Checklista: Czy plan wydatków z ZFŚS został prawidłowo przygotowany

Plan wydatków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFSS) nie jest obowiązkowy z mocy ustawy – ale jego brak może oznaczać zarzuty o brak przejrzystości, nieuzgodnienie działań ze stroną społeczną albo nierówne traktowanie uprawnionych. Czy w Twojej jednostce wszystko zostało dobrze zaplanowane?

Przygotowaliśmy praktyczną checklistę, która pomoże to sprawdzić – krok po kroku. Przy każdej odpowiedzi „nie” znajdziesz konkretne działanie naprawcze, które możesz wdrożyć od razu.

Jak interpretować wynik?

• ✔️ większość odpowiedzi „tak” = plan jest dobrze opracowany i zgodny z zasadami.

• ❌ odpowiedzi „nie” = warto podjąć działania porządkujące lub zaktualizować dokumentację.

1. Zgodność z przepisami i regulaminem ZFŚS

☐ Czy regulamin ZFŚS zawiera wykaz świadczeń i rodzajów działalności socjalnej?

❌ Działanie naprawcze: Zaktualizować regulamin ZFŚS, wskazując cele i formy wsparcia zgodnie z ustawą.

☐ Czy plan wydatków uwzględnia wyłącznie świadczenia zapisane w regulaminie?

❌ Działanie naprawcze: Skorygować plan, by nie zawierał świadczeń bez podstawy w regulaminie.

☐ Czy plan opiera się na kryterium socjalnym, a nie równym podziale?

❌ Działanie naprawcze: Wprowadzić zasadę różnicowania świadczeń na podstawie sytuacji materialnej.

2. Przygotowanie planu

☐ Czy pracodawca lub wskazany pracownik przygotował projekt planu?

❌ Działanie naprawcze: Wyznaczyć odpowiedzialną osobę i opracować projekt we współpracy z komisją.

☐ Czy projekt planu został opracowany wspólnie z komisją socjalną?

❌ Działanie naprawcze: Zwołać posiedzenie komisji i wspólnie przedyskutować założenia planu.

☐ Czy projekt został skonsultowany z partnerem społecznym? (np. związkiem zawodowym)

❌ Działanie naprawcze: Przekazać plan do konsultacji z podpisanym protokołem uzgodnień.

3. Sporządzenie planu rzeczowo-finansowego

☐ Czy obliczono odpis podstawowy na ZFŚS?

❌ Działanie naprawcze: Skorzystać z kalkulatora odpisów i uwzględnić aktualne wskaźniki.

☐ Czy uwzględniono środki z lat ubiegłych i spłaty pożyczek?

❌ Działanie naprawcze: Pozyskać dane z księgowości i ująć je w budżecie.

☐ Czy ustalono łączną pulę środków do rozdysponowania?

❌ Działanie naprawcze: Zebrać wszystkie składniki przychodu funduszu i określić ich sumę.

☐ Czy zaplanowano główne kategorie wydatków (dopłaty, świadczenia rzeczowe, zapomogi)?

❌ Działanie naprawcze: Opracować szczegółowe zestawienie z przypisanymi kwotami.

☐ Czy zarezerwowano środki na sytuacje losowe?

❌ Działanie naprawcze: Ustalić minimalną kwotę rezerwy – np. procent całego funduszu.

☐ Czy określono szacunkową liczbę osób uprawnionych?

❌ Działanie naprawcze: Sprawdzić liczbę osób objętych regulaminem i wprowadzić ją do planu.

4. Dokumentacja i zatwierdzenie

☐ Czy plan przyjęto w formie pisemnej (np. podpisany dokument)?

❌ Działanie naprawcze: Opracować finalną wersję i zebrać podpisy zainteresowanych stron.

☐ Czy plan został uzgodniony ze stroną społeczną (związki, przedstawiciel pracowników)?

❌ Działanie naprawcze: Przeprowadzić formalne uzgodnienie z odnotowaniem daty i podpisów.

☐ Czy plan dołączono do dokumentacji funduszu?

❌ Działanie naprawcze: Włączyć plan do akt ZFŚS i zachować go na potrzeby kontroli.

☐ Czy dokument przechowywany jest w sposób umożliwiający kontrolę?

❌ Działanie naprawcze: Zabezpieczyć plan w dokumentacji funduszu – w wersji papierowej lub elektronicznej.

5. Przejrzystość i aktualizacja

☐ Czy plan zawiera przejrzyste zestawienie celów, kwot i terminów (np. w formie tabeli)?

❌ Działanie naprawcze: Przygotować wersję tabelaryczną z podziałem na cele i miesiące.

☐ Czy przewidziano możliwość aktualizacji planu w ciągu roku?

❌ Działanie naprawcze: Dodać do planu klauzulę o dopuszczalnych zmianach w przypadku nowych potrzeb.

☐ Czy pracownicy zostali poinformowani o planie wydatków?

❌ Działanie naprawcze: Przekazać plan przez intranet, komisję socjalną lub komunikat z działu kadr.