Jednostki sektora finansów publicznych a KSeF – 10 pytań i odpowiedzi

Odpowiedź: W świetle art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT faktura powinna zawierać imiona i nazwiska albo nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. W sytuacji, gdy cena zakupu finansowana jest z kilku źródeł, faktura wystawiana jest zawsze na jednego nabywcę, a udział innych podmiotów ujmuje się w roli dokonującego płatności.

Uwaga! Nie ma podstaw do wystawiania odrębnych faktur na NFZ, DPS i mieszkańca, ponieważ refundacja NFZ realizowana jest bezpośrednio między apteką a funduszem, natomiast udział własny mieszkańca lub dopłata DPS są rozliczane jako płatność cudza.

Dom pomocy społecznej powinien otrzymać jedną fakturę na rzeczywistego nabywcę, przy czym w strukturze FA(3) w elemencie Podmiot3 można wskazać dodatkowego płatnika.

► Noty obciążeniowe za pobyt dzieci w pieczy zastępczej

Pytanie 2: Czy noty obciążeniowe dla gmin/powiatów z tytułu odpłatności za pobyt dzieci w pieczy zastępczej należy wystawiać w KSeF?

Odpowiedź: Zgodnie z art. 106b ustawy o VAT obowiązek wystawienia faktury powstaje w przypadku sprzedaży towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu VAT. Noty obciążeniowe wystawiane między jednostkami samorządu terytorialnego z tytułu odpłatności za pobyt dzieci w pieczy zastępczej nie dokumentują sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT.

W świetle art. 191 ust. 5 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej powiat właściwy ze względu na miejsce zamieszkania dziecka przed umieszczeniem w pieczy zastępczej ponosi wydatki na jego utrzymanie. Refundacja tych wydatków następuje na podstawie porozumienia między powiatami, nie stanowi jednak usługi w rozumieniu przepisów o VAT.

Uwaga! Noty obciążeniowe z tego tytułu pozostają poza KSeF i mogą być wystawiane w dotychczasowej formie papierowej lub elektronicznej poza systemem. Są to dokumenty rozliczeniowe między jednostkami publicznymi, które nie podlegają przepisom o fakturach ustrukturyzowanych.

► Uprawnienia dla centrum usług wspólnych

Pytanie 3: Nasze centrum usług wspólnych obsługuje kilka jednostek. Kto nam może nadać uprawnienia do odbioru i wysyłania faktur?

Odpowiedź: Zgodnie z art. 106nb ustawy o podatku od towarów i usług w związku z rozporządzeniem ministra finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur uprawnienia do działania w systemie KSeF nadaje podatnik lub osoba przez niego upoważniona. Każda obsługiwana jednostka musi odrębnie upoważnić centrum do działania w jej imieniu w systemie KSeF.

Kierownicy poszczególnych jednostek budżetowych powinni nadać uprawnienia w systemie, wskazując pracowników centrum jako osoby uprawnione do odbierania i wysyłania faktur w imieniu danej jednostki.

Uwaga! Centrum nie może samodzielnie nadać sobie uprawnień – musi otrzymać je od każdej obsługiwanej jednostki osobno.

► Status powiatowego urzędu pracy w systemie KSeF

Pytanie 4: Powiatowy urząd pracy ma własny NIP, ale podlega pod powiat. Kto wystawia ZAW-FA?

Odpowiedź: Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia starosta powołuje dyrektora powiatowego urzędu pracy, który kieruje urzędem jako jednostką organizacyjną powiatu. Powiatowy urząd pracy ma własny numer identyfikacji podatkowej i jest odrębnym podatnikiem VAT.

Na podstawie art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT zawiadomienie ZAW-FA składa podatnik, czyli podmiot posługujący się numerem NIP.

Uwaga! W konsekwencji powiatowy urząd pracy mający własny NIP samodzielnie składa zawiadomienie ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Dyrektor powiatowego urzędu pracy, jako kierownik jednostki wskazuje w zawiadomieniu osoby uprawnione do działania w systemie KSeF w imieniu urzędu. Powiat jako organ założycielski nie ma kompetencji do składania zawiadomień za jednostki organizacyjne będące samodzielnymi podatnikami VAT.

► Rozróżnienie nabywcy i odbiorcy

Pytanie 5: Powiatowe centrum pomocy rodzinie ma swój własny NIP, ale jest jednostką organizacyjną powiatu. Na fakturze są podani nabywca i odbiorca (nabywca: powiat, odbiorca: PCPR). Kto składa ZAW-FA?

Odpowiedź: W związku z centralizacją VAT w jednostkach samorządu terytorialnego NIP powiatowego centrum pomocy rodzinie nie czyni go odrębnym podatnikiem. Jako powiatowa jednostka budżetowa działa w kontekście podatnika, którym jest powiat. Układ „Nabywca: Powiat, Odbiorca: PCPR” jest prawidłowy. Sam NIP PCPR nie uzasadnia zmiany nabywcy.

Jeżeli PCPR byłby samodzielnym podatnikiem VAT (np. jako odrębny podmiot) i sam dokonywałby zakupów, faktury byłyby wystawiane na PCPR i wówczas ZAW-FA składałby PCPR.

Uwaga! W modelu JST, gdy faktury wystawia się na powiat z uwagi na centralizację, a PCPR jest odbiorcą faktycznym, ZAW-FA składa powiat jako podatnik.

Zgodnie z art. 68 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki ustala procedury obiegu dokumentów i korzystania z KSeF, lecz nie rozstrzyga statusu podatnika VAT. Procedury powinny określać role i uprawnienia w KSeF po stronie powiatu i PCPR, zgodnie z centralizacją i rozliczeniami.

► Karty służbowe przypisane do pracowników

Pytanie 6: Karty firmowe są przypisane do imienia i nazwiska pracownika. Czy w KSeF te osoby trzeba będzie podać jako uprawnione do odbioru faktur?

Odpowiedź: W świetle art. 106gb ust. 3 ustawy o VAT dostęp do faktur w KseF jest możliwy za pośrednictwem kodu, o którym mowa w art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT (kodu QR), po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury. Pracownik używający karty służbowej dokonuje zakupu w imieniu jednostki, nie we własnym.

Nie ma obowiązku zgłaszania w systemie KSeF wszystkich pracowników mających karty służbowe.

Uwaga! Faktury są wystawiane na jednostkę jako nabywcę, niezależnie od tego, który pracownik dokonał płatności.

W zawiadomieniu ZAW-FA należy wskazać osoby odpowiedzialne za zarządzanie fakturami w systemie księgowym jednostki, a nie wszystkich użytkowników kart.

► Płatności kartą służbową w jednostkach miejskich

Pytanie 7: Nasi pracownicy często płacą za zakupy kartą firmową. Do wystawienia faktury podają NIP miasta, w którym jest wiele jednostek budżetowych. Jak w tym przypadku powinna być wystawiona faktura i jak mamy rozpoznać, że jest ona nasza?

Odpowiedź: W myśl art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego.

Pracownik, który płaci kartą służbową, powinien każdorazowo informować sprzedawcę o konieczności wskazania na fakturze: jako nabywcy – miasta z podaniem numeru NIP, jako odbiorcy – nazwy konkretnej jednostki budżetowej (np. szkoła podstawowa nr 5, miejski ośrodek pomocy społecznej).

W strukturze FA(3) w systemie KSeF sprzedawca podaje w takiej sytuacji:

• w elemencie Podmiot2 dane nabywcy – miasta oraz wybiera znacznik „1” w polu JST,
• w elemencie Podmiot3 dane konkretnej jednostki budżetowej oraz wybiera rolę „8” – JST – odbiorca.

W świetle art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostka może ująć w księgach tylko te faktury, w których jest wskazana jako odbiorca.

Uwaga! System KSeF umożliwi filtrowanie faktur według danych odbiorcy, co ułatwi identyfikację dokumentów należących do konkretnej jednostki budżetowej.

► Refundacja wydatków opłaconych gotówką przez pracowników

Pytanie 8: Jak powinny być wystawione faktury, gdy pracownik płaci własną gotówką i płatności są zwracane przez „Rozliczenie faktur gotówkowych”?

Odpowiedź: Faktury opłacone prywatną gotówką pracownika i następnie refundowane przez jednostkę powinny być wystawiane bezpośrednio na jednostkę jako nabywcę, jeżeli zakup następuje na potrzeby jednostki. Pracownik powinien poinformować sprzedawcę o konieczności wystawienia faktury na jednostkę.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra rozwoju i finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont, refundacja wydatków pracownika następuje przez konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Faktura trafia do systemu KSeF jednostki automatycznie, jeżeli została prawidłowo wystawiona na jej dane.

Uwaga! W sytuacji, gdy pracownik kupuje towar lub usługi w imieniu swojego pracodawcy, w strukturze FA(3) można w elemencie Podmiot 3 wskazać w polu Rola wartość „11” – Pracownik oraz:

• w elemencie DaneIdentyfikacyjne w polu BrakID podać „1”, a w polu Nazwa – imię i nazwisko pracownika,
• a także fakultatywnie podać dane adresowe pracownika.

► Status pracownika płacącego gotówką

Pytanie 9: Czy pracownika płacącego gotówką za fakturę trzeba zgłosić jako uprawnionego do odbioru faktury?

Odpowiedź: Nie ma takiego obowiązku. Pracownik, który płaci za zakupy gotówką w imieniu jednostki, nie musi być zgłoszony w systemie KSeF jako osoba uprawniona. Faktura wystawiona na jednostkę automatycznie trafia do jej obszaru w systemie KSeF, niezależnie od tego, kto fizycznie dokonał zakupu.

Uwaga! W zawiadomieniu ZAW-FA należy wskazać wyłącznie osoby, które będą zarządzać fakturami w systemie informatycznym – pobierać je z KSeF, wprowadzać do ewidencji księgowej, akceptować. Są to zazwyczaj pracownicy działu księgowości, a nie wszyscy pracownicy dokonujący zakupów.

► Integracja KSeF z systemami bankowymi

Pytanie 10: Czy płatności za faktury wystawione w KSeF będzie można automatycznie przekazywać do systemu bankowego np. iPKO Biznes?

Odpowiedź: Zgodnie z art. 106nd ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT system KSeF umożliwia pobranie ustrukturyzowanych danych faktury. Mogą być one wykorzystane przez systemy bankowe do automatycznego generowania przelewów.

Integracja między KSeF a systemami bankowymi zależy od funkcjonalności oferowanych przez konkretny bank. Jednostka powinna skontaktować się ze swoim bankiem, aby uzyskać informacje o dostępnych rozwiązaniach integracyjnych. ©℗