Czy pracodawca może dzwonić na telefon prywatny pracownika w sprawach służbowych? [Poradnia z prawa pracy]

W firmie, którą obsługuje moje biuro, pracownicy pracują w systemie hybrydowym (część tygodnia zdalnie, a część stacjonarnie). Czy pracodawca może kontrolować pracowników w trakcie pracy zdalnej poprzez wykonanie połączenia telefonicznego na ich prywatny numer telefonu, jeśli nie mają oni telefonu służbowego?

Pracodawca nie może kontrolować pracownika wykonującego pracę w trybie pracy zdalnej przy wykorzystaniu prywatnego numeru telefonu pracownika. Nie jest bowiem dopuszczalne wykorzystanie w celu kontroli pracy zdalnej prywatnego numeru pracownika pozyskanego uprzednio w innym celu (np. podanego przez kandydata jako dane kontaktowe), gdyż to naruszałoby nadrzędny interes pracownika do ochrony swojej prywatności. Należy wyjaśnić, że numer prywatnego telefonu zatrudnionego nie wchodzi w skład danych, których pracodawca może żądać od pracownika i gromadzić na podstawie art. 221 par. 1 i 3 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Numer może (ale nie musi) pracownik przekazać pracodawcy do kontaktu w trakcie prowadzonego postepowania rekrutacyjnego. Jednak w takim przypadku dane te mogą być wykorzystane przez pracodawcę wyłącznie do kontaktu z kandydatem i nie mogą być wykorzystane po nawiązaniu stosunku pracy w celu kontroli pracy zdalnej. Stosownie do art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) dane osobowe mogą być przetwarzane, jeżeli jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych. Natomiast stosownie do brzmienia art. 221a par. 1 k.p. zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wskazane przez ustawodawcę. Należy jednak pamiętać, że zgoda musi być pozyskana zgodnie z wymaganiami art. 7 RODO, w szczególności musi ona być wyrażona w pełni dobrowolnie. Ponadto pracodawca musi pamiętać, że pracownik może nie wyrazić zgody i należy to uszanować, a także może cofnąć w każdym momencie uprzednio wyrażoną zgodę. Stosownie zaś do art. 221a par. 2 k.p. brak udzielenia zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji.

Rada dla klienta biura: Pracodawca powinien dokonywać kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracowników za pomocą tylko takich narzędzi, którymi sam dysponuje i które w razie potrzeby udostępnia pracownikom. W przypadku gdy narzędzia te będą kwalifikowane jako monitoring pracowników (w tym monitoring poczty elektronicznej), powinny być spełnione wymagania dotyczące takich form kontroli określone przepisami k.p. ©℗

Okres przechowywania dokumentacji medycznej związanej z wykonywaniem badań kierowców wynosi 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Podstawę prawną do jej przechowywania określają różne przepisy w zależności od tego, czy badanie dotyczy kierowców wykonujących przewóz drogowy w celu stwierdzenia istnienia lub braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy, czy też badania te zostały wykonane w celu ustalenia istnienia lub braku przeciwwskazań zdrowotnych do kierowania pojazdami, jako niewchodzących w zakres profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Badanie kierowców wykonujących przewóz drogowy odbywa się na podstawie art. 39j ustawy o transporcie drogowym (dalej: u.t.d.). Zgodnie z tym przepisem kierowca wykonujący przewóz drogowy podlega badaniom lekarskim przeprowadzanym w celu stwierdzenia istnienia lub braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy. Badania te są wykonywane w zakresie i na zasadach określonych w przepisach kodeksu pracy (dalej: k.p.), przy czym ich zakres obejmuje ponadto ustalenie istnienia lub braku przeciwwskazań zdrowotnych do kierowania pojazdami, zgodnie z rozdziałem 12 ustawy o kierujących pojazdami (dalej: u.k.p.). Badania lekarskie wykonują lekarze uprawnieni do wykonywania badań profilaktycznych, o których mowa w przepisach kodeksu pracy, mający dodatkowo uprawnienia do przeprowadzania badań lekarskich kandydatów na kierowców i kierowców określone w odrębnych przepisach. Prowadzone są one na zasadach określonych w rozporządzeniu ministra zdrowia i opieki społecznej w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy.

Potwierdzeniem wykonania badań profilaktycznych jest wydanie orzeczenia lekarskiego osobie badanej oraz pracodawcy. W myśl art. 39l u.t.d. badania te są równoważne z badaniami profilaktycznymi pracowników, ponieważ spełnienie przez przedsiębiorcę lub przez inny podmiot wykonujący przewóz drogowy obowiązku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b, uznaje się za równoznaczne ze spełnieniem obowiązków pracodawcy w zakresie wykonywania wstępnych i okresowych badań lekarskich, o których mowa w art. 229 par. 1 i 2 k.p. Ponadto badania kierowców ‒ w celu ustalenia istnienia lub braku przeciwwskazań zdrowotnych do kierowania pojazdami ‒ prowadzone są na podstawie przepisów rozdziału 12 u.k.p. (art. 75 i następne). Na podstawie u.k.p. minister zdrowia wydał rozporządzenie w sprawie badań lekarskich osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami i kierowców (dalej: r.b.l.k.p.). Zgodnie z par. 10 ust. 1 r.b.l.k.p. jednostkami uprawnionymi do przeprowadzania badań lekarskich osób są jednostki organizacyjne służby medycyny pracy, o których mowa w art. 2 ust. 2 ustawy o służbie medycyny pracy (dalej: u.s.m.p.). W myśl art. 4 ust. 1 pkt 1 u.s.m.p. pojęcie profilaktycznej opieki zdrowotnej to ogół działań zapobiegających powstawaniu i szerzeniu się niekorzystnych skutków zdrowotnych, które w sposób bezpośredni lub pośredni mają związek z warunkami albo charakterem pracy. Natomiast rozporządzenie ministra zdrowia w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej służby medycyny pracy, sposobu jej prowadzenia, przechowywania oraz wzorów stosowanych dokumentów (dalej: r.r.d.m.) określa w par. 12 ust. 1 okres przechowywania dokumentacji medycznej służby medycyny. Wynosi on 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Zgodnie jednak z par. 2 r.r.d.m. świadczenia zdrowotne służby medycyny pracy niewchodzące w zakres profilaktycznej opieki zdrowotnej są dokumentowane na zasadach określonych w ustawie o prawach pacjenta i rzeczniku praw pacjenta (dalej: u.p.p.) lub odrębnych przepisach prawa. To, że dane badanie wykonuje jednostka służby medycyny pracy, nie oznacza, iż jest ono wykonywane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Dlatego do przechowywania dokumentacji medycznej związanej z wykonywaniem badań kierowców wykonujących przewóz drogowy w celu stwierdzenia istnienia lub braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy (jako badań stanowiących profilaktyczną opiekę zdrowotną) ma zastosowanie par. 12 ust. 1 r.r.d.m. Regulacja ta określa, że okres przechowywania dokumentacji medycznej służby medycyny wynosi 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Natomiast do dokumentacji medycznej w zakresie badań kierowców w celu ustalenia istnienia lub braku przeciwwskazań zdrowotnych do kierowania pojazdami (jako niewchodzących w zakres profilaktycznej opieki zdrowotnej) zastosowanie mają zasady przechowywania dokumentacji medycznej, określone w u.p.p. Zgodnie z art. 29 u.p.p. podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, natomiast w dalszej części tego przepisu określono przypadki, gdy dokumentacja medyczna jest przechowywana krócej (minimalnie przez dwa lata) lub dłużej (maksymalnie przez 30 lat). Krótszy termin przechowywania dokumentacji medycznej dotyczy skierowań na badania lub zaleceń lekarza.

Rada dla klienta biura: Okres przechowywania dokumentacji medycznej związanej z wykonywaniem badań kierowców wynosi 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Podstawę prawną do jej przechowywania określają różne przepisy w zależności od tego, czy badanie dotyczy kierowców wykonujących przewóz drogowy w celu stwierdzenia istnienia lub braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy, czy też badań kierowców w celu ustalenia istnienia lub braku przeciwwskazań zdrowotnych do kierowania pojazdami ‒ jako niewchodzących w zakres profilaktycznej opieki zdrowotnej. ©℗

Aby było to możliwe, przede wszystkim należy pamiętać, że przerwa w pracy nie może przekraczać 30 dni, a warunki pracy na poprzednim stanowisku muszą odpowiadać tym, na którym kandydat do pracy będzie zatrudniony. W tym przypadku zastosowanie ma art. 229 kodeksu pracy (dalej: k.p.), w którym mówi się, że wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli mają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych. Wobec powyższego należy zażądać od osoby przyjmowanej do pracy:

• aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku,
• skierowania na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia,
• świadectwa pracy z poprzedniego zatrudnienia.

Rada dla klienta biura: Na podstawie informacji zawartych w przedłożonych przez pracownika dokumentach oraz dokonanego rozpoznania warunków pracy występujących na stanowisku, na którym będzie zatrudniona osoba – w celu porównania tych warunków z opisanymi w przedłożonym skierowaniu na badania – można stwierdzić, czy są spełnione przesłanki zastosowania 229 par. 11 pkt 2 k.p., a tym samym zwolnienia z wstępnych badań lekarskich. ©℗

Pracodawca nie może kontaktować się z poprzednim pracodawcą i pytać o dotychczasowe zatrudnienie pracownika. Wprawdzie art. 221 par. 1 i 3 kodeksu pracy (dalej: k.p.) umożliwia pracodawcy domaganie się od kandydata do pracy/pracownika informacji dotyczących przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, to jednak co do zasady udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą.

Rada dla klienta biura: Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych pracowników i kandydatów na pracowników (art. 221 par. 5 k.p.), ale nie ma przepisu, który umożliwiałby mu kontaktowanie się z byłym pracodawcą w celu potwierdzania informacji dotyczących zatrudnienia pracownika w poprzednim miejscu pracy. ©℗