Trzynastka. Co warto wiedzieć o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym?

Do końca marca roku następującego po tym, w którym przysługuje pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie roczne, powinno zostać ono wypłacone. Za niedotrzymanie tego terminu grozi kara finansowa. Dziś odpowiadamy na kolejne pytania na temat trzynastki.

► Jedna z jednostek budżetowych przejęła pracowników likwidowanej jednostki. Która z nich powinna wypłacić pracownikom trzynastkę?

Do wypłaty trzynastki jest zobowiązana jednostka budżetowa przejmująca pracowników, o ile uprzednio nie doprowadziła do zmiany w treści ich stosunków prac i nie wyłączyła tego uprawnienia. Zgodnie z art. 231 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.) w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Nie dotyczy to tylko tych pracowników, którzy świadczą pracę na innej podstawie niż umowa o pracę (np. na podstawie powołania lub mianowania). Oznacza to przejęcie przez nowego pracodawcę wszystkich – zarówno majątkowych, jak i niemajątkowych – praw i obowiązków wynikających z istniejących stosunków pracy. Tu warto zwrócić także uwagę m.in na uchwałę SN z 4 kwietnia 2000 r. (sygn. akt III ZP 7/00) oraz w wyrok SN z 23 lutego 2005 r., (sygn. akt II PK 65/04). Zarówno w uchwale, jak i w wyroku stwierdził on, że uprawnienie pracowników jednostki sfery budżetowej do dodatkowego wynagrodzenia rocznego przysługującego na podstawie ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek strefy budżetowej (dalej: u.d.w.r.) stanowi element treści stosunków pracy pracowników zakładu pracy będącego taką jednostką przejętego w trybie art. 231 k.p. i wiąże nowego pracodawcę do czasu zmiany treści tego stosunku na podstawie porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego.

Podsumowanie: W razie przejęcia zakładu pracy nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną dotychczasowych stosunków pracy, ukształtowanych także przez akty normatywne obowiązujące poprzedniego pracodawcę. Przy czym pracodawca powinien pamiętać, że treść stosunku pracy kształtowana jest nie tylko poprzez postanowienia umowy o pracę, ale również poprzez układy zbiorowe pracy oraz powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy. ©℗

► Pracownik miejskiego domu kultury w ostatnich wyborach parlamentarnych, które odbyły się w 2023 r., był członkiem komisji wyborczej. Przez kilka dni z tego powodu nie było go w pracy. Jaki to ma wpływ na prawo do trzynastki?

Dzień wolny w związku z uczestniczeniem pracownika w pracach komisji wyborczej nie jest urlopem, lecz usprawiedliwioną nieobecnością w pracy, której nie wlicza się do okresu warunkującego nabycie prawa do trzynastki. Wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5 proc. sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Okresem przepracowanym w rozumieniu przywołanej wyżej ustawy nie jest pozostawanie w zatrudnieniu, lecz faktyczne świadczenie pracy. Ustalając prawo do trzynastki, nie bierze się pod uwagę okresów usprawiedliwionej nieobecności w pracy, także takiej, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (uchwała SN z 25 lipca 2003 r., sygn. akt III PZP 7/03). Tym bardziej nie wlicza się usprawiedliwionych dni nieobecności, za które pracownikowi nie należy się wynagrodzenie (w analizowanym przypadku były to pozostałe dni uczestniczenia w pracach komisji, tj. poza dniem głosowania, liczenia głosów i dniem następującym po nim). Zgodnie z art. 154 par. 4 ustawy z 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy członkowi obwodowej lub terytorialnej komisji wyborczej w związku z wykonywaniem zadań przysługuje:

• zwolnienie od pracy na dzień głosowania oraz liczenia głosów, a także na dzień następujący po dniu, w którym zakończono liczenie głosów, z zachowaniem prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego oraz uprawnień ze stosunku pracy,
• do pięciu dni zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego oraz uprawnień ze stosunku pracy, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia.

Członkowie obwodowej lub terytorialnej komisji wyborczej w razie zamiaru skorzystania ze zwolnienia od pracy są obowiązani uprzedzić pracodawcę – co najmniej na trzy dni przed przewidywanym terminem nieobecności w pracy – w formie pisemnej o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, a następnie – nie później niż następnego dnia po upływie okresu nieobecności w pracy – dostarczyć pracodawcy zaświadczenie usprawiedliwiające nieobecność w pracy wykonywaniem zadań komisji. Zaświadczenie to powinno zawierać:

• imię i nazwisko osoby wchodzącej w skład danej komisji,
• wskazanie podstawy prawnej zwolnienia od pracy,
• przyczynę i czas nieobecności w pracy.

Zaświadczenie musi być opatrzone pieczęcią obwodowej lub terytorialnej komisji wyborczej i podpisane przez przewodniczącego danej komisji, w przypadku zaświadczenia dla przewodniczącego komisji podpis powinien złożyć na nim jego zastępca. Zaświadczenie powinno być sporządzone dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje zainteresowany członek komisji, a drugi pozostaje w dokumentacji komisji.

Podsumowanie: Nieobecność pracownika w związku z uczestniczeniem w komisji wyborczej jest nieobecnością usprawiedliwioną. Pracownik faktycznie jednak nie świadczył pracy w dniach uczestniczenia w komisji wyborczej. Co do zasady warunkiem nabycia prawa do trzynastki w pełnej wysokości jest efektywne przepracowanie u danego pracodawcy pełnego roku kalendarzowego (art. 2 ust. 1 u.d.w.r.). Jeśli zaś pracownik nie przepracuje pełnego roku, to otrzyma świadczenie w proporcjonalnej wysokości, tylko o ile przepracował w tym roku co najmniej sześć miesięcy. ©℗

► Pracownik administracji w szkole miał w roku 2023 zawarte z pracodawcą dwie umowy (różny rodzaj pracy). I choć pierwsza umowa na 3/4 etatu obejmowała cały 2023 r., to pracownik przepracował efektywnie tylko ponad sześć miesięcy 2023 r. Natomiast na drugiej umowie na 1/4 etatu pracownik efektywnie przepracował dwa miesiące. Czy z drugiej umowy pracownik nabył prawo do trzynastki?

Pracownikowi należy się dodatkowe wynagrodzenie roczne, którego podstawę stanowi wynagrodzenie z obydwu umów. Zasadą jest pozostawanie z danym pracownikiem w jednym stosunku pracy, natomiast pozostawanie tego samego pracownika z jednym pracodawcą w kilku stosunkach pracy jest wyjątkiem. W wyroku z 14 lutego 2002 r. (sygn. akt I PKN 876/00) Sąd Najwyższy orzekł, że nawet w razie wykonywania na rzecz pracodawcy kilku rodzajów pracy należy domniemywać, że strony łączy jeden stosunek pracy. Zaś w wyroku z 13 marca 1997 r. (sygn. akt I PKN 43/97) SN stwierdził, że zasadą jest pozostawanie stron w jednym stosunku pracy, choćby nawet przedmiotem pracowniczego zobowiązania był rodzaj pracy szeroko określony nazwą kilku zawodów lub specjalności czy funkcji. Oznacza to, że pracodawca (szkoła) może wyjątkowo zawrzeć z własnym pracownikiem niepedagogicznym dodatkową umowę o pracę tylko wtedy, jeżeli będzie ona dotyczyła pracy innego rodzaju niż dotychczasowa. Natomiast zawarcie takiej umowy mogłoby zostać uznane za zmierzające do obejścia prawa, gdyby miało pozbawić pracownika świadczeń pracowniczych. Zgodnie z art. 2 ust. 1 i 2 u.d.w.r. pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Natomiast pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej sześć miesięcy. W omawianym przypadku przy ustalaniu prawa do trzynastki należy zsumować wszystkie przepracowane okresy u danego pracodawcy na podstawie obydwu umów, pomimo że trwały one równocześnie, przy czym okres równoległego zatrudnienia nie jest liczony podwójnie. Czasowo można było zwiększyć pracownikowi wymiar zatrudnienia do pełnego etatu i na potrzeby ustalania prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego sytuację pracownika traktuje się tak, jak gdyby był faktycznie zatrudniony na pełen etat w styczniu i lutym 2023 r., natomiast nie ustala się uprawnienia odrębnie dla każdej z umów.

Podsumowanie: Jeżeli pracownik nabył prawo do trzynastki na podstawie pierwszej umowy (na 3/4 etatu), to jednocześnie jest uprawniony do tego świadczenia z tytułu drugiej (równoległej) umowy. Do podstawy trzynastki za 2023 r. należy wliczyć wynagrodzenie wypłacone z obydwu umów, zgodnie z art. 4 u.d.w.r. ©℗

► Pracownik 7 marca 2023 r. podjął pracę w urzędzie po wyroku sądu przywracającym go do pracy. W wyroku sąd zasądził od pracodawcy na rzecz pracownika kwotę 25 755 zł brutto tytułem wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy za okres od 31 maja 2021 r. do 30 listopada 2022 r., ale pod warunkiem podjęcia pracy. Pracodawca w związku z podjęciem przez pracownika pracy 7 marca 2023 r. wypłacił pracownikowi zasądzone wynagrodzenie za okres pozostawania bez pracy, zgodnie wyrokiem sądu. Czy do obliczenia trzynastki w podstawie jej naliczenia dodać kwotę wynagrodzenia za okres pozostawania bez pracy?

Jeżeli pracownik nabył prawo do trzynastki za 2023 r., to zasądzone wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy należy włączyć do podstawy jej wymiaru. Co do zasady w przypadku przywrócenia do pracy wypłacone wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy trzeba uwzględnić w podstawie wymiaru trzynastki należnej za rok, w którym zasądzone wynagrodzenie zostało wypłacone. Oczywiście włączenie tego wynagrodzenia do podstawy trzynastki jest możliwe pod warunkiem, że pracownik nabył do niej prawo. Wyjaśnić należy, że w przypadku gdy sąd pracy uznaje roszczenia pracownika, a tym samym orzeka o niezasadnym wypowiedzeniu umowy, może zobowiązać pracodawcę do wypłaty odszkodowania albo wynagrodzenia za określony czas pozostawania bez pracy. Okres pozostawania bez pracy, za który przyznano wynagrodzenie lub odszkodowanie, wlicza się do okresu zatrudnienia. Z art. 51 par. 1 i 2 k.p. wynika bowiem, że pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy, wlicza się do okresu zatrudnienia okres pozostawania bez pracy, za który przyznano wynagrodzenie. Okresu pozostawania bez pracy, za który nie przyznano wynagrodzenia, nie uważa się za przerwę w zatrudnieniu, pociągającą za sobą utratę uprawnień uzależnionych od nieprzerwanego zatrudnienia. Natomiast pracownikowi, któremu przyznano odszkodowanie, wlicza się do okresu zatrudnienia okres pozostawania bez pracy, odpowiadający okresowi, za który przyznano odszkodowanie. Powołane przepisy oznaczają w praktyce, że art. 51 k.p. chroni pracownika przed utratą uprawnień nabytych przed niezgodnym z prawem rozwiązaniem stosunki pracy, ale nie stanowi podstawy do uzyskania w okresie pozostawania bez pracy nowych uprawnień. Taka konkluzja wynika m.in. z wyroku Sądu Najwyższego z 3 lutego 2016 r. (sygn. akt I PK 27/15), w którym czytamy, że okresy pozostawania bez pracy wliczane do okresu zatrudnia zgodnie z art. 51 par. 1 i par. 2 k.p. nie są okresami zatrudnienia ani okresami uznawanymi za okresy zatrudnienia, lecz jedynie podlegają zaliczeniu do stażu pracy (okresu zatrudnienia). Stąd też w tych okresach pracownik nie nabywa praw pracowniczych zależnych od istnienia stosunku pracy, jak np. prawo do urlopu wypoczynkowego.

Podsumowanie: Okres pozostawania bez pracy należy wliczyć pracownikowi do okresu zatrudnienia, od którego zależy nabywanie uprawnień pracowniczych, np. do dodatku stażowego czy nagrody jubileuszowej, jednak za czas pozostawania bez pracy nie przysługuje mu urlop wypoczynkowy, a także nie traktuje się tego okresu jako przepracowanego w rozumieniu ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek strefy budżetowej. ©℗

► Woźna pracująca w szkole podstawowej otrzymała w 2023 r. wyrównanie do wynagrodzenia minimalnego. Czy ten składnik dodaje się do podstawy trzynastki?

Do podstawy obliczenia trzynastki nie bierze się pod uwagę wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zgodnie z art. 4 u.d.w.r. dodatkowe wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5 proc. sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Paragraf 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop określa katalog świadczeń, których nie wlicza się do podstawy obliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego, oraz wymienia kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Podsumowanie: Do podstawy obliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie bierze się pod uwagę wyrównania do pensji do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.©℗

► Pracownica urzędu gminy od 21 czerwca 2023 r. przebywała na zwolnieniu lekarskim, a po 182 dniach zasiłku chorobowego przeszła na emeryturę. Przy czym 182 dzień choroby upłynął jej 19 grudnia 2023 r. Czy należy się jej dodatkowe wynagrodzenie roczne?

Pracownica nabyła prawo do trzynastki pod warunkiem, że stosunek pracy ustał w związku z przejściem na emeryturę w 2023 r. W tej sytuacji pracownik nie musi spełniać warunku co najmniej sześciu miesięcy efektywnej pracy. Prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego (czyli tzw. trzynastki) określają przepisy u.d.w.r. Prawo do tego świadczenia łączy się z okresem przepracowanym (efektywnie przepracowanym) przez pracownika w trakcie roku kalendarzowego z zastrzeżeniem, że trzynastka:

• przysługuje w pełnej wysokości, jeśli pracownik przepracował u danego pracodawcy cały rok kalendarzowy;
• przysługuje w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego w roku kalendarzowym, jeśli pracownik przepracował u danego pracodawcy co najmniej sześć miesięcy w roku kalendarzowym,
• nie przysługuje, gdy pracownik przepracował krótszy okres w roku kalendarzowym niż sześć miesięcy, z tym że od tej zasady istnieją wyjątki.

Katalog wspomnianych wyjątków określa art. 2 ust. 3 u.d.w.r. Jednym z nich jest rozwiązanie stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę.

Podsumowanie: Jeżeli stosunek pracy z pracownicą, która po wyczerpaniu okresu zasiłkowego przeszła na emeryturę, został rozwiązany np. 20 grudnia 2023 r., to osoba ta nabędzie prawo do trzynastki za 2023 r. W opisanej sytuacji warunkiem otrzymania trzynastki jest to, aby ustanie stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę nastąpiło najpóźniej 31 grudnia 2023 r. ©℗

► Pracownik starostwa przez ponad trzy lata był zatrudniony w starostwie. Jednak 1 czerwca 2023 r. rozwiązał on umowę o pracę za porozumieniem od 20 czerwca 2023 r. Czy prawo do trzynastki zależy od ogólnego stażu pracy u danego pracodawcy, czy przepracowania danego roku kalendarzowego?

Pracownik nie przepracował w 2023 r. co najmniej sześciu miesięcy, dlatego nie nabył prawa do trzynastki. Trzynastka przysługuje pracownikowi sfery budżetowej w pełnej wysokości, gdy efektywnie przepracował on u pracodawcy wypłacającego to świadczenie pełny rok kalendarzowy. Jeżeli pracownik nie przepracował efektywnie u danego pracodawcy wspomnianego okresu (czyli całego roku kalendarzowego), nabywa on prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, z tym że okres przepracowany musi obejmować co najmniej sześć miesięcy. W drodze wyjątku przepracowanie tego okresu nie jest wymagane, w razie wystąpienia sytuacji wymienionej w art. 2 ust. 3 u.d.w.r. Taką sytuacją nie jest rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem.

Podsumowanie: Trzynastkę ustala się odrębnie na każdy rok kalendarzowy. A zatem pracodawca wypłacający dodatkowe wynagrodzenie roczne powinien corocznie ustalać, czy dany pracownik spełnia ustawowe wymogi i czy w związku z tym nabył prawo do tego świadczenia za dany rok. Nie ma przy tym znaczenia, jaki ogólny staż pracy u danego pracodawcy posiada pracownik. Kluczowe jest natomiast to, czy pracownik efektywnie przepracował w danym roku kalendarzowym co najmniej sześć miesięcy, ewentualnie czy nie wystąpił żaden z ustawowych wyjątków uprawiających do trzynastki, mimo przepracowania w danym roku kalendarzowym okresu krótszego niż sześć miesięcy. ©℗

► Pracownik urzędu gminy został zwolniony dyscyplinarnie, gdyż 29 grudnia 2023 r. nie stawił się do pracy i był nieobecny do 3 stycznia 2024 r. Czy należy się mu trzynastka za 2023 r.?

Pracownik nabył prawo do trzynastki za 2023 r., gdyż w tym roku jego nieusprawiedliwiona nieobecność wynosiła jeden dzień (tj. 29 grudnia). Podstawy do pozbawienia pracownika prawa do trzynastki wystąpią tylko wówczas, gdy przypadki określone w art. 3 u.d.w.r. będą miały miejsce w roku, za który pracownikowi przysługiwałoby to świadczenie. Zgodnie z art. 3 pkt 1 u.d.w.r. pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia rocznego w przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż dwa dni.

Podsumowanie: Zdarzenie będące podstawą pozbawienia pracownika prawa do trzynastki musi nastąpić w roku, w którym jest ustalane prawo do tego świadczenia. Jeżeli nieobecność nieusprawiedliwiona pracownika trwa na przełomie lat, każdy z okresów nieobecności należy odnosić do roku kalendarzowego, za który ustalane jest prawo do trzynastki. Jeżeli pracownik został dyscyplinarnie zwolniony w 2024 r., nawet przed wypłatą tego wynagrodzenia, to zachowuje prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2023 r. ©℗