Z danych badania „Skaner MŚP” z 2025 r. wynika, że ponad połowa ankietowanych przedsiębiorców doświadczyła opóźnień w płatnościach przekraczających 30 dni. To pokazuje, jak powszechne jest zaleganie w regulowaniu zobowiązań między firmami.

Zatory płatnicze nie są problemem jednostkowym. Mają wpływ na całą gospodarkę. Zmuszają firmy do sięgania po dodatkowe finansowanie, ograniczania inwestycji czy opóźniania wypłat dla własnych kontrahentów. Powstaje wówczas efekt domina: problemy jednego dłużnika przenoszą się na kolejne podmioty. Choć ustawodawca podejmuje próby walki z tym zjawiskiem (np. przez ustawę o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych), to jednak w praktyce od samego wierzyciela zależy, jak szybko i stanowczo zareaguje na brak zapłaty.

Nie zawsze etap polubowny odzyskiwania należności ma sens

Odzyskiwanie należności można prowadzić na drodze polubownej lub sądowej. Z moich doświadczeń wynika, że większość spraw udaje się zakończyć jeszcze przed złożeniem pozwu, jednak część dłużników od początku nie ma zamiaru zapłacić. Przeciągają rozmowy, składają puste deklaracje lub całkowicie unikają kontaktu. Jak rozpoznać takiego dłużnika? Jakie są sygnały, które mogą wskazywać, że działania polubowne będą nieskuteczne?

Rozpoczynając proces polubownego dochodzenia należności, zakładamy maksymalny czas, w którym chcielibyśmy odzyskać daną zaległość. W optymistycznej wersji zawsze jest to termin „jak najszybciej”, jednak doświadczenie i praktyka pokazują, że realny termin zapłaty zazwyczaj przypada od kilku do kilkudziesięciu dni od rozpoczęcia naszych działań. To właśnie ten upływający czas powinien być pierwszym sygnałem wskazującym na prawdziwe intencje dłużnika. Każdy kolejny dzień zwłoki powinien przybliżać nas do decyzji o konieczności wytoczenia powództwa o zapłatę. Jeżeli dłużnik nie płaci przez kilkadziesiąt dni, to szanse na to, że zapłaci w kolejnych kilkunastu, są znikome. W takich sytuacjach nie warto czekać z pozwem. Kolejny dzień bez zapłaty to dla wierzyciela realna strata. Wytoczenie powództwa często też jest dodatkowym bodźcem motywującym dłużnika do spłaty.

Gdy dłużnik działa na zwłokę

Warto pamiętać, że wielu dłużników stosuje świadome strategie, aby „kupić sobie czas”. Zdarza się, że czekają oni na przypływ gotówki z innej transakcji albo liczą, że wierzyciel odpuści ze względu na koszty i czas procesu sądowego. Rozpoznanie takiej taktyki pozwala szybko przeciąć przedłużające się rozmowy i uniknąć dalszych strat.

Kontakt ze strony dłużnika jest miarą jego zainteresowania sprawą. Jeśli ten kontakt jest, to można go traktować jako element przybliżający nas do odzyskania długu. Oczywiście mam tu na myśli rozmowy, które kończą się deklaracją spłaty. W przypadku, gdy dłużnik odmawia spłaty lub też podważa zasadność roszczenia, warto już w takim momencie zastanowić się nad pozwem. W przypadku, gdy odmowy spłaty pojawiają się przy kolejnych próbach negocjacji, pozew to najlepsze rozwiązanie.

Co natomiast zrobić w sytuacji, gdy dłużnik deklaruje spłatę? Jeśli się z tych deklaracji wywiązuje, to nie ma konieczności sięgać po procedurę sądową. Każda, nawet częściowa spłata, to sygnał przybliżający nas do odzyskania całego zadłużenia. Lampka ostrzegawcza powinna się nam zapalić w sytuacji, gdy obietnice nie idą w parze z czynami. Każda niespełniona deklaracja to krok w stronę postępowania sądowego. Nie warto się łudzić, że skoro ktoś coś obiecuje, to w końcu to zrealizuje. Czasem jest to świadoma i wyrachowana taktyka dłużnika, która ma za zadanie maksymalnie odwlec termin zapłaty zadłużenia.

Czas na drogę sądową

Warto rozważyć, ile takich niespełnionych obietnic prowadzi do tego, że zadłużenie będzie dochodzone na drodze sądowej? W mojej opinii już pierwsza złamana deklaracja to jasny i czytelny sygnał, że polubowne rozwiązanie sprawy może być niemożliwe. Zawsze jednak warto dać dłużnikowi drugą szansę. Szczególnie wtedy, gdy racjonalnie argumentuje powody, dla których nie wywiązał się z wcześniejszej obietnicy. Jeżeli do tego przedstawi jeszcze jakieś dowody uwiarygadniające jego sytuację, możemy spróbować ponownie uwierzyć w jego zapewnienie spłaty. Natomiast w przypadku, gdy po raz kolejny nie dotrzyma słowa, czas na polubowne załatwienie sprawy powinien być ograniczony do minimum.

Jeżeli na wcześniejszym etapie nie wysyłaliśmy do dłużnika wezwania przedsądowego, to teraz jest najlepszy moment, aby to zrobić. Takie wezwanie będzie testem tego, jakie są faktyczne intencje dłużnika. Brak spłaty w wyznaczonym terminie powinien być równoznaczny z rozpoczęciem przygotowań do wysyłki pozwu.

Bez konkretnej daty spłaty należności

Przeanalizowaliśmy sytuacje, gdy dłużnik składa obietnice i odmawia zapłaty. Do rozważenia pozostają jeszcze dwa przypadki.

▶ Pierwszy dotyczy sytuacji, gdy dłużnik nie chce zadeklarować konkretnego terminu i konkretnej kwoty, którą zamierza wpłacić. Często świadomie tego unika, aby później nikt nie mógł mu zarzucić, że z czegoś się nie wywiązał. Jednocześnie podkreśla, że nie odmawia spłaty.

Takie niezdecydowanie to kolejny sygnał, który może zdradzać prawdziwe intencje dłużnika. Może to być następny element gry na czas. W takiej sytuacji powinniśmy stanowczo określić nasze oczekiwania w zakresie terminu na spłatę. Powinien on przypadać na kilka dni po rozmowie. Brak spłaty to sygnał do wysyłki wezwania przedprocesowego, a następnie wytoczenia powództwa.

▶ Drugi występuje, gdy mimo naszych prób dłużnik nie podejmuje z nami kontaktu. Nie reaguje na telefony, nie odpowiada na wezwania do zapłaty. Takie zachowanie należy potraktować jako odmowę na polubowne rozwiązanie sprawy.

Wierzyciel powinien wówczas wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty, a po upływie terminu z wezwania skierować sprawę do sądu. Dłużnik miał wystarczająco dużo czasu i szans na podjęcie próby rozwiązania sprawy bez udziału sądu.

Powyżej opisane przypadki nie są jedynymi możliwymi scenariuszami, z którymi możemy się spotkać. Wymieniłem te występujące najczęściej, które mogą pomóc w zrozumieniu metodologii działań dłużnika, a jednocześnie być cenną wskazówką pozwalającą na określenie właściwego momentu na złożenie pozwu.

Trzeba czytać sygnały

Poznanie prawdziwych intencji dłużnika jest bardzo trudne, a czasami wręcz niemożliwe. Z tego względu przez cały okres polubownego dochodzenia należności konieczne jest odpowiednie odczytywanie sygnałów i reagowanie na nie w odpowiednim momencie. Każdy dzień zwłoki w zapłacie to realna strata dla przedsiębiorcy. Dlatego nie warto bez końca wierzyć w puste obietnice – jeśli sygnały wskazują, że polubowne rozwiązanie nie przyniesie efektu, trzeba jak najszybciej przygotować się do postępowania sądowego. Stanowcze i konsekwentne działanie pozwala odzyskać należności zdecydowanie szybciej niż oczekiwanie na dobrowolną spłatę. ©℗