Samo powołanie się na zmiany organizacyjne nie wystarczy: pracodawca musi ujawnić dlaczego zwalnia konkretnego pracownika

Błąd polegający na zbyt ogólnikowym wskazaniu przyczyny wypowiedzenia opartego na likwidacji stanowiska może przybrać dwie formy:

• po pierwsze – gdy pracodawca ogranicza się jedynie do ogólnego stwierdzenia o likwidacji stanowiska jako podstawie wypowiedzenia,
• po drugie – gdy co prawda wskazuje także przyjęte kryteria doboru, lecz nie odnosi ich do sytuacji konkretnego pracownika, którego zwolnienie dotyczy.

Tego elementu przyczyny wypowiedzenia nie można uzupełnić dopiero na etapie postępowania sądowego. Kryteria doboru pracownika do zwolnienia – podobnie jak sama przyczyna wypowiedzenia – muszą zostać podane najpóźniej w pisemnym oświadczeniu o wypowiedzeniu stosunku pracy. Niedopuszczalne jest więc informowanie pracownika o tych kryteriach dopiero przed sądem, jak również jakakolwiek ich zmiana czy uzupełnienie na tym etapie.

Uwaga! Okoliczności wskazane pracownikowi jako uzasadnienie decyzji o rozwiązaniu stosunku pracy muszą pozostawać tożsame z tymi, które zostaną następnie przedstawione w postępowaniu sądowym. Pracodawca nie może więc powoływać się przed sądem na inne przyczyny mające uzasadniać wypowiedzenie umowy. Skonkretyzowana przyczyna wypowiedzenia powinna być znana pracownikowi najpóźniej w chwili doręczenia mu pisma wypowiadającego umowę – zasada ta dotyczy również kryteriów doboru pracowników do zwolnienia.

Uzupełnienie opisu

W postępowaniu odwoławczym dopuszczalne jest jedynie pewne uzupełniające doprecyzowanie przyczyny wypowiedzenia, jednak wyłącznie w zakresie rozwinięcia tej, która została już wskazana w oświadczeniu pracodawcy. Może ono dotyczyć jedynie okoliczności oczywistych i znanych pracownikowi, stanowiących logiczną sekwencję zdarzeń pozostających w związku przyczynowo-skutkowym z podaną przyczyną wypowiedzenia.

Nie można natomiast uznać za dopuszczalną sytuacji, w której dopiero w toku postępowania sądowego pracodawca powołuje się na kryteria, o których pracownik wcześniej nie wiedział i których nie mógł zakwestionować przy składaniu odwołania. Z tego względu jedynie wyjątkowo uda się obronić przed sądem wypowiedzenie oparte na zbyt lakonicznie sformułowanej przyczynie.

Jeżeli sąd ustali, że czynności przygotowujące likwidację stanowisk przebiegały w sposób uporządkowany, trwały przez pewien czas, a pracownicy zostali ocenieni przez przełożonego według przyjętych i znanych im kryteriów, to – w sytuacji, gdy w chwili wręczenia wypowiedzenia mieli pełną świadomość wyników tej oceny i ich znaczenia dla dalszego zatrudnienia – można uznać, że nawet przy lakonicznym uzasadnieniu wypowiedzenia pracownik wiedział, dlaczego to właśnie jego objęto zwolnieniem, a nie inne osoby.

Likwidacja stanowiska

Pracodawca nie ma obowiązku uzasadniać w wypowiedzeniu, dlaczego zdecydował się na likwidację stanowiska pracy. Ocena zasadności i potrzeby wprowadzania zmian organizacyjnych – w tym likwidacji określonych etatów – należy bowiem do sfery autonomii zarządczej pracodawcy i nie podlega kontroli sądu (por. postanowienie SN z 15 stycznia 2025 r., sygn. akt II PSK 6/24). W praktyce oznacza to, że pracodawca nie musi przedstawiać dowodów na uzasadnienie potrzeby zmian organizacyjnych, nawet jeśli pracownik w pozwie twierdzi, iż likwidacja stanowiska była bezzasadna.

Likwidacja stanowiska pracy, dokonana w ramach rzeczywistych zmian organizacyjnych prowadzących do redukcji zatrudnienia, stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę (por. wyrok SN z 23 maja 1997 r., sygn. akt I PKN 176/97), o ile proces ten jest na tyle zaawansowany, że nie budzi wątpliwości co do faktycznego jego przeprowadzenia. Ma to istotne znaczenie, ponieważ dopuszczalne jest wypowiedzenie umowy o pracę z powodu likwidacji stanowiska jeszcze przed faktycznym jej dokonaniem (por. wyrok SN z 19 maja 2011 r., sygn. akt III PK 75/10). Dla uniknięcia ryzyka procesowego konieczne jest jednak, aby planowana likwidacja była rzeczywiście pewna, a okres wypowiedzenia – co do zasady – kończył się nie wcześniej niż w dniu faktycznego zniesienia stanowiska zajmowanego przez pracownika.

W sytuacji gdy likwidacja dotyczy więcej niż jednego stanowiska, pojawia się konieczność dokonania doboru pracowników do zwolnienia. Aby jednak móc zastosować określone kryteria selekcji, należy najpierw ustalić, które stanowiska można uznać za tego samego rodzaju. O ich tożsamości nie decyduje sama nazwa stanowiska, lecz przede wszystkim zakres obowiązków, charakter wykonywanych zadań oraz funkcje przypisane do danego etatu – innymi słowy, rodzaj pracy faktycznie wykonywanej przez pracownika.

Kryteria doboru do zwolnienia…

Stanowiska różniące się nazwą, lecz zbliżone pod względem zakresu obowiązków, mogą w istocie należeć do tego samego rodzaju. W takiej sytuacji pracodawca musi opracować i zastosować kryteria doboru pracowników do zwolnienia – nawet wtedy, gdy likwidacja dotyczy kilku stanowisk pozornie jednostkowych. Pominięcie tego etapu stanowi poważne ryzyko procesowe: w razie odwołania pracownika sąd niemal na pewno uzna wypowiedzenie za nieuzasadnione i orzeknie o przywróceniu do pracy lub zasądzi odszkodowanie.

Typowanie osób przewidzianych do zwolnienia – zarówno przy zwolnieniach indywidualnych, jak i grupowych – nie może mieć charakteru arbitralnego czy dowolnego. Ramy prawne tego procesu wyznaczają m.in. art. 94 pkt 9, art. 113 oraz art. 183a k.p., które nakazują pracodawcy stosowanie obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników i wyników ich pracy, również przy doborze osób do zwolnienia (por. wyrok SN z 19 stycznia 2016 r., sygn. akt I PK 72/15, LEX nr 2005653).

W razie sporu sąd pracy jest uprawniony do kontroli prawidłowości ustalenia tych kryteriów – zarówno pod względem ich obiektywności, jak i sposobu ich zastosowania. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 27 lutego 1997 r. (sygn. akt I PKN 20/97), dobór pracowników do zwolnienia zawsze podlega ocenie sądu w świetle art. 45 k.p.

Odmiennie nazywane stanowiska ze względu na zakres przypisanych do nich obowiązków mogą być stanowiskami tego samego rodzaju. W takim wypadku trzeba opracować kryteria doboru, nawet jeśli likwiduje się kilka stanowisk tylko pozornie jednostkowych. Pominięcie w procedurze zwolnienia ustalenia kryterium doboru pracowników do zwolnienia w przypadku likwidacji części (czy nawet jednego) stanowisk analogicznych to praktycznie pewna przegrana pracodawcy przed sądem w razie odwołania pracownika (sąd zasądzi odszkodowanie lub przywróci go do pracy).

…muszą być obiektywne i sprawiedliwe

Typowanie osób, z którymi ma nastąpić rozwiązanie stosunku pracy w ramach indywidualnych lub grupowych zwolnień z pracy, nie może mieć arbitralnego i dowolnego charakteru. Pewne ramy prawne dla decyzji pracodawcy zakreślają art. 94 pkt 9 oraz art. 113 i art. 183a k.p., nakazujące pracodawcy stosowanie obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników i wyników ich pracy również przy doborze osób zakwalifikowanych do zwolnienia (por. wyrok SN z 19 stycznia 2016 r., sygn. akt I PK 72/15). W razie sporu przed sądem prawidłowość określenia tych kryteriów będzie podlegała kontroli sądowej. W wyroku z 27 lutego 1997 r. (sygn. akt I PKN 20/97) SN uznał, że sąd pracy może oceniać prawidłowość postępowania pracodawcy w zakresie doboru pracowników przewidzianych do zwolnienia, czyli że kryteria zawsze mogą podlegać kontroli sądowej na podstawie art. 45 k.p.

Uwaga! Obowiązek ustalenia kryteriów doboru do zwolnienia nie dotyczy wyłącznie zwolnień grupowych ani sytuacji obejmujących większą liczbę pracowników. Kryteria te należy opracować także wtedy, gdy spośród kilku osób możliwych do zwolnienia pracodawca decyduje się rozwiązać umowę tylko z jedną.

Jak podkreślił SN, również pracownik zwalniany w trybie indywidualnym z przyczyn od niego niezależnych powinien mieć możliwość oceny zasadności wypowiedzenia – w tym w zakresie przyjętych przez pracodawcę kryteriów doboru (por. wyrok z 26 sierpnia 2015 r., sygn. akt I PK 93/15).

Tylko w wypadku likwidacji stanowiska rzeczywiście jednostkowego – jedynego w zakładzie pracy, z którym związane jest wykonywanie określonych, unikatowych funkcji fachowych – nie zachodzi potrzeba porównywania zwalnianego pracownika z innymi zatrudnionymi. W takiej sytuacji nie ma bowiem pracowników wykonujących pracę tego samego rodzaju (por. wyrok SN z 19 listopada 2012 r., sygn. akt I PK 115/12). Kryteria pracowników do zwolnienia nie mogą mieć charakteru dyskryminacyjnego. Brak jest jednak kodeksowego katalogu kryteriów doboru do zwolnienia. [ramka]

• przydatność pracownika dla pracodawcy,
• kwalifikacje,
• doświadczenie zawodowe,
• sumienność,
• staż pracy,
• dyspozycyjność.

• sytuacja osobista, rodzinna, zdrowotna pracownika,
• status majątkowy,
• korzystanie z urlopu bezpłatnego,
• posiadanie innego źródła zatrudnienia,
• uzyskanie już prawa do emerytury. ©℗

Istotne są kompetencje

Orzecznictwo podkreśla znaczenie kompetencji kluczowych z punktu widzenia potrzeb pracodawcy, nawet kosztem pominięcia mniej istotnych kryteriów, takich jak dotychczasowy przebieg zatrudnienia, staż pracy, doświadczenie zawodowe czy formalne kwalifikacje (wykształcenie) – pod warunkiem, że wybrane kryterium zostanie zastosowane w sposób jednolity wobec wszystkich ocenianych pracowników i że w odniesieniu do żadnego z nich nie będą miały decydującego znaczenia inne, dodatkowe czynniki (por. wyrok SN z 1 czerwca 2012 r., II PK 258/11).

Stanowisko to stanowi wyraz przyznania pracodawcy szerokiego zakresu swobody przy ustalaniu kryteriów doboru pracowników do zwolnienia. SN uznał, że z perspektywy uzasadnionych potrzeb pracodawcy, wynikających z rodzaju prowadzonej działalności, dopuszczalne jest przyjęcie jako jedynego kryterium doboru do zwolnienia oceny przydatności zawodowej pracowników.

Fikcyjna likwidacja stanowiska

To na pracodawcy spoczywa ciężar wykazania, że zastosował kryteria doboru pracowników do zwolnienia oraz że były one właściwe – przede wszystkim zgodne z wymogiem stosowania obiektywnych i sprawiedliwych zasad oceny pracowników i wyników ich pracy (por. wyrok SN z 30 września 2014 r., sygn. akt I PK 33/14).

Uwaga! Pracodawcy przegrywają jednak procesy nie tylko z powodu formalnych uchybień przy wypowiedzeniu, lecz także wtedy, gdy likwidacja stanowiska okazuje się pozorna. Fikcyjne (pozorne) zlikwidowanie stanowiska pracy nie może stanowić rzeczywistej, obiektywnej i samodzielnej przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę – zarówno definitywne, jak i zmieniające. Ustalenie, że doszło do pozornej likwidacji, otwiera pracownikowi drogę do skutecznego dochodzenia roszczeń o uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne bądź o przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach.

Przedmiot oceny

Dokumenty potwierdzające likwidację stanowiska pracy są oczywiście niezbędne dla wykazania zamiaru pracodawcy, jednak same w sobie nie stanowią jeszcze dowodu, że likwidacja miała charakter rzeczywisty. Sąd zazwyczaj weryfikuje, czy na rzekomo zlikwidowane stanowisko nie został wkrótce zatrudniony nowy pracownik oraz czy zakres obowiązków pozostałych osób nie został faktycznie rozszerzony o zadania zlikwidowanego etatu.

Pozorna likwidacja stanowiska pracy zachodzi m.in. wówczas, gdy wprawdzie dochodzi do jego formalnego zniesienia, lecz w jego miejsce tworzone jest nowe stanowisko (często pod inną nazwą), które w istotnych elementach nie różni się od poprzedniego. Mamy z nią do czynienia również wtedy, gdy pracownik zatrudniony na nowo utworzonym stanowisku wykonuje w zasadzie te same obowiązki i na podobnych warunkach, które wcześniej przysługiwały pracownikowi zwolnionemu z rzekomo zlikwidowanego stanowiska.

Ocena, czy doszło do pozornej likwidacji stanowiska pracy, sprowadza się do porównania warunków zatrudnienia – czyli treści stosunku pracy – na nowym stanowisku z warunkami obowiązującymi na stanowisku formalnie zlikwidowanym.

Sama zmiana nazwy stanowiska, przy zachowaniu dotychczasowego zakresu obowiązków, nie stanowi wystarczającej podstawy do wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn dotyczących zakładu pracy, nawet jeśli pracodawca powołuje się na zmiany organizacyjne związane z restrukturyzacją.

Uwaga! Analiza nie ogranicza się wyłącznie do zakresu czynności – obejmuje również inne warunki pracy i płacy. Często bowiem zdarza się, że obowiązki zlikwidowanego stanowiska zostają powierzone innym pracownikom (zajmującym inne stanowiska) lub nawet osobom, które nie pozostają z pracodawcą w stosunku pracy.

Przykładowo, powierzenie zadań głównego księgowego – sprowadzających się do obsługi rachunkowej przedsiębiorstwa – osobie wykonującej te czynności na podstawie umowy cywilnoprawnej oznacza rzeczywistą likwidację stanowiska pracy, uzasadniającą wypowiedzenie umowy z przyczyn dotyczących zakładu pracy.

Likwidacja ma wówczas charakter faktyczny, mimo że określone zadania nadal są wykonywane na rzecz pracodawcy (por. wyroki SN z: 12 lipca 2001 r., sygn. akt I PKN 541/00 i 12 grudnia 2001 r., sygn. akt I PKN 733/00).

Element struktury organizacyjnej

Jeżeli stanowisko pracy stanowi element struktury organizacyjnej zakładu, jego rzeczywista likwidacja wymaga dokonania prawnie skutecznej zmiany tej struktury (por. wyrok SN z 16 października 1992 r., sygn. akt I PRN 40/92).

O pozorności likwidacji nie przesądza natomiast sam fakt, że po jej dokonaniu pracodawca zatrudnia nowych pracowników na innych stanowiskach — zmniejszenie zatrudnienia w określonej grupie zawodowej nie musi bowiem oznaczać redukcji etatów w całym zakładzie pracy.

Uwaga! Sama likwidacja stanowiska nie prowadzi automatycznie do rozwiązania stosunku pracy. Aby wywołać taki skutek, konieczne jest dokonanie jednej z czynności prawnych wskazanych w art. 30 par. 1 pkt 1–3 k.p. Jeżeli więc z ustaleń faktycznych wynika, że nie doszło do złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę, stosunek pracy nadal trwa. W takiej sytuacji uzasadnione jest roszczenie pracownika o ustalenie istnienia stosunku pracy (por. wyrok SN z 24 czerwca 2015 r., sygn. akt III PK 139/14). ©℗