Klient zgłasza nam problem z wysłaniem swojego sprawozdania do Krajowej Administracji Skarbowej, co należy w tej sytuacji zrobić? Jak zaksięgować zakup usługi, jeśli wcześniej była zaliczka, a dostawca nie chce wystawić faktury końcowej? Jak postąpić, gdy jeden ze wspólników odmawia podpisania sprawozdania? Czy możliwe jest księgowanie kosztów produkcji, np. w firmie budowlanej, od razu na konto zespołu 6 „Produkty gotowe”?
aplikacja e-sprawozdania finansowe
Klient zgłasza nam problem z wysłaniem swojego sprawozdania do Krajowej Administracji Skarbowej. Walidacja w oprogramowaniu jest prawidłowa. Co należy w tej sytuacji zrobić?
Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych niewpisani do Krajowego Rejestru Sądowego do rejestru przedsiębiorców mają obowiązek przekazać zatwierdzone sprawozdanie finansowe w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia. Robi się to za pomocą oprogramowania zintegrowanego z systemem księgowym lub za pomocą aplikacji KAS dostępnej na stronie podatki.gov.pl. Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe umożliwia zarówno sporządzanie, jak i wysyłkę sprawozdania finansowego w formie ustrukturyzowanej do szefa KAS. Szczególnie mniejsze podmioty korzystają z tej opcji. Wysłanie sprawozdania nie zawsze jest łatwe, ponieważ czasem pojawiają się komunikaty o błędach. Dlatego nawet Ministerstwo Finansów informuje, że błąd podczas wysyłki sprawozdania finansowego może być spowodowany następującymi przyczynami:
- strona z aplikacją jest otwarta w więcej niż jednej karcie przeglądarki,
- strona z aplikacją jest otwarta w więcej niż jednej przeglądarce,
- od momentu wejścia do aplikacji (kliknięcia „wyślij sprawozdanie”) do momentu kliknięcia „wyślij” upływa więcej niż godzina (wygasa sesja).
Można wskazać zatem, że wystarczy zamknięcie dodatkowych kart przeglądarki (jeśli jest w nich otwarta aplikacja) lub dodatkowych przeglądarek. Należy też zamknąć inne przeglądarki, jeżeli podczas wysyłania sprawozdania trwa praca na kilku przeglądarkach internetowych. Przy czym MF wskazało, że błąd pojawia się wtedy, gdy próbuje się wysłać sprawozdanie, mając aplikację otwartą w wielu przeglądarkach. MF poinformowało też, że sesja pracy aplikacji nie powinna trwać dłużej niż godzinę od momentu rozpoczęcia procedury wysyłania sprawozdania do kliknięcia „wyślij”. Ministerstwo zaleca używanie określonych przeglądarek: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge. Błąd może się pojawić wtedy, gdy korzysta się z innych.
Jeśli po zastosowaniu proponowanych wyżej rozwiązań nadal sprawozdania nie można wysłać, mimo że zostało prawidłowo sporządzone i podpisane, to MF zaleca skorzystać z alternatywnego sposobu wysyłki. Dopuszczalną formą realizacji obowiązku przekazania sprawozdania finansowego do szefa KAS jest też bowiem przesłanie go – poprzez ePUAP – na adres Ministerstwa Finansów. Sprawozdanie można podpisać za pomocą urzędowej „podpisywarki”, podpis załączyć do pisma ogólnego w ePUAP i przesłać do MF (szef KAS nie ma skrzynki w ePUAP).
W przypadku skutecznego przesłania sprawozdania do szefa KAS za pomocą ePUAP nie ma już potrzeby ponownego jego przesyłania przy zastosowaniu aplikacji e-Sprawozdania Finansowe. ©℗
odmowa podpisu
W spółce jawnej jest dwóch wspólników i jeden z nich odmawia podpisania sprawozdania. Jak w związku z tym należy postąpić?
Ustawa o rachunkowości wskazuje, że sprawozdanie finansowe należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisują ‒ podając zarazem datę podpisu ‒ osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy ‒ wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu w sposób, o którym mowa w art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości. Polega to na tym, że w sytuacji, gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy, to sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość odmówienia złożenia podpisu lub odmówienia złożenia oświadczenia o podpisaniu sprawozdania finansowego. Osoba, która odmawia, sporządza pisemne uzasadnienie, które jest dołączone do sprawozdania finansowego. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia.
Odmowę podpisu lub odmowę złożenia oświadczenia sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem. W tej drugiej sytuacji jedna z osób wchodzących w skład tego organu, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów. Pamiętać też należy, że w odmowie podpisu lub odmowie złożenia oświadczania wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Są różne przyczyny odmawiania podpisania sprawozdania finansowego. Najczęściej jest to długotrwała nieobecność osoby, która zgodnie przepisami to sprawozdanie powinna podpisać. W przypadku sprawozdań finansowych osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą są one podpisywane jedynie przez właściciela i osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Nie zdarzy się więc sytuacja, gdy właściciel odmówi podpisania sprawozdania swojej firmy. Zauważmy, że w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność sprawozdania są składane na podstawie art. 45 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do szefa KAS. W przypadku spółek osobowych – jawnej, partnerskiej, komandytowej czy komandytowo-akcyjnej ‒ z racji, że są to spółki prawa handlowego wpisane do KRS, ich sprawozdania są składane do KRS, a nie do KAS.
Przypomnijmy, że termin na przygotowanie sprawozdania został przesunięty o trzy miesiące. Oznacza to, że dla podatników PIT, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, został on wyznaczony na 30 czerwca. Obecnie też termin przesłania sprawozdania do szefa KAS (wynikający z art. 45 ust. 5 ustawy o PIT), został przedłużony do 1 sierpnia br. A dla spółek prawa handlowego termin złożenia sprawozdania do KRS został wydłużony nawet do 15 października br. ©℗
Podstawa prawna
art. 52 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)
art. 45 ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 830)
zaliczka
Jak zaksięgować zakup usługi, jeśli wcześniej była zaliczka, a dostawca nie chce wystawić faktury końcowej?
Jeśli zaliczka opiewa na 100 proc. usługi, to nie musi być wystawiana „faktura końcowa”. Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2 (czyli przed dostawą towarów lub świadczeniem usługi dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem), z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 (np. najem, leasing, co nie dotyczy sprzedaży produktów i towarów). Termin wystawienia to najpóźniej 15. dzień następnego miesiąca (art. 106i ust 1 i 2 ustawy o VAT). Jeśli dostawa jest w tym samym miesiącu co zaliczka, to można udokumentować to tylko „fakturą końcową”. Czyli nie wystawiać „faktury zaliczka” tylko „fakturę końcową”. Nie ma zakazu wystawienia „faktury końcowej”, ale ona jest na wartość 0,00 zł, cała dostawa została bowiem opisana na „fakturach zaliczka”.
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 5 września 2014 r., nr ITPP3/443-323/14/AT wskazał, że w przypadku, gdy „faktura zaliczkowa” obejmuje całą kwotę należną będącą tym samym pełną podstawą opodatkowania VAT z tytułu danej transakcji, podatnik nie ma obowiązku wystawienia „faktury końcowej”. Dotyczy to również kilku faktur dokumentujących otrzymane zaliczki, jeżeli były one zapłacone w częściach, a razem dały 100 proc. wartości zamówienia. W tej interpretacji odniósł się on do możliwości udokumentowania taką fakturą kosztu u nabywcy. Na podstawie tej „faktury zaliczka” w połączeniu z opisem przyjęcia usługi/towaru ujmuje go w dacie otrzymania towarów. Objaśnienia na ten temat w odniesieniu do analogicznych sytuacji znajdują się w systemie www.sip.mf.gov.pl.
Najczęściej „faktury zaliczka” ujmuje się w księgach rachunkowych na koncie „Rozliczenie zakupu” zapisami:
- Wn „Rozliczenie zakupu” – kwota netto,
- Wn „VAT naliczony” – kwota VAT,
- Ma „Rozrachunki z dostawcami”.
A więc, jeśli wpłacona wczesnej zaliczka była na 100 proc. kwoty usługi, to teraz na podstawie dokumentu, np. oświadczenia kierownika dołączonego do „faktury zaliczka”, że usługa została faktycznie wykonana, zaliczamy kwotę w koszty, księgując:
- Wn „Usługi obce”,
- Ma „Rozliczenie zakupu”.
Podkreślić należy, że data poniesienia kosztu nie jest datą wpłaty zaliczki czy datą wystawienia faktury zaliczkowej, ale datą faktycznego zrealizowania ostatecznie usługi na rzecz kupującego. ©℗
Podstawa prawna
art. 106b‒106f ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 196)
art. 52 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)
księgowanie kosztów produkcji
Czy możliwe jest księgowanie kosztów produkcji, np. w firmie budowlanej, od razu na konto zespołu 6 „Produkty gotowe”? Jak to zrobić i pokazać potem w wyniku finansowym?
Generalnie w przypadku sporządzania rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym koszty ponoszone w celu prowadzenia działalności są ujmowane w kosztach według rodzaju. W różnych kosztach rodzajowych ukryte są koszty związane ze sprzedawanymi usługami.
Najczęściej jednostki ujmują ponoszone nakłady jako koszty, a dopiero potem po ustaleniu kosztu wytworzenia za pomocą zapisów na koncie „Rozliczenie kosztów” ujmują je na kontach zespołu 6 – „Produkty gotowe” lub „Produkcja niezakończona”.
Księgowania przebiegają wtedy następująco:
1. Ujęcie kosztów według rodzaju na właściwych kontach:
- Wn „Koszty według rodzaju”,
- Ma „Konta rozrachunków, materiałów itp.” – zespół 0, 1, 2, 3;
2. Ustalenie kosztów wytworzenia:
- Wn „Produkty”,
- Ma „Rozliczenie kosztów”.
W trakcie okresu sprawozdawczego koszt sprzedanych produktów ujmuje się:
- Wn „Koszty wytworzenia sprzedanych produktów”,
- Ma „Produkty gotowe”.
Na koniec okresu koszty sprzedanych usług oraz koszty sprzedanych produktów przenosi się na konto 490 „Rozliczenie kosztów” i wpływają one na zmianę stanu produktu:
- Wn „Rozliczenie kosztów”,
- Ma „Wynik finansowy (porównawczy)”.
Zdarza się rzadko, że jednostki są w stanie już na etapie ponoszenia kosztów przypisać je do konkretnego produktu i w polityce rachunkowości wskazują rozwiązane polegające na ujmowaniu zużywanych nakładów od razu na kontach zespołu 6 zapisami:
- Wn „Produkty gotowe”,
- Ma „Konta rozrachunków, materiałów itp.” – zespół 0, 1, 2, 3.
Potem w chwili sprzedaży księgują wartość sprzedanych produktów:
- Wn „Koszty wytworzenia sprzedanych produktów”,
- Ma „Produkty gotowe”.
Takie rozwiązanie sprawdza się, jeśli jednostka sporządza kalkulacyjną wersję rachunku zysków i strat, w której koszty sprzedanych produktów są odnoszone bezpośrednio do wyniku finansowego. W przypadku wersji porównawczej pojawia się problem, ponieważ przy wyżej opisanym ujęciu nie ma kosztów zespołu 4 – kosztów według rodzaju. A te koszty przecież są prezentowane jako koszty poniesione w danym okresie w rachunku zysków i strat. Porównawcza wersja rachunku zysków i strat nie przewiduje pozycji „Koszt wytworzenia sprzedanych produktów”. Są zatem tu dwa wyjścia.
Pierwsze to zidentyfikowanie, jakie koszty w podziale na poszczególne ich rodzaje składają się na koszt wytworzenia sprzedanych produktów i zaprezentowanie ich wartości według struktury wskazanej w porównawczej wersji rachunku zysków i start. Rozwiązanie to wymaga znajomości struktur kosztów, a sam wynik finansowy jest prezentowany nie na podstawie danych z kont, tylko dodatkowych ewidencji, które prezentują strukturę rodzajową kosztu sprzedanych produktów. Rozwiązanie to wymaga zatem posiadania dodatkowych danych. Drugie rozwiązanie to brak prezentowania kosztów według rodzaju. W odniesieniu do działalności produkcyjnej mają one wartość 0,00 zł. W tym wypadku kluczową rolę odgrywa pozycja „Zmiana stanu produktów”, która jest ustalana w praktyce jako wartość różnicy obrotów na koncie „Rozliczenie kosztów”. Na stronie Wn przeksięgowuje się wartość sprzedanych produktów i zmiana stanu produktów w rachunku zysków i strat w tym wypadku odpowiada wartości sprzedanych produktów. Jest to rozwiązanie bardzo rzadko spotykane. Nie ma tu więc jednego idealnego rozwiązania. Jednak rozsądniejsze wydaje się to pierwsze.
W takiej sytuacji wybrany sposób ujmowania, a potem prezentowania informacji powinien być nie tylko opisany w polityce rachunkowości, lecz także wskazany we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego. Czytelnik tego dokumentu musi mieć bowiem możliwość zrozumienia, dlaczego ma do czynienia z takim nietypowym ujęciem. ©℗
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)
