Jak ująć zakup oprogramowania na raty?

Nasz klient zakupił na raty oprogramowanie. Łączne nakłady na jego nabycie to 21 000 zł netto, ale mają być one płacone po 7000 zł rocznie. Jak należy to rozliczyć w księgach rachunkowych i podatkowo?

Przede wszystkim w tej sytuacji należy ustalić, czy klient nabył licencję spełniającą kryteria wartości niematerialnej i prawnej (dalej: WNiP) oraz czy nabył prawo do korzystania z serwisu abonamentowego przez okres trzech lat. Dziś coraz popularniejsze jest bowiem nabywanie tylko usług dostępu do oprogramowania, a więc bez nabywania samej licencji, która będzie zaliczona do WNiP. Do prawidłowej kwalifikacji wartości niematerialnej i prawnej lub usługi dostępu do serwisu konieczne jest więc wnikliwe przeanalizowanie zapisów umowy.

Jeśli umowa wskazuje, iż jednostka nabyła wartość niematerialną i prawną o określonej w umowie z góry kwocie i tylko płatności – jako zapłata za tę licencję – następują w ratach, to WNiP należy ująć w dacie udostępnienia licencji do korzystania na potrzeby jednostki. Będzie tak samo zarówno z punktu widzenia rachunkowego, jak i podatkowego. Zgodnie bowiem zarówno z ustawą o rachunkowości (dalej: u.r.), jak i ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, aby licencję można było uznać za składnik o charakterze niematerialnym, musi być on przeznaczony do użytkowania na potrzeby jednostki (w podatkach w szczególności musi być związany z działalnością gospodarczą), a jego wartość całościowa musi być z góry znana. Nie ma znaczenia, iż zapłata zostanie rozłożona na raty. Jak wskazuje art. 3 ust. 1 pkt 14 u.r., wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,

b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,

c) know-how.

Zatem jeśli z umowy wynika, iż jest to nabycie licencji, to na podstawie umowy należy ustalić jej wartość początkową na potrzeby rachunkowości i podatku dochodowego. Będzie ona też podstawą do sporządzenia dokumentu przyjęcia do użytkowania tytułu niematerialnego.

Jeśli zakupiona licencja spełnia definicję WNiP, to od jej wartości początkowej dokonuje się odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. W myśl art. 33 ust. 1 u.r. do wyceny WNiP oraz sposobów dokonywania od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych stosuje się odpowiednio art. 31 ust. 2 i art. 32 ust. 1–4 i ust. 6 u.r.

Ewidencja księgowa w ten sposób zakupionej licencji, w przypadku zakwalifikowania jej do wartości niematerialnych i prawnych, może przebiegać zapisem:

1. Ujęcie WNIP w oparciu o wartość ustaloną jako suma płatności, jakie mają nastąpić w ciągu 3 lat:

Wn „Wartości niematerialne i prawne”,
Ma „Pozostałe rozrachunki – rozliczenie zakupu”.

2. Faktura – miesięczna rata:

Wn „Pozostałe rozrachunki – rozliczenie zakupu”,
Wn „VAT naliczony”,
Ma „Rozrachunki z dostawcami”.

3. Ujęcie w księgach rachunkowych odpisu amortyzacyjnego:

Wn „Amortyzacja” lub odpowiednie konto zespołu 5,
Ma „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”.

W tym wypadku saldo Wn konta „Pozostałe rozrachunki – rozliczenie zakupu” będzie w bilansie prezentowane jako „Inne zobowiązania”. Należy oczywiście podzielić wartość zobowiązania na część przypadającą do zapłaty w najbliższych 12 miesiącach oraz pozostałą.

Z kolei, jeśli z treści umowy wynika, iż jednostka uzyskała prawo do korzystania z usługi przez okresy miesięczne w czasie trzech lat i de facto jest to wykorzystywanie opieki serwisowej i autorskiej, to nie będzie to WNiP, tylko usługa na bieżąco rozliczana w kosztach na podstawie wystawionych przez dostawcę faktur. Tak samo będzie zarówno z punktu widzenia rachunkowego, jak i podatkowego.

Księgowanie takich faktur będzie przebiegało następująco: