Zmiana księgowego to wyzwanie dla obu stron umowy

Przejęcie klienta w trakcie roku obrotowego oznacza dla biura rachunkowego nie tylko obowiązki prawne i organizacyjne, lecz także ryzyko. Podpowiadamy więc, na co warto zwrócić uwagę, by uniknąć kłopotów.

„Najgorsze, co może być. Wychodzą cuda na kiju” – napisała jedna z księgowych w odpowiedzi na nasze pytanie zadane na forach społecznościowych. Inna poinformowała, że w trakcie roku jej biuro nie przejmuje ksiąg rachunkowych, a podatkową księgę przychodów i rozchodów – tylko z zastrzeżeniem, że nie odpowiada za wcześniejsze księgowania. Przy czym większość pytanych jednak zadeklarowała, że chętnie przejmą nowego klienta. Zastrzegli jedynie, że muszą przejrzeć dokumentację i zapisy w niej po poprzednim biurze. Z reguły żądają za to dodatkowego wynagrodzenia. Jedna z księgowych podała, że nie oczekuje za to dodatkowego miesięcznego wynagrodzenia. „Ale jeśli wychodzą kwiatki, to liczę więcej” – dodała.

Nie ma problemu, gdy klient rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dużo większym wyzwaniem jest przejęcie, i to w trakcie roku, prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295) tego nie zabrania, podobnie jak inne przepisy.

Taka konieczność zdarza się nie tylko z przyczyn życiowych (np. choroba bądź śmierć właściciela poprzedniego biura), lecz także z innych powodów, takich jak zmiana siedziby firmy klienta, rozszerzenie skali jej działalności, zmiana formy rozliczeń (przejście na księgi rachunkowe), ułatwienia we współpracy z księgowością (np. w zakresie odbioru dokumentów, choć coraz powszechniejsze staje się wysyłanie dokumentów do biura w formie elektronicznej). Nie zawsze tym wyzwaniom może podołać dotychczasowy usługodawca.

Dzień po dniu

Księgowi zdecydowanie wolą przejąć klienta po zakończeniu roku obrotowego, gdy poprzednie biuro sporządzi jeszcze za miniony rok sprawozdanie finansowe.

Przy zmianie biura w trakcie roku trzeba jednak też zwrócić uwagę na to, aby nastąpiło to po zamknięciu okresu rozliczeniowego i złożeniu deklaracji podatkowych oraz dotyczących rozliczeń płatnika z ZUS (należy też, co oczywiste, uwzględnić okres wypowiedzenia poprzedniej umowy). Istotne jest też, aby umowa z nowym biurem rachunkowym zaczęła obowiązywać nie później niż następnego dnia po rozwiązaniu (wygaśnięciu) umowy z poprzednim biurem.

Co w umowie

Niezależnie od tego, czy zmiana następuje z początkiem roku, czy w jego trakcie, nie zwalnia to nowego usługodawcy z licznych obowiązków prawnych i organizacyjnych. Trzeba również zadbać o własny interes, w tym określić zakres odpowiedzialności nowego biura, zwłaszcza za przejęte księgi.

– Na wejściu należy też zidentyfikować wszelkie możliwe problemy i tarcia. Warto wykorzystać tu dotychczasowe doświadczenia klienta, np. ustalić, czego oczekiwał od dotychczasowego biura, a czego ono nie realizowało – podpowiada dr Katarzyna Trzpioła, ekspert z zakresu finansów i rachunkowości z Wydziału Zarządzania UW. Warto też – dodaje ekspertka – zawrzeć w umowie postanowienia o możliwości natychmiastowego rozwiązania umowy, bez zachowania okresu wypowiedzenia. Nie chodzi tu tylko o sytuacje, w których klient zalega z zapłatą wynagrodzenia przez określony w umowie czas, lecz także o takie, gdy rażąco nie wywiązuje się z przyjętych na siebie obowiązków. – Zakwestionowanie przez organy podatkowe rozliczeń klienta godzi w renomę biura rachunkowego i zaufanie innych klientów do niego, niezależnie od tego, że było spowodowane niekompletnością lub wadliwością dostarczonej dokumentacji – zwraca uwagę dr Trzpioła.

Przeniesienie danych

Podstawowym obowiązkiem nowego biura jest zapoznanie się ze specyfiką działalności klienta i przeniesienie zapisów w księgach oraz innych ewidencjach do własnego systemu elektronicznego. – Najlepiej, żeby był on taki sam jak ten, którym posługiwał się poprzedni usługodawca, bo to zapewnia integralność systemów informatycznych i tym samym możliwość nie tylko odtworzenia, lecz także wykorzystania w pracy danych elektronicznych – mówi dr Trzpioła.

Gorzej, gdy dotychczasowe biuro korzystało z innych programów finansowo-księgowych niż nowy usługodawca. – Ale taka transpozycja zapisów do nowego systemu jest również możliwa, tyle że za pomocą odpowiednio przygotowanych baz danych – wyjaśnia ekspertka.

Niestety niektóre biura odmawiają wydania baz elektronicznych, argumentując, że program komputerowy jest ich własnością. Godzą się tylko na przekazanie wydruków. – Takie tłumaczenie jest nieuzasadnione. Co prawda klient (ewentualnie nowe biuro) musi we własnym zakresie zapewnić sobie możliwość odtworzenia danych, jednak w jego interesie jest, aby otrzymać zarówno zapisy w formie elektronicznej (np. księgi rachunkowe), jak i wydruki lub PDF-y – tłumaczy dr Trzpioła.

Najlepiej, żeby w samej umowie z nowym biurem określić sposób i harmonogram przenoszenia danych. Zwykle takie przeniesienie odbywa się przy założeniu, iż ujęte wcześniej zapisy pełnią jedynie funkcję informacyjną i nie ma możliwości ich zmiany. – Korekty, jeśli są potrzebne, są dokonywane na bieżąco poprzez wprowadzanie dokumentów korygujących stornujących – tłumaczy ekspertka, wskazując na art. 25 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Klient powinien też przekazać nowemu biuru dokumenty sporządzone w wersji papierowej. – Najlepiej, żeby miał udokumentowane, co odbiera od dotychczasowego księgowego, a nowe biuro przygotowało protokół odbioru dokumentów i załączyło go np. do umowy – radzi dr Trzpioła.

Przeniesienie dotyczy z reguły zapisów z każdego poprzedniego miesiąca roku obrotowego i obejmuje:

• podsumowania miesięczne podatkowej księgi przychodów i rozchodów;
• sprawozdanie finansowe za poprzedni rok (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa);
• rozrachunki na koniec ostatniego dnia miesiąca księgowanego przez poprzednie biuro;
• zestawienie obrotów i sald na koniec ostatniego miesiąca księgowanego przez poprzednie biuro;
• rejestry VAT zakupów i sprzedaży;
• ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz plan amortyzacji,
• pozostałe ewidencje, np. wyposażenia, przebiegu pojazdu;
• struktury JPK wraz z potwierdzeniem wysyłki (czasem księgowi proszą tylko o te z ostatniego miesiąca), z tym że chodzi o przeniesienie zapisów nie tylko z JPK_VAT, lecz także innych rodzajów plików kontrolnych, jeżeli klient generował je na żądanie organów skarbowych;
• dokumentację związaną z kadrami i płacami.

Bazy Płatnika ZUS już się nie przekazuje, zaciąga się ją z systemu elektronicznego.

Oprócz tego biura rachunkowe żądają przekazania:

• zeznania CIT-8 lub zeznania PIT za poprzedni rok podatkowy;
• informacji o stratach podatkowych z lat poprzednich;
• informacji o naliczonych już i wpłaconych zaliczkach na podatek dochodowy w rozpoczętym roku podatkowym.

Ponadto nowe biuro mogą zażądać od klienta przekazania: umów (np. leasingowych, najmu), faktur, rachunków, wyciągów bankowych itp.

Przejrzenie zapisów

Nie wystarczy przenieść zapisy i dokumenty, trzeba je także przejrzeć. – Jeżeli w trakcie roku następuje zmiana podmiotu obsługującego klienta, to nowe biuro musi wnikliwie przejrzeć zapisy za poprzednie miesiące, aby prawidłowo wyliczyć zobowiązania w VAT i podatku dochodowym za kolejne miesiące. Nie chodzi tylko o zapisy od momentu zmiany biura, dane muszą być przeanalizowane za cały rok podatkowy i w praktyce nowe biuro musi to skalkulować w swojej cenie – mówi dr Trzpioła.

Przejrzenie to jest potrzebne choćby po to, żeby się zorientować, czy klient nie odlicza straty podatkowej z lat poprzednich, nie stosuje np. metody kasowej VAT albo czy nie płaci zaliczek na podatek dochodowy w uproszczonej formie.

Metoda kasowa (art. 21 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1059; dalej: ustawa o VAT) polega na tym, że obowiązek podatkowy w odniesieniu do dokonywanych przez podatnika dostaw towarów i świadczenia usług powstaje:

1) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty – w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podatnika, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny,

2) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi – w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu niezarejestrowanego jako podatnik VAT czynny.

Z kolei uproszczoną zaliczkę na podatek dochodowy wylicza się (zgodnie z art. 44 ust. 6b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1130; i art. 25 ust. 6 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych; t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2587; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1130) od dochodu wykazanego w zeznaniu złożonym:

1) w roku podatkowym poprzedzającym dany rok podatkowy albo

2) w roku podatkowym poprzedzającym dany rok podatkowy o dwa lata – jeżeli w zeznaniu, o którym mowa w pkt 1, podatnik nie wykazał dochodu z pozarolniczej działalności gospodarczej albo nie wykazał podatku należnego.

Tak wyliczoną uproszczoną zaliczkę płaci się przez cały rok podatkowy.

Zmiany w ewidencjach

Zmiana biura rachunkowego oznacza konieczność zaktualizowania w ciągu siedmiu dni:

• wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), jeżeli klient jest osobą fizyczną będącą przedsiębiorcą lub wspólnikiem spółki cywilnej;
• zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-2, jeżeli klient jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, ale nie jest wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego;
• zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-8, jeżeli klient jest wpisany do KRS.

Do zaktualizowania wpisu w CEIDG służy formularz CEIDG-1, w którym:

• w rubryce 17 należy zaznaczyć, że prowadzeniem dokumentacji rachunkowej zajmuje się biuro rachunkowe, a w poz. 17.1, zatytułowanej „Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową”, trzeba podać NIP i nazwę nowego biura rachunkowego (nazwa ta powinna być zgodna z oficjalnymi rejestrami CEIDG, REGON, Krajowym Rejestrem Sądowym);
• w rubryce 19 należy wskazać aktualny adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej (jeżeli dokumentacja ma być przechowywana w siedzibie nowego biura rachunkowego, to należy podać jego dane adresowe);
• w rubryce 26 należy poinformować o udzieleniu pełnomocnictwa do CEIDG. Nie ma od niego opłaty skarbowej, jest ono widoczne w rejestrach publicznych. Pełnomocnictwo ustanowione w CEIDG nie upoważnia do działania w sprawach podatkowych ani ZUS. Chcąc udzielić pełnomocnictwa do CEIDG, należy podać nie tylko dane pełnomocnika i jego adres do doręczeń, lecz także zaznaczyć – w poz. 26.3 – jakie czynności w zakresie CEIDG będzie mógł on wykonywać w imieniu swojego mocodawcy we wpisie CEIDG. Pełnomocnik może być np. ustanowiony do zmiany wpisu w CEIDG czy do prowadzenia za pośrednictwem punktu informacji dla przedsiębiorcy spraw takich jak elektroniczne składanie dokumentów urzędowych na Biznes.gov.pl.

Najlepiej ustalić z klientem na piśmie (np. w umowie), kto ma się zająć aktualizacją wpisu w CEIDG lub zrobić to przy nim od razu na miejscu, za pomocą systemu elektronicznego. Wystarczy wtedy, że klient ustanowi przedstawiciela biura rachunkowego pełnomocnikiem do zmiany wpisu w CEIDG. Składając wniosek CEIDG, nie trzeba się martwić o zawiadomienie urzędu skarbowego czy ZUS (informacje z CEIDG zostaną przekazane tym instytucjom).

Jeżeli klient jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, ale nie jest wpisany do KRS, to należy zaktualizować formularz NIP-2, czyli:

• w rubryce B.8 trzeba zaznaczyć, że prowadzeniem dokumentacji rachunkowej zajmuje się biuro rachunkowe;
• w rubryce B.8.1 trzeba podać NIP i nazwę nowego biura rachunkowego;
• w rubryce B.8.2 trzeba podać adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Jeżeli klient jest wpisany do KRS, to należy zaktualizować formularz NIP-8, czyli:

• w rubryce B.5 trzeba zaznaczyć, że prowadzeniem dokumentacji rachunkowej zajmuje się biuro rachunkowe;
• w rubryce B.5.1 trzeba podać NIP i nazwę nowego biura rachunkowego;
• w rubryce B.5.2 trzeba podać adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Co z pełnomocnictwem

Jeżeli poprzednie biuro rachunkowe było upoważnione do składania dokumentów w imieniu klienta, to należy zawiadomić urząd skarbowy i ZUS o odwołaniu pełnomocnictwa, chyba że w poprzedniej umowie był zapis, że pełnomocnictwo wygasa automatycznie wraz z wypowiedzeniem umowy z biurem rachunkowym. Warto więc do niej zajrzeć i to sprawdzić.

Poprzednie pełnomocnictwo należy odwołać za pomocą formularzy:

• OPL-1 Zawiadomienie o odwołaniu pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej;
• OPS-1 Zawiadomienie o zmianie/odwołaniu/wypowiedzeniu pełnomocnictwa szczególnego;
• OPD-1 Zawiadomienie o zmianie/odwołaniu/wypowiedzeniu pełnomocnictwa do doręczeń;
• OPO-1 Zawiadomienie o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa ogólnego;
• PEL-0 Odwołanie pełnomocnictwa do wykonywania czynności prawnych w relacjach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Nowe biuro powinno ustalić z klientem, czy i w jakim zakresie ma go reprezentować przed organami podatkowymi oraz ZUS. Pełnomocnictwo może być bowiem:

• ogólne, szczególne albo do doręczeń (art. 138a par. 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa [t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1234; dalej: ordynacja podatkowa]),
• szczególne do podpisywania deklaracji (art. 80a par. 1 ordynacji podatkowej).

Pełnomocnictwa w sprawach podatkowych składa się na formularzach:

• UPL-1 Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej;
• PPS-1 Pełnomocnictwo szczególne;
• PPD-1 Pełnomocnictwo do doręczeń;
• PPO-1 Pełnomocnictwo ogólne.

Pełnomocnictwa w sprawach dotyczących ZUS składa się na formularzach:

• PEL Pełnomocnictwo do wykonywania czynności prawnych w relacjach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych;
• PEL-Z Załącznik do pełnomocnictwa PEL;
• PEL-K Upoważnienie do reprezentowania płatnika składek podczas kontroli ZUS.

W praktyce biura rachunkowe najczęściej posługują się pełnomocnictwem szczególnym do podpisywania deklaracji. Zgodnie z art. 80b ordynacji podatkowej podpisanie deklaracji przez pełnomocnika zwalnia podatnika, płatnika lub inkasenta z obowiązku podpisania deklaracji, chyba że odrębne ustawy stanowią inaczej.

Pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych (art. 138d par. 1 ordynacji podatkowej). Należy je złożyć elektronicznie do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO) za pośrednictwem Portalu Podatkowego.

Z kolei pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania „we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego” (art. 138e par. 1 ordynacji podatkowej). Pojęcie to – jak wyjaśnił Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale z 25 kwietnia 2022 r. (sygn. akt II FPS 1/22) – oznacza, że pełnomocnictwo szczególne może obejmować każdą sprawę należącą do właściwości organu podatkowego, do której stosuje się przepisy ordynacji podatkowej. Jednak do wywołania skutku procesowego konieczne jest złożenie pełnomocnictwa szczególnego do akt sprawy w konkretnym postępowaniu prowadzonym przed organem podatkowym, zgodnie z art. 138e par. 3 ordynacji podatkowej – zastrzegł NSA.

„Nie budzi żadnych wątpliwości to, że pełnomocnik szczególny, umocowany do reprezentowania strony «we wskazanej sprawie» podatkowej, może ją reprezentować zarówno w prowadzonych przez organ podatkowych czynnościach sprawdzających, w kontroli podatkowej oraz w postępowaniu podatkowym” – stwierdził NSA w uchwale z 29 maja 2023 r. (sygn. akt I FPS 2/23).

Natomiast zgodnie z w art. 83 ust. 1b ustawy z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 615), jeżeli zostanie ustanowione pełnomocnictwo szczególne do działania w sprawie kontroli celno-skarbowej, to uznaje się, że obejmuje ono również upoważnienie do działania:

• w sprawie postępowania podatkowego, w które przekształca się zakończona kontrola celno-skarbowa oraz
• w postępowaniu zainicjowanym na skutek wniesionego odwołania, jeżeli kontrolowany nie odwołał pełnomocnictwa szczególnego.

Takich unormowań nie zawierają przepisy ordynacji podatkowej dotyczące prowadzenia kontroli podatkowej przez organy podatkowe pierwszej instancji inne niż organy prowadzące kontrolę celno-skarbową. Wynika to z tego, że kontrola podatkowa, po jej zakończeniu, nie przekształca się z mocy prawa w postępowanie podatkowe.

Podatnik ma natomiast obowiązek ustanowienia pełnomocnika na wypadek swojej nieobecności w czasie kontroli podatkowej, jeżeli sam nie ustanowił pełnomocnika ogólnego lub szczególnego (art. 284 par. 1 ordynacji podatkowej).

Z kolei pełnomocnik do doręczeń (art. 138f par. 1 ordynacji podatkowej) musi zostać ustanowiony wtedy, gdy strona (podatnik) nie ustanawia pełnomocnika ogólnego lub szczególnego, a:

• zmienia adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej;
• nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej lub w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej i składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania lub w kraju doręczono jej postanowienie o wszczęciu postępowania.

Nie trzeba ustanawiać pełnomocnika do doręczeń, jeżeli doręczanie pism stronie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Opłata skarbowa

Nie ma opłaty skarbowej od złożenia, zmiany, odwołania lub wypowiedzenia:

• pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1);
• pełnomocnictwa ogólnego (PPO-1);
• pełnomocnictwa do CEIDG;
• pełnomocnictwa do kontaktów w ZUS, czyli do wykonywania czynności prawnych w relacjach z ZUS (druk PEL wraz z załącznikiem PEL-Z) oraz do reprezentowania płatnika składek podczas kontroli ZUS (druk PEL-K).

Opłata skarbowa (17 zł) jest natomiast pobierana od złożenia:

• pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej w postaci papierowej (UPL-1P);
• pełnomocnictwa szczególnego (PPS-1);
• pełnomocnictwa do doręczeń (PPD-1). ©℗