W jaki sposób prowadzić ewidencję analityczną zapasów

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że kierownik jednostki podejmuje decyzję o sposobie prowadzenia ewidencji analitycznej dla zapasów. Powinien wtedy uwzględnić rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę. Następnie kierownik jednostki powinien zapisać w polityce rachunkowości decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników, tj. o stosowaniu:

1) ewidencji ilościowo-wartościowej, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych;

2) ewidencji ilościowej obrotów i stanów, prowadzonej dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych. Przy czym w takiej sytuacji wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych;

3) ewidencji wartościowej obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzonej dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu;

4) odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączonego z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korektą kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

Wybrana metoda, o ile to możliwe, powinna jak najbardziej odzwierciedlać, w jaki sposób w rzeczywistości jest prowadzona gospodarka zapasami, czy mamy do czynienia za znaczną ich ilością, a także wskazywać specyfikę rotacji czy też konieczność uwzględniania potrzeb informacyjnych dla zarządzania.

Jeśli w jednostce fizycznie nie występuje magazyn, to nie ma potrzeby go sztucznie wprowadzać do ksiąg. Czyli dotychczasowy sposób księgowania jest nadal stosowany. Warto wtedy w polityce rachunkowości mieć zaznaczone, że nie jest prowadzony magazyn, a w związku z tym nie ma potrzeby przeprowadzania inwentaryzacji zboża.

W takim przypadku księgowania przebiegałyby następująco:

1. Zakup towarów przekazanych bezpośrednio do klienta:

• Wn „Wartość sprzedanych towaru”,
• Ma „Towary”.

2. Faktura sprzedaży:

• Wn „Rozrachunki z odbiorcami”,
• Ma „VAT należny”,
• Ma „Przychody ze sprzedaży”.

Natomiast, gdyby był fizyczny magazyn, to należałoby księgowania przeprowadzać następująco:

1. PW przyjęcie nabytego zboża:

• Wn „Towary”,
• Ma „300 Rozliczenie zakupu”.

2. Faktura:

• Wn „Rozliczenie zakupu”,
• Wn „VAT naliczony”,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami”.

3. WZ wydanie towaru – tu wartość historyczna (według cen nabycia) zboża, które zostało przekazane klientowi:

• Wn „Wartość sprzedanych towaru”,
• Ma „Towary”.

4. Faktura sprzedaży:

• Wn „Rozrachunki z odbiorcami”,
• Ma „VAT należny”,
• Ma „Przychody ze sprzedaży”. ©℗