Czy akt notarialny jest dowodem księgowym?

Gmina nabyła nowo utworzone udziały w spółce z o.o. (Społeczna Inicjatywa Mieszkaniowa) ze środków Rządowego Funduszu Rozwoju Mieszkalnictwa (RFRM).

Nowo nabyte udziały podwyższają kapitał zakładowy spółki z o.o., a ich objęcie nastąpiło na podstawie „oświadczenia o objęciu udziałów” sporządzonego w formie aktu notarialnego w grudniu 2023 r. Gmina w grudniu 2023 r. przelała spółce ww. środki RFRM przeznaczone na objęcie nowo utworzonych udziałów, natomiast wpis o podwyższeniu kapitału zakładowego spółki nie został ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym do 31 grudnia 2023 r. (dnia bilansowego). Wpis do KRS podwyższenia kapitału zakładowego spółki został dokonany dopiero w dniu 22 lutego 2024 r. Jak należy zaksięgować ww. operacje w księgach rachunkowych urzędu gminy (jednostki budżetowej)? W jakich datach należy to uczynić: czy w momencie objęcia udziałów (podpisanie aktu notarialnego w grudniu 2023 r.), czy też w momencie wpisu podwyższenia kapitału zakładowego spółki do KRS?

Mając na uwadze sposób, w jaki gmina nabyła udziały, należy uznać, że podstawą ujęcia w ewidencji księgowej (bilansowej i pozabilansowej w zakresie zaangażowania) zobowiązania z tytułu wniesienia wkładu na objęcie udziałów w spółce z o.o. jest umowa spółki, która w opisywanym przypadku została zawarta w grudniu 2023 r. w formie aktu notarialnego.

W świetle zapisów art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Objęcie udziałów powinno zostać zaewidencjonowane na koncie 030 „Długoterminowe aktywa finansowe” w dacie oświadczenia o objęciu udziałów. W świetle objaśnień załącznika nr 3 do rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej konto 030 służy do ewidencji długoterminowych aktywów finansowych, w szczególności akcji i innych długoterminowych aktywów finansowych, nad którymi jednostka sprawuje kontrolę, o terminie wykupu dłuższym niż rok. Przy czym kontrola ta powinna wynikać w szczególności z przepisów prawa lub z określonego tytułu prawnego. Na stronie Wn konta 030 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma – zmniejszenia stanu długoterminowych aktywów finansowych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 030 powinna zapewnić ustalenie wartości poszczególnych składników długoterminowych aktywów finansowych według tytułów.

Ujęcie operacji gospodarczej objęcia udziałów na podstawie zawartego aktu notarialnego jest zgodne z zapisami art. 157 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych. W świetle powołanych zapisów umowa spółki z o.o. powinna określać: firmę i siedzibę spółki, przedmiot działalności spółki, wysokość kapitału zakładowego oraz to, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, a także liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników oraz czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Umowa spółki z o.o. powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.

Na gruncie przepisów bilansowych zawarta w formie aktu notarialnego umowa stanowi dowód księgowy podlegający ujęciu w księgach rachunkowych. ©℗