Ważne informacje dla klientów biur

Informacje o cenach transferowych, BHP przy komputerze, doręczenia elektroniczne, nowe terminy składania korekt

NOWOŚCI W PRAWIE

BHP przy komputerze

Obowiązujące od 17 listopada 2023 r. rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. poz. 2367) ma na celu przede wszystkim dostosowanie dotychczasowych regulacji do postępu technologicznego prowadzącego do upowszechnienia wykorzystywania laptopów w pracy.

W rozporządzeniu m.in. uaktualniono i uporządkowano definicję stanowiska pracy, a także określono nowe minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe. W szczególności warto zwrócić uwagę na to, że – zgodnie z nowymi regulacjami – w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Zgodnie z par. 2 rozporządzenia pracodawcy mają obowiązek dostosowania w terminie sześciu miesięcy od dnia wejścia w życie tego rozporządzenia stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe utworzonych przed 17 listopada br. do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii określonych w załączniku do tego rozporządzenia.

Doręczenia elektroniczne

Zgodnie z komunikatem ministra cyfryzacji z 29 maja 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz.U. poz. 1077) od 10 grudnia 2023 r. obowiązkiem korzystania z e-doręczeń zostaną objęte pierwsze podmioty wskazane w ustawie z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 285; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1860). Od tego dnia obowiązek wysłania i odbierania dokumentów z wykorzystaniem systemu e-doręczeń będą miały:

• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;
• inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
• Narodowy Fundusz Zdrowia;
• agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych;
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne, a także samorządowe zakłady budżetowe.

Również od 10 grudnia 2023 r. do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych będą obowiązani:

• adwokaci wykonujący zawód,
• radcowie prawni wykonujący zawód,
• doradcy podatkowi wykonujący zawód,
• doradcy restrukturyzacyjni wykonujący zawód,
• rzecznicy patentowi wykonujący zawód,
• notariusze wykonujący zawód,
• podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego od 10 grudnia 2023 r.

Inne niż wcześniej wskazane podmioty publiczne zostaną objęte obowiązkowym systemem e-doręczeń od 1 stycznia 2025 r.

Z kolei podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 r. powinny założyć adres do e-doręczeń do 10 marca 2024 r.

Natomiast od 1 stycznia 2024 r. obowiązkiem będą objęci przedsiębiorcy:

• składający wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) po 31 grudnia 2023 r.,
• wpisani do CEIDG do 31 stycznia 2023 r., jeśli zmienią coś w CEIDG od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r.

Dopiero od 1 października 2026 r. objęci obowiązkiem e-doręczeń zostaną przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 31 grudnia 2023 r., jeśli nie zmieniali danych w CEIDG od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r.

Ponadto od 1 października 2029 r. obowiązek e-doręczeń obejmie:

• sądy,
• trybunały,
• komorników,
• prokuratury,
• organy ścigania,
• Służbę Więzienną.

Uwaga! Korzystanie z e-doręczeń przez obywateli nie jest obowiązkowe.

Należy wyjaśnić, że e-doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych, które są równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Adres do e-doręczeń (ADE) to adres doręczeń elektronicznych nadawany użytkownikowi e-doręczeń. Nie jest to adres e-mail; ma on następujące właściwości:

• jest indywidualny – przypisany do danego użytkownika,
• umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata,
• nie może zmienić właściciela.

Każdy adres do e-doręczeń jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Każdy adres do e-doręczeń składa się z ciągu znaków (liter i cyfr) w następującym układzie:

AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ

gdzie:

AE – to skrót od „adres elektroniczny”,

PL – kod kraju w standardzie ISO 3166 (w tym przykładzie Polski),

X – cyfry,

Y – litery,

Z – cyfry sumy kontrolnej.

Aby założyć adres do e-doręczeń, należy wypełnić wniosek o:

• założenie adresu do e-doręczeń,
• wpis lub aktualizację danych w rejestrach CEIDG lub KRS.

Wraz z adresem zostanie założona skrzynka, z której można wysyłać i odbierać wiadomości z e-doręczeń. Skrzynkę trzeba będzie jeszcze aktywować.

Co istotne, bezpłatna będzie korespondencja:

• od obywateli i firm do podmiotów publicznych,
• pomiędzy podmiotami publicznymi.

Podmioty publiczne będą płacić za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych. Obywatele i firmy będą ponosić koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny, czyli np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną.

obowiązki i uprawnienia

Informacje o cenach transferowych

Zgodnie z przepisami ustaw o podatkach dochodowych, w przypadku gdy rok podatkowy odpowiada kalendarzowemu, złożenie informacji o cenach transferowych (informacji TPR) powinno nastąpić do 30 listopada 2023 r. Ministerstwo Finansów poinformowało jednak, że w resorcie trwają prace nad wydłużeniem o trzy miesiące terminu na złożenie informacji o cenach transferowych TPR-P i TPR-C. Jeżeli weszłoby ono w życie, to dla większości podatników termin na ich złożenie za 2022 r. upłynąłby dopiero z końcem lutego 2024 r.

Ustalenie płatnika zasiłków na 2024 r.

Każdy płatnik składek musi ustalić na 30 listopada 2023 r., ile osób zgłasza do ubezpieczenia chorobowego. Od tej liczby bowiem zależy, kto w kolejnym roku kalendarzowym będzie wypłacał zasiłki (chorobowe, opiekuńcze, macierzyńskie, wyrównawcze oraz świadczenia rehabilitacyjne). Jeśli płatnik na 30 listopada 2023 r. zgłasza do ubezpieczenia powyżej 20 osób, to on w 2024 r. będzie ustalać prawo do zasiłków i ich wysokość, a także je wypłacać. Jeśli natomiast liczba ubezpieczonych będzie nie większa niż 20, to wówczas zasiłki od przyszłego roku będzie wypłacać ZUS.

Jedynie w stosunku do płatników składek, którzy na 30 listopada 2023 r. nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego, liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia.

W liczbie ubezpieczonych uwzględnia się:

• pracowników (w tym również uczniów);
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby wykonujące pracę nakładczą;
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz osoby z nimi współpracujące;
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby prowadzące działalność pozarolniczą oraz osoby z nimi współpracujące.

W liczbie tej nie uwzględnia się natomiast osób przebywających na urlopach wychowawczych i bezpłatnych, a także duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu.

Uwaga! Zmiana liczby osób zgłaszanych do ubezpieczenia chorobowego, która następuje po 30 listopada danego roku (lub po pierwszym miesiącu, w którym płatnik składek dokonał pierwszego zgłoszenia osób do ubezpieczenia chorobowego), nie ma wpływu na przyznane wcześniej uprawnienie do ustalania prawa do wypłaty zasiłków.

Nowe terminy składania korekt

Do 1 stycznia 2024 r. przedsiębiorcy mają czas na przekazanie korekt dokumentów rozliczeniowych. Jak bowiem przypomniał ZUS na swojej stronie internetowej, od 2022 r. obowiązują nowe terminy, w jakich płatnicy składek mogą przekazywać korekty dokumentów rozliczeniowych (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA). Płatnik składek może więc przekazywać korekty dokumentów rozliczeniowych w następujących terminach:

• za okresy od stycznia 1999 r. do grudnia 2021 r. – do 1 stycznia 2024 r.
• za okresy od stycznia 2022 r. – do pięciu lat od terminu płatności składek za dany miesiąc kalendarzowy.

Po upływie tych terminów korekty mogą być sporządzane tylko z urzędu przez ZUS i tylko na koncie ubezpieczonego. Korekty takie ZUS wykona na podstawie prawomocnego wyroku sądu lub prawomocnej decyzji. W wyniku tych korekt nie nastąpią żadne zmiany w rozliczeniach z płatnikiem składek. Dlatego każdy płatnik składek powinien zweryfikować dokumenty rozliczeniowe, które przekazał do ZUS za okresy od stycznia 1999 r. do grudnia 2021 r. Korektę tych dokumentów będzie można przekazać najpóźniej 1 stycznia 2024 r.

Korekty danych z dokumentów rozliczeniowych złożonych za styczeń 2022 r. i kolejne miesiące można przekazywać w ciągu pięciu lat od terminu płatności składek za dany miesiąc kalendarzowy.

O tej możliwości ZUS przypomina za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Dlatego płatnicy składek mogą się spodziewać wiadomości na swoich profilach na PUE ZUS. Ponadto płatnik składek ma prawo skorzystać z pomocy ZUS, aby zweryfikować swoje dokumenty rozliczeniowe. Jeśli będzie składał je przez program Płatnik lub e-Płatnik, może zwrócić się z wnioskiem o udostępnienie plików KEDU z danymi za okresy wcześniejsze niż te, które ma w swojej bazie danych. Pomoc w weryfikacji rozliczeń i wyjaśnienia zasad korygowania dokumentów rozliczeniowych można uzyskać:

• podczas e-wizyty w ZUS,
• telefonicznie – w Centrum Obsługi Telefonicznej (COT) – tel. 22 560 16 00,
• w dowolnej placówce ZUS.