Wchodzą nowe przepisy. Jak rozliczyć wynagrodzenie na przełomie roku?

W 2024 r. dwukrotnie zmieni się stawka minimalnego wynagrodzenia, co pociągnie za sobą wzrost innych wskaźników kadrowo-płacowych. Wynagrodzenie minimalne w 2024 r. ma wzrosnąć o kilkaset złotych, bo od 1 stycznia 2024 r. najniższa pensja wyniesie 4242 zł brutto, a od 1 lipca – 4300 zł. I najprawdopodobniej nie będą to jedyne zmiany, bo już w listopadzie 2024 r. kraje członkowskie powinny zaimplementować regulacje w sprawie adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w Unii Europejskiej.

Minimalna płaca będzie mogła być zależna od regionu Polski, w jakim mieszkamy. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2041 z 19 października 2022 r. w sprawie adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w Unii Europejskiej weszła w życie rok temu, bo 14 listopada 2022 r., ale jej przepisy powinny zostać zaimplementowane do 15 listopada 2024 r. Czy będzie miała duży wpływ na polskie przepisy o minimalnym wynagrodzeniu? Wszystko wskazuje na to, że tak.

Tymczasem działy kadrowo-płacowe już szykują się do realizacji obowiązków na przełomie roku kalendarzowego i w związku z tym mnożą się pytania o należne pracownikowi wynagrodzenie.

O co pytają na szkoleniach

odpowiedźW wielu firmach wypłata wynagrodzenia za dany miesiąc następuje do 10. dnia następnego miesiąca (taka możliwość wynika z art. 85 par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy; t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.). Wówczas mamy do czynienia z sytuacją, że za grudzień poprzedniego roku pracownik otrzyma wynagrodzenie w następnym roku kalendarzowym, najpóźniej 10 stycznia.

Dla pracowników, którzy otrzymują minimalne wynagrodzenie, wypłata pensji za grudzień w przyszłym roku nie oznacza, że otrzymają oni kwotę wynagrodzenia odpowiadającą nowej minimalnej stawce. Na poparcie tej tezy niejednokrotnie w firmach mamy do czynienia z różnymi terminami wypłat dla poszczególnych grup pracowników. W tej sytuacji wypłata wynagrodzenia za grudzień w wyższej kwocie tylko z tej przyczyny, że następuje w następnym roku kalendarzowym, naruszyłaby zasadę równego traktowania tych pracowników, którzy otrzymują pensję do ostatniego dnia danego miesiąca. Istotne jest również to, że termin nabycia prawa do wynagrodzenia, który upływa 31 grudnia, nie musi być terminem wypłaty.

Dlatego pracownik otrzymujący minimalne wynagrodzenie, który w styczniu 2024 r. dostaje wynagrodzenie za pracę wykonaną w grudniu 2023 r., powinien dostać kwotę odpowiadającą minimalnej pensji obowiązującej w 2023 r. Dopiero rozliczenie pracy za styczeń 2024 r. spowoduje otrzymanie wyższej kwoty, która w I półroczu 2024 r. wyniesie 4242 zł.

Tak samo sprawa wygląda z podwyższeniem płacy minimalnej od lipca 2024 r. Oznacza to, że pensję za czerwiec 2024 r. płatną w lipcu 2024 r. należy odnosić do ustawowego minimum płacowego obowiązującego w I półroczu 2023 r. (4242 zł). Dopiero wynagrodzenie za lipiec 2024 r. (za pełny miesiąc pracy) nie może być niższe w przypadku pracownika pełnoetatowego od kwoty 4300 zł brutto.

odpowiedź Tak. Obowiązkiem każdego pracodawcy jest podniesienie podstawy świadczenia chorobowego, gdy średnia wynagrodzeń przyjęta do ustalenia jego wysokości jest niższa od minimalnej podstawy obowiązującej w danym roku kalendarzowym. Zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1732; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641) i art. 92 par. 2 k.p. podstawa wymiaru zasiłku chorobowego dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia, po odliczeniu kwoty składek na ubezpieczenia społeczne. Na odliczenie składają się:

• Składka na ubezpieczenie emerytalne: 9,76 proc.,
• składka na ubezpieczenie rentowe: 1,50 proc.,
• składka na ubezpieczenie chorobowe: 2,45 proc.

Podstawa wymiaru świadczeń przysługujących pracownikowi pełnoetatowemu w razie choroby i macierzyństwa nie może być niższa niż:

• 3660,42 zł [4242 zł – (13,71 proc. × 4242 zł)] – w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r.;
• 3710,47 zł [4300 zł – (13,71 proc. × 4300 zł)] – w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r.

Podstawa wymiaru zasiłku nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia obowiązującego nie tylko w dniu powstania prawa do zasiłku, lecz także w całym okresie jego pobierania. To oznacza, że w razie podwyższenia kwoty minimalnego wynagrodzenia w okresie pobierania zasiłku podstawa wymiaru należnego zasiłku za okres od nowego roku, niższa od aktualnie obowiązującej płacy minimalnej pomniejszonej o 13,71 proc., powinna być podwyższona do nowej kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Jeżeli więc pełnoetatowy pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze etatu nieprzerwanie przebywa na zwolnieniach lekarskich, np. od 25 października 2023 r. do 10 stycznia 2024 r., a firma ustaliła podstawę jego zasiłku chorobowego z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania, która wyniosła np. 3520 zł, to kwota ta stanowić będzie podstawę zasiłku przypadającego do 31 grudnia 2023 r., natomiast za okres od 1 do 10 stycznia 2024 r. należy ją podnieść do wysokości 3660,42 zł.

odpowiedź Nie. Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przyjęta do obliczenia świadczenia rehabilitacyjnego podlega waloryzacji od pierwszego dnia okresu, na który świadczenie zostało przyznane. Waloryzacja polega na podwyższeniu wysokości podstawy wymiaru świadczenia o tzw. wskaźnik waloryzacji. Jeżeli w okresie, w którym wypada pierwszy dzień zasiłku rehabilitacyjnego, ten wskaźnik jest wyższy niż 100 proc., podstawa zasiłku chorobowego podlega waloryzacji. Inaczej jest, gdy wskaźnik jest niższy od 100 proc. W takiej sytuacji podstawy nie waloryzujemy.

Podstawę wymiaru świadczenia rehabilitacyjnego stanowi wcześniej ustalona podstawa wymiaru zasiłku chorobowego. Nie dokonujemy tutaj zatem ponownego ustalenia podstawy wymiaru, a jedynie musimy dokonać waloryzacji uprzednio przyjętej kwoty stanowiącej podstawę wyliczenia zasiłku chorobowego. W wyniku waloryzacji podstawy wymiaru zasiłku chorobowego otrzymujemy podstawę wymiaru świadczenia rehabilitacyjnego, od której to obliczamy wysokość świadczenia rehabilitacyjnego w wysokości odpowiednio 75, 90 lub 100 proc.

Jeżeli więc pracownik otrzymałby prawo do zasiłku rehabilitacyjnego w listopadzie 2023 r., to należy sprawdzić wysokość wskaźnika, który obowiązywał w IV kw. 2023 r. Zgodnie z obwieszczeniem prezesa ZUS z 10 sierpnia 2023 r. w sprawie wskaźnika waloryzacji podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjętej do obliczenia świadczenia rehabilitacyjnego w IV kw. 2023 r. (M.P. z 2023 r. poz. 846) wskaźnik ten wynosi 104 proc. Oznacza to, że podstawę zasiłku powinniśmy zwaloryzować i nie dokonujemy przeliczeń do końca wypłaty świadczenia rehabilitacyjnego, także w 2024 r. – niezależnie od tego, że może być niższa od minimalnej podstawy zasiłku obowiązującej od 1 stycznia.

odpowiedź Wskazane składniki nie mogą być wliczane do puli minimalnego wynagrodzenia. Do końca grudnia 2023 r. na podstawie art. 6 ust. 5 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2207) przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia pracownika nie uwzględnia się:

• nagrody jubileuszowej,
• odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
• dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej,
• dodatku za staż pracy.

Od 1 stycznia 2024 r. wśród nowych wyłączeń niewchodzących w skład puli minimalnego wynagrodzenia znajdzie się również dodatek za szczególne warunki pracy. Ustawa z 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o emeryturach pomostowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z poz. 1667; dalej: ustawa zmieniająca) wprowadziła bowiem w art. 1 pkt 10 definicję dodatku za szczególne warunki pracy. Zgodnie z jej zapisami jest to dodatek do wynagrodzenia z tytułu:

• wykonywania pracy w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia,
• pracy związanej z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym lub
• pracy szczególnie niebezpiecznej

– przysługujący pracownikowi na zasadach określonych w odrębnych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbiorowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę.

Na podstawie zmienionego od 1 stycznia 2024 r. art. 6 ust. 5 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę dodatek ten nie będzie już uwzględniany przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia pracownika porównywanego z wysokością minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jest to rozwiązanie korzystne dla pracowników. Mimo że dodatek ten jest świadczeniem fakultatywnym, to jego uwzględnianie w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę powodowało, że w niektórych przypadkach jego przyznanie nie skutkowało zwiększeniem otrzymywanego wynagrodzenia.

odpowiedź Przyjmuje się, że kwotą wolną od potrąceń niealimentacyjnych w przypadku wynagrodzenia za grudzień 2023 r. płatnego w styczniu powinna być kwota ustalona od wynagrodzenia minimalnego z 2024 r.

W przypadku wypłat dokonywanych na przełomie roku, np. za grudzień wypłacanych w styczniu, według Głównego Inspektoratu Pracy pracodawca powinien stosować kwotę wolną od potrąceń w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dacie potrącenia (pismo z 26 stycznia 2011 r., znak: GPP-364-4560-3-1/11/PE/RP). Oznacza to, że obowiązują wtedy kwoty wolne ustanowione od nowej stawki minimalnego wynagrodzenia, wyższej już od 1 stycznia każdego roku kalendarzowego. Warto zaznaczyć, że nie zgadza się z tym Krajowa Rada Komornicza, która uważa, że „wyliczenia dokonuje się za miesiąc, którego to dotyczy, a nie w którym jest wypłacane” (pismo Biura KRK z 18 stycznia 2011 r., znak: KRK/IV/117/11). Mimo to w praktyce stosuje się kwoty określone przez GIP. ©℗