Postępowania przenoszą się w pełni do cyfrowego świata, przy czym sposoby uwierzytelniania w zamówieniach krajowych i unijnych się różnią. Wyjaśniamy, w jakie rodzaje podpisów elektronicznych trzeba się zaopatrzyć
Już dotychczasowe p.z.p. zobowiązywało wykonawców do składania ofert (pod rygorem nieważności) w formie elektronicznej – dotyczyło to jednak wyłącznie postępowań powyżej progów unijnych. Poza tym w związku z pandemią część zamawiających dopuszczała także hybrydowe ofertowanie w formie elektronicznej (z ofertami podpisywanymi podpisem kwalifikowanym) w przypadku zamówień o wartościach poniżej progów.
Nowe przepisy zobowiązują wykonawców do posługiwania się wyłącznie ofertami elektronicznymi – już bez względu na wartość przedmiotu zamówienia. To oznacza zmianę zasad obowiązujących od 26 lat na mocy dotychczasowych regulacji (w tym: 16 lat – p.z.p. i 10 lat – ustawy o zamówieniach publicznych z 1994 r.).
Bez elektronicznych narzędzi ani rusz
Jak dotąd w postępowaniach na wykonanie robót budowlanych w progach krajowych (wartość zamówienia poniżej 5 350 000 euro, co stanowi równowartość kwoty 22 840 755 zł netto) oferty, w tym kosztorysy ofertowe, były składane pod rygorem nieważności w formie pisemnej. Natomiast po zmianie przepisów wykonawcy będą mieli obowiązek ofertować wyłącznie z użyciem narzędzi elektronicznych – jak już wspomniano bez względu na wartość przedmiotu zamówienia.
Należy zauważyć, że w przypadku zamówień o wartościach powyżej progów unijnych nowe regulacje w zakresie elektronizacji praktycznie nic nie zmieniają. Wciąż bowiem obowiązkiem wykonawców jest – tak jak już od pewnego czasu – składanie ofert oraz formularzy JEDZ z zastosowaniem podpisów kwalifikowanych.
Trzy warianty podpisu
Inaczej natomiast wygląda kwestia ofertowania dla zamówień poniżej progów unijnych. W tym przypadku wykonawcom dano do wyboru trzy możliwości podpisywania ofert, tj.:
- podpisem kwalifikowanym,
- podpisem zaufanym,
- podpisem osobistym.
Uwaga! Ten, kto chce aktywnie pozyskiwać zamówienia publiczne, musi się zaopatrzyć w jeden z ww. podpisów. Nowe przepisy przewidują bowiem sankcję w postaci odrzucenia oferty, która zostałaby złożona w niedozwolony sposób. Przykładowo: w przetargu unijnym – odrzucona będzie oferta podpisana podpisem zaufanym czy osobistym.
Podpis kwalifikowany
W uproszczeniu jest to podpis elektroniczny, który ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację osoby składającej podpis.
Podpis kwalifikowany można nabyć u jednego z certyfikowanych dostawców. Ich listę znajdziemy na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. Do najpopularniejszych podpisów kwalifikowanych należą m.in.: Sigilium Sign, Szafir, proCertum SmartSign czy PEM-HEART.
Podpis ten to oczywiście usługa komercyjna, a więc odpłatna. Co prawda jej koszty dla przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą nie są zbyt wysokie – to około 300 zł na dwa lata.
Podpis zaufany
Ustawodawca uznał jednak, że w przypadku zamówień poniżej progów unijnych warto pozwolić wykonawcom, aby mogli ofertować bez konieczności dysponowania takim podpisem. W konsekwencji nowe p.z.p. pozwala na składanie pod ofertami także innych równoważnych w skutkach prawnych podpisów – w postaci podpisu zaufanego i osobistego. Należy jednak przy tym pamiętać, że te dwa dodatkowe rodzaje podpisów mogą być używane do ofertowania wyłącznie dla zamówień krajowych, tak więc chcąc złożyć ofertę w przetargu unijnym, koniecznością jest posiadanie podpisu kwalifikowanego.
Warunkiem podpisania oferty za pomocą podpisu zaufanego jest posiadanie profilu zaufanego. Ten ostatni to bezpłatne narzędzie, dzięki któremu zarówno obywatel nieprowadzący działalności gospodarczej, jak i przedsiębiorca mogą np. potwierdzić swoją tożsamość w systemach elektronicznej administracji, a także podpisać dokument podpisem zaufanym. Profil jest ważny przez trzy lata. Po upływie tego czasu możliwe jest przedłużenie jego ważności na kolejne trzy lata. Założyć może go każdy, kto ma numer PESEL oraz pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych.
Założenie profilu zaufanego jest możliwe na dwa sposoby:
▶ Sposób 1: za pomocą formularza online na stronie Profilu Zaufanego, potwierdzając podpis osobiście w tzw. punkcie potwierdzającym. Punktami potwierdzającymi są m.in. urzędy skarbowe, urzędy wojewódzkie czy wybrane urzędy pocztowe.
▶ Sposób 2: za pomocą konta internetowego, np. bankowego. Zatem mając już profil zaufany, można wykorzystać go do podpisania dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym. Do tego celu służy dedykowany adres internetowy – https://moj.gov.pl/uslugi/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER.
Trzeba przy tym pamiętać o pewnych ograniczeniach technicznych związanych z podpisem zaufanym – w szczególności rozmiar dokumentu to maksimum 10 MB, a podpisywać można dokumenty z ograniczonej listy formatów (w tym w szczególności najpopularniejszy pdf czy formaty skompresowane jak zip czy 7zip). Dodatkowo podpisywany dokument powinien być zapisany na dysku lokalnym jako pojedynczy plik.
Istnieje także możliwość składania na jednym dokumencie podpisów zaufanych przez większą liczbę osób – przykładowo w przypadku podpisywania oferty przez wspólników spółki cywilnej czy wieloosobową reprezentację spółki prawa handlowego. Narzędzie do złożenia podpisu zaufanego pozwala także sprawdzić, czy dokument elektroniczny jest już podpisany lub kto go podpisał uprzednio. Złożone w ten sposób podpisy elektroniczne „obejmują” podpisywane pliki w taki sposób, że tworzony jest pojedynczy plik w formacie .xml. W tym pliku znajdują się i podpisana treść, i wszystkie złożone podpisy elektroniczne.
Dodatkowe trudności mogą pojawić się np. w przypadku, gdyby podpisy były składane przez dwie osoby, przy czym jedna posiada podpis kwalifikowany, a druga zaufany. Jak wskazuje instrukcja do składania podpisów zaufanych, w takim przypadku w celu podpisania dokumentu podpisem kwalifikowanym należy użyć oprogramowania do podpisu kwalifikowanego dostarczanego przez dostawcę podpisu, a w oprogramowaniu tym trzeba wybrać format podpisu XAdES-BES, a także opcję dodawania kolejnego podpisu. Dodatkowo zalecane jest, aby najpierw dokument podpisały osoby używające podpisu zaufanego, a dopiero po nich osoby używające podpisów kwalifikowanych.
Podpis osobisty
Jest to podpis dokonywany za pomocą e-dowodu, czyli dowodu osobistego z tzw. warstwą elektroniczną. E-dowód to inaczej dowód osobisty z warstwą elektroniczną. Zewnętrznie wygląda podobnie do tego wydawanego dotychczas, a jedyną nową informacją na pierwszej stronie dokumentu jest numer CAN zapisany także w kodzie kreskowym na drugiej stronie dokumentu. Numer ten jest potrzebny, jeśli chce się skorzystać z elektronicznych funkcji e-dowodu. Warstwa elektroniczna takiego dowodu to wbudowany chip. E-dowód działa bezstykowo, co oznacza, że wystarcza położenie go na odpowiednim czytniku. Użycie certyfikatu identyfikacji i uwierzytelnienia oraz certyfikatu podpisu osobistego jest możliwe po uprzednim ustaleniu przez posiadacza dowodu osobistego kodów PIN dla każdego z tych certyfikatów (odpowiednio 4-cyfrowy PIN1 i 6-cyfrowy PIN2). Z kolei aby móc korzystać z elektronicznych funkcji e-dowodu, użytkownik musi posiadać:
- czytnik do e-dowodu oraz zainstalować oprogramowanie do obsługi e-dowodu (E-dowód menadżer i E-dowód podpis elektroniczny), lub
- smartfon z anteną NFC oraz zainstalować aplikację eDO App.
Szczegółowe instrukcje m.in. podpisywania dokumentów z użyciem e-dowodu znajdziemy na stronie internetowej https://www.gov.pl/web/e-dowod.
Ten sposób uwierzytelniania też ma swoje mankamenty. O ile w przypadku profilu zaufanego podpis zaufany faktycznie jest bezpłatny, o tyle w przypadku podpisów osobistych wcale tak nie jest. W celu złożenia podpisu w jednej wersji konieczne będzie skorzystanie z czytnika, którego koszt to kilkaset złotych. Przy czym od czerwca 2020 r. posiadacze e-dowodów mogą jednak korzystać z aplikacji eDO App w swoich smartfonach, która pozwala na podpisanie dokumentu także bez czytnika. W takim przypadku podpisany dokument odnajdziemy w pobranych plikach w telefonie, a stąd już jeden krok do przesłania go na komputer, z którego będzie wysyłana oferta. Szczegółowy opis procedury podpisania dokumentu z użyciem aplikacji znajdziemy na stronie internetowej https://www.edoapp.pl/. Warto przy tym dodać, że obecnie aplikacja działa wyłącznie na smartfonach, lecz już trwają prace nad przeniesieniem jej także na tablety. Odnośnie do wymagań sprzętowych to warunkiem korzystania z aplikacji jest posiadanie przez telefon wbudowanej anteny NFC oraz wersji systemu Android 6.0 lub nowszych (od połowy ub. roku także iOS wersja powyżej 13.2). Jeśli chodzi o format pliku, aplikacja obsługuje tylko pdf, a jego objętość nie może przekraczać 5 MB.
WAŻNE. W postępowaniach wszczętych po 1 stycznia 2021 r., które dotyczą zamówień poniżej progów unijnych, wykonawcy mogą podpisywać oferty na trzy sposoby: podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym. W przetargach o wartościach powyżej progów unijnych niezbędny jest podpis kwalifikowany.
Portale i komunikacja
Nowa ustawa pozostawia aktualne dotychczasowe procedury komunikacji w postępowaniach przy użyciu środków komunikacji elektronicznej – zasada ta dotyczy zarówno postępowań krajowych, jak i unijnych.
To oznacza, że zwłaszcza wykonawcy składający dotychczas oferty w postępowaniach papierowych w formie papierowej muszą teraz zapoznać się z portalami przetargowymi, za pomocą których zamawiający prowadzą postępowania i których używają do komunikacji z wykonawcami. Warto zaznajomić się przede wszystkim z MiniPortalem UZP, który po zmianach obowiązujących od połowy grudnia 2020 r. umożliwia automatyczne szyfrowanie ofert przez wykonawców i ich deszyfrację przez zamawiających, co znacząco ułatwia dokonywanie czynności w postępowaniu. Z pewnością większość instytucji zamawiających – zwłaszcza tych, które w większości prowadzą postępowania krajowe – dla potrzeb ofertowania będzie powszechnie stosowała MiniPortal, głównie ze względu na jego nieodpłatny charakter. ©℗
Inne ważne aspekty
• Gwarancje wadialne. Nowe p.z.p. wymaga od wykonawców przekazania zamawiającemu gwarancji w postaci oryginału dokumentu elektronicznego.
• Środki dowodowe. Nowe rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. poz. 2452) przewiduje, że podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu, składa się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
• Poufność danych. Przywołane wyżej rozporządzenie prezesa Rady Ministrów wskazuje, że w przypadku gdy dokumenty elektroniczne przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, wykonawca w celu utrzymania w poufności tych informacji przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku. Ponadto poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej może dokonać również notariusz. Przepisy wskazują, że przez cyfrowe odwzorowanie należy rozumieć dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do oryginału.
• Skompresowane dane. Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. także przesądza, że w przypadku przekazywania dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji (np. skompresowany folder zip) już opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym (a w przypadku postępowań krajowych – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym), jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.