Kontynuujemy cykl poradników, w których podpowiadamy, jakie działania można podjąć w sytuacji spowolnienia gospodarczego. Opisywaliśmy, jak sprawdzić kondycję firmy i zwiększyć jej szanse na przetrwanie w kryzysie. Dziś, w drugim odcinku, radzimy, jakimi metodami poprawić płynność finansową. Wskazujemy m.in., kiedy dozwolona jest optymalizacja podatkowa, jak obniżyć rachunki za prąd oraz dla kogo przydatne mogą być faktoring czy leasing.

Wiele sposobów na poprawę płynności

Obecna sytuacja gospodarcza zmusza przedsiębiorców do szukania oszczędności i wdrażania rozwiązań, które poprawią płynność finansową ich podmiotów. Obszarów do zrewidowania jest wiele, podobnie jak instrumentów prawnych, które pomogą ograniczyć koszty lub uzyskać dodatkowe środki
Z poprzedniego, pierwszego odcinka cyklu „Poradnik na kryzys” (DGP nr 233, 1–4 grudnia 2022 r.) przedsiębiorcy mogli się dowiedzieć, w jaki sposób można sprawdzić kondycję swojej firmy oraz jak przygotować się na czasy kryzysu. Dzisiejszy odcinek jest poświęcony rozwiązaniom, jakie można zastosować w wybranych obszarach, aby zawalczyć o utrzymanie płynności. Pod lupę wzięliśmy kwestie związane z podatkami, kadrami oraz wybranymi wydatkami i przychodami.
Jeśli chodzi o podatki, firmy nie powinny bać się optymalizacji, gdyż istnieje wiele legalnych działań, które to umożliwiają. Warto np. się zastanowić się, czy wybrana forma prowadzenia działalności jest w obecnej sytuacji najkorzystniejszą podatkowo, czy może to czas na przekształcenie. Kolejnym sposobem jest skorzystanie z ulg podatkowych lub ułatwień w spłacie zobowiązań względem fiskusa i ZUS.
Opisywaliśmy, jak sprawdzić kondycję firmy i zwiększyć jej szanse na przetrwanie w kryzysie.

Kiedy optymalizacja podatkowa jest dozwolona

Podczas szukania sposobu na poprawienie płynności finansowej firmy, warto rozważyć różne sposoby na zmniejszenie zobowiązań wobec fiskusa. Takie działania pozostają legalne – choć oczywiście w wyznaczonych prawem granicach – nawet jeśli niektóre regulacje mogłyby wywołać odmienne wrażenie
W ostatnich latach do prawa podatkowego wprowadzono wiele rozwiązań, które pozwalają organom na kwestionowanie uzyskanych oszczędności podatkowych. Mimo to przedsiębiorcy wciąż mają wiele legalnych instrumentów prowadzących do obniżenia zobowiązań podatkowych. Gdzie więc przebiega ta (cienka) granica pomiędzy dozwoloną a niedozwoloną optymalizacją podatkową?
Popraw płynność finansową firmy i szukaj oszczędności: Optymalizacja kosztów podatkowych [PORADNIK]
Jedną z głównych regulacji mających na celu ograniczenie optymalizacji podatkowych jest klauzula przeciwko unikaniu opodatkowania (GAAR) zapisana w art. 119a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180; dalej: ordynacja podatkowa). Dotyczy ona czynności dokonanych głównie w celu osiągnięcia korzyści podatkowej. Jeśli taka korzyść jest sprzeczna z przedmiotem lub celem ustawy podatkowej, a sposób działania podatnika jest sztuczny, szef Krajowej Administracji Skarbowej może ocenić sytuację podatnika tak, jakby danej czynności nie dokonano. Może też nie zastosować przepisu, z którego taka korzyść wynika.
Przesłanki zastosowania klauzuli sformułowane są ogólnie i mają ocenny charakter. Wskazują jednak pewne typowe dla unikania opodatkowania cechy, m.in. nieuzasadnione dzielenie operacji, angażowanie firm pośredniczących mimo braku uzasadnienia ekonomicznego lub gospodarczego, włączanie podmiotów, które nie prowadzą rzeczywistej działalności gospodarczej lub nie pełnią istotnej funkcji ekonomicznej albo zlokalizowanych w tzw. rajach podatkowych. Skorzystanie przez podatnika z przewidzianych prawem instytucji pozwalających wprost na obniżenie podatku (zwolnień, ulg, specjalnych reżimów podatkowych) zwykle nie będzie wypełniać więc przesłanek zastosowania klauzuli (choć oczywiście każdy przypadek należy ocenić indywidualnie). W razie istotnych wątpliwości można wystąpić do szefa KAS o formalną opinię zabezpieczającą, która przesądzi, czy opisane we wniosku okoliczności stanowią unikanie opodatkowania, czy nie.
Oprócz GAAR istotne znaczenie mają przepisy o raportowaniu schematów podatkowych (ang. Mandatory Disclosure Rules, MDR). Przewidują one obowiązek zawiadamiania szefa KAS o określonych działaniach. Jedną z cech, które mogą powodować obowiązek takiego raportowania, jest właśnie motywowanie działań osiągnięciem korzyści podatkowej. Jedna z podstawowych przesłanek uznania działania za schemat podatkowy może być spełniona w sytuacji, gdy można wskazać, że danego działania rozsądnie by nie podjęto (lub podjęto by inne), gdyby nie korzyść podatkowa. Przykładem może być sprzedaż w krótkim czasie rzeczy lub prawa za pośrednictwem wielu podmiotów – zamiast bezpośrednio od pierwszego do docelowego. Co ważne, obowiązek zaraportowania schematu może mieć zarówno profesjonalny doradca, jak i każdy inny podmiot włącznie z samym podatnikiem. Niewypełnienie obowiązków związanych z raportowaniem może skutkować zaś dotkliwymi karami (w tym odpowiedzialnością karno-skarbową). ©℗
Wojciech Fryze
Większość Polaków zamierza oszczędzać na prezentach świątecznych dla dzieci [BADANIE]
Większość Polaków zamierza oszczędzać na prezentach świątecznych dla dzieci [BADANIE]

Zobacz również

Należy się przyjrzeć rozliczeniom z fiskusem

W kryzysowych czasach firmy często stają przed dylematem: co zrobić, by działalność była jeszcze bardziej opłacalna? Odpowiedź na to pytanie może przynieść podstawowa analiza własnych rozliczeń podatkowych
Na początek warto zadać sobie kilka pytań, a mianowicie:
  • Jakiego rodzaju działalność prowadzę?
  • Czy ponoszę koszty? Jeśli tak, to w jakiej wysokości?
  • Według jakiej stawki płacę podatek dochodowy?
  • Czy przekroczyłem drugi próg podatkowy, czy zapłacę daninę solidarnościową?
  • Czy działalność jest sezonowa, czy dochody w poszczególnych miesiącach są w podobnej wysokości?
Odpowiedzi na powyższe pytania i prosta analiza dostępnych rozwiązań mogą prowadzić do konkluzji, że obecna forma działalności lub sposób jej opodatkowania mogą nie być najkorzystniejsze. Wówczas warto rozważyć zmianę w tym zakresie, a koniec roku podatkowego zwykle jest na to najlepszym czasem. W artykule przedstawiamy kilka możliwości zoptymalizowania swojej działalności pod kątem podatkowym.

Różne formy opodatkowania JDG

Dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą możliwy jest wybór jednej z trzech podstawowych form opodatkowania działalności, tj.:
  • skala podatkowa,
  • podatek liniowy,
  • ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
▶ Skala podatkowa. Jest to forma opodatkowania oparta na zasadach ogólnych. Podstawę opodatkowania stanowi przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodu oraz o przysługujące odliczenia. Stawka podatku zależy od wysokości uzyskanego dochodu i wynosi:
  • 12 proc. w przypadku rocznej podstawy opodatkowania w wysokości do 120 000 zł,
  • 32 proc. w przypadku rocznej podstawy opodatkowania w wysokości powyżej 120 000 zł.
Obowiązki związane z wyborem skali wiążą się przede wszystkim z prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak również z opłacaniem w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy. Opodatkowując działalność według skali, można skorzystać z preferencyjnego rozliczenia się jako osoba samotnie wychowująca dziecko, rozliczenia razem z małżonkiem lub z różnego rodzaju ulg i odliczeń od podatku.
▶ Podatek liniowy. Podatek liniowy to forma opodatkowania charakteryzująca się jedną stawką podatku, tj. 19 proc. Podstawę opodatkowania stanowi przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodu oraz o możliwe odliczenia. Należy jednak pamiętać, że wybór podatku liniowego uniemożliwia wspólne rozliczenie z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko. Osoba opodatkowana podatkiem liniowym nie ma możliwości korzystania również z różnego rodzaju ulg i odliczeń od podatku (z pewnymi wyjątkami). Aby wybrać tę formę opodatkowania, trzeba złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego stosowne oświadczenie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został osiągnięty pierwszy przychód w roku podatkowym, albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód został osiągnięty w grudniu tego roku podatkowego.
▶ Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Trzecią podstawową formą opodatkowania jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Charakteryzuje się on tym, że opodatkowaniu podlega przychód, tj. należność bez pomniejszania jej o koszty uzyskania przychodu. Stawka ryczałtu jest uzależniona od rodzaju prowadzonej działalności i – w pewnych sytuacjach – jest również uzależniona od wysokości uzyskiwanych przychodów.
Opodatkowując przychody ryczałtem, podatnik nie skorzysta z preferencyjnego rozliczenia wraz z małżonkiem czy dla osób samotnie wychowujących dzieci, jak również nie będzie mieć możliwości skorzystania z większości ulg i odliczeń podatkowych dostępnych np. przy skali podatkowej. Wyboru ryczałtu należy dokonać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik uzyskał pierwszy przychód z działalności gospodarczej w danym roku podatkowym, albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód podatnik osiągnął w grudniu roku podatkowego.
• Jak wybrać odpowiednią formę opodatkowania?
W zależności od rodzaju działalności oraz specyficznych uwarunkowań podatnika różne rozwiązania mogą mieć odmienny wpływ na rozliczenia podatkowe. Na przykład przy działalności typowo produkcyjnej mogą występować wysokie koszty. Wówczas warto rozważyć opodatkowanie takiej działalności skalą lub podatkiem liniowym. Wybór między skalą a podatkiem liniowym sprowadza się natomiast do zweryfikowania wysokości swoich dochodów. Po przekroczeniu drugiego progu podatkowego (tj. 120 000 zł rocznie) dochody podatnika są opodatkowane 32-proc. stawką. Podatek liniowy gwarantuje stawkę 19 proc. bez względu na wysokość osiąganych dochodów.
Z kolei przy stosunkowo niskich kosztach w działalności (lub przy ich braku) korzystne może się okazać przejście na ryczałt. Stawki ryczałtu są co prawda uzależnione od rodzaju prowadzonej działalności, ale zazwyczaj są konkurencyjne w stosunku do stawek wynikających ze skali podatkowej (np. 8,5 proc., 12 proc. czy 17 proc.). Dodatkową zaletą skorzystania z ryczałtu jest brak dodatkowego obciążenia w postaci daniny solidarnościowej. Podstawę obliczenia daniny stanowi bowiem nadwyżka ponad 1 000 000 zł sumy dochodów podlegających opodatkowaniu m.in. według skali lub podatku liniowego. Natomiast przychody objęte ryczałtem nie podlegają daninie solidarnościowej.
• Czy składka zdrowotna wpływa na opłacalność danej formy opodatkowania?
Tak, ważnym aspektem wyboru formy opodatkowania może być również kwestia wysokości składki zdrowotnej. Składka zdrowotna dla osób opodatkowanych według skali wynosi 9 proc. osiąganego dochodu, natomiast przy podatku liniowym jest to 4,9 proc. dochodu (jednak nie mniej niż 9 proc. minimalnego wynagrodzenia). Z kolei wysokość składki zdrowotnej na ryczałcie jest uzależniona od wysokości osiąganego przychodu i w 2022 r. wynosi:
  • 335,94 zł – gdy osiągane przychody nie przekroczą 60 tys. zł rocznie,
  • 559,89 zł – gdy osiągane przychody wynoszą od 60 tys. zł do 300 tys. zł rocznie,
  • 1007,81 zł – gdy osiągane przychody przekroczą 300 tys. zł rocznie.
Wybierając formę opodatkowania pod kątem składki zdrowotnej, należy również pamiętać o możliwości jej odliczenia. Opodatkowując dochody według skali, nie można odliczyć składki. Natomiast przy podatku liniowym przedsiębiorca może zapłaconą składkę zdrowotną zaliczyć w koszty uzyskania przychodu lub odliczyć od dochodu – do limitu 8700 zł rocznie. Z kolei na ryczałcie podatnik pomniejszy przychód o 50 proc. zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Rozwiązania dla spółek

Jeśli podatnik dojdzie do wniosku, że jednoosobowa działalność gospodarcza nie jest już najbardziej przystępną dla niego formą (np. z uwagi na duże ryzyko i odpowiedzialność osobistym majątkiem), to może zdecydować się na prowadzenie działalności w formie spółki. Takie działanie umożliwi skorzystanie z różnych ciekawych rozwiązań podatkowych.
▶ Estoński CIT. W dużym skrócie CIT na zasadach ogólnych polega na opodatkowaniu wypracowanego dochodu według stawki 19 proc. (przy czym w pewnych sytuacjach możliwe jest stosowanie stawki 9 proc.). Estoński CIT to natomiast pewna szczególna forma opodatkowania CIT, którą niektórzy podatnicy mogą zastosować alternatywnie do zasady ogólnej. Potoczna nazwa tego mechanizmu wynika z tego, że wzorowany jest na rozwiązaniach wprowadzonych w Estonii. Polega on na tym, że dopóki zysk spółki nie zostaje przeznaczony do wypłaty wspólnikom, nie podlega on opodatkowaniu CIT.
WAŻNE! Przepisy przewidują szerokie rozumienie wypłaty zysku. Jest nią m.in. podzielenie zysku pomiędzy wspólników, a także ukryty zysk (np. wypłaty do wspólników z tytułu korzystania z ich majątku) lub nieujawnione operacje gospodarcze.
Żeby skorzystać z estońskiego CIT, trzeba spełnić określone warunki, w tym m.in. posiadać odpowiednią strukturę przychodów, utrzymywać pewien poziom zatrudnienia czy też funkcjonować w odpowiedniej formie prawnej. W ustawie z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1800; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180; dalej: ustawa o CIT) przewidziano też katalog podmiotów, które nie mogą skorzystać z estońskiego CIT w ogóle (np. podatnicy postawieni w stan upadłości) lub przez określony czas po podjęciu określonego działania (np. spółki łączone lub podzielone).
Stawka podatku estońskiego jest uzależniona od wysokości przychodów osiąganych przez podatnika i wynosi:
  • 10 proc. dla podatnika będącego małym podatnikiem lub rozpoczynającego działalność,
  • 20 proc. dla pozostałych podatników.
Sama wysokość stawek podatku nie jest tak atrakcyjna w porównaniu z zasadami ogólnymi. Natomiast z pewnością ciekawy jest mechanizm odliczenia podatku zapłaconego przez spółkę przy wypłacie zysku do wspólnika. W zależności od stosowanej stawki estońskiego CIT (10 proc. lub 20 proc.) wspólnik takiej spółki przy opodatkowaniu wypłacanego zysku może odliczyć odpowiednio 90 proc. lub 70 proc. kwoty stanowiącej iloczyn procentowego udziału wspólnika w zysku spółki i należnego podatku od zysku podzielonego tej spółki, z której przychód został uzyskany. tabele 1, 2
Tabela 1. Porównanie rozliczenia w przypadku wypłaty przez spółkę z o.o. 100 proc. zysku do wspólnika posiadającego 100 proc. udziału w zysku spółki z o.o. ©℗
Pozycja Zasady ogólne Estoński CIT
1. Dochód/zysk 20 000 000 zł 20 000 000 zł
2. Podatek CIT sp. z o.o. 3 800 000 zł (poz. 1 × 19 proc.) 4 000 000 zł (poz. 1 × 20 proc).
3. Dywidenda 16 200 000 zł (poz. 1 – poz. 2) 20 000 000 (poz. 1*)
4. Przysługujące wspólnikowi odliczenie od podatku od dywidendy – 2 800 000 (poz. 2 × 70 proc.)
5. Podatek od dywidendy 3 078 000 zł (poz. 3 × 19 proc.) 1 000 000 zł (poz. 3 × 19 proc. – poz. 4)
6. Łączne obciążenia 6 878 000 zł (poz. 2 + poz. 5) 5 000 000 zł (poz. 2 + poz. 5)
* estoński CIT obciąża wynik finansowy roku następnego (z tego powodu podstawa obliczenia estońskiego CIT od zysku spółki i podatku od dywidendy wspólnika jest taka sama w powyższym przykładzie).
Łączne obciążenie podatkowe przy opodatkowaniu według zasad ogólnych wynosi 6 878 000 zł. Wynika to z podwójnego opodatkowania zysku na poziomie spółki (19 proc.) oraz na poziomie wspólnika (19 proc.). Według zasad estońskiego CIT łączne obciążenie wynosi 5 000 000 zł. Wynika to z opodatkowania wypłaconego zysku spółki według stawki 20 proc., opodatkowania dywidendy wspólnika na poziomie 19 proc. oraz odliczenia od podatku od dywidendy 70 proc. podatku zapłaconego przez spółkę.
Tabela 2. Porównanie rozliczenia w przypadku braku wypłaty przez spółkę z o.o. zysku do wspólników ©℗
Pozycja Zasady ogólne Estoński CIT
1. Dochód / zysk 20 000 000 zł 20 000 000 zł
2. Podatek CIT sp. z o.o. 3 800 000 zł (poz. 1 × 19 proc.) 0 zł
3. Dywidenda 0 zł (poz. 1 – poz. 2) 0 zł
4. Przysługujące wspólnikowi odliczenie od podatku od dywidendy – –
5. Podatek od dywidendy 0 zł (poz. 3 × 19 proc.) 0 zł
6. Łączne obciążenia 3 800 000 zł (poz. 2 + poz. 5) 0 zł (poz. 2 + poz. 5)
Łączne obciążenie podatkowe przy opodatkowaniu według zasad ogólnych wynosi 3 800 000 zł. Wynika to z opodatkowania zysku na poziomie spółki (19 proc.). Według zasad estońskiego CIT łączne obciążenie wynosi 0 zł. Wynika to z braku opodatkowania niewypłaconego zysku spółki.
▶ Przekształcenie spółki. Przekształcenie spółki może spowodować znaczne obniżenie obciążeń podatkowych. To dobre rozwiązanie dla podatników, których obecna forma działalności już nie satysfakcjonuje – czy to z powodu wysokich obciążeń publicznoprawnych, czy też z uwagi na kwestie odpowiedzialności wspólników. Praktycznie każdy rodzaj spółki może przejść taką transformację. Proces ten może jednak się wiązać z dodatkowymi kosztami (obsługa prawna i podatkowa) oraz dłuższym czasem oczekiwania na zwrot z takiej „inwestycji” (koszty przekształcenia mogą być dość wysokie na początku, a efekty mogą pojawić się na dalszym etapie działalności). Dlatego przed podjęciem decyzji warto przeprowadzić analizę opłacalności, skutków prawnych i podatkowych takiego rozwiązania.
Poza przekształceniami spółek, w przypadku podatników działających lub planujących działać w ramach grup kapitałowych, możliwe jest ułożenie odpowiedniej struktury spółek, np. w reżimie holdingowym albo w ramach podatkowej grupy kapitałowej.
▶ Polska spółka holdingowa. Wraz z początkiem 2022 r. do ustawy o CIT wprowadzono polską spółkę holdingową (dalej: PSH). Jest to dobre rozwiązanie dla podmiotów, które chcą inwestować w spółki, a następnie zbywać w nich udziały. Dla wyjaśnienia zasad funkcjonowania PSH warto zdefiniować dwie główne kategorie podmiotów, które działają w jej obrębie. Są to:
  • spółka holdingowa – polska spółka z o.o. lub spółka akcyjna (a od 2023 r. również prosta spółka akcyjna), która posiada przez określony czas minimum 10 proc. udziałów (akcji) w kapitale spółki zależnej;
  • spółka zależna – sp. z o.o. lub spółka akcyjna, w której udziały posiada spółka holdingowa.
Najważniejszymi korzyściami wynikającymi z funkcjonowania w reżimie holdingowym są:
  • zwolnienie z podatku przychodów z dywidend osiąganych przez spółkę holdingową ze spółek zależnych (od przyszłego roku zwolnienie obejmie 100 proc. przychodów z dywidend),
  • zwolnienie z podatku dochodów z tytułu zbycia udziałów lub akcji spółek zależnych.
▶ Podatkowe grupy kapitałowe. Podatkowa grupa kapitałowa (dalej: PGK) to grupa co najmniej dwóch spółek prawa handlowego, które mają osobowość prawną i pozostają w związkach kapitałowych. PGK po spełnieniu wielu warunków nabywa status podatnika CIT. Oznacza to, że podatnikiem będzie grupa jako całość, a nie każda ze spółek osobno.
Do założenia PGK wymagane jest, aby:
  • spółki tworzące PGK były sp. z o.o., spółkami akcyjnymi lub prostymi spółkami akcyjnymi;
  • przeciętny kapitał zakładowy spółek tworzących PGK wynosił min. 250 tys. zł;
  • spółka dominująca posiadała minimum 75 proc. udziału w kapitale zakładowym pozostałych spółek;
  • umowa PGK została sporządzona w formie pisemnej;
  • zarejestrować umowę we właściwym urzędzie skarbowym.
Dochodem podatkowej grupy kapitałowej jest nadwyżka sumy dochodów wszystkich spółek tworzących grupę uzyskanych z danego źródła przychodów nad sumą ich strat poniesionych z tego źródła przychodów. Niewątpliwą korzyścią wynikająca z funkcjonowania PGK jest więc możliwość rozliczenia straty danej spółki tworzącej PGK z dochodem innej spółki z PGK w rozliczeniu podatkowym za ten sam rok (tj. rok, w którym ta strata została poniesiona). Ewentualna strata spółki z danego źródła pomniejsza bowiem dochód grupy z tego źródła. ©℗
Martyna Górecka, Wojciech Fryze

Z jakich ulg podatkowych warto skorzystać

Jednym z łatwiejszych sposobów zmniejszenia obciążeń podatkowych w przedsiębiorstwie jest zastosowanie preferencji przewidzianych w ustawach o podatkach dochodowych. Tutaj od początku 2022 r. pojawiły się zaś nowe możliwości
W ustawie z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2105; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180; dalej: Polski Ład) wprowadzono kilka ważnych ulg przeznaczonych dla przedsiębiorców. Spośród nich spore korzyści mogą dać w szczególności ulgi na:
  • robotyzację,
  • prototypy,
  • innowacyjnych pracowników,
  • ekspansję.
Wyjaśnimy więc, czego one dotyczą i kto może z nich skorzystać.

Ulga na robotyzację

Ta preferencja jest atrakcyjnym rozwiązaniem dla podmiotów planujących modernizację zakładów produkcyjnych poprzez zwiększenie mocy produkcyjnych lub ograniczenie pracy ręcznej na rzecz automatyzacji procesów. Ustawodawca dostrzegł tę potrzebę, wprowadzając ulgę w Polskim Ładzie, co zbiegło się w czasie ze zmianą sposobu postrzegania robotów – coraz rzadziej są one bowiem traktowane jako zagrożenie dla miejsc pracy.
Ulga polega na możliwości odliczenia od podstawy opodatkowania kosztów, które wcześniej zostały już zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Jednak to dodatkowe odliczenie nie może przekroczyć 50 proc. kosztów uzyskania przychodów poniesionych w danym roku podatkowym na robotyzację. Oznacza to, że podatnicy PIT i CIT inwestujący w robotyzację mogą zmniejszyć swoje obciążenia podatkowe. Nie ma przy tym znaczenia wielkość firmy, skala przychodów, branża, w której działa, czy długość prowadzenia działalności gospodarczej.
• Jakie koszty można rozliczyć w ramach ulgi?
Za koszty uzyskania przychodów poniesione na robotyzację uznaje się m.in. koszty nabycia fabrycznie nowych:
  • robotów przemysłowych;
  • maszyn i urządzeń peryferyjnych do robotów przemysłowych funkcjonalnie z nimi związanych;
  • maszyn, urządzeń lub systemów służących do zdalnego zarządzania robotami.
Dodatkowo odliczeniu podlegają także m.in. koszty nabycia usług szkoleniowych dotyczących robotów przemysłowych oraz opłaty leasingowe. W przypadku tych drugich konieczne jest zastrzeżenie, że po upływie podstawowego okresu umowy leasingu finansujący przenosi na korzystającego własność tych środków trwałych.
WAŻNE! Definicje robota przemysłowego oraz maszyn i urządzeń peryferyjnych do nich zostały zapisane w ustawach o podatkach dochodowych.
• Ile można odliczyć?
Przy kalkulacji wysokości ulgi ważną kwestią pozostaje, czy 50 proc. kosztów uzyskania przychodów poniesionych w danym roku podatkowym na robotyzację stanowi jednorazowo 50 proc. kosztów nabycia robotów oraz innych maszyn i urządzeń, czy jedynie 50 proc. wartości odpisów amortyzacyjnych dokonanych w związku z poniesionymi wydatkami na robotyzację. W trzech interpretacjach indywidualnych dotyczących tej kwestii organy uznawały, że wskazanym kosztem nabycia nie jest/nie będzie bezpośrednio kwota składająca się na cenę nabycia środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych, lecz odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej tych składników majątku. Kwestia ta powinna być przedmiotem szczególnego zainteresowania podatników inwestujących w robotyzację. Przy kosztach rzędu 500 tys. zł korzyść podatkowa może wynieść bowiem 8550 zł przy uwzględnianiu w ramach ulgi jedynie odpisów amortyzacyjnych albo 47 500 zł przy odliczeniu jednorazowym. Różnica jest więc znacząca. Zagadnienie to jest o tyle rozwojowe, że w sierpniu 2022 r. dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że wydatki mogą być odliczone jednorazowo (interpretacja indywidualna z 25 sierpnia 2022 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.305.2022.2.AR).
• Czy jest jakiś limit czasowy ulgi?
Ulga na robotyzację jest jedyną wprowadzoną przez Polski Ład, która została ograniczona czasowo. Zgodnie z obecnymi przepisami odliczenie w ramach ulgi na robotyzację ma zastosowanie do kosztów uzyskania przychodów poniesionych na robotyzację od początku roku podatkowego, który rozpoczął się w 2022 r., i do końca roku podatkowego, który rozpoczął się w 2026 r.
• Co z robotami nabytymi przed 2022 r.?
Z pierwszych interpretacji indywidualnych wynika, że w przypadku nabycia robotów przed 2022 r. – amortyzowanych w okresie obowiązywania ulgi – odpis amortyzacyjny dokonany w latach 2022–2026 będzie podlegał rozliczeniu w ramach ulgi na robotyzację.
• Czy przy uldze na robotyzację można skorzystać także z innych preferencji podatkowych?
Ulga na robotyzację nie łączy się ze zwolnieniem w ramach Polskiej Strefy Inwestycji (dalej: PSI) i specjalnych stref ekonomicznych (dalej: SSE) w tym sensie, że prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie przepisów o PSI/SSE.
Z komunikatów Ministerstwa Finansów i ostatniej interpretacji dyrektora KIS z 21 listopada 2022 r. (nr 0111-KDIB1-2.4010.670.2022.1.DP) wynika jednak, że istnieje możliwość skorzystania jednocześnie z ulgi na prototypy i ulgi na robotyzację, z zastrzeżeniem, że odliczenie danego kosztu w ramach ulgi na robotyzację następuje jedynie w części, w jakiej nie został on odliczony na podstawie drugiej ulgi.

Ulga na prototypy

Ta ulga jest przedłużeniem ulgi na działalność badawczo-rozwojową (B+R). W swoim założeniu ma wspomagać podatników prowadzących działalność badawczo-rozwojową w przekuciu pomysłów w realne produkty i rozwiązania oraz przyczynić się do komercjalizacji ich innowacyjnych pomysłów. W ramach ulgi podatnik ma możliwość odliczenia od podstawy opodatkowania 30 proc. sumy kosztów produkcji próbnej nowego produktu i wprowadzenia na rynek nowego produktu. To, czym dokładnie są produkcja próbna oraz wprowadzanie na rynek nowego produktu, wskazują ustawy o podatkach dochodowych. Wysokość odliczenia w roku podatkowym nie może jednak przekroczyć 10 proc. dochodu osiągniętego z innych źródeł przychodów niż z zysków kapitałowych.
Przykład
Wysokość odliczenia
Dla spółki właściwa jest stawka CIT w wysokości 19 proc. Koszty kwalifikowane w ramach ulgi na prototypy wyniosły 100 000 zł. Korzyść podatkowa spółki wyniesie 5700 zł (100 000 zł × 30 proc. × 19 proc.).
• Co uznaje się za koszty kwalifikowane?
Za koszty produkcji próbnej nowego produktu uznaje się:
  • cenę nabycia lub koszt wytworzenia fabrycznie nowych środków trwałych niezbędnych do uruchomienia produkcji próbnej nowego produktu, zaliczonych do grupy 3–6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych (dalej: KŚT);
  • wydatki na ulepszenie poniesione w celu dostosowania środka trwałego, zaliczonego do grupy 3–6 i 8 KŚT, do uruchomienia produkcji próbnej nowego produktu;
  • koszty nabycia materiałów i surowców nabytych wyłącznie w celu produkcji próbnej nowego produktu.
WAŻNE! W kosztach nabycia środków trwałych nie mieszczą się opłaty z tytułu leasingu finansowego. Jeśli więc podatnik finansuje inwestycję w środki trwałe za pomocą leasingu finansowego, to kwota odpowiadająca wartości początkowej środków trwałych nie będzie stanowiła kosztu produkcji próbnej nowego produktu (por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 26 września 2022 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.362.2022.3.MF).
Do kosztów wprowadzenia na rynek nowego produktu zalicza się zaś koszty:
  • badań, ekspertyz, przygotowania dokumentacji niezbędnej do uzyskania certyfikatu, homologacji, znaku CE, znaku bezpieczeństwa, uzyskania lub utrzymania zezwolenia na obrót lub innych obowiązkowych dokumentów lub oznakowań związanych z dopuszczeniem do obrotu lub użytkowania oraz koszty opłat pobieranych w celu ich uzyskania, odnowienia lub przedłużenia;
  • badania cyklu życia produktu;
  • systemu weryfikacji technologii środowiskowych.
• Kiedy można skorzystać z ulgi na prototyp, a kiedy z ulgi B+R?
Wprawdzie ulga na prototypy w swojej istocie miała być przedłużeniem ulgi B+R w procesie komercjalizacji produktów, jednak w praktyce pewne wątpliwości mogą powstawać na etapie rozróżnienia, czy podatnik powinien skorzystać z ulgi B+R, czy już z ulgi na prototypy. Jedną z takich wątpliwości rozwiał dyrektor KIS, wskazując, że możliwe jest zaliczenie do kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi B+R kosztów nabycia materiałów niezbędnych do wykonania prototypu nowego wyrobu, a w konsekwencji odliczenie 100 proc. kwoty kosztów nabycia tych materiałów w ramach ulgi B+R, a nie 30 proc. w ramach ulgi na prototypy (interpretacja indywidualna z 20 października 2022 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.720.2022.1.JG).
Z pewnością oddzielenie grubą kreską fazy prac badawczo-rozwojowych od fazy wdrożeniowej (objętej ulgą na prototypy) będzie stanowić wyzwanie dla podatników. Jednym ze sposobów, żeby rozwiać wątpliwości, będzie występowanie przez przedsiębiorców z wnioskami o wydanie interpretacji indywidualnych do dyrektora KIS, które z czasem pozwolą na wypracowanie kryteriów oceny przejścia na kolejny etap życia produktu, tj. korzystania z ulgi na prototypy.

Ulga na innowacyjnych pracowników

Polski Ład wprowadził również ulgę na innowacyjnych pracowników. Jest ona skierowana do podmiotów zatrudniających pracowników do wykonywania działalności badawczo-rozwojowej. W ramach tej ulgi podatnik – będący płatnikiem PIT – uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych może pomniejszyć kwotę zaliczek na podatek dochodowy oraz zryczałtowanego podatku dochodowego o iloczyn kwoty nieodliczonej i stawki podatku obowiązującej tego podatnika w danym roku podatkowym.
Przykład
Korzyść dla spółki
Do spółki ma zastosowanie 19-proc. stawka CIT. Jej koszty kwalifikowane w ramach ulgi na innowacyjnych pracowników wyniosły 1 000 000 zł. Korzyść podatkowa z tytułu ulgi wyniesie 190 000 zł (1 000 000 zł × 19 proc.).
Warunkiem skorzystania z ulgi jest:
  • poniesienie straty za dany rok podatkowy, albo
  • osiągnięcie dochodu niższego od kwoty przysługującego w roku podatkowym odliczenia na podstawie przepisów dotyczących ulgi B+R.
WAŻNE! Wprawdzie od 2022 r. w ramach ulgi B+R kwota przysługującego odliczenia kosztów kwalifikowanych związanych z wynagrodzeniami pracowników B+R została zwiększona do 200 proc., nie oznacza to jednak, że kwota korzyści podatkowej z powyższego przykładu powinna być zwiększona dwukrotnie.
• Jakie są koszty kwalifikowane?
W ramach ulgi kwalifikowane są zaliczki od osób fizycznych z tytułu:
  • stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz wypłacanego przez podatnika zasiłku pieniężnego z ubezpieczenia społecznego;
  • wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło;
  • praw autorskich.
Na potrzeby ulgi na innowacyjnych pracowników przez osoby fizyczne rozumie się pracowników, którzy poświęcają co najmniej 50 proc. czasu pracy na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej. Podatnicy są uprawnieni do pomniejszania w całości kwoty zaliczek oraz zryczałtowanego podatku dochodowego niezależnie od ilości czasu pracy przeznaczanego na działalność B+R przez danego pracownika w danym miesiącu, przy zachowaniu kryterium 50 proc. czasu pracy.
• Jak długo i od kiedy przysługuje ulga?
Uprawnienie do pomniejszenia przysługuje począwszy od miesiąca następującego bezpośrednio po miesiącu, w którym podatnik złożył zeznanie podatkowe, a skończywszy na końcu roku podatkowego, w którym zostało złożone to zeznanie. Jeśli przyjęty u podatnika rok podatkowy będzie tożsamy z rokiem kalendarzowym, to podatnik będzie uprawniony do dokonywania pomniejszenia od miesiąca następującego bezpośrednio po miesiącu, w którym zostanie złożone zeznanie podatkowe za 2022 r.
WAŻNE! Zarówno w ramach ulgi B+R, jak i ulgi na innowacyjnych pracowników podatnicy powinni prowadzić specjalną ewidencję dokumentującą czas poświęcony na prace badawczo-rozwojowe przez każdego z pracowników, co pozwoli na bezpieczne korzystanie z tych ulg.

Ulga na ekspansję

Wprowadzenie ulgi na ekspansję ma na celu zachęcenie przedsiębiorców do rozszerzenia swojej działalności, zarówno na rynku krajowym, jak i na zagranicznych rynkach zbytu. Mechanizm działania tej preferencji jest analogiczny jak w przypadku ulgi na robotyzację. Wydatki na ekspansję biznesu mogą zostać odliczone dwukrotnie – raz jako koszty uzyskania przychodów, a następnie w ramach ulgi; z tym zastrzeżeniem, że kwota odliczenia nie może przekroczyć 1 000 000 zł. Odliczone koszty uzyskania przychodów muszą być przy tym poniesione w celu zwiększenia przychodów ze sprzedaży produktów, czyli odpłatnego zbycia produktów (rzeczy wytworzonych przez podatnika korzystającego z ulgi) do podmiotu niebędącego podmiotem powiązanym.
Przykład
Maksymalne odliczenie
Koszty kwalifikowalne spółki wyniosły 1 000 000 zł (czyli tyle, ile wynosi maksymalny limit). Przy 19-proc. stawce CIT korzyść podatkowa z tytułu tej ulgi wyniesie 190 000 zł (1 000 000 zł × 19 proc.).
WAŻNE! Limit 1 000 000 zł odnosi się do wysokości odliczenia za dany rok podatkowy, niezależnie od tego, czy przychody ze sprzedaży zostały wygenerowane przez jeden, czy przez większą liczbę produktów.
Ulga na ekspansję przysługuje wyłącznie producentom. Wprowadzanie na rynek pod marką własną podatnika produktów, które zostały wytworzone przez podmioty trzecie, nie kwalifikuje się do ulgi.
• Jakie warunki trzeba spełnić?
Podatnik może skorzystać z odliczenia, jeśli w okresie dwóch kolejno następujących po sobie lat podatkowych, licząc od roku podatkowego, w którym poniósł koszty zwiększenia przychodów, spełnił jeden z następujących warunków:
  • zwiększył przychody ze sprzedaży produktów w stosunku do przychodów z tego tytułu ustalonych na ostatni dzień roku podatkowego poprzedzającego rok poniesienia tych kosztów, lub
  • osiągnął przychody ze sprzedaży produktów dotychczas nieoferowanych, lub
  • osiągnął przychody ze sprzedaży produktów dotychczas nieoferowanych w danym kraju.
W przepisach nie określono, o ile muszą się zwiększyć przychody (pierwszy warunek), więc wystarczający będzie już niewielki wzrost, jednak taki, który wykluczy podejrzenie pozorności transakcji. W przypadku pozostałych warunków wystarczy osiągnięcie jakiegokolwiek przychodu ze sprzedaży nowego asortymentu.
WAŻNE! Wymagane jest, by podatnik zwiększył przychody przez dwa lata z rzędu. Przykładowo: przy rozliczeniu za 2022 r. podatnik musi zwiększyć przychody – w porównaniu do przychodów według stanu na 31 grudnia 2021 r. – zarówno w 2022 r., jak i w 2023 r.
• Jakie koszty można rozliczyć w ramach ulgi?
Kosztami kwalifikowanymi są:
1) koszty uczestnictwa w targach poniesione na:
a) organizację miejsca wystawowego,
b) zakup biletów lotniczych dla pracowników,
c) zakwaterowanie i wyżywienie dla pracowników;
2) koszty działań promocyjno-informacyjnych, w tym zakupu przestrzeni reklamowych, przygotowania strony internetowej, publikacji prasowych, broszur, katalogów informacyjnych i ulotek dotyczących produktów;
3) koszty dostosowania opakowań produktów do wymagań kontrahentów;
4) koszty przygotowania dokumentacji umożliwiającej sprzedaż produktów, w szczególności dotyczącej certyfikacji towarów oraz rejestracji znaków towarowych;
5) koszty przygotowania dokumentacji niezbędnej do przystąpienia do przetargu, a także w celu składania ofert innym podmiotom.
Ostateczny kształt ulgi na ekspansję będzie się dopiero klarować wraz z kolejnymi interpretacjami indywidualnymi wydawanymi przez organy skarbowe. Niemniej jednak już dziś można stwierdzić, że katalog kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi jest dość szeroki. Ostatnie interpretacje np. potwierdziły, że do kosztów działań promocyjno-informacyjnych można zaliczyć działania reklamowe prowadzone w internecie. Organ potwierdził też, że koszty poniesione na każdy rodzaj dokumentu, który jest niezbędny, aby podatnik mógł rozpocząć sprzedaż produktów, będą kosztem kwalifikowanym. Co więcej, wynagrodzenie pracowników za czas poświęcony na uzyskanie niezbędnej dokumentacji również będzie mógł być zaliczany do przedmiotowych kosztów.
Pomimo dość otwartego katalogu kosztów kwalifikowanych podkreślić należy, że jedynym środkiem transportu promowanym w ramach ulgi są przeloty lotnicze, a więc odliczenie kosztów pozostałych środków zostało wykluczone.
Warto też dodać, że w jednym z komunikatów Ministerstwo Finansów wskazało, że „dostosowanie opakowań produktów do wymagań kontrahentów” nie odnosi się do kosztów ogólnych produkcji, a wyłącznie do kosztów związanych z samym etapem dostosowawczym (np. rozróżnienia kolorystyki opakowań w zależności od kraju odbiorcy). ©℗
Dominik Jędrak, Wojciech Fryze
Uczelnie muszą oszczędzać. Jak starają się obniżyć koszty utrzymania?
Uczelnie muszą oszczędzać. Jak starają się obniżyć koszty utrzymania?

Zobacz również

Jak fiskus wynagradza solidnych płatników

Za obliczenie i pobranie od podatnika podatku oraz jego wpłatę w wyznaczonym terminie organowi podatkowemu płatnik (m.in. pracodawca) może otrzymać wynagrodzenie. To rozwiązanie funkcjonujące już od dawna, jednak w obliczu kryzysu nabiera szczególnego znaczenia
Od 1 lipca 2022 r. – czyli równolegle z rozwiązaniami Polskiego Ładu 2.0 – w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz.U. poz. 1377) podwyższono wynagrodzenie dla płatników PIT pobieranego od dochodów opodatkowanych na zasadach ogólnych. Wynagrodzenie to z założenia ma rekompensować ponoszone wydatki związane z wykonywaniem funkcji płatnika, tj. pokrywać koszty administracyjne, w tym wynikające z zatrudnienia pracownika zajmującego się rozliczaniem pobranych podatków czy ich odprowadzaniem. W praktyce mowa o pobieranych i odprowadzanych zaliczkach na PIT oraz należnościach CIT nierezydentów.
• Ile wynosi wynagrodzenie dla płatnika?
Wynagrodzenie dla płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatków na rzecz budżetu państwa wynosi odpowiednio w przypadku:
  • CIT: 0,3 proc. kwoty tego podatku pobranego przez płatnika;
  • PIT (pobieranego do 1 lipca 2022 r. od dochodów opodatkowanych na zasadach ogólnych oraz pobieranego od odchodów opodatkowanych na innych zasadach): 0,3 proc. kwoty tych podatków pobranych przez płatnika;
  • PIT (pobieranego od 1 lipca 2022 r. do 31 grudnia 2023 r. od dochodów opodatkowanych na zasadach ogólnych): 0,6 proc. kwoty tego podatku pobranego przez płatnika.
• W jaki sposób można otrzymać wynagrodzenie?
Wypłaty te nie są odrębnie przekazywane podatnikowi przez organ podatkowy, tylko potrącane z kwoty podatków pobieranych przez płatnika. Odliczenia można dokonać z chwilą zapłaty podatku, ale też później, np. raz na rok czy kwartał. W celu skorzystania z wynagrodzenia nie ma konieczności składania odrębnego wniosku. Informację z wykazanymi kwotami należy wskazać w odpowiedniej deklaracji, np. w przypadku PIT w deklaracji PIT-4R. W praktyce płatnik może skorzystać z tego uprawnienia do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z którym wynagrodzenie jest związane. W chwili zapłaty podatku wynagrodzenie stanowi przychód opodatkowany podatkiem dochodowym. Korzyść jest więc efektywnie niższa, niż wynika to z określonej wysokości zryczałtowanego wynagrodzenia. W dalszym ciągu pozwala jednak obniżyć zobowiązanie płatnika z tytułu wpłacanych należności, a w konsekwencji poprawić płynność (skala korzyści będzie w praktyce zależna od wysokości pobieranych podatków). ©℗
Anna Łozowska

Dla kogo ułatwienia w spłacie zobowiązań podatkowych i względem ZUS

Z powodu trudnej sytuacji ekonomicznej wielu przedsiębiorców ma problemy z płaceniem podatków i składek. W określonych przypadkach przepisy pozwalają na odsunięcie w czasie spłaty należności publicznoprawnych
• Jakiego wsparcia może udzielić fiskus?
Ordynacja podatkowa umożliwia odroczenie terminu lub rozłożenie na raty płatności podatku lub zaległości podatkowej, a także na umorzenie w całości lub w części zaległości podatkowych. Ulga może dotyczyć należności z tytułu każdego z podatków, w tym podatków lokalnych. Takie ulgi mogą zostać zastosowane również odpowiednio do należności przypadających od płatników lub inkasentów.
• Co trzeba zrobić, żeby skorzystać z ulgi?
Aby uzyskać ulgę, konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku do właściwego organu podatkowego. Pismo podatnika powinno zawierać jego dane identyfikacyjne oraz treść żądania (określenie rodzaju ulgi). Wniosek oczywiście powinien zostać odpowiednio uzasadniony, m.in. trzeba mieć na względzie, że rozpatrując go, organ bierze pod uwagę, czy w sprawie pojawia się ważny interes podatnika lub publiczny. Przy czym pojęcia te nie są zdefiniowane ustawowo. Ważny interes podatnika może być w szczególności umotywowany sytuacją majątkową, skutkami ekonomicznymi, które mogą wystąpić w związku z uregulowaniem należności, problemami w płynności itd. Przyjmuje się, że jest to sytuacja, w której z powodu nadzwyczajnych okoliczności podatnik nie jest w stanie uregulować należności podatkowych w terminie. Organ każdorazowo analizuje konkretną sytuację podatnika oraz inne indywidualne okoliczności, co oznacza, że ulga nie zawsze musi być udzielona.
Podczas analizy wniosku organ decyduje również, w jakim trybie może udzielić pomocy przedsiębiorcy. Może jej udzielić w trybie pomocy publicznej lub poza nim. W związku z tym, że przyznana ulga może stanowić pomoc publiczną, wraz z wnioskiem konieczne może być złożenie dodatkowych oświadczeń i dokumentów związanych ze statusem przedsiębiorstwa oraz udzieloną wcześniej pomocą publiczną.
• Co zawiera decyzja organu podatkowego?
W przypadku przyznania ulgi organ wydaje decyzję o odroczeniu lub rozłożeniu na raty podatku lub zaległości podatkowej. Przepisy nie wskazują maksymalnego terminu odroczenia, jak również maksymalnej liczby rat, na jakie można rozłożyć płatność podatku. Przyjmuje się jednak, że ustalenia w tym zakresie powinny być realne, tj. rzeczywiście umożliwiające spłatę należności. W przypadku wydania decyzji o odroczeniu lub rozłożeniu na raty podatków stanowiących dochód budżetu państwa organ podatkowy ustala dodatkowo opłatę prolongacyjną od kwoty podatku lub zaległości podatkowej. Takiej opłaty nie ustala się w przypadku wniosku podatnika złożonego w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonych w związku z COVID-19 albo w okresie 30 dni następujących po ich odwołaniu, a więc aktualnie w tych przypadkach taka opłata nie powinna być ustalana.
• Czy można stracić prawo do ulgi?
Jeśli podatnik nie dotrzyma terminu płatności odroczonego podatku, zaległości podatkowej bądź terminu płatności którejkolwiek z rat, z mocy prawa wygaśnie decyzja o odroczeniu terminu płatności lub rozłożeniu na raty – w części dotyczącej raty niezapłaconej w terminie płatności. Z kolei jeżeli podatnik nie dotrzyma terminu płatności trzech kolejnych rat, z mocy prawa następuje wygaśnięcie decyzji o rozłożeniu na raty w zakresie wszystkich niezapłaconych rat. W praktyce oznacza to konieczność uiszczenia zaległości podatkowej już wraz z odsetkami za zwłokę.
• Jakie są ulgi w spłacie należności składkowych?
Podobnie jak w przypadku zobowiązań podatkowych również ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz.1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2476) umożliwia umorzenie należności składkowych, odroczenie terminu płatności składek oraz rozłożenie płatności na raty. Ulgi mogą być przyznane w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz FEP.
O ile umorzenie należności składkowych jest sytuacją wyjątkową i możliwą co do zasady tylko w przypadku ich całkowitej nieściągalności, o tyle zarówno odroczenie terminu płatności, jak i rozłożenie płatności na raty są już instytucjami bardziej elastycznymi i możliwymi do wykorzystania w okresie czasowych problemów z płynnością. ZUS może odroczyć termin płatności należności z tytułu składek oraz rozłożyć należność na raty ze względów gospodarczych lub innych przyczyn zasługujących na uwzględnienie. Odroczenie terminu płatności może dotyczyć jedynie należności finansowanej przez płatnika składek. Decyzję w tym zakresie organ podejmuje z uwzględnieniem możliwości płatniczych dłużnika oraz stanu finansów ubezpieczeń społecznych. Są to więc bardzo nieostre przesłanki oceny. Przyczyny, dla których przedsiębiorca ubiega się o zastosowanie ulgi, powinny zostać szczegółowo opisane we wniosku. Sytuacja ekonomiczna przedsiębiorcy, jak i problemy z płynnością finansową mogą stanowić przesłankę zastosowania ulgi.
• W jaki sposób wystąpić o ulgę?
Wniosek można złożyć zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznie (za pośrednictwem systemu PUE). Wniosek o odroczenie terminu płatności składek składa się na formularzu RSO, natomiast w przypadku rozłożenia należności na raty – na formularzu RSR. Ponieważ tego rodzaju ulgi mogą stanowić dla przedsiębiorcy pomoc publiczną, zatem przy wypełnianiu wniosku należy wskazać rodzaj pomocy, a także zweryfikować, czy dotychczas uzyskana pomoc publiczna umożliwia skorzystanie z tej ulgi.
• Czy ZUS, przyznając ulgę, powinien wydać decyzję?
Inaczej niż w przypadku zobowiązań podatkowych, w przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia wniosku przedsiębiorcy-płatnika odroczenie terminu płatności zaległych składek lub rozłożenie należności z tego tytułu na raty następuje w formie umowy pomiędzy zakładem a płatnikiem. Umowa taka wprost reguluje, jakich należności dotyczy ulga oraz określa ostateczny termin uregulowania zobowiązania. Natomiast w przypadku negatywnego rozstrzygnięcia organ powinien przeprowadzić postępowanie oraz wydać decyzję administracyjną.
• Czy w przypadku zastosowania ulgi dotyczącej należności składkowych są naliczane opłata prolongacyjna i odsetki?
Również w przypadku należności składkowych zastosowanie ulgi wiąże się z ustaleniem opłaty prolongacyjnej. Opłata jest ustalana zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej, a więc nie ustala się takiej opłaty w przypadku wniosku podatnika złożonego w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonych w związku z COVID-19 albo w okresie 30 dni następujących po ich odwołaniu.
Istotne jest, że od składek, które rozłożono na raty, nie nalicza się odsetek za zwłokę, począwszy od następnego dnia po dniu wpływu wniosku o udzielenie tych ulg. Natomiast jeżeli przedsiębiorca nie dokona spłaty rat w określonych terminach, pozostała kwota staje się natychmiast wymagalna wraz z odsetkami za zwłokę. ©℗
Anna Łozowska

Możliwości optymalizacji czasu pracy

Obniżenia kosztów płacowych można szukać również poprzez wprowadzenie dozwolonych rozwiązań związanych z zarządzaniem czasem pracy pracowników. O jakiego rodzaju instrumenty chodzi i jakie korzyści mogą przynieść?
Do planów wprowadzenia rozwiązań optymalizujących zatrudnienie warto zacząć przygotowywać się jak najwcześniej, zanim jeszcze firma odczuje skutki spowolnienia, gdyż zastosowanie opisywanych poniżej narzędzi, tj. zarówno wydłużonego okresu rozliczeniowego, jak i równoważnego systemu czasu pracy, wymaga zmian w regulaminie pracy. Te zaś mogą wymagać uzgodnienia ze związkami zawodowymi (jeśli takie u pracodawcy działają).

Wydłużenie okresu rozliczeniowego

W okresie kiedy zamówień jest mniej, a pracownicy mają mniej pracy, korzystne z punktu widzenia pracodawcy może być wydłużenie okresu rozliczeniowego. To rozwiązanie sprawdza się nie tylko w branżach sezonowych.
▶ Na czym to polega. Okres rozliczeniowy – w uproszczeniu mówiąc – to okres, po którym sprawdza się, ile pracował pracownik i czy wystąpiły nadgodziny. Nadgodziny to koszt, który w pewnych sytuacjach można przynajmniej zredukować: jeśli nie wynikają one z ogólnej przewyższającej normy ilości pracy, ale z nierównego rozłożenia jej w czasie.
WAŻNE! Weryfikacja i wypłata wynagrodzenia za nadgodziny dobowe (praca powyżej 8 godzin na dobę) odbywa się co miesiąc, bez względu na długość ustalonego okresu rozliczeniowego.
Podstawowa długość okresu rozliczeniowego wynosi jeden miesiąc. W takim przypadku pracodawca po zakończeniu każdego miesiąca weryfikuje, czy pracownik pracował zgodnie z normą tygodniową (czyli np. przy pełnym etacie – przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy). Jeśli doszło do jej przekroczenia, od razu po zakończeniu miesiąca pracodawca wypłaca wynagrodzenie za wszelkiego rodzaju nadgodziny (miesięczny okres rozliczeniowy zamyka się i nie ma możliwości „oddania” w późniejszym okresie czasu wolnego w zamian za przepracowane nadgodziny, chociażby wniosek złożył sam pracownik). Jeśli natomiast pracownik pomimo zatrudnienia na pełen etat nie przepracował liczby godzin (pracował mniej) wskutek zdarzeń niezależnych od niego (np. w sytuacji zbyt małej ilości zamówień lub przerw w dostawie energii uniemożliwiających działanie firmy), to po zakończeniu miesiąca – w uproszczeniu mówiąc – pracodawca musi wypłacić pracownikowi i tak taką wysokość wynagrodzenia, jakby pracownik przepracował pełen etat. Przepisy pozwalające na wydłużenie okresu rozliczeniowego zawarto w art. 129 oraz art. 150 k.p.
• Jakie są korzyści z wydłużenia okresu rozliczeniowego?
Wydłużenie okresu rozliczeniowego (maksymalne do 12 miesięcy, jeśli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi, organizacyjnymi) umożliwia uelastycznienie rozliczeń na linii pracodawca–pracownik. Przy czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym weryfikacja, czy pracownik zmieścił się w normie tygodniowej i czy wypracował umówiony etat, następuje dopiero po czterech miesiącach. W efekcie pracodawca ma więcej czasu na oddanie pracownikowi wolnych godzin w zamian za wcześniej przepracowane godziny nadliczbowe. Ma też możliwość takiego ustalania grafików pracy, by w okresach, w których zadań do wykonania jest mniej, pracownicy pracowali przez mniejszą liczbę godzin, a w okresach, w których ilość zadań wzrasta, pracowali odpowiednio więcej – łącznie mieszcząc się w pełnym etacie.
Przykład
Pracownik jest wynagradzany według stawki miesięcznej
Pracownik zatrudniony jest na pełen etat. U pracodawcy obowiązuje czteromiesięczny okres rozliczeniowy, rozpoczynający się 1 stycznia. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie według stawki miesięcznej. W lutym liczba zamówień składanych przez kontrahentów spadła w ten sposób, że nie ma konieczności, by pracownik wykonywał swoją pracę przez 5 dni w tygodniu po 8 godzin, i w związku z tym pracodawca za pośrednictwem grafika pracy polecił pracownikowi przez cztery tygodnie lutego świadczenie pracy wyłącznie przez 4 dni w tygodniu po 8 godzin. W kwietniu, kiedy liczba zamówień wzrosła, pracodawca polecił pracownikowi przez cztery tygodnie kwietnia świadczenie pracy przez 6 dni w tygodniu po 8 godzin.
W tym wariancie pracodawca okres niższego zapotrzebowania na pracę (luty) rekompensuje okresem wyższego zapotrzebowania (kwiecień). Pracownik mieści się w ustawowej normie, gdyż pracuje przeciętnie 40 godzin i przeciętnie 5 dni w tygodniu – z tego względu pracodawca nie musi wypłacać mu wynagrodzenia za nadgodziny w kwietniu (pracodawca przez cztery miesiące wypłaca mu równe, ustalone według miesięcznej stawki wynagrodzenie). Pracodawca nie jest też stratny, gdyż pracownik przez cztery miesiące wypracował tyle godzin, za ile pracodawca rzeczywiście mu zapłacił. Gdyby u pracodawcy obowiązywał jednomiesięczny okres rozliczeniowy, pracodawca za luty musiałby zapłacić pracownikowi jak za pełen etat (chociaż pracownik pracował mniej godzin), natomiast za kwiecień – wynagrodzenie za pełen etat plus za nadgodziny.
Przykład

Pensja jest liczona według stawki godzinowej

W sytuacji analogicznej, jak w przykładzie powyżej, pracownik otrzymuje wynagrodzenie według stawki godzinowej. Również i w tym wariancie pracownik mieści się w ustawowej normie, gdyż pracował przeciętnie 40 godzin i przeciętnie 5 dni w tygodniu. Inaczej natomiast będzie kształtować się jego wynagrodzenie: w lutym pracownik otrzyma wynagrodzenie za rzeczywistą liczbę przepracowanych godzin (czyli wynagrodzenie będzie mniejsze niż za pełen etat). Z tym zastrzeżeniem, że jeżeli pensja wyliczona w ten sposób miałaby być niższa niż ustawowe wynagrodzenie minimalne, wówczas pracownik otrzyma wynagrodzenie minimalne. Z kolei za kwiecień – tak jak za luty – pracownik również powinien otrzymać wynagrodzenie przeliczone według formuły:
wynagrodzenie = rzeczywista liczba przepracowanych godzin x stawka godzinowa (czyli wynagrodzenie będzie wyższe niższe za pełen etat).
Przy czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym pracodawca będzie więc stratny tylko wówczas, gdy w lutym musiał wyrównać wynagrodzenie pracownika do poziomu wynagrodzenia minimalnego.
Dla porównania: gdyby u pracodawcy obowiązywał jednomiesięczny okres rozliczeniowy, pracodawca za luty musiałby zapłacić pracownikowi jak za pełen etat (chociaż pracownik pracował mniej godzin; niewypracowanie etatu w ramach okresu rozliczeniowego z przyczyn niezależnych od pracownika obciąża bowiem pracodawcę), natomiast za kwiecień – wynagrodzenie za pełen etat plus za nad godziny.
Wydłużenie okresu rozliczeniowego może być zatem szczególnie korzystne, jeśli np. rzeczywiście wprowadzone zostałyby ograniczenia w dostawach energii (a w efekcie zakład pracy przez pewien okres obiektywnie nie mógłby działać) lub jeśli pracodawca przewiduje, że mogą pojawić się przerwy w dostawach surowców/komponentów lub też okresy zmniejszonego zapotrzebowania na jego produkty czy też usługi. Wydłużenie okresu rozliczeniowego przynosi najbardziej wymierne efekty wraz z wdrożeniem równoważnego czasu pracy (o czym mowa poniżej).

Wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy

▶ Na czym polega? Równoważny system czasu jest systemem, w którym w pewnych dniach czas pracy może zostać wydłużony do 12 godzin (zamiast podstawowych 8 godzin). Jeszcze wyższe normy mogą zostać wprowadzone przy wykonywaniu prac polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy – nawet do 16 godzin, a w przypadku pracy związanej z ochroną mienia lub osób, a także w przypadku pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych – nawet do 24 godzin. Jest to równoważone krótszym czasem pracy w inne dni lub udzieleniem dni wolnych od pracy w obowiązującym u pracodawcy okresie rozliczeniowym. Możliwość wprowadzenia równoważnego systemu czasu pracy uregulowano w art. 135–137 k.p.
WAŻNE! W przypadku równoważnego czasu pracy praca powyżej 8 godzin na dobę (lecz do 12 godzin) nie stanowi pracy w nadgodzinach (nadgodziny dobowe) – pracodawcy nie obciąża więc dodatek za nadgodziny.
Równoważny czas pracy może być łączony np. z pracą zmianową. Tak samo jak okres rozliczeniowy, można go wprowadzić dla wszystkich lub wyłącznie dla jednej lub kilku grup pracowników w danym zakładzie pracy.
▶ Jakie korzyści przynosi wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy? Przede wszystkim są to korzyści w obszarze uelastycznienia czasu pracy i związanych z nim kosztów. Jeśli organizacja procesu pracy u pracodawcy uzasadnia wprowadzenie równoważnego czasu pracy, tj. np. w sposób regularny występują przekroczenia ośmiogodzinnego dnia pracy, warto zastanowić się nad wdrożeniem tego systemu jako jednego z elementów walki z kryzysem.
Równoważny system czasu pracy może nie przynieść pracodawcy zakładanych korzyści w przypadku określonych chronionych grup pracowników, którzy mogą pracować tylko 8 godzin na dobę (np. pracownic w ciąży, pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia). ©℗
Magdalena Maślak-Gościmińska, Agata Jędroś

Przestój i inne narzędzia na czas spowolnienia

Jeśli koszty prowadzenia działalności zaczynają przewyższać zyski, przedsiębiorcy stają przed dylematem, czy czasowo nie wstrzymać działalności, aby zminimalizować straty
Pierwszym pomysłem wielu z nich będzie – „wprowadźmy przestój w zakładzie”. Ale czy faktycznie jest to dobre rozwiązanie? A jeśli tak – to w jakich sytuacjach? Co można zyskać? Na co uważać? Podważamy mity związane z przestojem oraz wskazujemy inne rozwiązania, z jakich mogą korzystać pracodawcy w trudnej sytuacji.

Kiedy można wprowadzić

Obecnie funkcjonują dwa rodzaje przestoju:
  • kodeksowy, czyli uregulowany w art. 81 kodeksu pracy (dalej: k.p.) oraz
  • przestój ekonomiczny, który wprowadziły przepisy ustawy o przeciwdziałaniu epidemii COVID-19 (o czym szerzej piszemy dalej).
O ile warunki wprowadzenia przestoju ekonomicznego są ściśle określone, o tyle przesłanki zastosowania przestoju kodeksowego są dużo bardziej elastyczne – przepisy kodeksu pracy nie regulują bowiem precyzyjnie tej kwestii. Nie budzi wątpliwości, że przestój może być wprowadzony ze względu na przyczyny obiektywne, zewnętrzne (np. brak materiałów do produkcji, przerwy lub ograniczenia w dostawach prądu), nawet wówczas, gdy ich wystąpienie było np. częściowo zawinione przez pracodawcę.
Bardziej problematyczna jest jednak kwestia przestoju spowodowanego przyczynami ekonomicznymi (np. decyzja o czasowym wstrzymaniu produkcji podyktowana kalkulacją zysków i strat). W doktrynie i orzecznictwie prezentowane jest stanowisko, że przyczyny ekonomiczne nie mogą uzasadniać wprowadzenia kodeksowego przestoju (kluczowa była tu uchwała Sądu Najwyższego z 1992 r., (sygn akt I PZP 58/92), a spadek zamówień powinien być przez przedsiębiorcę brany pod uwagę jako element ryzyka przy prowadzeniu działalności, którym pracodawca nie może obciążać pracownika.
W praktyce jednak w obecnym stanie niepewności spowodowanym kryzysem energetycznym, trwającą wojną w Ukrainie, tlącą się jeszcze pandemią COVID-19, a także innymi niedającymi się przewidzieć czynnikami, przestój z przyczyn ekonomicznych zdaje się nie być wpisanym w „zwykłe” ryzyko gospodarcze, do którego odnosił się SN we wspomnianej uchwale sprzed prawie trzech dekad. Być może więc pogląd ten będzie wymagał aktualizacji i zmiany.

Wynagrodzenie pracowników

W powszechnym mniemaniu pokutuje przeświadczenie, że za czas przestoju pracownikowi należne jest jedynie 60 proc. wynagrodzenia. W rzeczywistości jednak, w większości przypadków nie będzie to prawda. Dlaczego? Otóż przy wprowadzeniu przestoju z przyczyn dotyczących pracodawcy (czyli de facto we wszystkich przypadkach poza sytuacjami, gdy to pracownik nie jest gotów do świadczenia pracy) pracownikowi za czas niewykonywania pracy przysługuje jego „normalne”, zasadnicze wynagrodzenie. Jedynie w przypadku, gdy umowa z pracownikiem nie przewiduje wynagrodzenia godzinowego lub miesięcznego, pracodawca może wypłacić 60 proc. wynagrodzenia (jednak nie mniej niż minimalne wynagrodzenie za pracę). Dotyczy to np. pracowników wynagradzanych akordowo lub prowizyjnie.
Natomiast jeżeli przestój nastąpiłby z winy pracownika, wówczas zgodnie z ogólnymi zasadami wynagrodzenie nie przysługuje mu w ogóle.

Dodatkowe składniki wynagrodzenia

Skoro zatem przestój generalnie nie wypływa na konieczność wypłaty wynagrodzenia zasadniczego, to czy pozwala na jakiekolwiek inne oszczędności? Tu nasuwa się od razu pytanie o dodatkowe składniki – dodatki, premie itp. Często w okresie przestoju pracownik nie ma do nich prawa. Wyjątkiem są sytuacje, gdy świadczenie związane jest z jego zaszeregowaniem (stanowiskiem), np. dodatek funkcyjny dla lidera czy brygadzisty.
W zakresie pozostałych składników wynagrodzenia wszystko zależy od sposobu ich uregulowania w umowie o pracę lub w aktach wewnątrzzakładowych.
Jeżeli u pracodawcy funkcjonują dodatki czy premie, których wypłata uzależniona jest od spełnienia określonych kryteriów (np. wyrobienia określonej normy, frekwencji), wówczas w sytuacji niewykonywania pracy przez pracowników i siłą rzeczy niespełnienia tych kryteriów – nie będą oni mieli prawa do premii. Zgodnie z art. 81 k.p. będzie się im należeć wyłącznie zasadnicze wynagrodzenie. W tym zakresie jednak zalecana jest pewna ostrożność i każdorazowa analiza warunków przyznawania danego składnika wynagrodzenia.
Przestój może więc dać pewne oszczędności w zakresie wynagrodzenia, ale ich skala (a więc i opłacalność rozwiązania) zależy ściśle od struktury elementów składających się na wynagrodzenie pracowników.
• Czy przestój musi objąć całą firmę?
Kodeks pracy nie precyzuje tej kwestii. Natomiast z uwagi na ogólny cel regulacji można uznać, że przestój dotyczyć będzie tych pracowników, którzy w danym dniu byli gotowi do pracy, a z przyczyn leżących po stronie pracodawcy nie mogli jej wykonywać. Innymi słowy – możliwa jest sytuacja, w której przestój obejmie tylko część zakładu.
W takim przypadku pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę, czy dobierając osoby objęte przestojem, nie naraża się na zarzut dyskryminacji i (jeżeli jest to możliwe) rozważyć rotacyjne obejmowanie grup pracowników przestojem.
• Jak długo może trwać przestój?
Na to pytanie przepisy również nie dają odpowiedzi. Można więc uznać, że przestój trwać może tak długo, jak długo występuje przyczyna uniemożliwiająca pracownikowi wykonywanie pracy.

Co można zrobić z pracownikami

„Zagospodarowanie” pracowników objętych przestojem możliwe jest poprzez:
1. Powierzenie innej pracy – art. 81 par. 3 k.p.
W sytuacji wystąpienia przestoju, pracodawca może rozważyć, czy pracownicy niemogący świadczyć pracy na dotychczasowym stanowisku mogliby wesprzeć inne działy.
Na czas trwania przestoju pracodawca może bowiem powierzyć pracownikom inną pracę, przy następujących ograniczeniach:
  • praca powinna być odpowiednia (tj. zbliżonego rodzaju do pracy określonej w umowie, zgodna z kwalifikacjami pracownika),
  • wypłacane pracownikowi wynagrodzenie za pracę na nowym stanowisku powinno odpowiadać wynagrodzeniu pracowników zatrudnionych na tym stanowisku oraz nie może być niższe niż na stanowisku pierwotnym.
2. Powierzenie innej pracy – art. 42 par. 4 k.p.
Zbliżoną do powyższej instytucją (a niezależną od ogłoszenia przestoju) jest możliwość powierzenia pracownikowi innej pracy w okresie nieprzekraczającym trzech miesięcy w roku kalendarzowym. Nie może ona jednak powodować obniżenia wynagrodzenia i powinna odpowiadać kwalifikacjom pracownika. Pracodawca może też powierzyć pracownikowi pracę w innym swoim zakładzie. Oba rozwiązania nie wymagają formy pisemnej ani zawarcia aneksu do umowy o pracę.
3. Oddelegowanie pracowników do pracy u innego pracodawcy
Jeżeli pracodawca nie jest w stanie powierzyć pracownikom innej pracy, może rozważyć oddelegowanie ich do innego pracodawcy. W praktyce to rozwiązanie sprawdzi się przede wszystkim w ramach większych grup spółek, chociaż może dotyczyć także podmiotów niepowiązanych. Od strony formalnej skierowanie do pracy u innego pracodawcy może być realizowane zarówno poprzez czasowe oddelegowanie do innego podmiotu w ramach świadczenia usług (w drodze aneksu do umowy o pracę – za zgodą pracownika), jak i w formie urlopu bezpłatnego udzielanego w celu bezpośredniego zatrudnienia w innym podmiocie. ©℗
Andrzej Łobodziński, Milena Zalesińska, Magdalena Soyta
Oszczędzają nie tylko bogaci. Duża część z nas nie musi się jeszcze zadłużać [SONDAŻ]
Oszczędzają nie tylko bogaci. Duża część z nas nie musi się jeszcze zadłużać [SONDAŻ]

Zobacz również

Oszczędności w obszarze wynagrodzeń i benefitów

W sytuacji gdy pracodawca mierzy się z coraz trudniejszą sytuacją ekonomiczną, niejednokrotnie jedynym sposobem na uniknięcie lub ograniczenie zwolnień pracowniczych jest szukanie oszczędności w zakresie kosztów zatrudnienia
Dotyczyć to może zarówno podstawowych kosztów, tj. wynagrodzeń zasadniczych, jak i wszelkich dodatkowych świadczeń i benefitów pracowniczych. Jednak przed podjęciem decyzji o cięciach warto sprawdzić, jak poprawnie wprowadzić modyfikacje.

cięcia benefitów

Przede wszystkim miejmy na uwadze, że poszczególne benefity czy świadczenia funkcjonujące u danego pracodawcy mogą mieć inny status i nie do wszystkich stosuje się jednakowe zasady wprowadzania zmian.
• Kiedy pracodawca może swobodnie wprowadzić zmiany dotyczące benefitów?
Ważnym rozróżnieniem w tym zakresie jest to, czy dane świadczenie ma charakter uznaniowy, tj. zależy od każdorazowej decyzji pracodawcy, czy też roszczeniowy – to drugie oznacza, że wprowadzony przez pracodawcę dodatek automatycznie przysługuje pracownikowi, stając się składnikiem jego wynagrodzenia. I tak:
  • świadczenia uznaniowe – zależą od woli pracodawcy, może więc je dowolnie zmodyfikować lub nawet wstrzymać przejściowo lub na stałe. Pracownik zaś nie może tego formalnie zakwestionować.
  • świadczenia roszczeniowe – do tych świadczeń, które stanowią składnik wynagrodzenia pracownik ma prawo i może się ich domagać. Pracodawca, chcąc je odebrać lub pogorszyć ich warunki, musi przestrzegać odpowiedniej procedury (o czym – piszemy dalej).
Tu pojawia się jednak pułapka. W praktyce zdarza się, że niektóre świadczenia są mylnie uznawane za uznaniowe, ponieważ nie są opisane w regulaminie wynagradzania, a nawet w żadnym dokumencie wewnętrznym. Do pomyłki może dojść również dlatego, że dane świadczenie funkcjonuje pod nazwą nagroda czy premia uznaniowa. Tymczasem nawet świadczenia, które nie są w żaden sposób opisane ani formalnie wprowadzone, mogą być takimi, do których pracownik ma roszczenie. Może to wystąpić np. wtedy, gdy praktyka przyznawania premii jest stała, są one powtarzalne, a pracownikom znane są kryteria wpływające na jej przyznanie i wysokość (np. jest ona obliczana jako stały procent wynagrodzenia).
Rozróżnienie świadczenia uznaniowego od roszczeniowego nie zawsze jest łatwe. Konieczna jest analiza konkretnego przypadku – przede wszystkim praktyki przyznawania, treści komunikatów przekazanych pracownikom oraz tego, w jaki sposób dane świadczenie jest uregulowane wewnętrznie. Trzeba również pamiętać, że takim roszczeniowym składnikiem wynagrodzenia mogą być nie tyko świadczenia pieniężne, ale też różnego rodzaju świadczenia rzeczowe (np. bony, pakiety medyczne i karty sportowe).
Przykład
Kiedy można zrezygnować z nagród bez formalności
Pracodawca kilka razy, nieregularnie, przyznał nagrody wybranym pracownikom za wyjątkowe sukcesy indywidualne. Kwoty różniły się i były ustalane przez pracodawcę indywidualnie, dodatkowo na ich wysokość miała wpływ bieżąca sytuacja finansowa firmy. Nagrody nie są uregulowane wewnętrznie.
Ze względu na spadek zamówień pracodawca postanowił zmniejszyć wysokość i częstotliwość nagród. Ponieważ nagrody pracodawcy mają rzeczywiście charakter uznaniowy, to pracodawca nie musi przeprowadzać procedury wypowiedzenia zmieniającego.
Przykład
Ustne zachęty też mają moc
Pracodawca miał stałą praktykę wypłacania przedstawicielom handlowym premii kwartalnej w wysokości stałego procentu wygenerowanej przez nich sprzedaży. Premia nie była co prawda uregulowana wewnętrznie, jednak pracodawca ustnie zachęcał pracowników do działań sprzedażowych, wspominając o premii.
W takim wypadku pracodawca, który nagle postanowi wstrzymać wypłatę wszystkich premii, pomimo że poszczególni pracownicy dalej generują sprzedaż, musi liczyć się z ryzykiem roszczeń o premie od tych osób, które dalej spełniały wyznaczane im cele indywidualne.
Ważne! O uznaniowości świadczenia nie decyduje jego nazwa czy też brak uregulowania w wewnętrznych regulaminach lub politykach, tylko jego rzeczywisty charakter.

zmiany w zakresie wynagrodzenia zasadniczego i benefitów roszczeniowych

▶ Możliwość 1: indywidualne porozumienie z pracownikiem. We wprowadzeniu zmian w warunkach wynagradzania pracownika pomóc może zawarcie z nim indywidualnego porozumienia. Pracodawca, który znajduje się w trudnej sytuacji, może otwarcie komunikować swoim pracownikom potrzebę wprowadzenia pewnych oszczędności i poprosić ich o zgodę na cięcia. Nie jest on wtedy związany formalnymi ograniczeniami, jak np. nieobecność pracownika. Porozumienie daje też większą elastyczność w zakresie ustalania szczegółów. Przykładowo mogą one dotyczyć tylko pewnego okresu oraz określać parametry, od których zależeć będzie przywrócenie dotychczasowych warunków. Oczywiście kluczowe jest, żeby ewentualne porozumienie zostało przez pracownika podpisane swobodnie i bez przymusu. Taka otwarta komunikacja niestety czasem może doprowadzić do sytuacji, w której pracownicy celowo unikają wprowadzenia zmian, np. poprzez usprawiedliwione nieobecności.
▶ Możliwość 2: jednostronne dokonanie zmian przez pracodawcę na niekorzyść pracownika. Dokonanie ich w odniesieniu do wynagrodzenia zasadniczego oraz pozostałych świadczeń roszczeniowych, które są składnikiem wynagrodzenia pracownika, wymaga zastosowania procedury wypowiedzenia zmieniającego (zgodnie z art. 42 k.p.). Modyfikacje wprowadzone bez tej procedury będą nieskuteczne – możliwe, że pracownicy będą domagać się wyrównania/przyznania zaległych świadczeń.
W praktyce niektóre zmiany nie są jednoznacznie niekorzystne dla pracownika, szczególnie jeśli jakiś benefit nie jest po prostu odebrany, ale zmieniony lub zastąpiony innym. W tej drugiej sytuacji pamiętajmy, że oceniając, czy modyfikacja jest niekorzystna, nie zawsze możliwe jest uwzględnienie całokształtu zmiany. Nawet jeśli dany benefit jest zastępowany innym, a koszt benefitu dla pracodawcy jest taki sam, z perspektywy pracownika następuje najpierw odebranie określonego świadczenia, a następnie przyznanie nowego. Odebranie świadczenia w dalszym ciągu może wymagać wypowiedzenia zmieniającego.
• Jak przeprowadzić procedurę wypowiedzenia zmieniającego?
Procedura wypowiedzenia zmieniającego polega na zaproponowaniu pracownikowi na piśmie nowych warunków dotyczących, np. wysokości wynagrodzenia, zasad premiowania czy po prostu braku obowiązującej dotąd premii bądź dodatku. Zmiany te mogą obejmować nie tylko wprost składniki wynagrodzenia, ale też inne warunki pracy, które mogą dla pracodawcy wygenerować oszczędności. Przykładowo może to być np. zmiana wymiaru etatu czy stanowiska pracownika na takie z niższym wynagrodzeniem czy przesunięcie pracownika w inne miejsce pracy.
Wymogi formalne są tutaj analogiczne do standardowego wypowiedzenia umowy o pracę. Przede wszystkim propozycja pracodawcy musi zostać doręczona pracownikowi na piśmie wraz z uzasadnieniem (np. trudności ekonomiczne, spadek zamówień), a zmiany wejdą w życie po upływie okresu wypowiedzenia, którego długość zależy od stażu pracownika. Zastosowanie ma tu też większość sytuacji ochrony pracownika przed zwolnieniem – np. wypowiedzenia zmieniającego nie można doręczyć w czasie usprawiedliwionej nieobecności pracownika.
Jeśli pracownik akceptuje nowe warunki, nie musi podejmować żadnych działań. Pracownik może ich jednak nie przyjąć. W takim przypadku wypowiedzenie zmieniające będzie miało efekt „zwykłego” wypowiedzenia, tj. wraz z upływem okresu wypowiedzenia umowa się rozwiąże.
• Jakie ryzyko niesie procedura wypowiedzenia zmieniającego?
Nieprzyjęcie przez pracownika zaproponowanych warunków i w konsekwencji rozwiązanie się umowy o pracę – to oczywiście konsekwencja, którą należy brać pod uwagę (efekt redukcji zatrudnienia). Poza tym pracodawcy powinni pamiętać o ryzyku powstania sporu sądowego, jeśli pracownik odwoła się do sądu pracy. Firmy nie mogą również zapomnieć o możliwości roszczeń o odprawy pieniężne, jeśli pracownik nie przyjmie nowych warunków, a wyłączną przyczyną wypowiedzenia była sytuacja ekonomiczna pracodawcy.

Alternatywa: porozumienia zbiorowe

Indywidualna zmiana warunków umowy o pracę pracownikom może być czasochłonna. Często zapominanym rozwiązaniem tego problemu jest możliwość czasowego zawieszenia przez pracodawcę znajdującego się w trudnej sytuacji ekonomicznej stosowania niektórych wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy lub postanowień umowy o pracę (na co pozwalają art. 91 k.p. i 231a k.p.). Rozwiązania te są wyjątkowe, mówimy tu bowiem o możliwości ograniczenia przyznanych pracownikom praw na podstawie porozumienia zawieranego przez pracodawcę z reprezentującą pracowników organizacją związkową lub – jeżeli taka organizacja nie funkcjonuje – z przedstawicielstwem pracowników.
• Jakie z punktu widzenia pracodawcy mogą być zalety zmiany warunków pracy w trybie porozumienia zbiorowego?
Jest ich wiele, przede wszystkim:
  • dla skuteczności zmian nie trzeba zmieniać indywidualnej umowy o pracę (następują automatycznie na podstawie porozumienia zbiorowego);
  • co ważne, zawieszenie może dotyczyć nawet pracowników podlegających szczególnej ochronie, np. będących w wieku przedemerytalnym;
  • procedura może być znacznie szybsza niż indywidualna zmiana umów o pracę.
Należy pamiętać, że porozumienie przesyła się właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy, jednak jedynie informacyjnie.
Ze względu na wyjątkowy charakter omawianych rozwiązań wydaje się, że przesłanki wdrożenia porozumienia zbiorowego powinny być szczegółowo uregulowane w prawie. Tymczasem przepisy są dość lakoniczne. Pozwalają na zastosowanie rozwiązań „jeśli jest to uzasadnione (w domyśle – złą) sytuacją finansową pracodawcy”, nie precyzując jednak, w jaki sposób dokonać oceny tej sytuacji. W praktyce strony porozumienia (pracodawca i organizacja związkowa lub przedstawiciele pracowników) powinny rozważyć każdy przypadek osobno. Pamiętajmy jednak, że celem tych rozwiązań jest umożliwienie pracodawcom podjęcia działań, które są niezbędne dla ochrony miejsc pracy (porozumienia kryzysowe). Podstawy zmian powinny więc być realne i obiektywne, a sam zakres zmian oraz czas zawieszenia uprawnień (według przepisów maksymalnie trzy lata) adekwatny do sytuacji.
• Co można zmienić w ramach porozumienia zbiorowego?
Zakres postanowień, które podlegają zawieszeniu, może być stosunkowo szeroki. Oczywiście skoro celem jest pomoc pracodawcom w trudnej sytuacji, powinny to być zmiany mogące faktycznie spowodować (choćby pośrednio) pewne oszczędności finansowe.
Artykuł 91 k.p. pozwala na czasowe zawieszenie wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy, tj. np. regulaminów pracy, wynagrodzenia, premiowania. W praktyce najczęściej wyłącza lub ogranicza się dodatkowe premie, benefity – szczegóły powinno określać porozumienie. Co ważne, porozumieniem nie można zmienić przepisów kodeksu pracy lub innych ustaw i aktów wykonawczych. Modyfikacji podlegają więc tylko te elementy, które pracodawca ukształtował korzystniej, niż wymagały tego od niego przepisy. Nie może więc np. ustalić wysokości dodatku za pracę w nadgodzinach mniej korzystnie, niż nakazują przepisy.
Dodatkowo pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym pracy lub zatrudniający mniej niż 20 pracowników mogą zawrzeć porozumienie (ponownie z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników) o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników, niż wynikające z umów o pracę. Nie zapominajmy jednak, że porozumienie może dotyczyć tylko warunków umownych, niewynikających z przepisów prawa pracy oraz takich, których wdrożenie ma chociaż pośredni wpływ na kondycję finansową pracodawcy. Zazwyczaj będzie to więc czasowe wyłączenie premii i dodatkowych świadczeń czy też ograniczenie korzystania z innych benefitów (opieka medyczna, służbowy samochód lub telefon itp.). ©℗
Lucyna Brayshaw, Natalia Mosur

Na co zwrócić uwagę, wprowadzając pracę zdalną

Praca zdalna lub hybrydowa mogą przynieść oszczędności pracodawcy, a także pracownikom. Choćby z tego powodu, że można dzięki temu zmniejszyć powierzchnię wynajmowaną na biura
Zanim się podejmie decyzję o wprowadzeniu pracy zdalnej, trzeba jednak wziąć pod uwagę kilka aspektów, w szczególności:
  • uregulowanie zasad świadczenia pracy w trybie zdalnym, tak aby faktycznie stanowiła źródło oszczędności, bowiem źle zorganizowana praca zdalna może wręcz generować dodatkowe koszty;
  • prawidłowe przygotowanie komunikacji z pracownikami, tak aby praca zdalna postrzegana była jako benefit, a niekoniecznie sposób na oszczędności, co może spotkać się z negatywnym odbiorem załogi;
  • częściowe ograniczenie kadry na miejscu może oznaczać możliwość rezygnacji z części powierzchni biurowej – warto jednak przewidzieć plan B, na wypadek chęci załogi lub potrzeby powrotu do biura w pełnym zakresie.

Oszczędności

Praca zdalna może stanowić źródło ograniczenia stałych kosztów funkcjonowania przedsiębiorcy. Wdrożenie dopasowanych do potrzeb zasad z pewnością wpłynie na zmniejszenie ilości pobieranego prądu, koszty ogrzewania powierzchni czy możliwość ograniczenia powierzchni biurowej, co znacznie obniży koszty utrzymania zakładu pracy, a także ograniczenie standardowych wydatków dodatkowych – na artykuły biurowe czy gorące napoje.
Praca zdalna to również oszczędności dla pracowników – czasu i kosztów dojazdów do pracy, ograniczenie kupowania posiłków na mieście, a w skrajnych przypadkach możliwość ograniczenia liczby pojazdów w gospodarstwie domowym. Oszczędności te z powodzeniem pokrywają, a nawet przewyższają ewentualny wzrost kosztów pracownika związany z pracą z domu (zużycie prądu, kawa, herbata itp.).
• Czy można polecić pracownikowi pracę zdalną?
Kwestia formalnego uregulowania pracy zdalnej lub hybrydowej ewoluuje. Praca zdalna po raz pierwszy pojawiła się wprost w ustawie z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2185; dalej: tarcza antykryzysowa). Ta regulacja obowiązuje do dziś z uwagi na nadal obowiązujący stan zagrożenia epidemicznego w Polsce. Przy czym art. 3 tarczy antykryzysowej nie przewiduje wprost szczegółowych wymogów czy ograniczeń. Daje pracodawcy uprawnienie do polecenia pracy zdalnej pod warunkiem, że pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do jej wykonywania, i oczywiście, gdy rodzaj pracy się do tego nadaje. Jest to obecnie najmniej sformalizowana forma wprowadzenia pracy zdalnej. Dodatkowo trwają pace legislacyjne nad nowymi przepisami kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej.

Jak odpowiednio się przygotować

Rozwiązania zdalnego świadczenia pracy trzeba jednak zaprojektować tak, by były bezpieczne dla pracodawcy. Na co zwrócić uwagę, żeby wdrożenie pracy zdalnej było źródłem oszczędności, a nie dodatkowych, nieprzewidzianych wydatków. W tym celu warto zadbać o kilka kluczowych kwestii.
▶ Kwestia 1. Opracowanie polityki pracy zdalnej. Dobrą praktyką jest przygotowanie przez pracodawcę polityki pracy zdalnej (kwestia nazewnictwa ma tu drugorzędne znaczenie). Pozwoli to uniknąć wątpliwości, jakie mogą pojawić się w przypadku wystąpienia różnego rodzaju zdarzeń, takich jak np. wypadki przy pracy. Tego typu dokument pomoże też ograniczyć ryzyko roszczeń związanych z nieuregulowanym czasem pracy lub kosztów związanych z potencjalnym złym zabezpieczeniem tajemnicy przedsiębiorstwa i danych osobowych.
Ważne, aby dokument kształtujący zasady pracy zdalnej w sposób kompleksowy regulował kluczowe obszary, tj.:
  • zasady wykonywania obowiązków przez pracowników w trybie niestacjonarnym, np. w jakim miejscu może być świadczona praca zdalna (np. miejsce zamieszkania pracownika/teren RP/UE/EOG/możliwość działania bez ograniczeń);
  • wymiar świadczenia pracy zdalnej, a w przypadku formy mieszanej – zasady zmienności trybu stacjonarnego i zdalnego;
  • formę prowadzenia ewidencji czasu pracy;
  • kryteria doboru stanowisk do pracy zdalnej w sposób niedyskryminujący i zapewniający równe traktowanie;
  • mechanizmy, które ograniczą ryzyko zjawiska mobbingu przy pracy zdalnej;
  • kwestie bhp, w tym sposobu działania w razie wypadku przy pracy;
  • wytyczne dotyczące bezpieczeństwa informacji i danych osobowych;
  • ograniczał ryzyko nadużyć dotyczących np. czasu pracy.
▶ Kwestia 2. Konsultacje z załogą, udział pracowników i organizacji związkowych w tworzeniu regulacji. Aktualne regulacje tarczy antykryzysowej nie wymagają od pracodawcy konsultacji wdrożenia pracy zdalnej z przedstawicielami pracowników lub organizacjami związkowymi ani też ich zgody.
Jednocześnie nie można zaprzeczyć, że praca zdalna stanowi zmianę organizacji pracy. W efekcie pracodawcy, u których działa rada pracowników, powinni przekazać jej odpowiednie informacje.
▶ Kwestia 3. Przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji. Z oczywistych względów wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie znajdzie zastosowania do wszystkich stanowisk i wszystkich pracowników. Aby praca zdalna nie okazała się źródłem roszczeń pracowników dotyczących mobbingu lub dyskryminacji, ważna jest ocena możliwości świadczenia pracy w trybie zdalnym z uwagi na specyfikę obowiązków czy ewentualne podwyższone ryzyka związane z realizowaniem zadań poza zakładem pracy. Na wypadek kwestionowania równego traktowania w tym obszarze lub kontroli inspekcji pracy istotne jest, aby przeprowadzona ocena została utrwalona w wewnętrznej dokumentacji pracodawcy. Jeśli firma posiada polityki antymobbingowe lub polityki pracy zdalnej, powinny one zostać odpowiednio dostosowane do obecnej sytuacji.
▶ Kwestia 4. Ochrona danych osobowych – nowe wyzwania i nowe obowiązki. Z perspektywy planowania pracy zdalnej obszar ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji bez wątpienia jest wymagający. Dane osobowe „wychodzą” z biura, spod czujnego oka pracodawcy, i niejako automatycznie zwiększa się ryzyko nieuprawnionego dostępu do nich i utraty ich poufności (np. w trakcie rozmów prowadzonych w obecności domowników lub podczas pracy w kawiarni). Naturalną konsekwencją pracy zdalnej jest przeniesienie online służbowych spotkań i rozmów oraz korzystanie w tym zakresie z zewnętrznych platform usługowych, które przetwarzają dane osobowe. Zadaniem rzetelnego pracodawcy jest weryfikacja zasad korzystania z nich oraz analiza umów zawartych z tymi podmiotami pod kątem ewentualnego powierzenia przetwarzania danych osobowych.
• O czym pamiętać podczas przeprowadzania analizy ryzyka?
Każdy nowy proces przetwarzania danych, a także proces, którego zasady uległy zmianie, powinien zostać poprzedzony przeprowadzeniem analizy ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych. Obowiązkiem wynikającym z powyższej analizy będzie wprowadzenie zabezpieczeń adekwatnych do skali ryzyka. Większych zabezpieczeń wymagać może np. przetwarzanie danych przez pracownika, który posiada dostępy do danych kadrowych (np. dane o wynagrodzeniu lub zdrowiu pracowników).
W zależności od rezultatu oceny należy wprowadzić środki techniczne i organizacyjne odpowiadające (i niejako równoważące) potencjalnym zagrożeniom. Warto pamiętać, że w przypadku uznania przez administratora, że dany proces wiąże się z wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, niezbędne będzie przeprowadzenie formalnej oceny skutków dla ochrony danych (DPIA – „data protection impact assessment”).
• Jakie minimalne działania trzeba podjąć w celu odpowiedniego zabezpieczenia danych?
Biorąc pod uwagę, jak duże ryzyko wiąże się z incydentem ochrony danych, warto upewnić się, że w firmie wdrożone zostały chociaż minimalne środki zabezpieczające, takie jak m.in.:
  • zakaz łączenia się z ogólnodostępnymi sieciami Wi-Fi w miejscach publicznych;
  • zakaz instalowania niesprawdzonych aplikacji, programów;
  • zakaz otwierania/pobierania załączników od nieznanych nadawców;
  • obowiązek hasłowania przesyłanych plików zawierających dane osobowe.
Powyższe środki nie wymagają nakładów finansowych, a mogą znacząco wpłynąć na bezpieczeństwo informacji.
▶ Kwestia 5. Stosowanie przepisów bhp. Pracę zdalną można polecić tylko wtedy, gdy pracownik ma możliwości techniczne oraz lokalowe do jej wykonywania. Należy pamiętać, że kierując pracownika do pracy zdalnej poleceniem wydanym na podstawie tarczy antykryzysowej, pracodawca nie zwalnia się z odpowiedzialności w obszarze bhp – odpowiednie przepisy kodeksu pracy i innych ustaw obowiązują również wtedy.
Pracodawca powinien więc pamiętać o przygotowaniu lub rozważeniu aktualizacji: oceny ryzyka zawodowego, informacji o właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej oraz uregulowaniu zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. ©℗

Praca zdalna wkrótce po nowemu

Pracodawca już dziś może wprowadzić zasady pracy zdalnej, niezależnie od tego, że obecnie w parlamencie toczą się prace nad nowelizacją kodeksu pracy, która kompleksowo ureguluje oraz sformalizuje zasady pracy zdalnej. Wdrażając pracę zdalną, warto wziąć pod uwagę treść projektu ustawy. Im więcej rozwiązań przewidzianych w projekcie zostanie wdrożonych, tym bardziej prawdopodobne jest to, że późniejsze zmiany mogą okazać się łagodniejsze. ©℗
Ludmiła Łuczak, Katarzyna Serwatka, Katarzyna Wężyk

Co można jeszcze pozyskać z tarczy antykryzysowej

Dla pracodawców szukających różnych form oszczędności pomocna wciąż może się okazać wprowadzona na czas COVID-19 tzw. tarcza antykryzysowa. W założeniu miała ona pomagać przedsiębiorcom na etapie kryzysu wywołanego pandemią. Przepisy – poza niektórymi – w większości wciąż są w mocy. Jakie zatem mechanizmy pomocowe jeszcze działają i mogą przynieść realne oszczędności?
Tarcza antykryzysowa wprowadziła wiele rozwiązań, które miały pomóc pracodawcom przebrnąć przez okres spowolnienia gospodarczego wywołanego przez zdarzenia związane z rozprzestrzenianiem się wirusa COVID-19. Największym zainteresowaniem w ramach tarczy cieszyły się dofinansowania do wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców. Niestety rozwiązanie to nie jest już dostępne. Ustawa przewiduje jednak wiele innych, równie ciekawych mechanizmów, które mogą przynieść spore oszczędności. tabela 3
Pracodawcy formalnie mogą skorzystać z nich w okresie obowiązywania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego – ten drugi wciąż obowiązuje. Na dzień publikacji artykułu trwać ma do 31 grudnia 2022 r., ale wciąż możliwe jest jego przedłużenie, a tym samym dalsze funkcjonowanie omawianych regulacji. tabela 3
Tabela 3. Wybrane aktualne rozwiązania wynikające z tarczy antykryzysowej, które mogą stanowić źródło oszczędności dla pracodawców ©℗
Opis rozwiązania Wymogi i warunki
Obniżenie wymiaru czasu pracy lub przestój bez dofinansowania(art. 15gb tarczy antykryzysowej) Pracodawca ma możliwość wprowadzenia: • obniżonego o maksymalnie 20 proc. wymiaru czasu pracy, nie więcej niż do 0,5 etatu;• przestoju ekonomicznego – pracownikowi wypłaca się wynagrodzenie obniżone o nie więcej niż 50 proc.W obu przypadkach wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne. Warunkiem skorzystania jest wystąpienie istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń (w tekście wyjaśniamy, co to dokładnie znaczy).Wymagane jest zawarcie porozumienia z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników. Możliwość stosowania przysługuje do sześciu miesięcy, licząc od miesiąca, w którym iloraz kosztów wynagrodzeń pracowników do przychodów ze sprzedaży towarów lub usług wzrósł do poziomu przynajmniej 105 proc. ilorazu z miesiąca bazowego.Z rozwiązania można skorzystać do 12 miesięcy od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego bądź stanu epidemii.
Wydłużony okres rozliczeniowy, zmiana warunków umowy o pracę i skrócone okresy odpoczynku(art. 15zf Tarczy antykryzysowej) Rozwiązanie daje możliwość: • ograniczenia nieprzerwanego odpoczynku dobowego do nie mniej niż 8 godzin i nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego do nie mniej niż 32 godziny, obejmującego co najmniej 8 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego;• wprowadzenia systemu równoważnego czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy;• stosowania mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami (zakres i czas zostają ustalone w porozumieniu). Warunkiem skorzystania jest:• spadek obrotów gospodarczych w następstwie COVID-19 lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń; • brak zaległości podatkowych oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FGŚP, FP czy Fundusz Solidarnościowy do końca III kwartału 2019 r.;• wymagane jest zawarcie porozumienia z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników.
Skierowanie pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy (art. 15gc tarczy antykryzysowej) Pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez niego w poprzednich latach kalendarzowych w wymiarze do 30 dni.Pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika do wykorzystania takiego urlopu w terminie przez siebie wskazanym bez uzyskania jego zgody, a także z pominięciem planu urlopów. Warunkiem skorzystania jest obowiązywanie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.Uwaga! Analogiczna możliwość istnieje też na bazie przepisów kodeksu pracy, choć nie wynika z tak wyraźnego przepisu prawa.
Zmiany w ZFŚS (art. 15ge Tarczy antykryzysowej) Możliwość zawieszenia obowiązków, w tym:• tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;• dokonywania odpisu podstawowego;• wypłaty świadczeń urlopowych. Wymagany jest spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń. W przypadku funkcjonowania reprezentatywnych organizacji związkowych – wymagane jest zawarcie z nimi porozumienia.
Rozwiązanie umowy o zakazie konkurencji (art. 15gf tarczy antykryzysowej) Pracodawca z zachowaniem siedmiodniowego terminu może wypowiedzieć umowę o zakazie konkurencji, która obowiązuje po ustaniu stosunku pracy bądź umów: agencyjnej, zlecenia, o dzieło bądź innej o świadczenie usług. Wymagane jest obowiązywanie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.
Wprowadzenie pracy zdalnej(art. 3 tarczy antykryzysowej) Możliwość polecenia pracownikom pracy zdalnej, o czym szerzej pisaliśmy wcześniej. Działanie możliwe jest w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, a także w okresie do trzech miesięcy po ich odwołaniu.

Warunek spadku obrotów gospodarczych

Wymogiem skorzystania z większości wymienionych rozwiązań jest odnotowanie przez przedsiębiorcę – w następstwie wystąpienia COVID-19 – określonego spadku obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń.
O ile powinny spaść obroty przedsiębiorcy, aby mógł skorzystać z rozwiązań tarczy? Spadek obrotów gospodarczych uregulowany w art. 15g ust. 9 tarczy antykryzysowej (znajduje jednak zastosowanie w każdym przypadku, w którym ustawa wymaga spełnienia tej przesłanki). Chodzi o spadek sprzedaży towarów lub usług, w ujęciu ilościowym lub wartościowym u danego przedsiębiorcy, w zależności od rodzaju działalności, która jest prowadzona. Tarcza antykryzysowa umożliwia obliczenie spadku obrotów gospodarczych na dwa sposoby. To przedsiębiorca decyduje, którą metodę wybiera. W praktyce, który sposób obliczeń pozwala spełnić wymogi uznania, że spadek miał miejsce. Metody liczenia spadku są dwie:
▶ Metoda 1. Spadek wynosi nie mniej niż 15 proc. – obliczany jest jako stosunek łącznych obrotów w ciągu dowolnie wskazanych dwóch kolejnych miesięcy kalendarzowych, przypadających w okresie po 31 grudnia 2019 r., w porównaniu z łącznymi obrotami z analogicznych dwóch kolejnych miesięcy kalendarzowych roku poprzedniego. Formalnie nie ma również przeszkód, aby porównywać wyniki osiągnięte w bieżących miesiącach, mimo że nie jest to czas najintensywniejszej pandemii COVID-19 (przepisy nie wprowadzają ograniczeń w tym zakresie). To oznacza możliwość porównania wyników osiągniętych w październiku i listopadzie 2022 r. z wynikami osiągniętymi w październiku i listopadzie 2021 r. Kluczowe, aby różnica w odnotowanych obrotach wynosiła nie mniej niż 15 proc.
Dodajmy, że za miesiąc uważa się także 30 kolejno po sobie następujących dni kalendarzowych, to oznacza, że porównanie wyników nie musi pokrywać się z miesiącami kalendarzowymi (pierwszy dzień branego pod uwagę okresu może przypadać na dowolny dzień w miesiącu).
▶ Metoda 2. Spadek wynosi nie mniej niż 25 proc. – obliczony jest jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego, przypadającego po 31 grudnia 2019 r., w porównaniu z obrotami z miesiąca poprzedniego. Przykładowo przedsiębiorca może porównać wynik obrotów z miesiąca stycznia 2022 r. z wynikiem z miesiąca grudnia 2021 r. – w tym przypadku przepisy również nie wprowadzają dodatkowych ograniczeń co do porównywanych miesięcy. Także w tym przypadku początek okresu porównawczego może przypadać na dowolny dzień miesiąca – wówczas za miesiąc uważa się także 30 kolejno po sobie następujących dni kalendarzowych.
Przykład
Spadek większy niż 15 proc.
Przedsiębiorca porównał wynik finansowy z listopada i grudnia 2021 r. (łącznie 160 tys. zł) z wynikami osiągniętymi w listopadzie i grudniu 2020 r. (200 tys. zł). Jako że spadek wyniósł więcej niż wymagane 15 proc., spełniony jest podstawowy warunek spadku obrotów, kwalifikujący do skorzystania z form pomocy przewidzianych w tarczy antykryzysowej.
• Kiedy spełniony jest warunek istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń?
Określenie „istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń” oznacza zwiększenie ilorazu kosztów wynagrodzeń pracowników z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne pracowników finansowanych przez pracodawcę i przychodów ze sprzedaży towarów lub usług z tego samego miesiąca kalendarzowego, dowolnie wskazanego przez przedsiębiorcę i przypadającego od 1 marca 2020 r. do dnia poprzedzającego skorzystanie przez przedsiębiorcę z danego uprawnienia, które wymaga wzrostu obciążenia nie mniej niż o 5 proc. w porównaniu z takim ilorazem z miesiąca poprzedzającego (miesiąc bazowy). W tym przypadku początek okresu także może rozpoczynać się w trakcie miesiąca, w takim przypadku za miesiąc uważa się także 30 kolejno po sobie następujących dni kalendarzowych.

Uwaga na cel ustawy

Wszystkie przywołane powyżej rozwiązania zostały wprowadzone w celu zwalczania pandemii COVID-19 i jej skutków. Choć formalnie oraz literalnie wciąż obowiązują, pamiętajmy, że nie można całkowicie wykluczyć kwestionowania zasadności korzystania z mechanizmów tarczy związanej z pandemią w obecnej sytuacji, tj. przy wysokiej inflacji i załamaniu gospodarczym. Taka sytuacja wydaje się jednak scenariuszem mało prawdopodobnym. Co więcej, dzisiejsze problemy pracodawców często w dalszym ciągu – choć pośrednio – wynikają z pandemii COVID-19. ©℗
Ludmiła Łuczak, Katarzyna Serwatka, Katarzyna Wężyk

Kiedy sięgnąć po ofertę agencji pracy tymczasowej i skorzystać z outsourcingu

Coraz więcej firm, szukając oszczędności, może rozważać podjęcie współpracy z agencją pracy tymczasowej lub zlecenie części procesów na zewnątrz. Na co zwrócić uwagę, szukając takiego partnera?

korzystanie z usług agencji pracy tymczasowej

Na agencji ciąży szereg obowiązków związanych z zatrudnianiem i udostępnianiem pracowników. Takie podmioty bardzo często korzystają również z pracowników zagranicznych, co dodatkowo zwiększa zakres powinności związanych z legalizacją ich zatrudnienia. Warto sprawdzić, czy wybrana agencja należycie wywiązuje się z wymienionych obowiązków. Choć z pewnością korzystanie z usług agencji ma wiele dobrych stron, może też przysporzyć problemów lub kosztów, z którymi przedsiębiorcy nie zawsze się liczą. Przedstawiamy, jakich obszarów mogą dotyczyć i jak ich uniknąć, żeby realnie oszczędzić.
▶ Obszar 1. Proces rekrutacyjny. Warto zwrócić szczególną uwagę na doświadczenie agencji i bazę, jaką dysponuje oraz charakterystykę pracowników.
▶ Obszar 2. Treść umowy. Przed podpisaniem umowy warto odpowiedzieć sobie na pytania:
  • Czy agencja będzie elastycznie reagować na zmiany w procesie produkcyjnym?
  • Co, jeżeli zapotrzebowanie na produkcję nagle spadnie? Czy umowa zapewni mi możliwość szybkiej rezygnacji ze złożonego zamówienia?
  • A jeśli zapotrzebowanie na produkcję wzrośnie, czy będę mógł szybko uzupełnić braki kadrowe, co pozwoli uniknąć ewentualnego zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i zwiększenia kosztów?
  • Co w sytuacji, jeśli pracownicy tymczasowi będą niedopasowani pod względem potrzeb zakładu lub nie będą mieć wymaganych umiejętności?
Do kluczowych elementów umowy zaliczamy więc uregulowanie możliwości elastycznego składania zamówień, ich odwołania, modyfikacji, a także reagowania na nieprawidłowości związane np. ze świadczeniem pracy przez pracowników.
Aby korzystanie z zewnętrznych pracowników skutkowało dla przedsiębiorcy oszczędnościami, istotne jest również odpowiednie rozłożenie obowiązków i kosztów pomiędzy agencją a pracodawcą.

outsourcing procesów w przedsiębiorstwie

Powierzenie niektórych zadań czy procesów w firmie wyspecjalizowanemu w tym zakresie podmiotowi zewnętrznemu może przynieść oszczędności. Często ich samodzielna realizacja zajmuje więcej czasu lub wymusza konieczność zatrudniania wysoko wyspecjalizowanej kadry. Outsourcing daje większą elastyczność i sprawdzi się szczególnie w przypadku procesów sporadycznych, realizowanych nieregularnie oraz z różnym natężeniem. Tu wachlarz usług jest właściwie nieograniczony i może obejmować przykładowo usługi IT, księgowe, kadrowe czy prawno-podatkowe.
• Jakie oszczędności może przynieść outsourcing procesów?
Powierzenie realizacji niektórych usług pozwala na ograniczenie wydatków związanych z zatrudnieniem, wśród których można wymienić:
  • koszty rekrutacji pracowników niezbędnych do realizacji danych zadań – cały ciężar pozyskania osób do realizacji usługi ponosi usługodawca;
  • obciążenia podatkowe i składkowe – firma zewnętrzna ponosi całość kosztów zatrudnienia pracowników;
  • ryzyka związane z nieobecnościami pracowników – zwolnienia lekarskie, urlopy, wypowiedzenia umów przez pracowników – obciążają podmiot zewnętrzny;
  • maleją koszty administracyjne, w tym związane z czasem pracy działów administracyjnych i HR;
  • rozliczenie usług realizowanych przez podmiot zewnętrzny ogranicza się wyłącznie do opłacenia faktury za usługi;
  • za badania lekarskie oraz obowiązki bhp odpowiedzialny jest usługodawca;
  • zmniejszenie ryzyka wydatków na świadczenie pracy w godzinach nadliczbowych własnej kadry, zwłaszcza w przypadku zmiennego natężenia i częstotliwości realizowanych procesów.

Wrażliwe kwestie

Aby w pełni skorzystać z opisanych powyżej form oszczędności, tak jak w przypadku agencji pracy tymczasowej, kluczowe jest ustalenie odpowiednich zasad współpracy z pomiotem świadczącym usługi outsourcingowe. Dlatego przed podjęciem współpracy warto się odpowiednio przygotować i dopracować następujące kwestie:
▶ Kwestia 1. Dobrze skonstruowana umowa. Przygotowując lub negocjując umowę, warto zwrócić uwagę na to, aby przewidywała ona postanowienia umożliwiające ograniczenie kosztów, takie jak np.:
  • brak minimalnej liczby zamówień na usługi w danym okresie – daje przedsiębiorcy elastyczność w zakresie środków, jakie może przeznaczyć na usługę w danym czasie;
  • możliwość rezygnacji ze złożonego zamówienia lub jego modyfikacji;
  • wprowadzenie możliwości wstrzymania realizacji umowy – w skrajnych przypadkach, bez wpływu na własny wewnętrzny personel.
Umowa powinna również zabezpieczać należyte wykonanie usług, minimalizując ryzyko kosztownych sporów, np. poprzez:
  • wprowadzenie kar umownych zabezpieczających należyte świadczenie usług;
  • zobowiązanie do przestrzegania zasad panujących w zakładzie usługobiorcy;
  • zobowiązanie usługodawcy do posiadania polisy ubezpieczeniowej lub udzielenia gwarancji należytego wykonania usług;
  • ograniczenie możliwości odmowy realizacji zamówienia przez usługodawcę.
▶ Kwestia 2. Uwaga na ryzyko uznania personelu usługodawcy za pracowników usługobiorcy. Decydując się na outsourcing procesów w firmie, należy pamiętać o takim uregulowaniu zasad współpracy, aby nie zostały one uznane przez organy nadzoru (głównie PIP) za kreujące stosunek pracy bądź zlecenia pomiędzy pracownikami usługodawcy a usługobiorcą, a także że nie stanowiły obejścia przepisów o pracy tymczasowej. Nie narazimy się na zarzuty organów kontroli, jeśli będziemy pamiętać, że zarówno umowa pomiędzy podmiotami, jak i praktyka jej realizacji nie mogą sugerować bezpośredniego podporządkowania pracowników zewnętrznych usługobiorcy. ©℗
Ludmiła Łuczak, Agnieszka Szary, Joanna Czajor