Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
/>
Resort finansów w udostępnianych materiałach niejednokrotnie wskazuje, że aby podatnik mógł korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, musi mieć NIP. Taką informację znajdziemy m.in. na str. 9 pierwszej części wydanego przez ministerstwo Podręcznika KSeF 2.0 „Rozpoczęcie korzystania z KSeF”. Z ramki oznaczonej jako „ważne” wynika, że: „Warunkiem niezbędnym do korzystania z KSeF przez podatnika jest posiadanie identyfikatora podatkowego NIP”.
Jest to stwierdzenie, które znane jest de facto od początku długiego procesu wdrażania KSeF, jednak kierując się przysłowiem, że diabeł tkwi w szczegółach, należy zastanowić się, co kryje się pod wskazaniem na NIP – a dokładniej czy chodzi o wąskie spojrzenie i traktowanie go jako numeru podatkowego na potrzeby VAT, czy o szersze ujęcie i wskazanie na numer identyfikacji podatkowej.
Uwaga! Co prawda zgodnie z polską metodyką NIP jest u czynnego podatnika VAT jego numerem podatkowym w VAT, ale możliwe są sytuacje, w których dany podmiot co prawda posługuje się NIP, ale ze względu na to, iż nie jest on podatnikiem VAT (ani czynnym, ani zarejestrowanym jako zwolniony), numer taki nie jest numerem podatkowym dla potrzeb VAT. Tak może być np. w przypadku niektórych jednostek i instytucji budżetowych, które co prawda jako np. płatnicy PIT mają nadany NIP, lecz nie jest to numer podatkowy dla VAT.
Co mówią przepisy o podawaniu numeru identyfikacji podatkowej
Różnicę tę dostrzegł ustawodawca, wprowadzając art. 106ba i art. 106e ust. 1 pkt 26 do ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1203; dalej: ustawa o VAT). Otóż według pierwszego z tych przepisów w przypadku, gdy faktura jest wystawiana na rzecz podatnika albo osoby prawnej niebędącej podatnikiem, podmioty te są obowiązane do podania numeru, o którym mowa odpowiednio w art. 106e ust. 1 pkt 5, pkt 24 lit. b, pkt 26 albo 27 ustawy o VAT, jeżeli posługują się tym numerem na potrzeby danej czynności. Tutaj konkretnie chodzi o pkt 26, który wskazuje na numer identyfikacji podatkowej (NIP), jeżeli nabywca go posiada, będąc podatnikiem niezarejestrowanym na potrzeby VAT albo osobą prawną niebędącą podatnikiem i niezarejestrowaną na potrzeby VAT.
W czym tkwi problem z NIP w KSeF
Abstrahując od tego, że wymóg podawania NIP niebędącego numerem VAT może naruszać zasady unijne dotyczące danych, jakich prawodawca krajowy może wymagać w fakturze, istotniejsze zdaje się być pytanie natury praktycznej: czy taki NIP wystarczy do tego, aby faktura ustrukturyzowana została dostarczona za pośrednictwem KSeF w taki sposób, aby adresat mógł ją odebrać poprzez zalogowanie się na swoje konto w tym systemie.
U podatników zwolnionych, lecz niezarejestrowanych do VAT, dodatkowe (a w zasadzie podstawowe dla nich) pytanie jest też takie: czy ten numer (czyli NIP niebędący numerem VAT) wystarczy, by móc wystawiać faktury ustrukturyzowane. Wszak ku zaskoczeniu wielu podatników z KSeF będą musieli korzystać ci, którzy są zwolnieni z VAT i nigdy nie byli zarejestrowani dla potrzeb tego podatku, w sytuacji, gdy w przyszłości będą zmuszeni wystawić fakturę dla innego podatnika – bo np. wystąpi on z takim żądaniem w trybie art. 106b ust. 3 ustawy o VAT i nie da się przekonać, że w zasadzie wystarczy mu rachunek ordynacyjny.
Z jednej strony w podręczniku MF odnajdujemy wskazanie, że: „otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych (po przesłaniu przez sprzedawcę pliku XML do KSeF i nadaniu fakturze numeru KSeF, otrzyma ją w systemie m.in. nabywca, którego identyfikator podatkowy NIP został wskazany w tej fakturze)”. Z drugiej strony, gdy w Broszurze informacyjnej dotyczącej struktury logicznej FA(3) opisywane są pola NIP i jej autor stwierdza, że „Podaje się numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (bez literowego kodu kraju)”.
Uwaga! Takie wpisy wyjaśniające (jest ich więcej) w materiałach przygotowanych przez MF, które wskazują na numery nadawane/zidentyfikowane dla potrzeb „podatku”, zdają się wyraźnie sugerować, iż chodzi o numer VAT, bo przecież dla potrzeb VAT „podatek” to konkretnie podatek od towarów i usług.
Aktualna jest zatem wątpliwość, czy poprzez NIP, który nie będzie numerem VAT, KSeF przyporządkuje fakturę ustrukturyzowaną do konkretnego odbiorcy, niebędącego podatnikiem VAT albo niebędącego czynnym podatnikiem VAT, a który posłużył się nim, wskazując nabywcę dla potrzeb fakturowania. Wystąpiliśmy z takim pytaniem do Ministerstwa Finansów i odpowiedź zdaje się być twierdząca, chociaż może pozostawiać pewien niedosyt informacyjny.
Potwierdzenia można dopatrywać się również m.in. w wyjaśnieniu zawartym na str. 25 drugiej części podręcznika MF „Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF”, w którym w „2.1.4. Identyfikator podatkowy nabywcy ujęty w polu NIP” zostało zapisane dość jasno: „W przypadku wystawienia faktury na rzecz nabywcy posługującego się polskim identyfikatorem podatkowym NIP, kluczowe jest, aby identyfikator ten został wpisany w polu NIP (element Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne), ponieważ na tej podstawie faktura przesyłana do KSeF będzie mogła być udostępniona nabywcy w tym systemie. Nie należy podawać polskiego identyfikatora podatkowego NIP w innych polach np. w polu NrID”.
Z powyższego zdaje się wynikać, że NIP niebędący numerem VAT będzie stanowić klucz do odbioru faktury (co zresztą można wnioskować z odpowiedzi MF). Przy czym, w takim przypadku fundamentalne znaczenie będzie miało to, jakie dane przekaże nabywca, a przede wszystkim w jaki sposób zachowa się fakturujący. Jeżeli sprzedawca w polu NIP właściwym dla nabywcy (Podmiot2) wskaże NIP niebędący numerem VAT, to – jak rozumiem – dokument trafi na konto nabywcy w KSeF.
PrzykładZakup towaru dla instytucji
Pracownik budżetowej instytucji kulturalnej niebędącej nigdy podatnikiem VAT kupił towar na jej potrzeby. W związku z tym, że chociaż nie jest ona podatnikiem VAT, to jako płatnik PIT ma NIP. Pracownik podał ten numer sprzedawcy. Wystawca faktury wskazał ten numer w danych nabywcy w miejscu przewidzianym dla NIP. Gdy kupujący zapytał o fakturę, sprzedawca wyjaśnił, że faktura będzie wystawiona i widoczna w KSeF i księgowość instytucji będzie mogła sobie ściągnąć ją elektronicznie. Kupujący dostał tylko dokument wydania towaru WZ.
Jest jeszcze jedna kwestia, choć może w tym zakresie problem jest trochę wydumany, bo programiści resortu z łatwością odpowiedzą na pytanie: co w sytuacji, gdy nabywca jest podatnikiem VAT, ma numer VAT, ale oprócz tego jakaś jego jednostka organizacyjna posługuje się NIP niebędącym numerem podatkowym w VAT i poda go, dokonując zakupu. Czy wówczas faktura trafi do owej jednostki, czy do podatnika, czy może skutek będzie jeszcze inny?
Na zakończenie warto wrócić do jeszcze jednego aspektu w kontekście NIP: uwierzytelniania się do KSeF i wystawiania faktur przez podatników zwolnionych niezarejestrowanych w żaden sposób do VAT. Wprawdzie w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z krajowego systemu e-faktur (ZAW-FA) podawany jest NIP, a nie numer VAT, jednak czy na pewno taki numer wystarczy dla wystawienia faktury w KSeF? Co z osobami fizycznym niemającymi NIP (np. najem prywatny), a które – jako podatnicy zwolnieni z VAT – mogą być zmuszeni do wystawiania faktur ustrukturyzowanych? Czasu coraz mniej, a pytania się mnożą… ©℗
Odpowiedź Ministerstwa Finansów z 29 września 2025 r. na pytanie DGP
/>
DGP: Czy po 1 lutego 2026 r. system KSeF przyporządkuje fakturę ustrukturyzowaną do nabywcy po nr, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 26, tak by nabywca mógł odebrać dokument bez konieczności uzyskania kodu QR lub danych do wglądu anonimowego? Innymi słowy, czy taki nabywca mógł samodzielnie sprawdzić, czy nie otrzymał nowej faktury poprzez KSeF?
MF: Zgodnie z przyjętymi rozwiązaniami prawnymi dotyczącymi Krajowego Systemu e-faktur, faktura jest uznana za otrzymaną po poprawnym jej przetworzeniu oraz nadaniu jej numeru KSeF. Wówczas system przyporządkowuje fakturę do nabywcy wskazanego na fakturze. Nabywca (podatnik posługujący się polskim NIP) może pobrać swoje faktury z KSeF po poprawnym uwierzytelnieniu się w systemie, np. w Aplikacji Podatnika KSeF – bezpłatnym narzędziu udostępnionym przez MF, które jest dostępne na stronie Portalu podatkowego w zakładce KSeF.
W tym przypadku nie ma konieczności uzyskania kodu QR lub danych do wglądu anonimowego, ponieważ faktura jest pobierana bezpośrednio z systemu. Jest to podstawowy sposób przekazywania faktur pomiędzy kontrahentami.
Tylko w niektórych, szczególnych przypadkach (np. przy fakturach dla konsumentów albo dla zagranicznych odbiorców) sprzedawca i nabywca muszą ustalić sposób przekazania faktury w inny sposób. W takim przypadku faktura jest wystawiana w KSeF, ale przekazywana do nabywcy w postaci elektronicznej lub papierowej (np. PDF-em).
