Jak gmina powinna rozliczyć VAT od usług informatycznych zakupionych na potrzeby e-urzędu

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn.:

• odliczenia tego dokonuje podatnik VAT,
• towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Zasada ta wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z usługami i towarami, które nie są w ogóle wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych z VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Podkreślić należy, że ustawodawca nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczające jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towarów lub usług przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakupy te dokonane są w celu ich wykorzystania w ramach jego działalności opodatkowanej.

Ponadto podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem zarówno spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak i niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W analizowanej sprawie gmina ma status podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, a zatem nie zachodzi wyłączenie określone w art. 88 ust. 4 ustawy o VAT. Rozumiem, że również pozostałe wyjątki wskazane w art. 88 ustawy o VAT nie stoją na przeszkodzie odliczeniu podatku naliczonego od nakładów na e-urząd.

Decyduje charakter działalności gminy

Należy jednak podkreślić, że podstawowym warunkiem umożliwiającym odliczenie podatku naliczonego od dokonywanych zakupów towarów i usług jest związek z działalnością opodatkowaną VAT. Jak już wspomniałem, jeżeli dane wydatki dotyczą działalności zwolnionej z VAT lub pozostającej poza VAT (np. w strefie zadań publicznych gminy), to podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego od tych wydatków.

Uwaga! Stosownie do art. 15 ust. 6 ustawy o VAT nie uznaje się za podatnika organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych.

Wyłączenie organów władzy publicznej z kategorii podatnika ma charakter podmiotowo-przedmiotowy. Kryterium podziału stanowi rodzaj wykonywanych czynności:

• publicznoprawne wyłączają te podmioty z kategorii podatników,
• cywilnoprawne skutkują uznaniem tych podmiotów za podatników VAT, a realizowane przez nie odpłatne dostawy towarów i świadczenie usług podlegają opodatkowaniu VAT.

Zatem przewidziane wyłączenie podmiotów z kategorii podatników:

• dotyczy wyłącznie organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy,
• odnosi się tylko do tych czynności, które związane są z realizacją zadań nałożonych na te podmioty przepisami prawa i do realizacji których zostały one powołane (por. interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 grudnia 2021 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.715.2021.2.MC; z 16 lutego 2022 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.681.2021.2.ZW).

Z opisu stanu faktycznego wynika, że gmina nabyła usługi informatyczne w ramach realizowanego projektu w zakresie e-urzędu. Realizacja tego zadania mieści się w katalogu zadań publicznych i dotyczy wyłącznie działalności gminy jako organu władzy publicznej. Głównym celem projektu jest zwiększenie dostępności i jakości usług publicznych świadczonych przez urzędy przez udostępnienie nowych e-usług i informatyzację procedur wewnętrznych.

Z art. 2 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym wynika, że gmina wykonuje zadania publiczne w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność. Do zakresu działania gminy należą wszystkie sprawy publiczne o znaczeniu lokalnym, niezastrzeżone ustawami na rzecz innych podmiotów (art. 6 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty należy do zadań własnych gminy (art. 7 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o samorządzie gminnym).

W analizowanym przypadku towary i usługi nabywane w związku z realizacją projektu będą wykorzystywane przez gminę wyłącznie do czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT, tj. działalności gminy jako organu władzy publicznej (projekt e-urząd). Zatem nie jest spełniony podstawowy warunek uprawniający do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących dokonane zakupy – związek nabywanych towarów i usług ze sprzedażą opodatkowaną. Oznacza to, że gmina nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków na e-urząd.

Wnioski

Gmina nie może odliczyć podatku naliczonego od nakładów na e-urząd ani w JPK_V7M za listopad 2025 r., ani za żaden inny miesiąc. Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 13 marca 2024 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.77.2024.2.AA). ©℗