Dodatkowo, w wielu przypadkach transakcje między podmiotami powiązanymi mają konsekwencje nie tylko na gruncie cen transferowych, lecz także VAT. Tematyka styku cen transferowych i VAT budzi liczne wątpliwości i nie sposób przyjąć dla opodatkowania VAT korekt TP jednej ogólnej zasady. Także państwa UE stosują tu niekiedy odmienne podejście. W Polsce mamy ugruntowaną linię interpretacyjną organów podatkowych, która uzależnia skutki VAT od tego, czy korekta TP dotyczy:

  • konkretnych wcześniejszych dostaw towarów lub usług (wówczas jest dokumentowana fakturą korygującą),
  • wyrównania poziomu rentowności w grupie (w takiej sytuacji nie podlega VAT i może być dokumentowana notą księgową).

Niebawem także Trybunał Sprawiedliwości UE będzie miał po raz kolejny okazję wypowiedzieć się na temat relacji cen transferowych oraz VAT i być może wówczas uda się wypracować bardziej spójne podejście w UE.

To wymaga szerszego spojrzenia na zgodność podatkową, co stanowi wyzwanie dla biur rachunkowych. W dobie rosnącej liczby wymogów dokumentacyjnych oraz presji ze strony administracji skarbowej, biura rachunkowe coraz częściej poszukują sposobów wspierania swoich klientów w tych trudnych kwestiach, nie wchodząc przy tym w obszar doradztwa podatkowego. Na pytania z tego zakresu odpowiadają eksperci MDDP, którzy podczas szkolenia przeprowadzonego na MDDP Platforma Wiedzy dzielili się praktycznymi wskazówkami i rekomendacjami, które mogą okazać się pomocne w codziennej pracy biur rachunkowych.

Ceny transferowe

Biuro rachunkowe obsługuje kilka spółek z tej samej grupy. Czy wystarczy, że tylko jedna z nich przygotuje dokumentację cen transferowych, a pozostałe nie muszą, skoro transakcje są tożsame? Jak to wygląda w praktyce?

Nie, to nie wystarczy. Przygotowanie dokumentacji cen transferowych tylko dla jednej spółki z grupy nie zwalnia pozostałych spółek z tego obowiązku, nawet jeśli transakcje są tożsame. Zgodnie z przepisami o cenach transferowych, obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych dotyczy każdej jednostki, która realizuje transakcje kontrolowane przekraczające określone progi wartościowe. Oznacza to, że każda spółka biorąca udział w transakcji, nawet jeśli transakcje między spółkami są identyczne, musi posiadać indywidualną, odpowiednią dokumentację.

Praktyczne wskazówki:

Można przygotować jedną, wspólną dokumentację lub skorzystać ze wspólnych elementów (np. analiza cen transferowych), ale każda spółka musi mieć własny komplet dokumentów i być w stanie wykazać dokumentację cen transferowych przed organami podatkowymi w ustawowym terminie. Często stosuje się tzw. standaryzację dokumentacji, czyli tworzy się jedną wersję wzorcową dokumentacji dla podobnych transakcji w grupie, a następnie dostosowuje ją dla każdej spółki, aby uwzględniała jej indywidualne dane.

Klient zleca usługi marketingowe spółce z grupy z siedzibą w Niemczech. Czy taka usługa podlega dokumentacji, jeśli pojedyncze faktury są niskie – np. 60–80 tys. zł?

Tak, nawet jeśli pojedyncze faktury za usługi marketingowe są stosunkowo niskie (np. 60–80 tys. zł), transakcja może podlegać obowiązkowi sporządzenia dokumentacji cen transferowych.

W przepisach o cenach transferowych kluczowe znaczenie ma bowiem łączna wartość transakcji jednorodnych w roku podatkowym, a nie wartość pojedynczych faktur. Aby właściwie ocenić obowiązki dokumentacyjne, należy zsumować wszystkie faktury dotyczące danego roku.

Jeśli łączna wartość transakcji przekroczy próg dokumentacyjny (dla usług 2 mln zł), wówczas obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych będzie istniał, nawet jeśli pojedyncza faktura jest relatywnie niska.

Praktyczne wskazówki:

Nawet jeżeli pojedyncze faktury są niskie, należy monitorować łączną (roczną) wartość transakcji. Trzeba także zadbać o odpowiednią dokumentację, w tym m.in. potwierdzenie rynkowości kalkulacji wynagrodzenia dla usługi, jak również potwierdzenie korzyści z nabywanych usług, aby uniknąć problemów podczas kontroli.

Czy sama deklaracja klienta, że towary są sprzedawane po cenie rynkowej, wystarczy, by spełnić obowiązki z zakresu cen transferowych? Dotyczy to np. sprzedaży do spółki siostrzanej w Czechach.

Niestety, sama deklaracja klienta, że towary są sprzedawane po rynkowej cenie, nie wystarczy. Organy podatkowe wymagają, by podatnik rzetelnie udokumentował, że stosowane ceny są rynkowe – poprzez np. analizę porównawczą (benchmarking) lub analizę zgodności. Sama deklaracja bez poparcia dowodami (analizą lub dokumentami, kalkulacjami) nie spełnia wymogów ustawowych.

Jeśli wartość transakcji przekroczy ustawowy próg, to obowiązek przygotowania dokumentacji lokalnej (z obowiązkowym elementem w postaci analizy cen transferowych) staje się koniecznością.

Praktyczne wskazówki:

Warto, aby biura rachunkowe aktywnie wspierały swoich klientów w identyfikacji obowiązków dokumentacyjnych oraz w gromadzeniu danych niezbędnych do wykazania rynkowości ceny. Wczesna weryfikacja transakcji pod kątem progów i rodzaju powiązań oraz przygotowanie odpowiednich porównań cenowych (benchmarków) może uchronić klientów przed poważnymi konsekwencjami – w tym sankcjami podatkowymi i dodatkowymi zobowiązaniami.

JDG i spółka z o.o. mają wspólnego właściciela. Czy to powiązanie osobowe, które trzeba raportować?

Tak, wspólny właściciel JDG (jednoosobowej działalności gospodarczej) i spółki z o.o. stanowi powiązanie osobowe, które może rodzić obowiązek raportowania transakcji dla celów cen transferowych. Jeśli między tymi podmiotami dochodzi do transakcji (np. najem, świadczenie usług, sprzedaż towarów), mogą one podlegać obowiązkowi dokumentacyjnemu i raportowaniu w informacji TPR – jeżeli przekroczone są odpowiednie progi. To dość częsty przypadek, który może być łatwo przeoczony, zwłaszcza w przypadku MŚP.

Praktyczne wskazówki:

Biura rachunkowe muszą być szczególnie czujne w przypadku klientów, którzy prowadzą działalność w formie JDG i mają powiązania osobowe z innymi podmiotami, np. spółką z o.o. Często takie powiązania są niedoceniane, a stanowią ważny punkt w kontekście obowiązku dokumentacyjnego.

VAT

Czy faktura od podmiotu powiązanego – np. za usługi doradcze – wymaga dodatkowej ostrożności na gruncie VAT?

Zdecydowanie tak. Usługi niematerialne, w tym doradztwo, są jednymi z transakcji najbardziej kontrolowanych przez organy podatkowe. Dlatego każda faktura od podmiotu powiązanego w tym zakresie powinna być analizowana z większą uwagą. Organy skarbowe coraz częściej kwestionują realność takich usług, zwłaszcza gdy brakuje dowodów na ich wykonanie. W przypadku, gdy usługa została świadczona, dokumentacja cen transferowych może stanowić istotne wsparcie także na gruncie VAT – jeżeli wykaże, że usługa miała wartość dla odbiorcy. Brak dowodów wykonania usługi to ryzyko odmowy prawa do odliczenia VAT.

Praktyczne wskazówki:

Biura rachunkowe powinny szczególnie dbać o odpowiednią dokumentację dotyczącą usług niematerialnych. Powinny one wskazywać na to, że usługi te są świadczone w ramach rzeczywistej wartości rynkowej. Przydatne będą tu np. notatki, e-maile, raporty oraz inne dowody, które potwierdzą świadczenie usługi.

Klient otrzymał fakturę za consulting strategiczny od spółki matki z Luksemburga. Nie ma umowy, to usługi zarządcze. Czy musi dokumentować transakcję?

Tak. Brak umowy nie zwalnia z obowiązku dokumentacyjnego. Jeśli usługa została rzeczywiście wykonana, a wartość wynikającą z wystawionych faktur przekracza próg dokumentacyjny, dokumentacja cen transferowych jest obowiązkowa. Usługi zarządcze, znane jako management fees, są jednymi z najczęściej kontrolowanych transakcji przez organy podatkowe. Dlatego w takim przypadku konieczne będzie (niezależnie od tego czy transakcja przekracza próg dokumentacyjny) dodatkowe udokumentowanie transakcji i wykazanie, że usługa miała miejsce. Należy przedstawić dowody, takie jak raporty, notatki, e-maile czy inne dokumenty, które potwierdzą świadczenie usługi i osiągane z ich tytułu korzyści.

Praktyczne wskazówki:

Zwrócenie uwagi klienta na obowiązki dokumentacyjne oraz konieczność zbierania dowodów na świadczenie usług, nawet jeśli brak jest formalnej umowy. Biura rachunkowe powinny zachować szczególną ostrożność przy takich transakcjach, by w razie kontroli móc wesprzeć klienta w wykazaniu zasadności tych wydatków.

Czy prowadząc działalność gospodarczą w innym kraju UE, mogę uniknąć rejestracji dla celów VAT? Jakie możliwości stwarza dyrektywa SME?

Od 2025 r. małe firmy, które prowadzą działalność gospodarczą w innych krajach Unii Europejskiej, zasadniczo mogą korzystać z obowiązujących tam zwolnień z VAT w ramach procedury SME (z ang. Small and Medium-sized Enterprises). Zwolnienie jest podmiotowe, czyli ze względu na stosunkowo małe obroty.

Z nowych możliwości mogą skorzystać również firmy, które mają siedzibę w innych krajach UE, a działają w Polsce i chcą tu zastosować zwolnienie z VAT (do 200 tys. zł).

Procedurę SME można stosować pod warunkiem, że została ona wdrożona przez dane państwo UE. Kraje unijne nie są zobligowane do wprowadzenia zwolnień podmiotowych z VAT. Tak więc siłą rzeczy, jeżeli nie ma tam zwolnienia, to nikt z niego nie korzysta: ani podmiot krajowy, ani zagraniczny.

Praktyczne wskazówki:

Jeśli przedsiębiorca jest już zarejestrowany dla celów VAT w innym państwie UE, to warto sprawdzić, czy taki obowiązek dalej istnieje. Dzięki procedurze SME może okazać się, że dalsza rejestracja dla celów VAT w danym państwie UE nie jest już konieczna, co może pozwolić na znaczne ograniczenie kosztów związanych z VAT compliance.

Jak sprawdzić, czy i na jakich warunkach funkcjonuje zwolnienie dla małych firm z VAT w innych krajach UE?

Na pewno punktem wyjścia może być strona Komisji Europejskiej poświęcona zmianom VAT dla SME. Znajdziemy tam przede wszystkim informacje na temat tego, czy i na jakich warunkach dane państwo wdrożyło procedurę SME w VAT. Strona UE nie zawiera informacji odnośnie do wszystkich państw UE, co może oznaczać, że dane państwo nie wdrożyło procedury SME lub proces implementacji jest w trakcie. W każdym razie KE wskazuje na możliwość kontaktu z administracją podatkową danego państwa.

Niezależnie od tego i tak dostępność procedury SME w danym kraju UE będzie weryfikowana przez organy podatkowe w przypadku rozpoczęcia wnioskowania o SME.

Praktyczne wskazówki:

Warto, planując swoją aktywność w innych krajach UE, śledzić na bieżąco stronę internetową KE poświęconą procedurze SME. Państwa UE, wdrażając procedurę SME, w zróżnicowany sposób kształtują warunki skorzystania ze zwolnień podmiotowych z VAT. ©℗