Krajowy System e-Faktur w pytaniach i odpowiedziach

Odpowiedź: Na podstawie art. 145l ustawy o VAT w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł. Innymi słowy, z nieznacznego przesunięcia terminu mogą skorzystać podatnicy o określonej wartości sprzedaży w 2024 r. – a dokładniej o sprzedaży brutto (wraz z VAT) mieszczącej się we wskazanym przez ustawodawcę limicie normatywnym.

Co jednak ważne, ustawodawca nakazuje w takiej sytuacji sumować całą wartość sprzedaży brutto, bez względu na to, kto jest nabywcą świadczenia, a także według jakich stawek czy w jakim trybie jest ona opodatkowana. To oznacza, że dla potrzeb takiej weryfikacji podatnik sumuje również wartość sprzedaży konsumenckiej, zwolnionej z VAT, a nawet odwrotnie opodatkowanej (sprzedaży, nie zakupu!), gdyby taka wystąpiła (co obecnie jest rozwiązaniem dość wyjątkowym w VAT). Podobnie bez znaczenia jest, czy sprzedaż taka podlegała fakturowaniu.

Działalność w niewielkim zakresie a KSeF

Problem: Wykonuję działalność gospodarczą, w ramach której wystawiam dwie faktury miesięcznie. Łączna wartość sprzedaży opiewa miesięcznie na kwotę ok. 10 000 zł brutto. Czy w przypadku, gdy np. w kwietniu wykonam usługi o wartości brutto nieznacznie przekraczającej 10 000 zł, to muszę od maja stosować już faktury ustrukturyzowane?

Odpowiedź: Według nowo dodanego art. 145m ustawy o VAT (a dokładniej ust. 1 tego artykułu) w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (czyli nie muszą jeszcze stosować faktur ustrukturyzowanych), jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Jednocześnie według art. 145m ust. 2 ustawy o VAT podatnik musi udokumentować fakturą ustrukturyzowaną tę sprzedaż podlegającą fakturowaniu, którą nastąpi przekroczenie wartości brutto sprzedaży 10 000 zł.

Uwaga! Jeżeli autor pytania wystawia dwie faktury miesięcznie, a ich łączna wartość opiewa miesięcznie na kwotę ok. 10 000 zł brutto, to fakturę, którą w danym miesiącu podatnik przekroczy łączną, fakturowaną wartość brutto sprzedaży 10 000 zł, musi wystawić już z wykorzystaniem KSeF.

Zatem gdyby np. pierwsza faktura opiewała na kwotę brutto 9000 zł, a druga na kwotę brutto 1100 zł, wówczas ta druga musiałaby być ustrukturyzowaną. Gdyby np. pierwsza faktura opiewała na kwotę brutto 10 001 zł, a druga na kwotę brutto 1100 zł, wówczas obie musiałyby być fakturami ustrukturyzowanymi.

Z kolei gdyby pierwsza faktura opiewała na kwotę brutto 9000 zł, a druga na kwotę brutto 1000 zł, podatnik mógłby jeszcze nie stosować faktur ustrukturyzowanych i w maju stosowałby limit od zera.

Jeszcze inna byłaby sytuacja, gdyby pierwsza faktura opiewała na kwotę brutto 9000 zł, a druga na kwotę brutto 1100 zł, ale ta druga byłaby wystawiona nie w kwietniu, a dopiero w maju – wówczas u podatnika nie powstałby jeszcze w kwietniu obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych, a w maju badanie byłoby prowadzone w ramach nowego limitu miesięcznego.

Sprzedaż zagraniczna

Problem: Jesteśmy firmą budowlaną mającą status czynnego podatnika VAT. Znaczna część naszej sprzedaży nie podlega opodatkowaniu w Polsce, tylko w innych państwach (zagraniczne budowy). Czy jeżeli nasza cała sprzedaż przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, ale krajowa miała niższą wartość, to faktury ustrukturyzowane musimy wystawiać od lutego czy dopiero od kwietnia 2026 r.?

Odpowiedź: Jak stanowi art. 145l ustawy o VAT w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej – tzn. jednak nie są zobowiązani do stosowania KSeF dla potrzeb fakturowania – jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.

Ustawodawca wskazał tutaj na wartość brutto sprzedaży. Jest to pojęcie, które ma swoje normatywne znaczenie na gruncie ustawy o VAT.

Uwaga! Według definicji z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT pod pojęciem sprzedaży rozumie się w VAT odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Wobec wyraźnego wskazania, iż chodzi o dostawę towarów i świadczenie usług na terytorium kraju, w zakresie tego pojęcia nie zawierają się czynności, których miejsce świadczenia znajduje się za granicą Polski – oczywiście chodzi o miejsce świadczenia w znaczeniu ustawy o VAT. Tym samym, badając, od kiedy podatnik jest zobowiązany stosować faktury ustrukturyzowane – od lutego czy od kwietnia 2026 r. – nie uwzględni on wartości tych transakcji, których miejsce opodatkowania jest w innym państwie niż Polska, czyli „zagranicznej sprzedaży”, która nie jest sprzedażą w znaczeniu art. 2 pkt 22 ustawy o VAT.

Sprzedaż niefakturowana

Problem: Wykonuję działalność gospodarczą, w ramach której dokonuję w głównej mierze sprzedaży na rzecz konsumentów, rejestrowaną w kasie fiskalnej. Moje miesięczne obroty (nawet bez VAT) znacznie przekraczają kwotę 10 000 zł, ale w większości nie jest to sprzedaż fakturowana. Faktury wystawiam tylko na wyraźne żądanie klienta. Czy w wypadku, gdy np. w maju wystawię faktury na kwotę brutto przekraczającą 10 000 zł, muszę zacząć stosować KSeF? Co, gdy będą to faktury wystawione dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej? Czy wówczas również będę zobligowany do rozpoczęcia stosowania faktur ustrukturyzowanych? Czy obowiązek taki wystąpi również wówczas, gdy będą to faktury wystawione z kasy rejestrującej lub kwota przekraczająca 10 000 zł brutto będzie sumą z paragonów z numerem VAT nabywcy, opiewających jednostkowo na kwotę brutto nie wyższą niż 450 zł?

Odpowiedź: Opierając się na art. 145m ust. 1 ustawy o VAT, w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (czyli nie muszą jeszcze stosować faktur ustrukturyzowanych), jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Co ważne, wprowadzając tę regulację, prawodawca odwołał się nie do wartości sprzedaży danego okresu, a do łącznej wartości sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami w postaci elektronicznej lub papierowej wystawionymi w danym miesiącu – która ma być mniejsza lub równa 10 000 zł. To oznacza, że nawet jeżeli miesięczna wartość sprzedaży danego podatnika wielokrotnie przekracza 10 000 zł, to tak długo, jak łączna wartość brutto z faktur wystawionych przez podatnika nie przekroczy 10 000 zł, podatnik nie musi stosować faktur ustrukturyzowanych (oczywiście nie dłużej niż do końca 2026 r.). Jeżeli takie przekroczenie nastąpi, wówczas bez znaczenia będzie to, czy chodzi o sumę wartości brutto sprzedaży z faktur wystawionych dla podatników czy dla konsumentów, czy będą to faktury wystawione obligatoryjnie, na żądanie czy dobrowolnie na skutek samodzielnej decyzji podatnika.

Wprowadzając to „odroczenie”, prawodawca wskazuje na łączną wartość brutto sprzedaży z wystawionych w danym miesiącu faktur elektronicznych i papierowych – biorąc pod uwagę definicję faktury i rodzajów faktur w ustawie o VAT, przyjąłbym, że do takiej kategorii należy zaliczyć również faktury wystawiane z kas rejestrujących oraz tzw. paragonofaktury wystawiane w trybie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. O tym jak nieprecyzyjny jest ten przepis (na co już wcześniej wskazywałam na łamach DGP), świadczy to, że do końca 2026 r. podatnik wystawiający paragonofaktury w trybie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT nie musi w zakresie, w jakim stosuje takie faktury, wystawiać faktury z udziałem KSeF. Nie odnajduję jednak wskazania normatywnego, które pozwoliłoby na pominięcie takich faktur przy stosowaniu art. 145m ustawy o VAT – chociaż byłoby to ze wszech miar racjonalne podejście i być może nawet pojawi się taka wykładnia, jeśli resort finansów zechce wziąć to uchybienie pod uwagę.

Na zakończenie nie sposób jest powstrzymać się od dygresji, że jeśli weźmie się pod uwagę brak zastrzeżenia w art. 145l ustawy o VAT, iż rozpoczęcie stosowania faktur ustrukturyzowanych niweczy prawo do odroczenia stosowania KSeF przy fakturowaniu, a także wskazanie, że do porównania z 10 000 zł bierze się łączną wartość brutto z wystawionych w danym miesiącu faktur papierowych i elektronicznych, to prowadzi do wniosku, że jeśli podatnik, który spodziewa się wyjątkowo przekroczyć próg normatywny, zdecyduje się na jednorazowe zastosowanie faktury ustrukturyzowanej – dzięki czemu wartość brutto z innych faktur nie przekroczy 10 000 zł – uchroni się w ten sposób przed koniecznością stosowania faktur ustrukturyzowanych do kolejnej sprzedaży – ale to już chyba dzielenie włosa na czworo…

Podatnicy zwolnieni z VAT

Problem: Prowadzę działalność gospodarczą, wykonując wyłącznie sprzedaż zwolnioną. Moimi klientami są inni podatnicy, dla których wystawiam faktury. Czy od kwietnia 2026 r. będę zobowiązana do stosowania KSeF, jeśli moje faktury znacznie przekraczają 10 000 zł miesięcznie?

Odpowiedź: To, że sprzedaż jest zwolniona z VAT, nie ma żadnego znaczenia przy ustalaniu obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych na podstawie przepisów ustawy o VAT. Jest to również bez znaczenia przy wyznaczaniu momentu powstania obowiązku wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF. Innymi słowy, od lutego 2026 r. podatniczka będzie zobligowana do stosowania faktur ustrukturyzowanych, z ewentualnym prawem do odroczenia tego obowiązku na podstawie art. 145l ustawy o VAT (w treści pytania brakuje danych do rozstrzygnięcia, czy w istocie tak będzie).

Faktury ustrukturyzowane dla konsumentów

Problem: Jesteśmy spółką świadczącą usługi wodociągowe. Bardzo duża grupa naszych klientów to konsumenci. Pośród naszych klientów są również osoby fizyczne, które co prawda nie posługują się numerem VAT i nie są przedsiębiorcami posiadającymi wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, ale – jak się domyślamy (gdyż mają po kilka lokali) – wynajmują nieruchomości, zapewne w ramach najmu prywatnego. Czy dla konsumentów i dla osób, które prawdopodobnie wynajmują nieruchomości, możemy wystawiać faktury ustrukturyzowane? Jeżeli tak, to jak powinniśmy dostarczać takie faktury – czy wystarczy poprzez KSeF? Do tej pory fakturujemy całą sprzedaż i przesyłamy faktury e-mailem (jak klient wyraził zgodę) lub listownie (gdy klient nie wyraził zgody na przesyłanie faktur mailem).

Odpowiedź: W pierwszej kolejności należy wskazać na pewną ogólną zasadę. Otóż, w myśl niej, po pełnej implementacji obowiązkowego stosowania faktur ustrukturyzowanych podatnicy VAT będą musieli je stosować. Chodzi oczywiście o te przypadki, w których sprzedaż jest fakturowana.

Od takiej reguły zostaną przewidziane nieliczne wyjątki (pomijam w tym miejscu odstępstwa obowiązujące przejściowo do kwietnia i do końca 2026 r.). Jedno z tych odstępstw będzie dotyczyło sprzedaży na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. W takim przypadku, podatnik nie będzie musiał wystawiać faktur ustrukturyzowanych, ale – co ważne – będzie je mógł wystawiać.

Co jednak szczególnie istotne, ustawodawca wskazał tutaj nie tyle na „konsumentów” (jak to często określamy, używając pewnego skrótu myślowego), a konkretnie na osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Przy czym, ze względu na to, iż jest to regulacja ustawy o VAT, rozpatrując, czy taka osoba prowadzi działalność gospodarczą, należy odwołać się do definicji takiej aktywności zapisanej w art. 15 ust. 2 ustawy o VAT. Według tego przepisu działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Innymi słowy, ponad wszelką wątpliwość osoba fizyczna, która co prawda nie jest przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, nie uzyskuje przychodów w PIT alokowanych w źródle pozarolnicza działalność gospodarcza, ale oddaje składnik majątku prywatnego (np. nieruchomość, ale nie tylko) w odpłatne używanie, jest z tytułu takiej działalności podmiotem wykonującym działalność gospodarczą dla potrzeb VAT, czyli jest podatnikiem VAT, nawet jeżeli nie mając statusu podatnika czynnego, nie do końca zdaje sobie z tego sprawę. To jednak oznacza, że jeżeli podatnik VAT dokonuje świadczenia na rzecz takiego nabywcy, to mamy do czynienia ze sprzedażą pomiędzy podatnikami i po wprowadzeniu obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych sprzedawca będzie zobligowany do doręczenia mu faktur za pośrednictwem KSeF.

Uwaga! Jeżeli chodzi o sprzedaż na rzecz osób fizycznych niewykonujących działalności gospodarczej, podatnik będzie mógł wystawiać dla nich faktury ustrukturyzowane (chociaż pierwotnie zakładano, że takiego uprawnienia nie będzie), a dokumenty takie będą dostarczane w sposób z nimi uzgodniony (patrz art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT).

Będzie mogło się to więc odbywać tak jak do tej pory, w wersji papierowej, elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej czy portalu do obsługi klientów itp. Takie faktury, użyte poza systemem KSeF, podatnik będzie obowiązany oznaczyć kodem umożliwiającym dostęp do nich w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych w nich zawartych.

Paragonofaktury

Problem: Zgodnie z przepisami epizodycznymi w okresie przejściowym będzie można stosować paragonofaktury. Jednak czy podatnik, który wdroży i będzie wystawiał faktury ustrukturyzowane, również będzie mógł wystawiać paragonofaktury?

Odpowiedź: Moim zdaniem to, że podatnik wdroży i stosuje faktury ustrukturyzowane, nie pozbawi go prawa do uznawania – w okresie do końca 2026 r. – za faktury również paragonów, które – gdy spełniają warunki zapisane w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT – są i będą w 2026 r. uznawane za faktury. Na podstawie art. 145n ust. 1 ustawy o VAT (przepis epizodyczny) w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:

• faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących;
• paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.

Prawodawca nie zastrzegł przy tym, że powyższe uprawnienie będzie przysługiwało podatnikom pod warunkiem, że nie rozpoczęli stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wobec tego, również podatnik, który wdroży i będzie stosować faktury ustrukturyzowane, będzie mógł uznawać za faktury paragony spełniające warunki z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Przy czym dotyczy to wyłącznie paragonów spełniających ww. warunki normatywne, a nie wszystkich faktur uproszczonych wystawianych na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.

KSeF w jednostkach niebędących podatnikami VAT

Problem: Czy podmioty, które nie są podatnikami VAT, ale są osobami prawnymi, będą zobowiązane w jakikolwiek sposób korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur? Co z zakupami dokonywanymi przez te podmioty – czy ich kontrahenci będą zobowiązani wystawiać dla nich faktury ustrukturyzowane?

Odpowiedź: Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie dotyczyć wyłącznie podatników VAT. Nie chodzi przy tym o podatników zarejestrowanych jako czynni, a podatników w ogóle. Jest to spójne z ogólną zasadą, według której obowiązek fakturowania (nie tylko w modelu ustrukturyzowanym) dotyczy podmiotów będących podatnikami. Nie oznacza to jednak, że powinności w zakresie stosowania KSeF nie dotkną podmiotów innych niż osoby fizyczne niewykonujące działalności gospodarczej niebędące podatnikami VAT. Otóż, zmieniając dla potrzeb najnowszej implementacji faktur ustrukturyzowanych przepisy ustawy o VAT i uchwalonej w 2023 r. ustawy ją nowelizującej, polski ustawodawca zmienia katalog danych, jakie muszą być zamieszczane w fakturze – nie tylko tej ustrukturyzowanej.

Wyjaśnijmy pokrótce, że obecnie jeszcze w fakturze wystawianej dla czynności opodatkowanej VAT, oprócz innych obowiązkowych danych, sprzedawca jest zobowiązany zamieścić numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (polski VAT) lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi. Prawodawca nie wymaga jednak innego numeru nabywcy. Zatem, jeżeli nabywca, nie będąc podatnikiem VAT (ani podatku od wartości dodanej innego państwa UE) nie uzyskał numeru VAT (nie należy mylić z NIP nadanym z innego powodu niż w związku z rejestracją dla VAT), fakturujący nie musi wskazywać innego numeru. To jednak się zmieni. Zgodnie z ustawą z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, w przypadku, gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem niezarejestrowanym na potrzeby VAT albo osobą prawną niebędącą podatnikiem i niezarejestrowaną na potrzeby podatku, w fakturze ma być ujawniony numer identyfikacji podatkowej tego nabywcy, jeżeli ma on taki numer. Jest to zaskakujące działanie ustawodawcy, gdyż wprowadzany wymóg prezentacji numeru podatkowego innego niż numer VAT wykraczający poza zakres danych, jakie powinny znaleźć się w fakturze według przepisów prawa unijnego, tj. art. 226 dyrektywy VAT specyfikującego takie dane. Co ważne, do wprowadzenia takiej zmiany nie uprawnia decyzja derogacyjna uzyskana przez Polskę dla potrzeb obowiązkowego stosowania faktur ustrukturyzowanych. Odwołanie się do numeru identyfikacji podatkowej innego niż numer VAT jest istotne dla niektórych podmiotów, np. dla jednostek budżetowych niebędących podatnikami VAT, które mają NIP (numer identyfikacji podatkowej np. jako płatnicy PIT). Otóż, kontrahenci takich podmiotów, wystawiając dla nich faktury ustrukturyzowane, będą zobligowani powołać w nich taki numer podatkowy. To nie koniec. Co ważne, sprzedaż dla takich podmiotów będzie musiała być dokumentowana przez ich kontrahentów fakturami ustrukturyzowanymi i standardowo będą one dostarczane za pomocą KSeF.

Uwaga! W przypadku nabywcy krajowego niebędącego podatnikiem, innego niż osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, na podstawie art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony wyłącznie, gdy ten nie będzie posiadał numeru podatkowego (innego niż numer VAT).

Jeżeli zatem podmiot taki (np. jednostka budżetowa niebędąca podatnikiem niemająca numeru VAT) posługuje się NIP, numerem identyfikacji podatkowej nadanym w innym celu niż dla VAT, wówczas sprzedawca nie tylko musi wystawić dla niej fakturę ustrukturyzowaną, ale również może uznać, że nie ma obowiązku dostarczać takiej faktury w inny sposób niż poprzez KSeF.

Czyli taki nabywca jest zobligowany do implementacji KSeF, chociażby w minimalnym zakresie, dla potrzeb obsługi faktury ustrukturyzowanych jako ich odbiorca (strony mogą umówić się, że sprzedawca dodatkowo dostarczy fakturę w inny sposób, ale będzie to zależne wyłącznie od jego dobrej woli).

Obowiązki biur rachunkowych

Problem: Prowadzę biuro rachunkowe. Niektórzy spośród moich klientów oczekują, że po wejściu w życie przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF będą sama ściągać ich faktury z KSeF. Czy mają rację i czy faktycznie to będzie mój obowiązek?

Odpowiedź: Zdecydowanie NIE, po dwakroć NIE. Do obsługi KSeF z mocy prawa będzie zobowiązany wyłącznie podatnik czy inny podmiot otrzymujący faktury ustrukturyzowane za pomocą takiego systemu (patrz poprzednie pytanie). Jeżeli chodzi o zakres usług świadczonych przez biura rachunkowe swoim klientom, wprowadzenie obowiązkowego stosowania faktur ustrukturyzowanych nie zmienia go automatycznie. Oczywiście, może mieć wpływ na obieg dokumentów itp., ale jest to wyłącznie w gestii uzgodnień pomiędzy podatnikiem i obsługującym go księgowym. Owszem, za dodatkową opłatą (i bynajmniej niesymboliczną) biuro może podjąć się realizacji obowiązków w tym zakresie (czego nie rekomenduję jako standardowej usługi), ale nie jest to obowiązkiem biura rachunkowego. Zatem kwestie takie strony muszą w każdym przypadku indywidualnie uregulować i może to wymagać wprowadzenia istotnych zmian do umowy o świadczenia usług oraz do procesów normujących relacje pomiędzy nimi.

Korekty VAT należnego

Problem: Czy to prawda, że po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF nie trzeba będzie już dokumentować korekty, by dokonać zmniejszenia VAT należnego?

Odpowiedź: Istotnie, wraz z wprowadzeniem obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych prawodawca odchodzi od obowiązku dokumentowania uzgodnienia dla pomniejszenia podstawy opodatkowania w przypadku, gdy przesłanką jest udzielenie opustu i obniżki ceny, zwrot towaru lub opakowań, zwrot „opodatkowanej zaliczki”, a także odpowiednio, gdy zostanie stwierdzona pomyłka w kwocie podatku na fakturze. Jeżeli w takim przypadku zostanie wystawiona korygująca faktura ustrukturyzowana, to data jej emisji wyznacza moment dokonania obniżenia. Oczywiście nie można zapominać o tym, że w każdym przypadku – niezależnie od wymogu dokumentowania (czy jego braku) – musi istnieć przesłanka dokonania korekty i organ może wymagać, by podatnik wykazał zasadność korekty.

Jednocześnie trzeba zaznaczyć, że jeżeli faktura korygująca nie jest ustrukturyzowana, wówczas korekta ujmowana jest w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania takiej faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi. Z kolei w przypadku faktur offline obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, można dokonać w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do Krajowego Systemu e-Faktur.

Zakład budżetowy gminy w KSeF

Problem: Zakład budżetowy gminy jest czynnym podatnikiem VAT – ale nie samodzielnie, lecz w ramach gminy. Jego sprzedaż (jako zakładu) nie przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł (daleko jej było do takiego limitu), ale gmina jako całość prawdopodobnie miała w tamtym roku sprzedaż brutto w kwocie wyższej niż 200 mln zł (w tym sprzedaż zwolniona). Czy w takim przypadku zakład budżetowy musi stosować KSeF już od lutego, czy może od kwietnia 2026 r.?

Odpowiedź: Należy wskazać, że w żadnym z przepisów ustawy o VAT ani ustaw nowelizujących ten akt prawny prawodawca nie wprowadził odrębnego sposobu identyfikacji momentu rozpoczęcia stosowania faktur ustrukturyzowanych przez jednostki budżetowe. Jest to ważne, ponieważ w wyniku centralizacji, która miała miejsce kilka lat temu (od 2017 r.), podatnikami VAT są jednostki samorządu terytorialnego, a nie ich poszczególne jednostki organizacyjne. To z kolei oznacza, że badając, od kiedy konieczne będzie wystawianie faktur ustrukturyzowanych, trzeba wziąć pod uwagę wartość sprzedaży całej jednostki samorządu będącej podatnikiem VAT, a nie jego poszczególnych jednostek organizacyjnych, które nie mają samodzielnego indywidualnego statusu podmiotowego w VAT.

Wobec tego, niezależnie od treści art. 145l ustawy o VAT, nawet najmniejsze jednostki organizacyjne jednostki samorządu terytorialnego, której sprzedaż brutto 2024 r. przekroczyła 200 000 000 zł, będą zobligowane do stosowania KSeF począwszy już od pierwszego normatywnie zdefiniowanego terminu, tj. od lutego 2026 r.

Korekta VAT naliczonego

Problem: Czy to prawda, że po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF w każdym przypadku korekta zmniejszająca VAT naliczony będzie dokonywana w miesiącu otrzymania faktury korygującej?

Odpowiedź: Jeżeli podatnik odliczył VAT naliczony, a następnie wystąpiła przesłanka dokonania obniżenia, a powodem tego jest udzielenie opustu i obniżki ceny, zwrot towaru lub opakowań, zwrot „opodatkowanej zaliczki”, a także odpowiednio, gdy zostanie stwierdzona pomyłka w kwocie podatku na fakturze, jest on obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego na fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia. Oczywiście należy pamiętać o tym, że taki sposób wyznaczania momentu ujęcia korekty zmniejszającej podatku naliczonego jest właściwy wówczas, gdy uprzednio podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia, a następnie wystąpiła okoliczność pomniejszenia. Jeżeli od początku podatnik nie miał prawa do odliczenia (patrz: art. 88 ustawy o VAT), wówczas korekta musi być dokonana poprzez korektę historyczną, w okresie dokonania odliczenia.

Numer KSeF w JPK_V7

Problem: Czy to prawda, że w JPK_V7 trzeba będzie wskazywać numer KSeF faktury? Jeżeli tak – to z czego będzie wynikał taki obowiązek, bo w nowelizacji ustawy o VAT nie widzę takich regulacji?

Odpowiedź: Tak, począwszy od 1 lutego 2026 r. zarówno w odniesieniu do należnego, jak i naliczonego VAT podatnik będzie ujmować w JPK_V7, w części ewidencyjnej, numer KSeF faktury.

Obowiązek taki w zakresie podatku należnego będzie wynikać z par. 10 ust. 2 pkt 1 lit. g, a w odniesieniu do podatku naliczonego – z par. 11 ust. 4a rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Uwaga! Terminy wynikające z ww. rozporządzenia mogą jeszcze się zmienić.

Data wystawienia

Problem: Czy to prawda, że datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej zawsze będzie data jej przesłania do KSeF?

Odpowiedź: Nie zawsze datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej będzie data jej przesłania do KSeF. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Jednak inaczej niż to było pierwotnie zakładane przez ustawodawcę, a także wbrew literalnemu brzmieniu art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, finalnie, w praktyce nie zawsze to data przesłania faktury do KSeF będzie wyznaczała datę jej wystawienia. Dla faktury offline oraz w każdym przypadku wysyłki faktury do KSeF w innym dniu niż ten wskazany w samym dokumencie na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, datą wystawienia będzie ta prezentowana w polu P_1 schemy FA (3).

W konsekwencji, w każdym przypadku faktura ustrukturyzowana będzie uznawana za wystawioną w dniu wskazanym w jej treści, bez względu na to, czy będzie to identyfikowane formalnie z uwzględnieniem dnia wysyłki do KSeF, czy poprzez odwołanie się do informacji z pola P_1. Może zatem się okazać, że pomimo fizycznego wystawienia faktury w terminie późniejszym data jej wystawienia będzie wcześniejsza – wskazana w polu P_1. To w istocie legalizuje antydatowanie niektórych faktur. Poprzez takie rozwiązanie pierwszy raz w całej historii polskiego fakturowania ustawodawca wprowadza legalne, systemowe antydatowanie faktur, czyli działanie, które dzisiaj jeszcze prowadzi do nierzetelności faktury i jako takie jest sankcjonowane w przepisach kodeksu karnego skarbowego. Dodatkowo należy przypomnieć, że – inaczej niż to było pierwotnie zakładane – nie w każdym przypadku data zaszyta w numerze KSeF będzie odpowiadała formalnej dacie wystawienia faktury.

Zatem datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej nie zawsze będzie data jej przesłania do KSeF, natomiast datą wystawienia faktury zawsze będzie data wskazana w polu P_1 schemy FA(3).

Antydatowanie w KSeF

Problem: W czasie konferencji spotkałam się z opinią prowadzącego, że KSeF wprowadzi legalną możliwość antydatowania faktur. Jak to możliwe, że działanie, które obecnie stanowi działanie nielegalne, będzie zgodne z prawem?

Odpowiedź: W rzeczywistości tak właśnie będzie po wprowadzeniu obowiązkowo stosowanych faktur ustrukturyzowanych – patrz odpowiedź na poprzednie pytanie.

Komunikat o otrzymaniu faktury

Problem: Czy system KSeF będzie informował – tak jak np. ePUAP czy e-Urząd Skarbowy – że podatnik otrzymał fakturę ustrukturyzowaną?

Odpowiedź: Nie. Według informacji udostępnionych przez przedstawicieli resortu finansów KSeF nie ma takiej funkcjonalności. Jak to wyjaśnia resort, chodzi w szczególności o to, by podatnicy nie byli zasypywani takimi informacjami. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie temu, aby system komercyjny, z którego korzysta podatnik, odpytywał KSeF, czy do podatnika została skierowana (przypisana) nowa faktura ustrukturyzowana. Jeżeli taki dokument się pojawi, wówczas KSeF udzieli stosownej odpowiedzi na pytanie systemu i ten, zgodnie ze swoją funkcjonalnością, przekaże odpowiednią informację podatnikowi.

Załącznik do faktury ustrukturyzowanej

Problem: Czy możliwość stosowania załączników do faktur ustrukturyzowanych oznacza, że będzie można załączyć do faktury np. dokumentację techniczną robót budowlanych sporządzoną w PDF? Jeżeli tak, to czy będzie konieczne podpisywanie takich załączników np. podpisem kwalifikowanym?

Odpowiedź: Niestety, nie będzie to działać w taki sposób, jak zostało wskazane w pytaniu. Załączniki do faktur ustrukturyzowanych to będą dodatkowe informacje również przedstawione w postaci struktury zaprezentowanej przez resort finansów. Stosowanie załączników do faktur ustrukturyzowanych będzie tak samo sformalizowanym działaniem jak wystawianie samych faktur ustrukturyzowanych, a w pewnym sensie może nawet bardziej, bo będzie wymagać wcześniejszego zgłoszenia organowi podatkowemu. Służyć temu będzie dedykowany element struktury FA(3). Nie będzie zatem możliwe dołączenie do faktury ustrukturyzowanej i przesłanie za pośrednictwem KSeF dokumentów w formie PDF czy w innym formacie. Załącznik będzie elementem struktury, więc nie będzie mowy o załączeniu planów, dokumentacji technicznej itd. Trzeba wyraźnie podkreślić w ślad za broszurą informacyjną MF dotyczącą struktury logicznej FA(3), że „załącznik do faktury służy do prezentacji danych o charakterze podatkowym. Powinien zawierać wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ustawy, lub dane ściśle powiązane z tymi danymi.

Oznacza to, że nie należy umieszczać w nim danych o charakterze typowo handlowym, marketingowym/reklamowym lub biznesowym, tj. np.:

– cenniki, warunki gwarancji, instrukcje obsługi,

– zamówienia, umowy, aneksy do umów, protokoły odbioru,

– informacje o promocjach i wyprzedażach, materiały reklamowe, oferty indywidualne, newslettery”.

Możliwość stosowania załączników do faktur ustrukturyzowanych – procedura

Problem: Czy każdy podatnik – bez względu na branżę – będzie mógł stosować załączniki do faktury ustrukturyzowanej, czy np. tylko dostawcy mediów? Czy podatnik musi w jakiś sposób poinformować kontrahenta, a może urząd skarbowy, że będzie stosować załączniki? Czy konieczne będzie uzyskanie zgody kontrahenta na stosowanie załączników do faktury ustrukturyzowanej?

Odpowiedź: Wprowadzając możliwość stosowania załączników do faktur ustrukturyzowanych, prawodawca nie ogranicza prawa ich stosowania do określonych, wybranych czynności czy branż. W tym znaczeniu każdy podatnik będzie mógł stosować załączniki do faktur ustrukturyzowanych. Będzie to jednak działanie daleko sformalizowane. Dotyczy to zarówno rzeczywistego stosowania samych załączników, jak i strony formalnoprawnej. Jeżeli chodzi o ten pierwszy aspekt, była o nim mowa w odpowiedzi na poprzednie pytanie – podatnik musi posługiwać się strukturą właściwą dla takiego załącznika i uwzględniać w nim dane, których zamieszczanie zostało przewidziane przez resort finansów w strukturze (bo przecież nie przez ustawodawcę, gdyż wbrew wymogom konstytucyjnym – moim zdaniem, według niektórych nieuzasadnionym – zagadnienie to nie jest normowane w oficjalnym, przewidzianym w ustawie zasadniczej akcie prawnym, np. rozporządzeniu wykonawczym, co tutaj zdawałoby się być uzasadnione).

Na podstawie art. 106gba ust. 1 ustawy o VAT fakturując w sposób ustrukturyzowany czynności, dla których właściwa jest złożona liczba danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto, podatnik może wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem będącym integralną częścią faktury, zawierającym wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, lub dane ściśle powiązane z tymi danymi. Tak więc, generalnie każdy podatnik może stosować załączniki, jeśli spełnia tak ogólnie zarysowane wymogi normatywne. Ale decyzja o stosowaniu załączników nie należy w pełni i wyłącznie do samego podatnika, a w szczególności nie może być podjęta i wprowadzona w życie ad hoc. Działanie takie wymaga bowiem preawizacji, oficjalnego i formalnego zgłoszenia. Podatnik będzie składać do szefa Krajowej Administracji Skarbowej zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem. Zgłoszenie takie będzie mogło być złożone wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym i będzie musiało zawierać:

• dane podatnika;
• dane dotyczące sposobu, w jaki podatnik zamierza korzystać z możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem;
• oświadczenie o spełnieniu warunków koniecznych do wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem;
• oświadczenie o świadomości skutków naruszenia zasad wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem.

Organ potwierdzi taką możliwość, a potwierdzenie możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem będzie dokonywane w drodze czynności materialno-technicznej przez szefa KAS.

Wystawianie i przesyłanie do KSeF faktur z załącznikiem będzie możliwe po otrzymaniu przez podatnika potwierdzenia takiej możliwości od szefa KAS.

Według ustawodawcy możliwość wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem jest swoistym przywilejem, który jest odbierany w przypadku zidentyfikowania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikami, które:

• zawierają dane inne niż określone w art. 106gba ust. 1 ustawy o VAT lub
• są wystawiane i przesyłane niezgodnie z warunkami, o których mowa w art. 106gba ust. 1 ustawy o VAT.

W przypadku zaprzestania stosowania załączników podatnik również powinien dokonać stosownego zgłoszenia, co także jest potwierdzane przez szefa KAS w drodze czynności materialno-technicznej.

Wydanie faktury

Problem: Czy kupując coś od kontrahenta i płacąc gotówką lub kartą, otrzymam od niego jakiś dokument potwierdzający, że wystawił fakturę ustrukturyzowaną? Co, jeżeli jego faktura ustrukturyzowana nie zostanie następnie przesłana do KSeF?

Odpowiedź: Prawodawca nie normuje kwestii wskazanej w pytaniu, a jednocześnie jest to zagadnienie, które budzi niepokój podatników. Wskazuje się tutaj na to, że sprzedawca może wydać jakiś dokument potwierdzający dokonanie zakupu i uregulowanie ceny. Może to być jakaś forma potwierdzenia, która nie pełni funkcji faktury i nie może być w pełni wykorzystana dla potrzeb podatkowych (np. dla odliczenia VAT). Jednak – jak się zdaje – rozwiązaniem może okazać się zastosowanie mechanizmu fakturowania offline24. Taki dokument opatrzony dwoma kodami QR:

• pierwszy zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (ma oznaczenie „OFFLINE”);
• drugi umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (ma oznaczenie „CERTYFIKAT”).

Uwaga! Aby wygenerować drugi kod QR, konieczne będzie pobranie certyfikatu KSeF.

Odliczanie VAT z faktur innych niż ustrukturyzowane

Problem: Czy otrzymawszy od kontrahenta dokument (który on określi jako fakturę, ale nie jest fakturą ustrukturyzowaną) będę mógł odliczyć z niego VAT, jeżeli kontrahent będzie zobowiązany do stosowania faktur ustrukturyzowanych?

Odpowiedź: Jeżeli pomimo obowiązku stosowania faktury ustrukturyzowanej świadczący wystawi fakturę papierową lub elektroniczną bez wykorzystania KSeF, to nie pozbawi tym samym nabywcy prawa do odliczenia VAT z takiego dokumentu. Brak skutku w postaci niemożności odliczenia VAT z takich dokumentów potwierdził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w kilku interpretacjach indywidualnych (np. z 4 marca 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA, z 21 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK, z 19 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK). Wynika to z tego, że dokument taki jest fakturą. Z definicji normatywnych art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy o VAT wynika bowiem, że faktura ustrukturyzowana to jeden z dwóch rodzajów faktur występujących w ich podziale na faktury w postaci papierowej i w postaci elektronicznej. Jednocześnie ani z art. 88 ustawy o VAT, ani z innego przepisu nie wynika, by wystawienie w miejsce faktury ustrukturyzowanej innej faktury pozbawiało nabywcę prawa do odliczania VAT.

Faktury offline24

Problem: Czy każdy podatnik będzie mógł wystawiać faktury offline24 i czy będzie wymagało to uprzedniego uzyskania zgody organu podatkowego lub kontrahenta?

Odpowiedź: Tak, każdy podatnik będzie mógł wystawiać faktury offline24. To podatnik, a nie charakter czy specyfika transakcji, zadecyduje o stosowaniu tego rodzaju faktur. Przypomnijmy, że tryb offline fakturowania to nic innego jak wystawienie faktury poza KSeF i dosłanie jej później do systemu w określonym ustawowo terminie. Co więcej, art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT wskazuje, że za fakturę offline uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, wskazana na tej fakturze (pole P_1 – data wystawienia takiej faktury jest wskazywana przez treść tego pola).

Uwaga! Faktury offline będą musiały być oznaczone dwoma kodami QR, a kod umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury („CERTYFIKAT”) będzie mógł być wygenerowany po uprzednim pobraniu certyfikatu KSeF.

Data otrzymania

Problem: Jak będzie identyfikowana data otrzymania faktury ustrukturyzowanej, zwłaszcza gdy wcześniej podatnik otrzyma od kontrahenta obraz faktury?

Odpowiedź: Data otrzymania faktury ustrukturyzowanej wyznaczana będzie datą nadania temu dokumentowi numeru KSeF. Jednak w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (np. podmiot zagraniczny, osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej), w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Samofakturowanie

Problem: Czy w przypadku samofakturowania wystawca faktury wskazywany jest w pozycji Podmiot 3?

Odpowiedź: W przypadku samofakturowania – z tytułu zastosowania takiego mechanizmu – nie uzupełnia się danych Podmiot3 (blok ten może być uzupełniony, ale z innego, niezależnego od samofakturowania, powodu). W takim przypadku dane nabywcy, standardowo, wykazywane są w bloku Podmiot2. Dodatkowo w fakturze należy wskazać „1” w polu P_17 elementu Adnotacje.

Data sprzedaży

Problem: Jaką datę sprzedaży należy wskazać w fakturze ustrukturyzowanej w przypadku, gdy zawiera ona więcej niż jedną pozycję, a poszczególne czynności były wykonane w różnych dniach, ale w tym samym miesiącu?

Odpowiedź: To, że faktura ustrukturyzowana będzie dotyczyła czynności wykonanych w różnych dniach, nie będzie stanowić przeszkody w wystawieniu jednego dokumentu. Będzie to możliwe za sprawą funkcjonalności, w ramach której podatnik będzie mógł wskazać datę sprzedaży do każdej pozycji faktury.

Jeżeli bowiem dla wszystkich czynności dokumentowanych fakturą jest wspólna data sprzedaży, podatnik wskazuje ją w polu P_6. Jeżeli jednak jest inaczej i poszczególne czynności mają różne daty sprzedaży, wówczas w polu P_6A wskazuje je dla poszczególnych czynności.

Termin płatności

Problem: Czy w fakturze ustrukturyzowanej musi być podany termin płatności?

Odpowiedź: Nie jest obowiązkowe wskazywanie w fakturze ustrukturyzowanej terminu ani sposobu płatności. Chcąc wskazać takie dane, podatnik uzupełnia je w elemencie Platnosc.

Faktura dla jednostki gminnej

Problem: Jakie dane trzeba dodatkowo wskazać w przypadku faktury wystawionej dla jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego? Co w przypadku, gdy kontrahent wystawi fakturę na gminę, nie zamieszczając dodatkowych informacji?

Odpowiedź: W strukturze FA(3), która będzie miała zastosowanie do faktur ustrukturyzowanych, przewidziana została możliwość prezentacji danych nie dwóch, lecz trzech podmiotów. Oprócz świadczącego i nabywcy w niektórych fakturach będą dodatkowo prezentowane dane w bloku Podmiot3. W przypadku jednostek samorządu terytorialnego, dane w komórkach bloku Podmiot3 będą służyły doprecyzowaniu, „skierowaniu” faktury zakupowej do odpowiedniej jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego. Z kolei jeżeli dokument taki będzie potwierdzał sprzedaż jednostki samorządu terytorialnego, wówczas w danych bloku Podmiot3 znajdą się dane jednostki organizacyjnej, która dokonuje sprzedaży.

Co ważne, w bloku takim, w fakturze zarówno zakupowej, jak i sprzedażowej konieczne będzie zamieszczenie indywidualnego numeru podatkowego danej jednostki organizacyjnej (NIP lub IDWew), będącej jednostką podporządkowaną w relacji z gminą jako podatnikiem VAT. Będą to dane dodatkowe, oprócz danych podatnika (w tym numeru VAT), które znajdą się odpowiednio w bloku Podmiot1 lub Podmiot2.

Jednostka organizacyjna podporządkowana musi w bloku Podmiot3 zdefiniować również swoją rolę, oznaczając ją odpowiednio jako „7” JST-wystawca lub „8” JST-odbiorca.

O ile zasadniczo nie jest obowiązkowe uzupełnianie danych bloku Podmiot3, o tyle jest to konieczne w przypadku, gdy w bloku Podmiot1 lub Podmiot2 jako „1” zostanie oznaczone pole JST wskazujące, czy dokument dotyczy jednostki podrzędnej jednostki samorządu terytorialnego.

Trzeba przy tym wskazać, że znacznik jednostki podrzędnej JST w blokach Podmiot1 i Podmiot2 musi być uzupełniony – gdy faktura dotyczy takiej jednostki, należy wpisać „1”, a w innym razie „2”.

Uwaga! Jeżeli jednostka podrzędna gminy dokona zakupu, a sprzedawca nie wskaże jej w polu JST ani w bloku Podmiot3, wtedy dokument trafi na konto gminy i konieczne będzie jego ręczne wychwycenie. Wywoła on takie same skutki podatkowe co każdy inny dokument zakupowy.

Waluta

Problem: Czy jedna faktura ustrukturyzowana może dotyczyć kilku transakcji w różnych walutach?

Odpowiedź: Moim zdaniem, o ile faktura ustrukturyzowana może być wystawiona w walucie obcej (oczywiście pamiętając, że kwota VAT musi być zaprezentowana w złotych polskich), o tyle cała faktura powinna być wystawiona w jednej walucie (z zastrzeżeniem dotyczącym kwoty VAT). Wnioskuję tak z tego, iż pole KodWaluty jest uzupełniane dla całej faktury, a w opisie struktury nie zostało przewidziane kilkakrotne uzupełnianie tego pola.

Dodatkowe informacje

Problem: Czy wystawiając fakturę, która nie dotyczy procedury VAT marża, odwrotnego opodatkowania itp., trzeba w jakiś sposób oznaczać pola ich dotyczące? Ze schematu można wnioskować, że są to pola obowiązkowe.

Odpowiedź: Struktura FA(3) została tak przygotowana, że wystawiając fakturę, podatnik musi „opowiedzieć” się, czy stosuje szczególną procedurę opodatkowania, taką jak np. VAT marża, odwrotne opodatkowanie etc. Jeżeli podatnik nie stosuje takich procedur, musi to być odpowiednio oznaczone w fakturze, w elemencie Adnotacja. Dobrze byłoby, aby w ramach implementacji systemowych do stosowania faktur ustrukturyzowanych zastosować predefiniowanie faktur, tj. jeżeli np. co do zasady podatnik nie stosuje opodatkowania w procedurze VAT marża, to jako ustawienie domyślne pole P_PMarzyN uzupełniane jest „1” – co wskazuje na brak takiej procedury, dzięki czemu podatnik nie musi w każdym przypadku pamiętać o uzupełnieniu tego pola, a jak zajdzie potrzeba wystawienia faktury do procedury VAT marża, dokona jednorazowo zmiany w takim polu, uzupełniając dodatkowe pola wymagane dla takiej procedury (z opcjonalnych stają się one wówczas obowiązkowymi).

Faktura rozliczeniowa do zaliczkowej wystawionej poza KSeF

Problem: Czy w przypadku, gdy faktura zaliczkowa została wystawiona w zwykłej procedurze, możliwe jest wystawienie kolejnej faktury zaliczkowej i/lub faktury rozliczeniowej jako faktury ustrukturyzowanej?

Odpowiedź: Tak, jak najbardziej przy fakturze zaliczkowej wystawionej w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF faktura rozliczeniowa wystawiana jest w formie faktury ustrukturyzowanej. W takim przypadku wypełniany jest element FakturaZaliczkowa w liczbie adekwatnej do liczby wystawionych uprzednio faktur zaliczkowych. Należy oznaczyć „1” w polu NrKSeFZN, a w polu NrFaZaliczkowej podaje się numer faktury zaliczkowej wystawionej poza KSeF.

Znaczniki GTU

Problem: Czy w fakturze ustrukturyzowanej podatnik jest obowiązany do stosowania znaczników GTU w przypadku, gdy danej czynności został przypisany jakiś znacznik?

Odpowiedź: Nie, tak jak do tej pory podatnik nie ma obowiązku zamieszczania w fakturach oznaczeń GTU ani innych znaczników podatkowych. Stosowanie takich oznaczeń w fakturze ustrukturyzowanej jest wyłącznie fakultatywne, zależne od decyzji podatnika, ale może ułatwić automatyzację procesów, w szczególności sporządzania JPK_V7 na podstawie faktur ustrukturyzowanych.

Kurs umowny w fakturze

Problem: W strukturze FA(3) wskazane zostało pole „KursUmowny”, a w czasie szkoleń słyszałam, że wprowadzając obowiązkowy KSeF, ustawodawca co do zasady nie zmienia reguł dokonywania rozliczeń podatkowych, w tym właściwości kursu dla transakcji walutowych. Czy jednak została dokonana zmiana? Jak to rozumieć?

Odpowiedź: W żadnym razie prawodawca nie zmienia zasad dokonywania przeliczeń dla potrzeb podatkowych w VAT na złote polskie transakcji walutowych. Pole przywołane w pytaniu nie ma zastosowania dla transakcji walutowych, a dla tych, w przypadku których strony zastosowały waloryzacyjną klauzulę walutową przy wyznaczaniu ceny, np. umawiając się, że cena jest płacona w złotych polskich, ale przy kalkulacji opartej na walucie, a samo przeliczenie jest dokonywane po kursie umownym. I właśnie dla takiego kursu jest przewidziane pole KursUmowny – czyli nie jest to kurs podatkowy, a cywilnoprawny.

Pole opcjonalne a fakultatywne

Problem: W ministerialnej broszurze dotyczącej struktury logicznej FA(3) wskazywane są pola opcjonalne i fakultatywne. Niby jest to wytłumaczone, ale nie do końca to rozumiem. Czy mogę prosić o jaśniejsze przedstawienie różnic?

Odpowiedź: W najprostszy sposób można to wyjaśnić tak: pola opcjonalne to są te, które podatnik musi uzupełnić ze względu na wystąpienia pewnych okoliczności wskazanych w ustawie o VAT lub przepisach wykonawczych (czyli w pewnych warunkach normatywnych de facto są one obowiązkowe, ale systemowo nie mogą takie być, gdyż system nie zbada, czy wystąpiły przesłanki normatywne ich uzupełnienia – może to zrobić wyłącznie człowiek), natomiast pola fakultatywne są wypełniane wyłącznie na podstawie decyzji podatnika.

Mnogość pól w strukturze

Problem: Od samego początku prac nad wdrożeniem obowiązkowego KSeF słyszałam, że polski ustawodawca uzyskał zgodę na wprowadzenie obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych, ale nie może zmieniać zakresu danych, jakie winny być prezentowane w fakturze, bo tego derogacja nie obejmuje. Jak to rozumieć, skoro w strukturze FA(3) jest tak dużo pozycji, w tym takich, które wcześniej nie były zamieszczane w fakturze, nawet jeżeli w rzeczywistości dotyczyły podatnika (np. dane dotyczące warunków transakcji według Incoterms)?

Odpowiedź: Pomijając, sygnalizowane wcześniej potencjalne naruszenie zasad prawa unijnego dotyczące stosowania w fakturach, w tym ustrukturyzowanych, innego numeru podatkowego niż numer VAT, polski prawodawca nie zmienia zakresu obowiązkowych danych, jakie należy zamieszczać w fakturach. Stąd wszelkie dodatkowe informacje, np. dotyczące warunków transakcji, mają charakter fakultatywny, a chociaż w strukturze są określone dotyczące ich pola, to podatnik nie musi ich uzupełniać. Oczywiście może zdarzyć się sytuacja, w której uzupełnienie określonych pól będzie obowiązkowe, ale będzie to wówczas wyłącznie konsekwencją wcześniejszego działania podatnika, odznaczenia czy uzupełnienia jakiegoś pola fakultatywnego. Na przykład jeżeli podatnik „rozpocznie” identyfikowanie w fakturze ustrukturyzowanej danych dotyczących terminu płatności, to będzie musiał podać dalsze dane, niezbędne do jego skutecznego doprecyzowania.

Mnogość pól fakultatywnych służy samym podatnikom. Skoro bowiem faktury ustrukturyzowane zastępują dotychczas wystawiane, w których podatnik podawał często wiele informacji dodatkowych (np. odnoszących się do warunków dostawy), to umieszczenie takich pól w strukturze pozwoli w dalszym ciągu to stosować, a nawet zautomatyzować pewne procesy obsługi faktury (de facto wystarczyłoby pozostawić obszary do uzupełnienia dowolnymi danymi, ale wówczas automatyzacja często nie byłaby możliwa).