Do 31 marca jednostka musi sporządzić sprawozdanie finansowe za 2024 rok

Roczne sprawozdanie finansowe jednostki budżetowej nie jest jedynie obowiązkiem formalnym, ale także zapewnia przejrzystość i rozliczalność finansów publicznych. Jego rzetelne sporządzenie, zgodne z przepisami prawa, jest niezbędne do oceny prawidłowości gospodarowania środkami publicznymi. Nieprawidłowości mogą skutkować konsekwencjami prawnymi oraz osłabieniem zaufania do instytucji.

Wyzwania

Proces sporządzania sprawozdania finansowego wiąże się z wieloma wyzwaniami praktycznymi. Jednym z nich są problemy związane z ewidencją i prezentacją danych finansowych. Jednostki budżetowe muszą prowadzić księgi rachunkowe w sposób zapewniający kompletność i poprawność zapisów oraz spójność z danymi przedstawionymi w poszczególnych elementach sprawozdania finansowego. Błędy w ewidencji lub niespójna prezentacja danych mogą prowadzić do rozbieżności między elementami sprawozdania finansowego oraz między nim a sprawozdawczością budżetową, co rodzi zastrzeżenia organów kontroli. Kolejnym wyzwaniem jest interpretacja przepisów. Normy regulujące rachunkowość i finanse publiczne często są niejednoznaczne. W praktyce księgowi muszą dokonywać ich interpretacji w odniesieniu do konkretnych sytuacji, np. przy ujmowaniu nietypowych transakcji lub rozliczaniu wydatków na przełomie roku. Podjęte decyzje bezpośrednio wpływają na sprawozdawczość jednostki i mogą mieć konsekwencje prawne oraz finansowe.

Kłopotliwe koszty

W kontekście sprawozdawczości finansowej kluczowe znaczenie ma precyzyjna klasyfikacja kosztów. Prawidłowe ich przypisanie do właściwych kategorii i okresów zapewnia zgodność z przepisami oraz rzetelny obraz finansów jednostki. Nieprawidłowości w tym zakresie mogą prowadzić do zniekształcenia danych finansowych, co utrudnia ich analizę i porównywalność.

Sporządzanie sprawozdania finansowego w jednostce budżetowej wymaga więc fachowej wiedzy, precyzji i znajomości przepisów. Aby uniknąć błędów i rozbieżności, warto przeprowadzać weryfikację danych na bieżąco, korzystać z automatyzacji procesów księgowych oraz stosować jednolite zasady ewidencji, co ułatwi sporządzanie sprawozdania i zwiększy jego wiarygodność.

► Gdzie wykazać odszkodowanie i odprawę pracowniczą w rachunku zysków i strat?

Odpowiedź

Odszkodowania wypłacone na mocy ugody sądowej oraz odprawy z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn niezależnych od pracownika ujmuje się w pozycji B.VII „Pozostałe koszty rodzajowe”. Koszty te są ewidencjonowane na koncie 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”.

Uzasadnienie

Prawidłowe ujęcie w rachunku zysków i strat odszkodowania oraz odprawy pieniężnej wypłaconych pracownikowi wymaga uwzględnienia przepisów określonych w rozporządzeniu ministra finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont). Zgodnie z nim konto 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400–405. Na koncie tym ujmuje się m.in.

• zwroty wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do celów służbowych,
• koszty krajowych i zagranicznych podróży służbowych,
• koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych,
• odprawy z tytułu wypadków przy pracy oraz inne koszty niezaliczane do kosztów działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych.

Z obrotami strony Wn odpowiedniego konta analitycznego do konta 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” powiązana jest pozycja B.VII „Pozostałe koszty rodzajowe” rachunku zysków i strat. Obejmuje ona koszty nieuwzględnione w pozycjach od I do VI, związane m.in. z wypłatami na rzecz osób trzecich, które nie są klasyfikowane jako wynagrodzenia czy świadczenia. Wśród nich znajdują się m.in. odszkodowania oraz odprawy pośmiertne.

Dodatkowo, pozycja B.VII „Pozostałe koszty rodzajowe” powiązana jest pośrednio z par. 302 „Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń”, z wyłączeniem świadczeń wynikających z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz innych świadczeń na rzecz pracowników.

► Jak ująć przekazanie materiałów inwestycyjnych na bieżącą działalność?

Odpowiedź

Przekazanie materiałów inwestycyjnych na potrzeby bieżącej działalności skutkuje zmniejszeniem salda konta 080 „Środki trwałe w budowie” i jednoczesnym zwiększeniem wartości na koncie 310 „Materiały” lub 401 „Zużycie materiałów i energii”. W zestawieniu zmian funduszu operację tę wykazuje się w pozycji 2.9 „Inne zmniejszenia” oraz 1.10 „Inne zwiększenia”.

Uzasadnienie

Tego rodzaju operacja nie jest związana z klasycznym wydatkowaniem środków ani z przekazaniem majątku trwałego, lecz wynika z przeksięgowania materiałów pierwotnie zaliczonych do inwestycji na cele bieżącej działalności jednostki. W efekcie niezbędne jest skorygowanie funduszu o wartość przekazanych materiałów poprzez jego zmniejszenie.

Prezentacja zmniejszenia funduszu jednostki w sprawozdaniu finansowym wymaga uwzględnienia przepisów rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont. Zgodnie bowiem z par. 20 ust. 1 pkt 4b tego rozporządzenia, zakładowy plan kont powinien umożliwiać sporządzanie sprawozdań finansowych, budżetowych oraz innych wymaganych przepisami sprawozdań. W myśl opisu załącznika nr 3 do rozporządzenia na stronie Wn konta 800 „Fundusz jednostki” ujmuje się zmniejszenia funduszu.

Z kolei ewidencja materiałów, w zależności od ich przeznaczenia, może być prowadzona na koncie 310 „Materiały” lub 401 „Zużycie materiałów i energii”. Natomiast do ewidencji inwestycji wykorzystywane jest konto 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”. Przekazanie niewykorzystanych materiałów inwestycyjnych na potrzeby bieżącej działalności jednostki skutkuje zmniejszeniem salda konta 080 i jednoczesnym zwiększeniem wartości ujętej na odpowiednich kontach ewidencjonujących materiały lub ich zużycie.

Saldo konta 080 jest powiązane z wierszem 2.9 „Inne zmniejszenia” zestawienia zmian funduszu, w którym ujmowane są m.in. koszty zaniechanych inwestycji. Natomiast salda kont 310 „Materiały” oraz 401 „Zużycie materiałów i energii” są prezentowane co do zasady w wierszu 1.8 „Aktywa otrzymane w ramach centralnego zaopatrzenia”.

Jednak biorąc pod uwagę specyfikę omawianej operacji gospodarczej, zwiększenie stanu materiałów przeznaczonych na bieżącą działalność powinno zostać wykazane w wierszu 1.10 „Inne zwiększenia”, obejmującym zwiększenia niewykazywane w wierszach od 1.1 do 1.9.

► Jak ująć nieodpłatne przekazanie środka trwałego w sprawozdaniu finansowym jednostki budżetowej?

Odpowiedź

Nieodpłatne przekazanie środka trwałego do organu prowadzącego szkołę ujmuje się w zestawieniu zmian funduszu w pozycji 2.6 „Wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych”. Należy również ujawnić to w dodatkowych informacjach do sprawozdania finansowego.

Uzasadnienie

Ewidencja nieodpłatnie przekazanego środka trwałego w jednostce będącej donatorem odbywa się z wykorzystaniem kont:

• 011 „Środki trwałe”,
• 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,
• 800 „Fundusz jednostki”.

Sposób ewidencji przekazanych nieodpłatnie środków trwałych do innej jednostki powinien być zgodny z objaśnieniami załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont.

Ujęcie na kontach bilansowych nieodpłatnego przekazania środka trwałego wymaga jego zaksięgowania na podstawie protokołu przekazania (PT) zapisem:

• wartość dotychczasowego umorzenia: Wn 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”, Ma 011 „Środki trwałe”,
• część nieumorzona: Wn 800 „Fundusz jednostki”, Ma 011 „Środki trwałe”.

Nieodpłatne przekazanie środka trwałego znajduje odzwierciedlenie w sprawozdaniach finansowych jednostki. W szczególności, wartość netto przekazanego środka trwałego ujmuje się w zestawieniu zmian w funduszu jednostki budżetowej w pozycji 2.6. „Wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych i środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych”. To zestawienie prezentuje zmiany w funduszu jednostki, uwzględniając m.in. operacje związane z nieodpłatnym przekazaniem składników majątkowych.

Zgodnie z objaśnieniami załącznika nr 12 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont w pozycji II.1.1 Informacji dodatkowej prezentuje się szczegółowy zakres zmian wartości grup rodzajowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, który zawiera:

• stan tych aktywów na początek roku obrotowego,
• zwiększenia i zmniejszenia z tytułu: aktualizacji wartości, nabycia, rozchodu, przemieszczenia wewnętrznego,
• stan końcowy.

Dla majątku amortyzowanego będzie podobne przedstawienie stanów i tytułów zmian dotychczasowej amortyzacji lub umorzenia. Ponadto, w dodatkowych informacjach i objaśnieniach do sprawozdania finansowego warto zamieścić szczegółowe informacje dotyczące przekazania, takie jak opis przekazanego środka trwałego, jego wartość początkowa, wartość umorzenia oraz wartość netto. Taka transparentność pozwala lepiej zrozumieć sytuację majątkową jednostki przez odbiorców sprawozdania finansowego.

► Jak wykazać różnice kursowe od delegacji w rachunku zysków i strat?

Odpowiedź

Dodatnie różnice kursowe z tytułu delegacji ujmuje się na koncie 750 „Przychody finansowe”, a ujemne na koncie 751 „Koszty finansowe”. Nie wykazuje się ich jako dochody ani wydatki w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S, ponieważ nie powodują one faktycznego przepływu środków pieniężnych. W rachunku zysków i strat to pozycja G.II. „Odsetki” lub H.I. „Odsetki”.

Uzasadnienie

Faktycznie zrealizowane przez jednostkę dochody i wydatki budżetowe są prezentowane w sprawozdaniu Rb-27S i Rb-28S. Przychody i koszty, które nie są ujmowane na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki”, wykazuje się wyłącznie w odpowiednich pozycjach rachunku zysków i strat. Zgodnie z rachunkiem zysków i strat, który jest załącznikiem nr 10 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont, będzie to pozycja G.II. „Odsetki” lub H.I. „Odsetki”. Zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości, różnice kursowe powstałe na koniec roku wynikające z wyceny zobowiązań i należności w walutach obcych to odpowiednio pozostałe przychody lub koszty finansowe.

Ewidencjonuje się je zgodnie z objaśnieniami załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont na kontach:

• 750 „Przychody finansowe” (dla dodatnich różnic kursowych),
• 751 „Koszty finansowe” (dla ujemnych różnic kursowych).

Typowy zapis w księgach rachunkowych to:

• dodatnie różnice kursowe: Wn konta zespołu 2 (rozrachunki) / Ma 750 „Przychody finansowe”,
• ujemne różnice kursowe: Wn 751 „Koszty finansowe” / Ma konta zespołu 2.