Tylko mało roztropny przedsiębiorca nie płaci za usługi swojemu księgowemu, a jednak, jak się okazuje w praktyce, takich nie brakuje. Nie chodzi tutaj o jakieś nadzwyczajne uprawnienia księgowych, lecz o zaufanie, i to nie jednostronne, ale wzajemne: przedsiębiorcy i osoby zajmującej się prowadzeniem jego ksiąg rachunkowych, ewidencji podatkowych i bieżącymi rozliczeniami podatkowymi. Trudno tymczasem o nie, jeżeli klient zobowiązany do terminowego regulowania zobowiązań opóźnia się z realizacją takiej powinności.

Chociaż księgowi nie mają szczególnej ochrony, nie dysponują nadzwyczajnymi środkami windykacyjnymi, to… mają informacje na temat zwyczajów płatniczych klienta. Wbrew temu, co niekiedy jemu samemu się wydaje (a o czym może się przekonać w najmniej odpowiednim dla niego momencie), księgowi stanowią niezwykle ważny trybik w funkcjonowaniu jego przedsiębiorstwa (jakiejkolwiek wielkości ono jest). Dzięki swojej wiedzy mogą więc skutecznie zmotywować dłużnika do zapłaty.

Lepiej jak biuro rachunkowe działa wcześniej

Trzeba jednak zaznaczyć, że zasadniczo, a już na pewno u księgowego, sama konieczność prowadzenia windykacji, zwłaszcza tej twardej (sądowej, z pomocą komornika), to sygnał, że coś nie zadziałało, na jakimś etapie nie zostały podjęte odpowiednie działania. No może nie w przypadku zaległości z jednej faktury, ale już na pewno, gdy na należności składają się wynagrodzenia za kilka okresów (przecież obsługa biura rachunkowego to stała współpraca, oparta na cyklicznych rozliczeniach).

Ważne: O windykacji trzeba myśleć nie wówczas, gdy klient staje się dłużnikiem (gdy minął termin płatności, a należna świadczącemu cena nie została uregulowana), a znacznie wcześniej, bo na etapie zawierania umowy, a nawet ofertowania świadczeń.

Księgi prowadzone są na podstawie umowy wzajemnej, w ramach której biuro rachunkowe zobowiązuje się do świadczenia usługi zgodnie z jej istotą, z należytą starannością itp., a klient ma to umożliwić (dostarczając dokumenty, opisy itd.), a przede wszystkim płacić uzgodnioną przez strony cenę, która najczęściej jest identyfikowana w odniesieniu do kontraktowo ustalonych okresów rozliczeniowych.

Aby księgowy mógł świadomie wycenić swoje przyszłe usługi, a co za tym idzie złożyć ofertę ich świadczenia, musi wpierw poznać podmiot składający stosowne zapytanie ofertowe. Ze względu na specyfikę usług jest to najwłaściwszy moment na sprawdzenie ewentualnego przyszłego klienta pod kątem jego zwyczajów w zakresie regulowania zobowiązań i nie chodzi tutaj o powinności względem fiskusa, a relacje z kontrahentami.

Kto jak kto, ale księgowy, mając wgląd w dotychczasowe rozliczenia, w stosunkowo łatwy sposób uzyska niezbędne informacje i na dodatek potrafi je przetworzyć, wyciągnąć z nich wnioski. I tutaj, jeżeli uznamy, że istnieje jakiekolwiek ryzyko opóźnień płatniczych, bo potencjalny klient ma zwyczaj spóźniania się z płatnościami, czy wręcz ma on worek przeterminowanych zobowiązań, bezwzględnie musimy to uwzględnić w dalszym działaniu. Racjonalne rozwiązania są dwa:

  • darujemy sobie składanie oferty, odpuszczamy i poszukujemy klientów, którzy są uczciwi wobec swoich kontrahentów (bo opóźnienia płatnicze to często wcale nie przejściowe problemy finansowe, a złe zwyczaje i sposób na biznes rodem z początku lat 90.), albo
  • oferujemy usługę bez kredytu kupieckiego (płatność za każdy miesiąc z góry) i na dodatek wyceniając ją, uwzględniamy to, że pracy będzie znacznie więcej, niż może to wynikać z liczby dokumentów, bo chociażby zastosowanie jednej czy drugiej ulgi na złe długi to konieczność kilkakrotnego obrabiania fiskalnego jednej faktury zakupowej, i to w różnych okresach, a do tego dochodzi jeszcze kwestia telefonów od wierzycieli (ci, prowadząc windykację, też potrafią zwracać się do księgowych dłużnika, i nie są to miłe rozmowy).

Ważne: Oczywiście, w branży usług księgowych powszechne jest stosowanie kredytów kupieckich, ale trzeba zapamiętać, że z takiego przywileju mogą korzystać tylko uczciwi i solidni klienci.

Innymi słowy, już składając ofertę, a następnie uzgadniając umowę, należy uwzględnić zwyczaje klienta. Trzeba przy tym przyjąć starą zasadę windykacyjną, którą kto jak kto, ale księgowi powinni z łatwością zrozumieć: lepszy brak klienta niż taki, który nie reguluje zobowiązań (nawet jeżeli po pół roku albo później zdarzy mu się zapłacić). Ktoś mógłby zapytać, czy takie traktowanie potencjalnych dłużników jest etyczne, czy nie powinno być tak, że każdemu przysługuje prawo do solidnej obsługi księgowej. W swojej praktyce spotykałem się też ze zgłoszeniem takich wątpliwości. Odpowiedziałbym wtedy i podtrzymuję swoje stanowisko, że owszem, każdemu, kto reguluje swoje zobowiązania, kto poważnie traktuje kontrahentów itd. Przecież jeżeli księgowy zobowiązuje się wykonywać usługi, musi świadczyć je zgodnie z zasadami sztuki, poświęcając na nie czas, zasoby osobowe i technologiczne, płacić swoje podatki niezależnie (owszem, są ulgi na należności, ale one działają z opóźnieniem) od tego, czy spodziewa się terminowej czy nieterminowej zapłaty.

Nieetyczne byłoby przyjęcie do obsługi klienta z założeniem, że jak nie będzie płacił, to zgodnie z zasadą „jaka płaca, taka praca” kiepsko wykonam swoją usługę – absolutnie tak nie może być. Owszem, brak zapłaty czy potencjalny brak zapłaty to w uzasadnionych prawnie okolicznościach przesłanka do wstrzymania się ze świadczeniem czy wręcz do rozwiązania umowy, ale to jest gorsze (chociaż niekiedy nieuniknione) niż rezygnacja ze złożenia oferty.

Czyli, pierwsza zasada windykacyjna, o której nie mogą zapominać księgowi: dokładne sprawdzenie potencjalnego klienta pod kątem windykacyjnym i albo odstąpienie od ofertowania, albo odpowiednia wycena plus brak kredytu kupieckiego.

Klauzule windykacyjne

No tak, ale ktoś mógłby powiedzieć, że przecież niejednokrotnie jest tak, że klient latami dobrze współpracuje, reguluje zobowiązania, a później, z różnych powodów (w tym nie do końca zależnych od niego samego), zaczyna się spóźniać z zapłatami lub wręcz w ogóle nie płaci.

I właśnie w tym celu do umowy o świadczenie usług prowadzenia ksiąg należy wprowadzić klauzule windykacyjne. Na ewentualne zastrzeżenia klienta i opowieści o zaufaniu, o tym, że zawsze płaci na czas itp., odpowiedź jest jedna: wiem, że tak jest, zatem zapewne nigdy te klauzule nie będą zastosowane, ale przecież „strzeżonego Pan Bóg strzeże”. Tak jak bardzo dobry księgowy ma ubezpieczenie OC, chociaż nie zamierza z niego korzystać i robi wszystko, by tak było, tak też klient powinien zrozumieć przezorność wykonawcy świadczenia (wcześniej oferenta).

Klauzule stricte windykacyjne to:

  • wskazanie sposobu naliczania odsetek od nieterminowych płatności,
  • określenie sposobów zaliczania zapłat,
  • możliwość powstrzymania się od spełniania świadczenia i prawa do żądania zabezpieczenia w trybie art. 490 kodeksu cywilnego (przy czym uprawnienie takie nie przysługuje stronie, która w chwili zawarcia umowy wiedziała o złym stanie majątkowym drugiej strony),
  • prawo do odstąpienia od umowy w przypadku braku zapłaty,
  • prawo do przekazania informacji do rejestru dłużników,
  • możliwość zmiany zasad płatności,
  • określenie sposobu zwrotu danych i dokumentów w przypadku rozwiązania umowy,
  • tryb wypowiedzenia pełnomocnictw itp.

Ważne: Biuro rachunkowe powinno się posługiwać dwoma szablonami umów, które stosuje w zależności od klasyfikacji windykacyjnej przyszłego klienta – jeśli oczywiście w ogóle zdecyduje się na obsługę tych o niezbyt przejrzystej historii dłużniczej.

Z perspektywy przyszłej potencjalnej windykacji niezwykle istotne jest to, aby umowa, generalnie, w swoich (co do zasady) niewindykacyjnych pozycjach, była prawidłowo skonstruowana. Dotyczy to w szczególności reprezentacji, zakresu świadczeń, okresów rozliczeniowych, zasad płatności itp. W praktyce niejednokrotnie się okazuje, że dłużnik dla uzasadnienia swojej niesolidności płatniczej wyciąga różne argumenty dotyczące podstawowych zasad współpracy (np. żąda świadczeń dodatkowych albo w szczególnych terminach – o czym księgowi nieraz się przekonali, np. przy okazji pandemii i obsługi wniosków o wsparcie z Polskiego Funduszu Rozwoju).

Trzeba podkreślić, że punktem wyjścia do skutecznej przyszłej windykacji (również tej potencjalnej, albo uniknięcia konieczności jej prowadzenia) jest dobrze przygotowana oferta, a następnie prawidłowo skonstruowana umowa. Przy jej tworzeniu warto skorzystać z doświadczeń specjalisty w tym zakresie. To dopiero początek, ale może być też koniec problemu windykacji, bo zapewnia właśnie ochronę przed koniecznością jej prowadzenia.

Wewnętrzna procedura w sprawie windykacji

Co robić, jeżeli jednak opóźnienia pojawią się, zwłaszcza wówczas, gdy nie przygotowaliśmy się na konieczność prowadzenia windykacji poprzez właściwie skonstruowaną umowę?

Z windykacją jak z reanimacją: im wcześniej podjęta, tym większe szanse na powodzenie. Nawet jeżeli nie mamy opasłej listy dłużników lub wręcz do tej pory opóźnienia zdarzały się incydentalnie, warto określić procedurę działania, aby odzyskać należne kwoty. W zależności od wielkości (a dotyczy to nawet najmniejszych działalności) będzie ona albo rozbudowana, albo będzie to prosty opis wskazujący: co, kiedy i kto robi w przypadku opóźnienia płatniczego. Dla kogo jak dla kogo, ale dla księgowych zasadność tworzenia tego rodzaju wewnętrznego opisu procesu to żadna nowość – zdecydowanie warto i tutaj zastosować takie rozwiązanie.

W wielu przypadkach szybkie, skoordynowane, profesjonalne, ale i dobrze dobrane do klienta i dostosowane do sytuacji działania to niemal gwarancja powodzenia. Pokrótce wskażę, że chodzi o działania od upomnienia (telefoniczne, mailowe) do rozwiązania umowy i wejścia na drogę sądową i egzekucji komorniczej.

Niezwykle ważne jest również to, kto podejmuje działania windykacyjne. To również musimy wcześniej uzgodnić z uwzględnieniem zasad prowadzenia biznesu, sposobu prowadzenia komunikacji z klientem itp. Nie zawsze najlepszym rozwiązaniem jest delegowanie takich czynności na właściciela/członka zarządu czy księgową prowadzącą codzienną obsługę klienta. Tutaj już od początku należy zastosować odpowiednie techniki negocjacyjne, tak aby odzyskać należne kwoty, ale jednocześnie nie stracić klienta, któremu tylko powinęła się noga. Ale wciąż pamiętajmy: nie zachowujemy klienta za wszelką cenę, na tym etapie również obowiązuje zasada, że lepszy brak klienta niż ten niesolidny, który często w praktyce jest też najbardziej roszczeniowym.

Z całą pewnością odzyskiwaniem należnych zapłat nie może zajmować się „najsłabszy w stadzie”, tj. pracownik, który mając tyle pracy co pozostali i taki sam brak chęci do realizacji trudnych zadań windykacyjnych jak współpracownicy, okazał się zbyt mało asertywny, by „wymigać” się od windykacji jako dodatkowego obowiązku.

Ważne: Określenie procesów windykacyjnych to tak samo trudne i odpowiedzialne zadanie, jak tworzenie szablonów umów i sama windykacja. Dlatego warto korzystać z pomocy fachowca, by później móc skutecznie odzyskiwać należne kwoty.

Kiedy idą trudniejsze gospodarczo czasy (a może już są), a nawet jeżeli takie czarne scenariusze się nie spełnią, to zawsze warto się zabezpieczyć, zadbać o to, by było jak najmniej opóźnień płatniczych i by móc w dobrej atmosferze, w ramach dobrej współpracy zajmować się obsługą przedsiębiorców, tak by wszyscy byli zadowoleni. Do tego trzeba się jednak profesjonalnie przygotować. ©℗

Windykacja – odpowiedzi na pytania biur rachunkowych

Czy mogę się wstrzymać z wykonaniem usług ze względu na brak zapłaty?

Tak, zgodnie z przepisami prawa cywilnego. Aby ułatwić sobie takie działanie, należy zamieścić stosowną klauzulę w umowie, biorąc również pod uwagę to, by jako podmiot umocowany do reprezentacji przed organem nie narazić się na konsekwencje karnoskarbowe czy odszkodowawcze.

Czy mogę rozwiązać umowę z powodu braku zapłaty przez klienta?

Tak, zgodnie z przepisami prawa cywilnego, ale aby ułatwić sobie takie działanie, należy zamieścić stosowną klauzulę.

Czy mogę nie wydać ewidencji i dokumentów byłemu już klientowi – uzależnić to od uregulowania przez niego zobowiązania z tytułu zapłaty za moje usługi?

Wbrew temu, co mogłoby się wydawać, odpowiedź jest jasna: nie. Otóż księgowy nie może jednostronnie dokonać zastawu na księgach, danych czy dokumentach źródłowych. Nawet zapisy umowne w tym zakresie dające mu takie prawo byłyby nieskuteczne. Ale obowiązek wydania to nie obowiązek przesłania, dostarczenia na adres itd. Dlatego warto ustalić w umowie, w jaki sposób takie wydanie nastąpi: że odbędzie się to w naszym biurze, w godzinach pracy itp., oraz określić, w jakiej formie itp. Nawet wydając dokumenty, można – oczywiście w celach windykacyjnych i w granicach prawa – uprzykrzyć życie dłużnikowi i tym sposobem zmotywować go do zapłaty.

Czy biuro rachunkowe musi wydać dokumenty organowi i reprezentować dłużnika przed nim?

Jeżeli dokumentów już nie mamy, to nie mamy czego wydawać, a jeżeli wypowiedzieliśmy skutecznie pełnomocnictwo, to nawet nie mamy prawa reprezentować byłego klienta. Jako świadek – owszem, w tej roli możemy występować w postępowaniu niezależnie do tego, że nie łączy nas już umowa z klientem.