System kaucyjny to także nowe zasady rozliczeń VAT

Rewolucja w gospodarce opakowaniami

Nowy system kaucyjny stanowi w zasadzie rewolucję w podejściu do gospodarowania opakowaniami na napoje. Obejmuje on nie tylko nowe rodzaje opakowań jednorazowych, takich jak butelki z tworzyw sztucznych (PET) o pojemności do 3 litrów oraz puszki metalowe o pojemności do 1 litra, lecz także butelki szklane wielokrotnego użytku o pojemności do 1,5 litra. Te ostatnie podlegały już wcześniej kaucjonowaniu, jednak w ramach prywatnych systemów kaucyjnych. Teraz zostały włączone do jednolitego systemu kaucyjnego, co zmienia zasady ich zbierania, ewidencjonowania i rozliczania, w tym także w zakresie VAT.

Ważne pojęcia związane z systemem kaucyjnym

Ustawa wprowadzająca system kaucyjny definiuje nowe podmioty i instytucje, które będą odgrywać główną rolę w jego funkcjonowaniu. Kluczowe znaczenie mają następujące podmioty:

• wprowadzający produkty w opakowaniach na napoje,
• wprowadzający bezpośrednio produkty w opakowaniach na napoje,
• operatorzy systemu kaucyjnego.

Wprowadzający to zasadniczo producenci i importerzy napojów, którzy wprowadzają na rynek produkty w opakowaniach objętych systemem. Na nich spoczywa m.in. obowiązek zawarcia umowy z wybranym operatorem, oznakowania opakowań odpowiednimi kodami zawierającymi informację o wysokości kaucji oraz finansowania działania systemu.

Operatorzy systemu kaucyjnego to podmioty, które otrzymały zezwolenie na organizację i zarządzanie systemem kaucyjnym. Są odpowiedzialni za organizację punktów zbiórki, prowadzenie ewidencji i raportowanie poziomów zbiórki oraz zarządzanie wpływami z niezwróconych kaucji.

Oprócz ww. podmiotów uczestnikami systemu kaucyjnego są także inne podmioty, np. sklepy lub inne punkty sprzedaży detalicznej, które są włączone w pobór kaucji oraz w określonych przypadkach w zbiórkę opakowań.

Obowiązki w zakresie VAT

Jednym z aspektów nowego systemu kaucyjnego są nowe zasady rozliczeń w VAT.

Ważne: Cały czas pozostają w mocy dotychczasowe przepisy o kaucjach, które nadal będą miały zastosowanie, tyle że do innych opakowań niż wymienione wcześniej opakowania na napoje, a więc np. do palet zwrotnych.

Zgodnie z nowymi przepisami kaucja w systemie kaucyjnym dotyczącym ww. opakowań na napoje będzie pobierana na każdym etapie dystrybucji produktu – przez wprowadzających produkty w opakowaniach na napoje (czyli np. producenta lub importera), przez hurtowników, aż do detalistów, którzy będą kaucję pobierać ostatecznie od konsumentów. Co istotne, w momencie pobierania kaucji sam VAT nie jest naliczany na żadnym etapie. Jest to uzasadnione charakterem kaucji, która stanowi zabezpieczenie zwrotu opakowania, a nie element ceny produktu.

Mechanizm ten działa następująco: jeśli opakowanie zostanie zwrócone przez konsumenta do punktu zbiórki, czyli np. do sklepu, który będzie zobowiązany do przyjęcia opakowania, kaucja również zostanie zwrócona i w całym łańcuchu dystrybucji nie powstaje obowiązek podatkowy w VAT od niezwróconych opakowań. Sytuacja zmienia się jednak w przypadku opakowań, które nie zostaną zwrócone przez konsumentów. Do ustawy o VAT dodany został bowiem art. 29a ust. 12c, zgodnie z którym w przypadku niezwrócenia do podmiotu reprezentującego opakowania lub odpadu opakowaniowego objętych systemem kaucyjnym, wprowadzający produkty w opakowaniach na napoje podwyższa podstawę opodatkowania o różnicę w wartości kaucji wynikającą z wprowadzonych przez niego do obrotu w danym roku opakowań objętych systemem kaucyjnym a opakowań lub odpadów opakowaniowych objętych tym systemem zwróconych do podmiotu reprezentującego w danym roku.

Ustawa o VAT przewiduje w tym zakresie specyficzny mechanizm, w którym obowiązek rozliczenia VAT i obowiązek jego zapłaty spoczywają na różnych podmiotach. Wprowadzający będzie zobowiązany do rozliczenia VAT w odniesieniu do niezwróconych w danym roku opakowań (wydanych uprzednio z pobraniem kaucji) i wykazania tego rozliczenia w pliku JPK_V7, natomiast płatnikiem tego podatku będzie operator systemu kaucyjnego, z którym wprowadzający zawarł umowę.

Wprowadzający napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym, rozliczający się miesięcznie, będą wykazywać VAT od niezwróconych opakowań raz w roku – w deklaracji za styczeń, składanej do 25 lutego następnego roku (za rok poprzedni). Natomiast podmioty rozliczające się kwartalnie wykażą go w deklaracji za pierwszy kwartał następnego roku, czyli do 25 kwietnia.

Jest to istotne uproszczenie, które pozwala uniknąć konieczności ciągłego monitorowania zwrotu opakowań i rozliczania kaucji w trakcie roku podatkowego. Ponadto, w nowelizacji ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF, ustawodawca zdecydował o przesunięciu terminu pierwszego rozliczenia VAT od niezwróconych opakowań.

Ważne: Pierwsze rozliczenie dotyczące 2025 r. będzie dokonywane przez wprowadzającego napoje w opakowaniach w JPK_V7 składanym za luty 2026 r. w terminie do 25 marca 2026 r. (art. 145ka ustawy o VAT).

Jak wspomnieliśmy wyżej, VAT zostanie jednak odprowadzony do urzędu skarbowego przez inny podmiot: płatnik, czyli w tym przypadku operator, będzie miał obowiązek uiszczenia kwoty VAT, którą z kolei wprowadzający napoje w opakowaniach wykaże w JPK_V7. Operator będzie musiał zapłacić kwotę VAT w terminie do 31 stycznia roku następującego po roku, za który dokonywane jest rozliczenie VAT. Przy czym termin ten w przypadku pierwszego rozliczenia dotyczącego 2025 r. został przesunięty na 28 lutego 2026 r.

Uwaga! Pozostali uczestnicy systemu kaucyjnego, np. dystrybutorzy lub punkty sprzedaży detalicznej, nie będą mieli obowiązków związanych z rozliczeniem VAT od niezwróconych opakowań.

Prowadzenie ewidencji

W celu rozliczenia VAT od niezwróconych opakowań zarówno wprowadzający, jak i operatorzy będą zobowiązani do prowadzenia szczegółowej ewidencji dotyczącej wprowadzanych do obrotu opakowań, pobranych kaucji oraz zwróconych opakowań i kaucji.

Dla wprowadzających oznacza to konieczność rejestrowania liczby wprowadzonych na rynek opakowań objętych systemem kaucyjnym, pobranych kaucji oraz przekazania tych informacji operatorowi.

Z kolei operatorzy muszą ewidencjonować liczbę opakowań zebranych w ramach systemu, zwróconych kaucji oraz kwot niezwróconych kaucji na koniec roku.

Te dodatkowe obowiązki ewidencyjne wymagają odpowiedniego dostosowania systemów informatycznych oraz procedur wewnętrznych przedsiębiorstw.

Objaśnienia MF

Ministerstwo Finansów opublikowało objaśnienia podatkowe z 29 sierpnia 2025 r. w zakresie zasad rozliczania na gruncie VAT transakcji związanych z systemem kaucyjnym. Resort potwierdził w nich, że w przypadku rozliczania VAT przez wprowadzającego kwota kaucji z tytułu niezwróconego opakowania będzie traktowana jako kwota brutto, co oznacza, że będzie już zawierała kwotę VAT.

Zgodnie z objaśnieniami MF stawka podatku od niezwróconych opakowań będzie zależała od stawki stosowanej dla napojów, które były sprzedawane w danym opakowaniu. W związku z powyższym kluczowe znaczenie dla wypełnienia obowiązków związanych z rozliczeniem kaucji będzie miało przyporządkowanie określonej stawki VAT do opakowania, a także śledzenie obrotu opakowaniami, aby poprawnie skalkulować kwotę VAT od niezwróconych opakowań w danym roku.

Ministerstwo Finansów wyjaśniło także wiele kwestii związanych z rozliczaniem VAT od niezwróconych opakowań – objaśnienia zawierają m.in. praktyczne informacje dotyczące terminów rozliczeń oraz sposobu wykazywania kwot VAT od niezwróconych opakowań w JPK_V7. Zgodnie z objaśnieniami kwota ta powinna być uwzględniona w nowo dodanych polach formularza JPK_V7, co powinno ułatwić prawidłowe rozliczenie podatku.

Jak dokumentować kaucję

Ponieważ kaucja co do zasady nie podlega VAT, Ministerstwo Finansów w swoich objaśnieniach kwestię jej dokumentowania pozostawiło otwartą. W praktyce rysują się dwa główne podejścia – stosowanie not księgowych lub umieszczanie informacji o kaucji w części „niefiskalnej' faktury. Każde z tych rozwiązań ma swoich zwolenników i przeciwników.

Zaletą dokumentowania kaucji w ramach faktury jest przede wszystkim ograniczenie liczby dokumentów – zamiast dwóch odrębnych (faktury i noty księgowej) wystawiany jest jeden dokument, z którego wynika łączna kwota do zapłaty. To istotne uproszczenie zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy dokumentu.

Uwaga! W kontekście nadchodzącego obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych (KSeF) kwestia dokumentowania kaucji na fakturze nabiera dodatkowego znaczenia. W strukturze logicznej faktury ustrukturyzowanej nie przewidziano specyficznego pola na kaucję, jednak można w tym celu potencjalnie wykorzystać pole do wykazania kwoty dodatkowego obciążenia, które nie podlega VAT.

Innym zagadnieniem jest dokumentowanie kaucji w sprzedaży detalicznej. W tym przypadku możliwe jest zastosowanie wydruku niefiskalnego lub uwzględnienie kaucji w części niefiskalnej paragonu. Takie rozwiązanie pozwala na przejrzyste wykazanie konsumentowi, jaka część płaconej kwoty stanowi cenę produktu, a jaka jest kaucją za opakowanie.

Podsumowanie

Konsekwencje podatkowe związane z systemem kaucyjnym różnią się w zależności od roli, jaką dany podmiot w nim pełni. Dla wprowadzających produkty w opakowaniach kluczowy jest obowiązek rozliczenia VAT od niezwróconych opakowań w deklaracji podatkowej. Operatorzy z kolei są odpowiedzialni za zapłatę tego podatku (jako płatnicy) oraz prowadzenie szczegółowej ewidencji. Dla sklepów detalicznych istotne jest prawidłowe dokumentowanie pobranych kaucji oraz ich zwrotu konsumentom.

Ważne: Oprócz samych kaucji, które co do zasady nie podlegają VAT, w systemie kaucyjnym występują dodatkowe przepływy pieniężne za usługi świadczone przez poszczególne podmioty (uczestników systemu kaucyjnego).

Te usługi świadczone np. przez operatorów na rzecz wprowadzających, podlegają standardowym zasadom opodatkowania VAT, ze wszystkimi tego konsekwencjami. Oznacza to konieczność prawidłowego dokumentowania tych usług, naliczania odpowiedniej stawki VAT oraz uwzględniania ich w deklaracjach podatkowych.