Niewielka liczba ogłoszeń o wykonaniu umowy wskazuje, że nie wszyscy zamawiający wypełniają nowy obowiązek. Urząd Zamówień Publicznych podkreśla jego znaczenie i zapowiada kontrole.

Polskie przepisy dotychczas skupiały się na kwestii samych przetargów, tracąc z pola zainteresowania etap realizacji zamówienia. Przy dużych i głośnych medialnie inwestycjach czasem dowiadywaliśmy się o problemach z wykonaniem kontraktu czy poślizgach czasowych. Brakowało jednak kompleksowych danych. Teraz każdy ma mieć do nich dostęp. Zgodnie z art. 448 obowiązującej od początku 2021 r. ustawy – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.) zamawiający po realizacji kontraktu musi opublikować specjalne ogłoszenie i zamieścić w nim informacje m.in. o tym, czy umowa została należycie wykonana, czy była aneksowana oraz czy wykonawca zmieścił się w ustalonym terminie. To kopalnia informacji, która w dłuższej perspektywie da pełniejszy obraz rynku.
Wyzwania i problemy
Problem w tym, że chyba nie wszyscy zamawiający pamiętają o nowym obowiązku. Dotychczas opublikowano 401 takich ogłoszeń. Co ciekawe, większość z nich niepotrzebnie, gdyż chodzi o drobne zakupy na kilka czy kilkanaście tysięcy złotych, podczas gdy raportowaniu podlegają jedynie zamówienia o wartość co najmniej 130 tys. zł. Ogłoszeń rzeczywiście obowiązkowych jest więc dużo mniej.
Oczywiście w ciągu niespełna czterech miesięcy nie zrealizowano zbyt wielu umów, które byłyby zawarte już na podstawie nowych przepisów. ‒ Jednak tych kilkaset to zdecydowanie za mało, biorąc pod uwagę tylko dostawy, które są realizowane w zasadzie z dnia na dzień. Według moich obserwacji wielu zamawiających po prostu nie ma świadomości, że musi publikować nowe ogłoszenia – mówi Artur Wawryło, ekspert z Kancelarii Zamówień Publicznych. I wskazuje na kolejny problem. ‒ Komisje przetargowe działają na etapie przetargu, a realizacją umowy zajmują się zupełnie inne osoby. Mówiąc wprost, nie wiadomo do końca, kto miałby fizycznie zamieszczać te ogłoszenia – dodaje.
Wyzwanie jest również czysto organizacyjne. O ile komórki czy też nawet pojedynczy urzędnicy odpowiedzialni za zamówienia pilnują ogłoszeń aż do etapu publikacji wyników postępowania (w tym roku ukazało się już prawie 24 tys. takich ogłoszeń), o tyle mogą nawet nie wiedzieć, że kontrakt został już zrealizowany.
Pamięć instytucjonalna
Urząd Zamówień Publicznych (UZP) podkreśla znaczenie informacji przekazywanych w nowym typie ogłoszeń.
‒ Przede wszystkim jest to jeden z elementów zmodyfikowanego podejścia do realizacji zamówień. Jednym z wyzwań dla zamawiających jest wykorzystanie pamięci instytucjonalnej – czyli posiadanie odpowiedniego know-how w oparciu o wcześniejsze doświadczenia zamówieniowe. Ogłoszenie o realizacji umowy spełnia więc funkcję przechowywania wiedzy dotyczącej zrealizowanych zamówień. Zamawiający otrzymuje narzędzie, dzięki któremu może monitorować nie tylko realizację danej umowy, ale ma możliwość sięgnięcia w późniejszym czasie do doświadczeń – zauważa Michał Trybusz, rzecznik prasowy UZP. Dzięki zgromadzonej w ten sposób wiedzy zamawiający może w przyszłości lepiej przygotowywać kolejne przetargi i wyłapać błędy, których być może uda się uniknąć. Ogłoszenie o wykonaniu zamówienia jest więc klamrą spinającą całą inwestycję – od jej zaplanowania aż do walidacji.
Ma też jednak szersze znaczenie dla całego rynku zamówień publicznych.
‒ Dzięki niemu również inni zamawiający mogą zobaczyć pełną ewolucję projektu w ramach procesu zakupowego – od momentu jego planowania poprzez ogłoszenie o zamówieniu, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia aż do ogłoszenia o wykonaniu umowy. Pozwala to także innym uczestnikom rynku wyciągać odpowiednie wnioski – tłumaczy Michał Trybusz.
Naruszenie dyscypliny
Nowy rodzaj ogłoszeń ma również zwiększyć przejrzystość zamówień publicznych, a nawet wyrównywać pozycję między zamawiającymi a wykonawcami. Ci ostatni, dzięki dostępowi do Biuletynu Zamówień Publicznych, dowiedzą się, jak radziła sobie konkurencja, będą też mogli poprawić jakość swych ofert w przyszłości.
‒ W skali makro ogłoszenia o wykonaniu stanowią również ważne informacje, które ułatwiają analizowanie, monitorowanie i zarządzanie całym rynkiem zamówień lub poszczególnymi jego sektorami czy dziedzinami – dodaje Michał Trybusz i zapowiada, że UZP będzie „zbierać informacje w tym zakresie, a także przypominać o nowym obowiązku”.
Zamawiający powinni wziąć sobie te zapowiedzi do serca. Choć w samym Prawie zamówień publicznych nie wprowadzono odrębnej sankcji za brak publikacji ogłoszenia, to dopisano je do katalogu naruszeń dyscypliny finansów publicznych. Mówi o tym art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 289 ze zm.).
Choć ogłoszenia o wykonaniu umowy będą publikowane czasem nawet kilka lat po zakończeniu samego przetargu, to prezes UZP ma prawo skontrolować także realizację tego obowiązku. Zgodnie z art. 267 ust. 3 ustawy p.z.p. zamawiający musi udokumentować zamieszczenie ogłoszenia o wykonaniu umowy w BZP i przechowywać dowód na to. Z kolei art. 603 ustawy p.z.p. wskazuje, że prezes UZP przeprowadza kontrolę w zakresie zgodności z przepisami ustawy działań lub zaniechań zamawiającego.