Egzekucja miękka w administracji ma zminimalizować formalności oraz ograniczyć koszty związane z egzekucją należności publicznoprawnych.

Jednostki sektora finansów publicznych uzyskały prawo do korzystania z niej od 1 lipca 2023 r. Ułatwia ona dochodzenie niewielkich należności, bo wierzyciele mogą odstąpić od formalnych czynności egzekucyjnych, jeżeli łączna kwota należności nie przekracza dziesięciokrotności kosztów upomnienia, czyli 160 zł. W praktyce oznacza to, że egzekucja miękka dotyczy drobnych kwot, które mogą być szybko dochodzone bez angażowania pracowników w przygotowanie bardziej sformalizowanej egzekucji administracyjnej opartej na przesyłaniu tytułów wykonawczych do organu egzekucyjnego.

Prowadzenie przez jednostki sektora finansów publicznych egzekucji miękkiej ma również skrócić czas trwania postępowania. W przypadku niewielkich należności wierzyciel może zaniechać wysłania dłużnikowi upomnienia, choć z uwagi na inne przepisy powinien to zrobić.

Dodatkowo egzekucja miękka daje możliwość poprawienia relacji z klientami urzędu będącymi w trudnej sytuacji majątkowej, co daje większą elastyczność w dochodzeniu należności.

Egzekucja miękka ma również zmniejszyć obciążenia administracyjne wierzycieli, zapewniając jednocześnie skuteczne dochodzenie należności. Wierzyciele mogą skupić się na większych i bardziej skomplikowanych sprawach, a drobnych należności dochodzić w sposób mniej kosztowny.

Jednak egzekucja miękka ma również swoje ograniczenia, bo trzeba zakończyć działania informacyjne w czasie uniemożliwiającym wygaszenie należności, czyli przed ich przedawnieniem.

O co pytają na szkoleniach

PROBLEM Nie mamy kontaktu do osoby, która uiszcza na poczcie opłatę za wynajem powierzchni, i nie mamy jak wyegzekwować numeru konta, na który mamy zwrócić nadpłatę. Czy można ją zaliczać na poczet przyszłych wpłat? Czy nie jest wymagany wniosek o zwrot nadpłaty?

ODPOWIEDŹ Kwoty dochodów nienależnie wpłaconych (pobranych) lub orzeczonych do zwrotu stanowią nadpłaty. Wynika to z par. 18 ust. 1 i 2 rozporządzenia ministra finansów w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów bud żetowych. Z kolei, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, to państwowa jednostka budżetowa zalicza nadpłaty na inne wymagalne należności przypadające od tego samego dłużnika, a w razie braku takich należności – zwraca je uprawnionej osobie. Zwroty nadpłat w dochodach budżetowych, powstałych zarówno w bieżącym roku budżetowym, jak i w ubiegłych latach budżetowych, ujmuje się w tej podziałce klasyfikacji dochodów, na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju. Podstawą dokonania zwrotu nadpłaty jest pisemne polecenie zwrotu, podpisane przez kierownika i głównego księgowego państwowej jednostki budżetowej. Polecenie zawiera uzasadnienie zwrotu i wskazanie daty wpłaty zwracanej kwoty. Przy czym jeżeli jednostka ma inne należności od danego kontrahenta, to powinna zaliczyć nadpłaty na poczet przyszłych wpłat.

PROBLEM Jak długo można stosować działania upominawcze i nie wystawiać tytułu wykonawczego?

ODPOWIEDŹ W świetle par. 5 rozporządzenia ministra finansów w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych, w przypadku gdy egzekucja administracyjna może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia, wierzyciel wystawia tytuł wykonawczy obejmujący należność pieniężną, której wysokość przekracza dziesięciokrotność kosztów upomnienia:

  • niezwłocznie ‒ jeżeli nie zostały podjęte działania informacyjne,
  • przed upływem 21 dni od dnia, w którym po raz pierwszy podjęto działanie informacyjne. Jeżeli jednak kwota należności nie przekracza dziesięciokrotności kosztów upomnienia (160 zł), to tytuł wykonawczy należy wystawić niezwłocznie, gdy okres do upływu terminu przedawnienia tej należności pieniężnej jest krótszy niż sześć miesięcy.

W praktyce w przypadku niskich kwot należności działania informacyjne mogą być prowadzone do sześciu miesięcy przed przedawnieniem należności. Należy mieć jednak również na uwadze art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z nim jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. W świetle wyjaśnień zawartych w orzeczeniu Głównej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych z 11 stycznia 2024 r. (sygn. akt BDF1.4800.9.2023) nieuzasadnione zwlekanie z rozpoznaniem wniosku nie może niweczyć podstawowego obowiązku jednostek sektora finansów publicznych, polegającego na dochodzeniu należności, wynikającego z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych. W praktyce dochodzenie należności polega na jej bieżącym dochodzeniu, a nie zabezpieczeniu ich dochodzenia na nieokreśloną przyszłość.

PROBLEM Jak ściągać małe kwoty, np. kwotę wystawionego upomnienia, tj. 16 zł? Na czym polegają działania informacyjne wierzyciela?

ODPOWIEDŹ Egzekucja administracyjna może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia, w przypadku gdy dotyczy kosztów upomnienia. Przy kwocie 16 zł optymalnym rozwiązaniem będzie stosowanie tzw. miękkiej egzekucji. Wierzyciel może podejmować działania informacyjne, w przypadku gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest dłuższy niż sześć miesięcy, a tytuł wykonawczy nie został wystawiony. Reguluje to par. 2 rozporządzenia w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych. Takie działania informacyjne są podejmowane w formie ustnej lub pisemnej. Działania informacyjne są ewidencjonowane w systemie teleinformatycznym wierzyciela lub przy użyciu programu komputerowego, jeżeli istnieją warunki techniczne do ich ewidencjonowania w takim systemie lub przy użyciu takiego programu, albo w postaci papierowej. Zewidencjonowaniu podlegają: forma działania informacyjnego, data jego podjęcia oraz imię i nazwisko osoby, która podjęła działanie informacyjne.

Jeżeli dłużnik nie reguluje zaległości w wyznaczonym terminie, to organ administracyjny przystępuje do wszczęcia postępowania egzekucyjnego, czyli wysyła tytuł wykonawczy do organu egzekucyjnego (urzędu skarbowego).

PROBLEM Jak rozwiązuje się zapisy aktualizacyjne należności w razie ich spłacenia lub umorzenia? Którego konta użyjemy? Czym się różni rozwiązanie odpisu aktualizującego od wykorzystania odpisu aktualizującego należności?

ODPOWIEDŹ Rozwiązanie odpisu aktualizującego następuje, gdy pierwotnie utworzony odpis aktualizujący należności nie jest już potrzebny, ponieważ okoliczności, które spowodowały jego utworzenie, ustały. Na przykład należność, która była uznana za nieściągalną, zostaje spłacona przez dłużnika albo sytuacja ekonomiczna dłużnika zmieniła się na tyle, że jest wysokie prawdopodobieństwo odzyskania należności.

Wykorzystanie odpisu aktualizującego następuje, gdy należność, na którą utworzono odpis aktualizujący, zostaje uznana za całkowicie nieściągalną i jest umarzana. W takim przypadku odpis aktualizujący zostaje wykorzystany do pokrycia straty wynikającej z nieściągalności należności.

Księgowanie wykorzystania odpisu aktualizującego polega na usunięciu należności z ksiąg rachunkowych oraz przeniesieniu odpisu aktualizującego na konto kosztów związanych z umorzeniem należności. Tu trzeba się odnieść do objaśnień załącznika nr 3 do rozporządzenia ministra finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z nimi operacje związane z rozwiązaniem lub wykorzystaniem odpisu aktualizującego należności powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych z wykorzystaniem konta 240 „Pozostałe rozrachunki”. Służy ono do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201–234. Konto 240 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko- i długoterminowych należności funduszy celowych. Z kolei konto 290 „Odpisy aktualizujące należności” zgodnie z nazwą służy do ewidencji odpisów aktualizujących należności.

Należy również wykorzystać konto 750 „Przychody finansowe”, które służy do ewidencji przychodów finansowych, oraz konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, które służy do ewidencji przychodów niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, w tym wszelkich innych przychodów niż podlegające ewidencji na kontach: 700, 720, 730, 750. Zmniejszenie odpisu aktualizującego na skutek zapłaty należności (ustania przyczyny dokonania odpisu) z działalności operacyjnej odbywa się zapisem Wn 290, Ma 760, z działalności finansowej Wn 290, Ma 750.

Zmniejszenie odpisu aktualizującego w związku z umorzeniem oraz odpisaniem należności przedawnionych lub nieściągalnych od innych jednostek odbywa się zapisem Wn 290, Ma 240. ©℗

O czym warto pamiętać
!Upomnienie można wystawić, jeżeli należność pieniężna przekracza dziesięciokrotność kosztów upomnienia. Upomnienie można wysłać, jeśli nie minęło 21 dni od daty pierwszego działania informacyjnego.
!Zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych muszą ustalać przypadki niepłacenia należności, co oznacza terminowe podejmowanie działań mających charakter cywilnoprawny.
!Tytuł wykonawczy należy wystawić niezwłocznie, jeśli okres do upływu terminu przedawnienia jest krótszy niż sześć miesięcy. W przypadku niskich kwot należności działania informacyjne można prowadzić przez sześć miesięcy.
!Jeśli nie ma kontaktu z klientem, należy pamiętać o procedurach związanych z zaliczaniem nadpłat na poczet przyszłych wpłat.