącą się przede wszystkim do potrzeb zakładu pracy. Na odpowiedź (w formie papierowej lub elektronicznej) pracodawca ma nie więcej niż miesiąc od dnia otrzymania wniosku.

Uwaga! Dla pełnej przejrzystości i uniknięcia wątpliwości praktycznych w opisywanym przypadku zasadne byłoby przekazanie informacji wcześniej – w terminie siedmiu dni. Pracownik powołał się bowiem na przepisy o elastycznej organizacji pracy i należałoby w tym terminie co najmniej wyjaśnić nietrafność takiego kwalifikowania prośby.

• Bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki zatrudnienia w niepełnym wymiarze

Do pracodawcy wpłynął wniosek pracownika zatrudnionego na 1/4 etatu o zwiększenie wymiaru czasu pracy do 3/4 pełnego. W uzasadnieniu pracownik powołał się na art. 293 k.p., twierdząc, że pracodawca jest zobowiązany taki wniosek uwzględnić. Zmiana ta oznaczałaby jednak dla firmy poważne zwiększenie kosztów zatrudnienia. Czy pracodawca musi taki wniosek zaakceptować?

Nie. Pracownik może złożyć wniosek o podwyższenie wymiaru do pełnego, ale nie jest on dla pracodawcy wiążący. Artykuł 29³ k.p. nie obejmuje sytuacji, gdy wniosek dotyczy zwiększenia etatu w granicach niepełnego wymiaru (np. z 1/4 do 3/4).

Zgodnie z art. 29³ k.p. osoba świadcząca pracę u danego pracodawcy od co najmniej sześciu miesięcy może raz w roku zwrócić się – pisemnie lub elektronicznie – o modyfikację warunków zatrudnienia. Chodzi tu zarówno o przekształcenie umowy terminowej w bezterminową, jak i o umożliwienie wykonywania pracy w bardziej stabilnych, przewidywalnych warunkach, np. poprzez rozszerzenie etatu do pełnego wymiaru.

Pracodawca powinien – o ile pozwala na to organizacja pracy – pozytywnie rozpatrzyć taki wniosek. O możliwość takiej zmiany może wystąpić pracownik zatrudniony na umowie na czas określony (lub bezterminowej, gdy wniosek dotyczy innego elementu zatrudnienia), pod warunkiem że nie korzystał jeszcze w danym roku z tej procedury.

Swoboda decyzji

Ustawodawca pozostawił pracodawcy znaczną swobodę w ocenie możliwości przychylenia się do wniosku. „W miarę możliwości” oznacza, że odmowa jest dopuszczalna, jeśli jest uzasadniona rzeczywistymi potrzebami organizacyjnymi lub finansowymi zakładu pracy. Pracodawca, który nie uwzględnia wniosku, powinien:

1) wskazać przyczyny odmowy – w sposób konkretny i rzeczowy,

2) przekazać odpowiedź w formie papierowej lub elektronicznej,

3) odpowiedzieć w terminie miesiąca od otrzymania wniosku.

Uwaga! Odmowa uwzględnienia wniosku zależy od oceny pracodawcy, przy czym odrzucenie go nie może być całkowicie dowolne ani pozorne – musi wynikać z obiektywnych przesłanek, np. braku etatu, środków finansowych lub organizacyjnej potrzeby utrzymania dotychczasowego wymiaru.

Zakres zastosowania przepisu

Ważne jest, że art. 29³ k.p. dotyczy tylko zmiany zatrudnienia na pełny etat niezależnie od tego, w jakim obecnie wymiarze czasu pracy pracownik pracuje. Nie są objęte nim natomiast wnioski o:

• obniżenie wymiaru etatu np. z pełnego na 3/4,
• zmianę między niepełnymi wymiarami (np. z 3/4 na 1/2 albo z 1/4 na 3/4).

Dlatego wniosek pracownika opisany w pytaniu, czyli o zwiększenie etatu z 1/4 do 3/4, nie mieści się w zakresie art. 29³ k.p. W opisanej sytuacji pracodawca może, ale nie musi, przychylić się do prośby pracownika. Powinien jednak odpowiedzieć pisemnie, wskazując, że wniosek nie jest objęty art. 29³ k.p. i że brak jest podstaw do zmiany wymiaru czasu pracy.

• Tylko dla pracowników uprawnionych do urlopu wychowawczego

Pracownica po wykorzystanym urlopie wychowawczym złożyła wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy do 1/2 etatu oraz o ustalenie rozkładu czasu pracy w godzinach porannych – od 7.00 do 11.00. Obecnie, podobnie jak cały zespół, pracuje od 9.00 do 17.00. Taka zmiana nie jest nam na rękę. Czy możemy odmówić zgody na proponowany przez nią rozkład?

Tak. Jeżeli pracownica wykorzystała w całości urlop wychowawczy, nie przysługuje jej już uprawnienie do złożenia wiążącego wniosku o obniżenie etatu „zamiast urlopu wychowawczego”. Może natomiast wnioskować o obniżenie wymiaru czasu pracy oraz o indywidualny rozkład na podstawie przepisów o elastycznej organizacji pracy. Taki wniosek jednak nie jest dla pracodawcy wiążący, a jego realizacja zależy od oceny organizacyjnych możliwości zakładu.

Zgodnie z art. 186⁷ k.p. pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o obniżenie wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego etatu w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu. Wniosek taki jest dla pracodawcy wiążący.

Jednak uprawnienie do wiążącego wnioskowania o obniżenie wymiaru czasu pracy przysługuje wyłącznie pracownikom uprawnionym do wykorzystania urlopu wychowawczego. Jeżeli pracownica wykorzystała już cały wspomniany urlop (dotyczy to także sytuacji, w której pozostał jej do wykorzystania jedynie miesiąc nieprzenaszalny, przysługujący drugiemu z rodziców), to utraciła prawo do obniżenia wymiaru czasu pracy na podstawie art. 186⁷ k.p.

W sytuacji gdy wykorzystana została jedynie część urlopu wychowawczego, pracownica może wystąpić o obniżony wymiar czasu pracy przez okres odpowiadający pozostałemu do wykorzystania wymiarowi urlopu wychowawczego, nie dłużej jednak niż do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia.

Elastyczna organizacja pracy jako alternatywa

Jeżeli zatem pracownica nie ma już urlopu wychowawczego, to nie może wnioskować o zmniejszenie etatu w oparciu o to uprawnienie. Jej wniosek – jako matki dziecka do 8. roku życia – należałoby zakwalifikować jako złożony w oparciu o przepisy dotyczące elastycznej organizacji pracy (art. 188¹ k.p.), nawet jeżeli w treści wniosku nie powołała się na to. Warunkiem jednak byłoby zachowanie wymaganego przepisami zakresu wniosku.

W ramach tego uprawnienia rodzic dziecka w wieku do 8 lat może złożyć wniosek m.in. o:

• obniżenie wymiaru czasu pracy oraz
• ustalenie indywidualnego rozkładu (czyli innego niż obowiązuje pracownicę w oparciu o regulacje wewnętrzne).

Wniosek o elastyczną organizację pracy składa się w postaci papierowej lub elektronicznej, co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. Powinien on zawierać:

1) imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka;

2) przyczynę konieczności zastosowania elastycznej organizacji pracy;

3) termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy;

4) rodzaj elastycznej organizacji pracy, o który wnioskuje pracownik.

Kiedy pracodawca może odmówić

Pracodawca rozpatruje wniosek, biorąc pod uwagę:

• rodzaj wykonywanej pracy,
• organizację pracy,
• wskazane potrzeby pracownika i przyczyny korzystania z elastycznej organizacji pracy – w jaki sposób uzasadniają taką właśnie organizację pracy, o jaką wnosi pracownik,
• podany termin – czy możliwe jest stosowanie danego rozwiązania we wnioskowanym okresie,
• potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (np. konieczność współpracy z innymi pracownikami, która staje się ograniczona w związku z innymi godzinami pracy).

Odmowa może być uzasadniona m.in. koniecznością współpracy zespołowej, potrzebą kontaktu z klientami w godzinach działania biura czy innymi względami organizacyjnymi.

Uwaga! W analizowanym przypadku, jeśli praca pracownicy wymaga stałej współpracy z zespołem pracującym od 9.00 do 17.00 lub obejmuje obsługę klientów w tych godzinach, pracodawca może zasadnie odmówić akceptacji rozkładu zaproponowanego od 7.00 do 11.00.

Warto jednak precyzyjnie rozdzielić kwestie:

• obniżenia etatu – które pracodawca może zaakceptować,
• indywidualnego rozkładu czasu pracy – na który może nie wyrazić zgody.

Odpowiedź powinna jasno to rozróżniać, aby pracownica mogła ocenić, czy obniżony etat bez indywidualnych godzin nadal spełnia jej potrzeby.

zmiana wymiaru czasu pracy przez pracodawcę

• Wypowiedzenie zmieniające

Czy pracodawca może wręczyć pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy wypowiedzenie zmieniające, obniżające etat do połowy, w związku z licznymi nieprawidłowościami w realizacji obowiązków – spóźnieniami do pracy, niewykonywaniem poleceń lub ich wykonywaniem w sposób niepełny?

O ile zmniejszenie wymiaru czasu pracy wypowiedzeniem zmieniającym jest możliwe, o tyle zawsze należy przeanalizować, czy wskazane przez pracodawcę uzasadnienie jest dopuszczalne, konkretne i może realnie wystąpić. W opisanej sytuacji obniżenie etatu ma charakter sankcji wobec pracownika. Tymczasem kodeks pracy dopuszcza tylko określone kary porządkowe (upomnienie, naganę i karę pieniężną). Trudno tu znaleźć właściwie inne przesłanki tego kroku. Skoro pracownik w bardzo szerokim zakresie narusza swoje obowiązki, obniżenie wymiaru czasu pracy nie wyeliminuje tych zachowań.

Wypowiedzenie zmieniające jest jedno stronną czynnością prawną dokonywaną przez pracodawcę, na mocy której – po upływie okresu wypowiedzenia – zmianie ulegają warunki zatrudnienia określone w umowie o pracę. Jeżeli pracownik nie zaakceptuje nowych warunków, wypowiedzenie to przekształca się w rozwiązanie umowy o pracę.

Na podstawie art. 42 par. 1 k.p. przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia warunków pracy i płacy. Oznacza to m.in., że:

• pracodawca musi uzasadnić wypowiedzenie zmieniające w przypadku umów na czas nieokreślony lub określony,
• nie można go stosować wobec osób chronionych przed rozwiązaniem umowy za wypowiedzeniem,
• uzasadnienie wypowiedzenia zmieniającego musi być konkretne (zrozumiałe, jasno wskazane) i rzeczywiste (prawdziwe).

Obniżenie etatu jako kara – niedopuszczalne

W przedstawionej sytuacji przyczyną wypowiedzenia zmieniającego miałyby być spóźnienia, niepełne wykonywanie poleceń oraz naruszenia obowiązków pracowniczych. Są to zachowania, które mogą uzasadniać zastosowanie kar porządkowych (art. 108 k.p.) i to nie tylko upomnienia czy nagany, lecz także kary pieniężnej (w związku z nieusprawiedliwionymi spóźnieniami do pracy).

Uwaga! Obniżenie wymiaru etatu w odpowiedzi na takie zachowania nie rozwiązuje problemu organizacyjnego ani nie usuwa przyczyny naruszeń. Pracownik, który się spóźnia czy odmawia wykonania poleceń, nadal może naruszać obowiązki – tylko przez krótszy czas. Trudno więc uznać, że celem wypowiedzenia zmieniającego jest racjonalne dostosowanie organizacji pracy, a nie wymierzenie sankcji.

Z punktu widzenia prawa pracy byłaby to więc niedopuszczalna kara, niewymieniona w art. 108 k.p., a tym samym działanie niezgodne z przepisami.

Jeżeli istnieje logiczne połączenie tych naruszeń z koniecznością krótszej pracy (a nie wypowiedzenia definitywnego), to należałoby je wskazać (np. ograniczenie pewnych zadań, które były nieprawidłowo wykonywane lub niewykonywane – zmiana wymiaru czasu pracy ma w tym przypadku sens).

wynagrodzenia i świadczenia

• Obniżenie wymiaru czasu pracy bez zmiany pensji

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy złożył wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy do 7/8 etatu. Pracodawca zaakceptował wniosek. Osoba ta sumiennie wykonuje swoje obowiązki, a jej praca ma w dużej mierze charakter zadaniowy. Czy pracodawca może pozostawić dotychczasowe wynagrodzenie zasadnicze pracownika bez zmian?

Taka nieduża zmiana wymiaru czasu pracy może nastąpić bez obniżenia wysokości wynagrodzenia wówczas, gdy zostanie zmodyfikowany także zakres zadań poprzez zwiększenie nacisku na zadania bardziej wartościowe, istotne.

Zawarcie z pracownikiem umowy o pracę przewidującej zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy nie może prowadzić do ustalenia warunków zatrudnienia mniej korzystnych niż w przypadku pracowników wykonujących taką samą lub podobną pracę w pełnym wymiarze czasu pracy – z uwzględnieniem jednak proporcjonalności wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, do wymiaru czasu pracy pracownika (art. 29² k.p.).

Ustawodawca wprost wskazuje tutaj, że co do zasady wynagrodzenie powinno być proporcjonalne do etatu, ale jednocześnie nie wprowadza automatyzmu. Możliwe są wyjątki, gdy zakres zadań i odpowiedzialności pracownika nie ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu wraz z redukcją wymiaru czasu pracy.

Zasada proporcjonalności a równe traktowanie

Brak takiej zmiany wysokości wynagrodzenia może w konkretnej sytuacji naruszać przepisy o równym traktowaniu w zatrudnieniu w zakresie wynagrodzenia. Pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości. Świadczenie tej samej pracy co dotychczas, ale w niższym wymiarze, oznacza wprost mniejszą generalną wartość globalnie świadczonej pracy przez pracownika. W takiej sytuacji utrzymanie niezmienionego wynagrodzenia może zostać potraktowane jako nierówne traktowanie innych pracowników, np. pełnoetatowych, wykonujących taką samą pracę, ale w dłuższym czasie.

Uwaga! Z tego powodu każde obniżenie wymiaru czasu pracy powinno co do zasady powodować zmianę wynagrodzenia, odpowiadającą proporcji nowego wymiaru do pełnego etatu.

Także w systemie zadaniowym musiałoby to zostać połączone ze zmniejszeniem ilości lub zakresu zadań – dostosowaniem ich tak, by możliwe było ich zrealizowanie w ramach niższego wymiaru czasu pracy.

Możliwy wyjątek

Warto tu przytoczyć fragment uzasadnienia wyroku Sądu Najwyższego z 23 stycznia 2009 r. (sygn. akt I PK 128/08). Wskazał, że „art. 29² k.p. wyraża zasadę, że wynagrodzenie w razie wykonywania pracy w niepełnym wymiarze ma być proporcjonalne do wynagrodzenia za pracę pełnowymiarową. Co do zasady nie można oczywiście przesądzić, że zawsze zwiększenie lub zmniejszenie wymiaru czasu pracy musi powodować zwiększenie lub zmniejszenie wynagrodzenia. Możliwa jest bowiem taka zmiana wymiaru czasu pracy, która łączy się ze zmniejszeniem zakresu obowiązków, co w rezultacie nie musi prowadzić do zwiększenia wynagrodzenia”.

Uwaga! W praktyce oznacza to, że pracodawca może pozostawić wynagrodzenie bez zmian, jeśli w zamian za skrócenie czasu pracy zwiększy udział zadań o większym znaczeniu lub wartości, np. strategicznych, eksperckich, wymagających wyższych kwalifikacji lub odpowiedzialności.

• Wysokość minimalnego wynagrodzenia a indywidualne warunki zatrudnienia

Pracownik w umowie o pracę ma zapis, że jego wynagrodzenie jest równe wysokości aktualnie obowiązującego wynagrodzenia minimalnego. Do tej pory był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Na mocy porozumienia z pracodawcą etat ma zostać zmniejszony do 1/2, jednak w porozumieniu nie wskazano nic na temat wynagrodzenia. Czy można przyjąć automatycznie, że jego wysokość ulega zmniejszeniu o połowę?

Nie. W porozumieniu zmieniającym strony powinny jasno określić wynagrodzenie, jakie pracownik będzie otrzymywać. Jeżeli ta kwestia nie została w nim poruszona, to obowiązuje dotychczasowa treść umowy o pracę. A zatem wynagrodzenie nie uległo zmianie i nadal jest równe aktualnej kwocie wynagrodzenia minimalnego – niezależnie od obniżenia etatu. Aby obniżyć wynagrodzenie, konieczne byłoby wyraźne wskazanie tej zmiany w porozumieniu.

Wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości aktualnej kwoty minimalnego wynagrodzenia. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość minimalnego wynagrodzenia ustala się w kwocie proporcjonalnej do liczby godzin pracy przypadającej do przepracowania przez pracownika w danym miesiącu, biorąc za podstawę aktualną wysokość minimalnego wynagrodzenia – wskazuje art. 8 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Regulacja ta nie kształtuje jednak w żadnym razie indywidualnych warunków zatrudnienia pracowników, a jedynie wyznacza minimum w tym zakresie. Nie można na jej podstawie przyjąć, że jeżeli w umowie wskazano na aktualną kwotę wynagrodzenia minimalnego, to automatycznie została ona obniżona wraz ze zmianą etatu.

W analizowanym przypadku, skoro w umowie wskazano, że wynagrodzenie „jest równe wysokości aktualnego wynagrodzenia minimalnego”, a w porozumieniu zmieniającym nie dokonano korekty tej klauzuli, to nie ma podstaw do przyjęcia, że doszło do automatycznego obniżenia wynagro dzenia.

Bez dyskryminacji

Zgodnie z art. 29² k.p. zawarcie z pracownikiem umowy o pracę przewidującej zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy nie może powodować ustalenia jego warunków pracy i płacy w sposób mniej korzystny w stosunku do pracowników wykonujących taką samą lub podobną pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, z uwzględnieniem jednak proporcjonalności wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, do wymiaru czasu pracy pracownika. Nie może to jednak stanowić podstawy do uznania, że dotychczasowe wynagrodzenie określone w umowie nie obowiązuje. Wspomniana regulacja odnosi się do kształtowania przez strony warunków zatrudnienia, które w tym przypadku nie uległy zmianie.

Uwaga! Porozumienie zmieniające zmienia więc to, co strony w nim wskazały – a więc tylko wymiar czasu pracy. Zatem pracownik nadal otrzymuje to samo wynagrodzenie, które uzyskiwał przy pracy w pełnym wymiarze.

Każde wspomniane porozumienie należy formułować precyzyjnie, wskazując zarówno nowy wymiar etatu, jak i sposób przeliczenia wynagrodzenia. W przeciwnym razie pracownik może skutecznie dochodzić wypłaty pełnej pensji, obowiązującej przed zmianą etatu.

• Świadczenia z ZFŚS

Pracownik zatrudniony na 1/4 etatu złożył do komisji socjalnej wniosek o dofinansowanie wypoczynku ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Do tej pory pracodawca zatrudniał wyłącznie osoby pracujące na pełen etat. Wysokość dopłat do wypoczynku wynosi 1000 zł lub 1500 zł – w zależności od kryterium dochodowego. Czy można przyznać pracownikowi zatrudnionemu na 1/4 etatu dopłatę proporcjonalnie niższą, np. 250 lub 375 zł?

Nie, takie działanie byłoby naruszeniem przepisów ustawy o ZFŚS. Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej: u.z.f.ś.s.) przyznawanie ulgowych świadczeń i usług oraz ustalanie ich wysokości uzależnia się wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

Oznacza to, że podstawą zróżnicowania dopłat z funduszu mogą być jedynie przesłanki o charakterze socjalnym, takie jak:

• poziom dochodów na osobę w rodzinie,
• sytuacja rodzinna (np. samotne wychowywanie dziecka, liczba osób na utrzymaniu),
• sytuacja życiowa (np. stan zdrowia, trudna sytuacja losowa).

Nie jest dopuszczalne wprowadzanie jakichkolwiek innych kryteriów, np. rodzaju umowy o pracę, stanowiska, stażu pracy czy wymiaru etatu.

Uwaga! Artykuł 8 ust. 1 u.z.f.ś.s. nie odnosi się do całości działalności socjalnej w rozumieniu art. 2 pkt 1 u.z.f.ś.s., a jedynie do ulgowych świadczeń i usług. Regulamin funduszu może przewidywać wydatkowanie środków ZFŚS na inne cele mieszczące się w ramach działalności socjalnej oraz ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach w zakresie imprez integracyjnych.

Kto ma prawo

Przyznając świadczenia indywidualne ze środków funduszu nie można w żadnym razie kierować się innymi kryteriami odnoszącymi się do sytuacji osoby uprawnionej. Z funduszu mogą więc korzystać:

• pracownicy danego zakładu pracy tworzącego fundusz oraz członkowie ich rodzin,
• emeryci i renciści – byli pracownicy zakładu oraz ich rodziny,
• inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie gospodarowania środkami ZFŚS prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.

Status pracownika wynika z art. 2 k.p. i obejmuje każdą osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę – niezależnie od wymiaru czasu pracy, rodzaju umowy (na czas określony czy nieokreślony) czy charakteru obowiązków.

Wymiar czasu pracy, w jakim zatrudniony jest pracownik, również nie może być powodem różnicowania wysokości dopłaty do wypoczynku ze środków ZFŚS. Takie działanie byłoby naruszeniem przepisów ustawy o ZFŚS. Dlatego pracownik zatrudniony na 1/4 etatu korzysta z takich samych uprawnień do świadczeń z ZFŚS jak osoba pracująca na pełny etat.

• Ryczałt na jazdy lokalne

Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu, który pracuje 4 godziny dziennie, ma otrzymywać ryczałt za używanie prywatnego samochodu osobowego do jazd lokalnych w celach służbowych. Ustalono limit 500 km miesięcznie (samochód o poj. skokowej powyżej 900 cm sześć.). Czy z uwagi na niepełny etat należy proporcjonalnie obniżyć kwotę ryczałtu o połowę?

Nie. Sam fakt zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy nie uzasadnia proporcjonalnego obniżenia ryczałtu za jazdy lokalne. Ewentualne zmniejszenie kwoty ryczałtu może wynikać wyłącznie z faktycznego, mniejszego zakresu używania prywatnego samochodu do celów służbowych, a nie z wymiaru etatu.

Zasady zwrotu kosztów używania przez pracowników prywatnych pojazdów do celów służbowych określa rozporządzenie ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Uwaga! Pracodawca na podstawie zawartej z pracownikiem umowy może rozliczać w jazdach lokalnych (tzn. odbywanych w granicach miejsca pracy pracownika) koszty użytkowania pojazdu (samochodu osobowego, a także motocykla czy motoroweru) do celów służbowych. Rozliczenie jest ryczałtowe wg limitów, które nie mogą przekraczać miesięcznie (w zależności od liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony):

• do 300 km – w miejscowościach do 100 tys. mieszkańców,
• do 500 km – w miejscowościach od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• do 700 km – w miejscowościach powyżej 500 tys. mieszkańców.

Maksymalna stawka za 1 km dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześć. wynosi 1,15 zł.

Zasady rozliczania

Rozliczenie ryczałtu następuje co miesiąc, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu pojazdu do celów służbowych. W oświadczeniu należy wskazać:

• dane pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny),
• liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy (z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej itp.),
• liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego ryczałtu na jazdy lokalne zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień roboczy nieobecności pracownika w miejscu pracy oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie korzystał z pojazdu do celów służbowych.

Uwaga! Przepisy nie wskazują, by praca w niepełnym wymiarze czasu pracy skutkować miała obniżeniem ryczałtu. Konkretne ustalenia powinny zostać zawarte w umowie, w której dookreśla się limit kilometrów (przy czym jego górną granicę wskazuje w ww. rozporządzenie). Należy ocenić przy tym nie tyle wymiar czasu pracy, co faktyczny zakres używania prywatnego samochodu do celów służbowych.

Urlopy wypoczynkowe

• Wymiar urlopu niepełnoetatowca zatrudnionego pierwszy raz

Zatrudniliśmy na pół etatu w połowie września osobę, która nigdy wcześniej nie pracowała. Umowa została zawarta na trzy miesiące – do 15 grudnia. Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje takiemu pracownikowi?

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w życiu nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 z 20 dni, proporcjonalnie do etatu. W opisanej sytuacji oznacza to 0,833 dnia urlopu po każdym miesiącu zatrudnienia, czyli łącznie 2,5 dnia urlopu za trzy miesiące pracy.

Zgodnie z art. 153 par. 1 k.p. pracownik podejmując pracę po raz pierwszy w życiu, uzyskuje w roku kalendarzowym pierwszej swojej pracy prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. W momencie zatrudnienia taki pracownik nie ma jeszcze prawa do urlopu – nabywa je stopniowo, po każdym przepracowanym miesiącu. Od początku kolejnego roku kalendarzowego pracownik nabywa urlop na zasadach ogólnych.

▶ Krok 1. Ustalenie pełnego wymiaru urlopu

Skoro mówimy o osobie zatrudnionej po raz pierwszy w życiu, to po roku pracy będzie jej przysługiwać prawo do 20 dni urlopu. Nawet jeżeli jest absolwentem studiów wyższych, to po roku pracy jego staż urlopowy wyniesie 9 lat (8 lat z tytułu ukończenia studiów + 1 rok zatrudnienia), a więc nie osiągnie jeszcze progu 10 lat, który uprawnia do 26 dni urlopu.

Po miesiącu pracownik będzie miał prawo do 1/12 z 20 dni (czyli 1,666… dnia). Taki wymiar dotyczy jednak pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy. W przypadku niepełnego wymiaru czasu pracy w pierwszej kolejności należy dokonać przeliczenia proporcjonalnego wymiaru urlopu należnego po przepracowaniu roku.

▶ Krok 2. Ustalenie wymiaru proporcjonalnego do etatu

W przypadku pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu roczny wymiar urlopu wynosi:

20 dni × 1/2 = 10 dni urlopu rocznie

Zgodnie z zasadą nabywania urlopu w pierwszym roku pracy, pracownik otrzymuje 1/12 z 10 dni za każdy miesiąc przepracowany, czyli:

10 × 1/12 = 0,833 dnia urlopu miesięcznie

▶ Krok 3. Ustalenie łącznego wymiaru za okres zatrudnienia

W analizowanym przypadku umowa trwa 3 miesiące (od połowy września do połowy grudnia). Pracownik nabędzie zatem prawo do:

0,833 × 3 = 2,499 dnia urlopu, czyli 2 dni i 4 godziny (po przeliczeniu na godziny: 2,499 × 8 = 19,992 godz.).

Warto pamiętać, że przepisy nie przewidują obowiązku zaokrąglania wymiaru urlopu przy pierwszym zatrudnieniu do pełnych dni, a zatem można pozostawić wynik z dokładnością do trzeciego miejsca po przecinku.

▶ Krok 4. Ustalenie terminu nabycia prawa

Miesiąc zatrudnienia liczy się według zasad potocznych, a nie kalendarzowych. Na przykład osoba zatrudniona 15 września nabywa prawo do pierwszego urlopu 14 października, następnie 14 listopada i 14 grudnia.

• Wymiar i udzielanie urlopów przy niskich wymiarach czasu pracy

Zatrudniamy kilku pracowników w bardzo niskich wymiarach czasu pracy – 1/16 i 1/20 pełnego wymiaru. Ich rozkłady czasu pracy są różne: część osób pracuje np. jeden dzień w miesiącu przez 8 godzin, inni np. 8 dni pracy po 1 godzinie dziennie (to prace wykonywane zdalnie, eksperckie, dlatego wymiary są takie niskie). Ustalając wymiar urlopów dokonujemy zaokrągleń, co powoduje, że pracownik zatrudniony np. na 1/20 etatu ma 16 dni urlopu rocznie (pracując po jednej godzinie). Czy takie obliczenia są prawidłowe?

Tak. Choć w praktyce może to wyglądać nietypowo, sposób ustalania i udzielania urlopu wypoczynkowego nie zależy od wysokości etatu, lecz opiera się na tych samych zasadach co przy pełnym etacie. Zatem przy bardzo niskich wymiarach czasu pracy pracownik może mieć relatywnie dużą liczbę dni urlopu — co wynika ze sposobu przeliczania i zaokrąglania wymiaru urlopu.

Roczny wymiar urlopu zgodnie z art. 154 k.p. wynosi:

• 20 dni, jeżeli staż pracownika liczony do urlopu jest krótszy niż 10 lat,
• 26 dni, jeżeli staż wynosi co najmniej 10 lat.

W przypadku osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy, konieczne jest przeliczenie wymiaru urlopu proporcjonalnie do etatu. Przy tych obliczeniach zawsze niepełny dzień musi zostać zaokrąglony w górę do pełnego dnia, nawet jeżeli ułamek jest niewielki.

Wskutek tego przy zatrudnieniu na niskie etaty często wynik ostateczny jest mocno zawyżony, a i też występują identyczne wyniki przy pracy w dosyć różniących się od siebie wymiarach czasu pracy. Dla pracownika ze stażem co najmniej 10 lat (ma on prawo do 26 dni urlopu):

• przy 1/16 etatu: 26 × 1/16 = 1,625 → po zaokrągleniu 2 dni,
• przy 1/20 etatu: 26 × 1/20 = 1,3 → po zaokrągleniu 2 dni.

Oznacza to, że zarówno przy 1/16, jak i przy 1/20 etatu pracownik nabywa prawo do 2 dni urlopu rocznie.

Nietypowe rozkłady

Urlopu udziela się na dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, który odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (dniu urlopu). Urlop przeliczany jest na godziny, przyjmując, że 1 dzień urlopu = 8 godzinom. A zatem 2 dni wyliczonego urlopu odpowiadają 16 godzinom.

Takie sytuacje są efektem obowiązującego sposobu:

• ustalania proporcjonalnego wymiaru urlopu,
• zaokrąglania proporcjonalnego wymiaru urlopu w górę do pełnego dnia,
• przeliczania dni urlopu na godziny w proporcji 1:8.

Uwaga! W rezultacie przy bardzo niskich etatach liczba faktycznych dni urlopu może wydawać się „zawyżona”, ale nie stanowi błędu – jest konsekwencją prawidłowego stosowania przepisów. Pracodawca nie może stosować innych zasad, np. zaokrąglania w dół lub proporcjonalnego skracania wymiaru godzinowego urlopu, bo byłoby to niezgodne z kodeksem pracy.

• Zmiana etatu w ciągu roku

Pracownik ma prawo do urlopu w wymiarze 26 dni rocznie. Od początku roku do końca maja pracował w pełnym wymiarze czasu pracy, a od czerwca jest zatrudniony na 3/4 etatu. Jaki wymiar urlopu mu obecnie przysługuje? Osoba ta pracuje obecnie 6 godzin dziennie. Czy przy udzielaniu urlopu należy przyjąć, że jeden dzień urlopu odpowiada 6 godzinom pracy?

Nie, wymiar urlopu ustala się zawsze w dniach, a dopiero przy jego udzielaniu przelicza na godziny, przyjmując obowiązującą pracownika dobową normę czasu pracy (co do zasady 8 godzin). Nie ma znaczenia, że w rozkładzie czasu pracy pracownik pracuje po 6 godzin dziennie.

Urlop wypoczynkowy osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu, biorąc za podstawę wymiar urlopu (20 lub 26 dni).

W razie zmiany wymiaru etatu w trakcie roku kalendarzowego, urlop należy ustalić osobno dla każdego okresu zatrudnienia w danym wymiarze. Otrzymane wyniki zawsze zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Skoro więc pracownik pracował w okresie sty czeń–maj w wymiarze pełnym, a od czerwca w wymiarze 3/4 pełnego, to urlop za 2025 r. wynosi:

• za okres pracy w pełnym wymiarze 11 dni (26 × 5/12= 10,83 dnia, zaokrąglane w górę do pełnego dnia),
• za okres pracy na 3/4 etatu (zakładając, że umowa trwa co najmniej do końca roku) 12 dni (26 x 3/4 × 7/12=11,37, który to wynik zaokrąglamy w górę do pełnego dnia).

Łącznie 11 + 12 = 23 dni urlopu za 2025 r.

Tak ustalony wymiar urlopu w dniach przy jego udzielaniu przeliczany jest na godziny. Przyjmuje się, że 1 dzień urlopu = 8 godzin (mniej, jeżeli obowiązuje inna norma czasu pracy, np. dla osób o znacznym stopniu niepełnosprawności wynosi ona 7 godzin).

Oznacza to, że:

• nawet jeśli pracownik w grafiku pracuje po 6 godzin dziennie,
• urlop w ewidencji rozlicza się w oparciu o normę dobową (8 godzin),
• urlopu udziela się na dni pracy, w wymiarze godzin odpowiadającym liczbie godzin zaplanowanych do przepracowania w danym dniu.

Jeśli więc w grafiku danego dnia zaplanowano 6 godzin pracy, pracownikowi udziela się 6 godzin urlopu, a z jego puli „znika” 6 z 8 godzin jednego dnia urlopu.

Uwaga! Zmiana wymiaru etatu w trakcie roku wymaga odrębnego ustalenia urlopu za każdy z okresów. Niezależnie od wymiaru etatu, normą odniesienia przy przeliczeniach urlopu zawsze pozostaje 8 godzin, a nie rozkład indywidualny (np. 6 godzin dziennie).

• Urlop zaległy nie jest przeliczany

Pracownik do końca ub.r. był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Od początku tego roku pracuje na 1/8 etatu – dwa dni w tygodniu po 2–3 godziny. Z poprzedniego roku zostało mu 8 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Czy należy przeliczyć ten urlop proporcjonalnie do nowego wymiaru etatu?

Nie. Zaległy urlop nie ulega przeliczeniu w stosunku do obecnego wymiaru czasu pracy. Pracownik zachowuje prawo do 8 dni urlopu z ub.r., które będą udzielane po przeliczeniu na godziny (przy przyjęciu normy dobowej 8 godzin dziennie). Urlopu tego należy następnie udzielać w wymiarze godzinowym odpowiadającym zaplanowanemu na dzień wykorzystania urlopu wymiarowi czasu pracy (czyli 2–3 godziny dziennie przy wskazanych rozkładach).

Zgodnie z art. 168 k.p. niewykorzystany w terminie urlop wypoczynkowy powinien być udzielony pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W tym terminie nie musi on być jednak w pełni zrealizowany – wystarczy, że jego wykorzystanie zostanie rozpoczęte. Przy wskazanych datach mamy do czynienia z przekroczeniem tego terminu, co może się wiązać z odpowiedzialnością wykroczeniową pracodawcy.

Sąd Najwyższy w wyroku z 9 maja 2013 r. (sygn. akt II PK 199/12) podkreślił, że: „ już tylko udzielenie urlopu w kolejnym roku kalendarzowym stanowi wyjątek od reguły udzielania urlopu bieżącego. Regulacja ta (art. 108 k.p. – red.) łącznie z podstawową zasadą wykorzystywania urlopu jako okresu odpoczynku od pracy, uzasadnia wnioskowanie, choćby z mniejszego na większe (a minori ad maius), że urlop zaległy powinien być wykorzystywany (udzielany) przed urlopem bieżącym. Potwierdza to wniosek wynikający z przedawnienia urlopu, gdyż przy przeciwnej wykładni kompensata niewykorzystanego urlopu może nie być pełna. Urlop wypoczynkowy osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu. Uzyskany niepełny wynik należy dopełnić w górę do pełnego dnia. W przypadku zmiany wymiaru czasu pracy w trakcie roku osobno ustalany jest wymiar urlopu za okresy pracy w poszczególnych wymiarach. Nie dokonuje się przeliczenia na nowy wymiar czasu pracy urlopu zaległego. Skoro z ubiegłego roku pozostało do wykorzystania 8 dni urlopu to tyle pracownik może zrealizować obecnie. Mówimy przy tym o wymiarze 8 dni urlopu, a nie o ilości dni, w jakich pracownik będzie realizować urlop”.

Nadal przysługuje 8 dni

Zgodnie z art. 154 i art. 154² k.p. wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu tylko w odniesieniu do urlopu bieżącego. Zmiana etatu w kolejnym roku nie wpływa na wymiar urlopu nabytego wcześniej – ten urlop zachowuje swój pierwotny ciężar godzinowy, odpowiadający etatowi, przy którym został nabyty.

Oznacza to, że pracownikowi, który w poprzednim roku był zatrudniony na pełny etat i nie wykorzystał 8 dni urlopu, nadal przysługuje 8 dni urlopu zaległego, czyli:

8 dni × 8 godzin = 64 godziny urlopu do wykorzystania

Jak przy nowym etacie

Urlopu udziela się w godzinach odpowiadających liczbie godzin zaplanowanych do przepracowania w danym dniu.

Jeżeli pracownik pracuje teraz po:

• 2 godziny dziennie, to 64-godzinny urlop odpowiada 32 dniom kalendarzowym urlopu,
• 3 godziny dziennie, wówczas 64 godziny urlopu odpowiadają 21 dniom urlopu.

Zwiększona liczba faktycznych dni wolnych wynika z bardzo niskiego wymiaru etatu, ale jest konsekwencją prawidłowego przeliczenia urlopu zgodnie z zasadą, że 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. ©℗