W czerwcu zostanie zakończona przebudowa budynku szkoły podstawowej – sporządzenie protokołu końcowego odbioru robót planowane jest pod koniec czerwca. Czy na podstawie dokumentu OT ewidencję przeprowadzić jeszcze w czerwcu, czy na koniec roku budżetowego?
Z kontekstu podanego stanu faktycznego należy wnioskować, że gmina realizowała inwestycję w trybie zamówień publicznych. Zamówienie dotyczyło mienia samorządowego, bowiem było związane z przebudową budynku przedszkola.
W pierwszej kolejności warto wskazać, że realizacja uchwały budżetowej w skali roku budżetowego nie oznacza, że można w dowolny sposób ewidencjonować zdarzenia związane z ww. zadaniami inwestycyjnymi.
Z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić – w postaci zapisu – każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Wskazana regulacja pozostaje w funkcjonalnym związku z par. 26 ust. 2 rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r., gdzie postanowiono, że okresem sprawozdawczym jest miesiąc. Z tych regulacji należy wnioskować, że jednostki powinny ujmować zdarzenia na bieżąco, czyli w danym okresie sprawozdawczym, który jest utożsamiony z miesiącem kalendarzowym. Skoro więc protokół odbioru końcowego ma być pod koniec czerwca, to i w tym miesiącu należy ująć ww. zdarzenie na kontach księgowych. Nie ma więc podstaw, aby przekraczać ten termin, bowiem wówczas z dużym prawdopodobieństwem regionalna izba obrachunkowa w toku kontroli gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego wykaże to jako nieprawidłowość.
Co zaś się tyczy samej metodologii ujmowania ww. inwestycji na stanie środków trwałych, to należy zastosować konta 011 („Środki trwałe”) i 080 („Środki trwałe w budowie – inwestycje”).
Dla przypomnienia, konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach: 013, 014, 016 i 017. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma zmniejszenia stanu i wartości początkowej środków trwałych, z wyjątkiem umorzenia środków trwałych, które ujmuje się na koncie 071.
Z kolei konto 080 służy do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz do rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty inwestycyjne. Na stronie Wn konta 080 ujmuje się w szczególności:
1) poniesione koszty dotyczące środków trwałych w budowie w ramach prowadzonych inwestycji zarówno przez obcych wykonawców, jak i we własnym imieniu;
2) poniesione koszty dotyczące przekazanych do montażu, lecz jeszcze nieoddanych do używania maszyn, urządzeń oraz innych przedmiotów, zakupionych od kontrahentów oraz wytworzonych w ramach własnej działalności gospodarczej;
3) poniesione koszty ulepszenia środka trwałego (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja lub modernizacja), które powodują zwiększenie wartości użytkowej środka trwałego.
Zaś na stronie Ma konta 080 ujmuje się wartość uzyskanych efektów, w szczególności:
1) środków trwałych;
2) wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych w budowie.
Zestawienie ww. regulacji prawnych prowadzi do wniosku, że zapis na kontach winien przybrać formę – Wn 011/Ma 080.
Wniosek. Wprowadzenie inwestycji do ewidencji księgowej na stan środków trwałych powinno nastąpić w miesiącu, w którym to zadanie zostało zakończone. Należy tego dokonać z wykorzystaniem zapisów na kontach Wn 011/Ma 080.
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 342).
