Założenia do nowelizacji zostały wpisane do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów. Przygotowane zmiany są odpowiedzią na postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców w ramach deregulacyjnego programu rządu Donalda Tuska.

Jakie zmiany w kodeksie spółek handlowych?

W praktyce projektowane przepisy dotyczyć będą dwóch obszarów: doręczania zawiadomień o zgromadzeniach wspólników oraz udzielania pełnomocnictw do udziału w tych zgromadzeniach. Dziś przepisy k.s.h. wymagają, by wspólnicy wyrazili pisemną zgodę na doręczanie im zawiadomień o zgromadzeniu wspólników drogą elektroniczną. Podobnie jest z pełnomocnictwami do udziału w zgromadzeniach – one również muszą być sporządzane w formie pisemnej. To oznacza, że ich udzielenie musi zostać potwierdzone własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Resort sprawiedliwości wskazuje, że tego rodzaju wymagania „generują nieuzasadnione koszty i bariery, szczególnie dla wspólników zagranicznych”. Zdaniem MS „zasadnym wydaje się wprowadzenie zmian, które umożliwią stosowanie formy dokumentowej, w tym komunikacji elektronicznej, co będzie adekwatne do obowiązujących realiów obrotu (np.: skan oryginalnego dokumentu stanowi formę dokumentową)”. Resort akcentuje również to, że swoimi propozycjami wychodzi naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców. „W sytuacji, gdy dokumentacja korporacyjna jest w zasadzie całkowicie zdigitalizowana, nie znajduje uzasadnienia gromadzenie dokumentacji tradycyjnej” – czytamy w założeniach do projektu nowelizacji.

Wspólnik wyrazi zgodę za pomocą e-maila

Projekt przewiduje wprowadzenie tzw. formy dokumentowej, która pozwoli na składanie zgód i pełnomocnictw w formie elektronicznej, np. poprzez przesłanie skanu dokumentu. W przypadku pełnomocnictw decyzja o dopuszczeniu takiej formy będzie należała do wspólników i będzie mogła być określona w umowie spółki. Propozycja zmian przewiduje również wprowadzenie obowiązku stosowania adekwatnych środków identyfikacji osoby udzielającej pełnomocnictwa, co ma zabezpieczać spółkę przed nadużyciami.

Etap legislacyjny: projekt ustawy wpisany do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów