Wzór 1. Przykład regulaminu działania komisji socjalnej

§ 1 Postanowienia ogólne

1. Komisję socjalną powołuje pracodawca na podstawie zapisów regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS).

2. Komisja działa jako organ opiniodawczo-doradczy w zakresie gospodarowania środkami ZFŚS.

3. Skład, tryb pracy i kompetencje komisji określa niniejszy regulamin.

§ 2 Skład i organizacja pracy komisji

1. W skład komisji wchodzą przedstawiciele pracowników i związków zawodowych (jeśli działają u pracodawcy).

2. Komisja liczy od 4 do 7 osób, przy czym powinna uwzględniać reprezentację różnych grup zawodowych.

3. Członków komisji powołuje i odwołuje pracodawca.

4. Kadencja członków komisji wynosi 2 lata. Możliwe jest ich ponowne powołanie.

5. Komisja wybiera spośród siebie przewodniczącego oraz jego zastępcę.

6. W przypadku, gdy członek komisji sam ubiega się o świadczenie – wyłącza się z oceny jego wniosku.

§ 3 Zadania komisji socjalnej

Do zadań komisji należy w szczególności:

1. Opiniowanie wniosków pracowników i emerytów o świadczenia z ZFŚS.

2. Udzielanie rekomendacji pracodawcy co do zasadności przyznania świadczenia.

3. Opracowanie tabeli dopłat i propozycji planu finansowego funduszu.

4. Analiza i wnioskowanie w sprawie zmian w regulaminie ZFŚS.

5. Sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności socjalnej.

6. Współpraca z działem kadr, księgowością oraz przedstawicielami związków zawodowych.

§ 4 Posiedzenia komisji

1. Posiedzenia zwołuje przewodniczący komisji, nie rzadziej niż raz na kwartał.

2. Posiedzenie może się odbyć także na wniosek pracodawcy lub co najmniej 2 członków komisji.

3. Obrady są ważne, jeśli uczestniczy w nich co najmniej połowa członków komisji.

4. Z posiedzeń sporządza się protokół, który zawiera:

  • listę rozpatrzonych wniosków (z podziałem na pozytywnie i negatywnie zaopiniowane),
  • uzasadnienie w przypadku odmowy świadczenia,
  • wykaz proponowanych kwot i rodzajów świadczeń,
  • podpisy obecnych członków.

§ 5 Przetwarzanie danych osobowych

1. Członkowie komisji mają dostęp do danych osobowych wyłącznie w zakresie niezbędnym do oceny sytuacji socjalnej.

2. Każdy członek komisji podpisuje oświadczenie o zachowaniu poufności i ochronie danych osobowych.

3. Dane wnioskodawców nie mogą być udostępniane osobom trzecim ani omawiane poza posiedzeniami komisji.

§ 6 Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez pracodawcę i uzgodnienia ze związkami zawodowymi (jeśli działają u pracodawcy).

2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się zapisy regulaminu ZFŚS i ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Wzór 2. Regulamin pracy komisji socjalnej

§ 1

1. Komisja socjalna opiniuje wnioski osób ubiegających się o przyznanie świadczeń socjalnych z funduszu.

2. Komisja socjalna opiniuje wnioski złożone zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie.

§ 2

1. Pierwsze posiedzenie komisji socjalnej zwołuje osoba upoważniona przez pracodawcę (np. kierownik komórki kadrowej).

2. Na pierwszym posiedzeniu komisji socjalnej jej członkowie wybierają spośród siebie przewodniczącego komisji oraz dwóch zastępców przewodniczącego komisji socjalnej.

3. Posiedzenia komisji socjalnej zwoływane są na wniosek każdego z jej członków, w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na dwa tygodnie.

4. Posiedzenia komisji socjalnej odbywają się w następującym składzie:

1) trzech przedstawicieli wyznaczonych przez administrującego funduszem,

2) po jednym przedstawicielu każdej z zakładowych organizacji związkowych, przy czym w posiedzeniu musi brać udział przewodniczący komisji socjalnej lub zastępca przewodniczącego komisji socjalnej, zwany dalej kierującym obradami komisji socjalnej.

§ 3

1. Do zadań kierującego obradami komisji socjalnej należy w szczególności:

1) zapewnienie sprawnego i prawidłowego przebiegu obrad komisji socjalnej oraz rozpatrywania wniosków osób ubiegających się o świadczenie, zgodnie z postanowieniami regulaminu;

2) współpraca z komórką ds. kadr lub innej komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za sprawy pracownicze w zakresie właściwego przygotowania materiałów na posiedzenia komisji socjalnej;

3) współpraca z zakładowymi organizacjami związkowymi w zakresie spraw socjalnych;

4) powiadamianie członków komisji socjalnej oraz komórki ds. kadr o terminach posiedzeń komisji socjalnej;

5) sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji socjalnej;

6) przekazywanie do komórki ds. kadr protokołów z posiedzeń komisji socjalnej wraz z wnioskami o przyznanie świadczeń z funduszu oraz zbiorczym zestawieniem wniosków.

2. Obsługę administracyjną komisji socjalnej zapewnia komórka ds. kadr, która:

1) informuje Wydziały Kadr o terminach posiedzeń komisji socjalnej;

2) gromadzi dokumentację własną i przekazywaną przez Wydziały Kadr na posiedzenia komisji socjalnej, tj. zbiorcze zestawienia wniosków wraz z wnioskami osób ubiegających się o świadczenie z funduszu oraz dokumentacją;

3) przekazuje do podpisu zakładowych organizacji związkowych oraz kierownika jednostki lub osoby upoważnionej zbiorcze zestawienia wniosków wraz z wnioskami osób ubiegających o świadczenie z funduszu oraz protokołem z posiedzenia komisji socjalnej;

4) przyjmuje lub przekazuje do kadr wnioski wraz ze zbiorczym zestawieniem wniosków ze stanowiskiem zakładowych organizacji związkowych oraz decyzją pracodawcy;

5) przechowuje protokoły z posiedzeń komisji socjalnej wraz z kserokopią zbiorczych zestawień wniosków.

§ 4

1. Głosowanie nad wnioskami odbywa się w trybie jawnym przez podniesienie ręki.

2. Opinia komisji socjalnej o przyznaniu lub odmowie przyznana świadczenia zapada większością głosów. W przypadku równej liczby głosów, decydujący głos należy do kierującego obradami komisji socjalnej.

3. Członek komisji socjalnej, na czas rozpatrywania jego wniosku, opuszcza salę, w której odbywa się posiedzenie.

§ 5

1. Opinia komisji socjalnej powinna być odnotowana na wniosku osoby ubiegającej się o świadczenie oraz na zbiorczym zestawieniu wniosków.

2. W przypadku odmownego rozpatrzenia złożonego wniosku, komisja socjalna zobowiązana jest do pisemnego uzasadnienia swojej opinii na wniosku osoby ubiegającej się o świadczenie.