Na jakich zasadach jest wypłacane świadczenie urlopowe

Niektórzy pracownicy naszej firmy chcą otrzymać zarówno świadczenie urlopowe, jak i dofinansowanie do wypoczynku. Czy jest to możliwe? Jakie zasady obowiązują przy wypłacie tych świadczeń?

Nie, nie jest możliwe otrzymanie i świadczenia, i dofinansowania.

Dofinansowanie do wypoczynku jest finansowane ze środków ZFŚS, a świadczenie urlopowe – ze środków obrotowych. Dlatego świadczenie urlopowe jest wypłacane przez pracodawcę, który nie ma obowiązku tworzenia ZFŚS. Jest to jednorazowa wypłata dla pracowników, którzy skorzystali z co najmniej 14 dni nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Wysokość świadczenia nie może przekraczać wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS. Świadczenie to nie zależy od dochodu i nie trzeba o nie składać wniosku.

Z kolei dofinansowanie do wypoczynku z ZFŚS przysługuje pracownikom w jednostkach sektora finansów publicznych i firmach, które tworzą fundusz socjalny. Jego wysokość zależy od sytuacji materialnej pracownika. Jest przyznawane zgodnie z regulaminem ZFŚS. Dlatego, w przeciwieństwie do świadczenia urlopowego, przy dofinansowaniu do wypoczynku potrzebne jest złożenie wniosku o wypłatę i może być wymagane dokumentowanie wysokości dochodu przypadającego na członka rodziny. W przypadku dofinansowania pracodawca może, ale nie musi, wprowadzić kryterium minimalnej długości wykorzystywanego urlopu.

Kolejna różnica jest następująca: świadczenie urlopowe przysługuje wyłącznie pracownikom, a dofinansowanie jako świadczenie z ZFŚS także np. członkom ich rodzin. Szczegółowe rozwiązania w zakresie uprawnień określa regulamin ZFŚS.

Dobre praktyki:

• jasno określ w regulaminie wynagradzania, czy w firmie jest wypłacane świadczenie urlopowe;
• informuj pracowników o zasadach przyznawania świadczeń już przy zatrudnieniu;
• prowadź rzetelną dokumentację dotyczącą wypłacanych świadczeń.

Błędy, których należy unikać:

• brak weryfikacji, czy pracownik faktycznie spełnia warunki dla świadczenia urlopowego (np. urlop krótszy niż 14 dni);opóźniona wypłata świadczenia (powinna nastąpić przed urlopem).

Pracownik zatrudniony od pięciu miesięcy złożył wniosek o 14-dniowy urlop wypoczynkowy. Czy brak pełnego roku pracy wyklucza wypłatę świadczenia?

Nowy pracownik ma prawo do świadczenia urlopowego, jeśli wykorzysta co najmniej 14 dni nieprzerwanego urlopu. Podstawą prawną jest art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS, która, choć dotyczy funduszu socjalnego, określa minimalny okres wypoczynku jako warunek wypłaty świadczenia w firmach, które nie tworzą funduszu. Kluczowe jest też przestrzeganie zapisów regulaminu wynagradzania.

Dobre praktyki:

• regulamin powinien precyzyjnie określać zasady wypłaty świadczeń, także dla nowych pracowników;
• należy dokładnie analizować wnioski urlopowe i dokumentację, aby uniknąć pomyłek.

Błędy, których należy unikać:

• odmowa wypłaty świadczenia z powodu krótkiego stażu pracy.

Nasz pracownik, mimo wcześniejszego otrzymania świadczenia urlopowego, zrezygnował z zaplanowanego urlopu. Chcemy odzyskać wypłaconą kwotę, dokonując potrącenia z wynagrodzenia. Czy możemy tak zrobić?

Świadczenie urlopowe jest przyznawane pracownikowi, który skorzysta z co najmniej 14 dni urlopu wypoczynkowego (art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS). Gdy urlop zostanie odwołany, pracodawca ma prawo się domagać zwrotu wypłaconego świadczenia, ale musi pamiętać, że potrącenia z wynagrodzenia można dokonać wyłącznie za zgodą pracownika lub na podstawie wyroku sądowego. Co ważne, nawet jeśli pracownik wyrazi zgodę, potrącenie nie może naruszać kwoty wolnej od zajęć, określonej w art. 87 Kodeksu pracy. W praktyce oznacza to, że jeśli wynagrodzenie pracownika jest niskie, pracodawca może mieć trudności z odzyskaniem pełnej kwoty jednorazowo. Jednak z praktyki wynika, że pracodawcy w takiej sytuacji nie żądają zwrotu świadczenia, jeżeli pracownik do końca 2025 r. wykorzysta 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu. Gdy taka sytuacja nie nastąpi, a firma odstąpi od żądania zwrotu świadczenia urlopowego nienależnie wypłaconego pracownikowi, należy naliczyć od niego składki ZUS. W tym przypadku świadczenie nie spełnia warunków określonych w ustawie o ZFŚS. Świadczenie urlopowe (zarówno należne, jak i nienależne) jest opodatkowane podatkiem dochodowym.

Dobre praktyki:

• jasno określ w regulaminie wynagradzania procedury zwrotu świadczenia urlopowego;
• przekaż pracownikom informację o zasadach wypłaty świadczenia zapisanych w regulaminie. [ramka]

Błędy, których należy unikać:

• automatyczne potrącanie świadczenia bez zgody pracownika;
• brak regulaminowych zasad dotyczących zwrotu świadczeń.

Pracownik złożył wypowiedzenie, a przed odejściem zaplanował 14-dniowy urlop wypoczynkowy. Czy w tej sytuacji, mimo zakończenia zatrudnienia, pracownikowi przysługuje świadczenie urlopowe?

Tak, jeśli pracownik wykorzysta co najmniej 14 dni nieprzerwanego urlopu przed rozwiązaniem umowy, ma prawo do świadczenia urlopowego. Przepisy nie uzależniają przyznania świadczenia od dalszego trwania zatrudnienia po zakończeniu urlopu. Kluczowe jest, aby urlop trwał wymagane 14 dni kalendarzowych, nawet jeśli jest to ostatni okres zatrudnienia. Pracodawca powinien zadbać o klarowne zapisy w regulaminach oraz staranną ewidencję urlopów, aby uniknąć sporów i niejasności.

Dobre praktyki:

• wprowadź do regulaminu wynagradzania zapisy, że świadczenie przysługuje także za urlop wykorzystany przed odejściem z firmy;
• informuj pracowników o przysługujących im świadczeniach, również w okresie wypowiedzenia.

Błędy, których należy unikać:

• brak odpowiednich zapisów w regulaminie określających zasady wypłaty świadczenia osobom w okresie wypowiedzenia;
• nieuwzględnianie, że wykorzystywanie urlopu przed zakończeniem pracy daje prawo do świadczenia.

Pracownik przebywający na urlopie rodzicielskim zwrócił się z pytaniem, czy przysługuje mu świadczenie urlopowe, jeśli nie korzystał z urlopu wypoczynkowego w danym roku. Czy taki pracownik spełnia warunki do otrzymania świadczenia?

Nie, świadczenie urlopowe przysługuje wyłącznie pracownikowi, który skorzysta z co najmniej 14 dni nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Urlop rodzicielski lub wychowawczy, mimo że jest usprawiedliwioną nieobecnością, nie jest urlopem wypoczynkowym i nie uprawnia do otrzymania świadczenia. Firma powinna zapewnić przejrzyste zasady i dokładną ewidencję, by unikać błędów przy wypłatach.

Dobre praktyki:

• jasno określ w regulaminie wynagradzania, że świadczenie przysługuje tylko za urlop wypoczynkowy;
• prowadź ewidencję urlopów.

Błędy, których należy unikać:

• wypłacanie świadczenia pracownikom, którzy nie skorzystali z urlopu wypoczynkowego;
• brak jasnych zapisów w regulaminie dotyczących warunków przyznania świadczenia.

Pracownik zatrudnił się ponownie w tej samej firmie. Wrócił po dwóch latach zatrudnienia w innym przedsiębiorstwie. Czy przysługuje mu świadczenie urlopowe?

Tak, świadczenie urlopowe przysługuje pracownikowi, który ponownie zatrudnił się w tej samej firmie, jeśli skorzysta z co najmniej 14 dni nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Kluczowe jest, aby pracownik był zatrudniony w dniu rozpoczęcia urlopu i spełnił warunki regulaminowe. Świadczenie urlopowe jest wypłacane automatycznie przez pracodawcę, bez konieczności składania wniosku.

Dobre praktyki:

• wprowadź do regulaminu wynagradzania jasne zasady wypłaty świadczeń pracownikom; informuj pracowników o przysługujących im prawach już przy zatrudnieniu;
• aktualizuj regularnie regulamin i dokumentację kadrowo-płacową.

Błędy, których należy unikać:

• brak jednoznacznych zapisów w regulaminie.

Zastanawiamy się, czy świadczenie urlopowe może być wypłacane w kilku ratach, na przykład przed i po urlopie pracownika?

Nie, przepisy wymagają, aby świadczenie urlopowe zostało wypłacone jednorazowo, najpóźniej w ostatnim dniu roboczym przed rozpoczęciem urlopu. Nie ma możliwości podzielenia go na części.

Dobre praktyki:

• wypłacaj świadczenia na czas, zgodnie z przepisami, aby uniknąć roszczeń pracowniczych;
• informuj pracowników o zasadach wypłaty świadczenia już na etapie planowania urlopu.

Błędy, których należy unikać:

• wypłata świadczenia w ratach lub po rozpoczęciu urlopu;
• brak wyraźnych zapisów w regulaminie wynagradzania dotyczących terminów wypłaty. ©℗