Tak, osoby przebywające na urlopach macierzyńskich i zwolnieniach lekarskich wliczamy do stanu zatrudnienia. Co do osób korzystających z urlopu bezpłatnego, wszystko zależy od tego czy w danym miesiącu osoba taka uzyskała przychód.

Kryterium, od którego zależy termin, w jakim pracodawca powinien stosować przepisy ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 2215 ze zm.), jest liczba zatrudnionych w jego firmie we wskazanym w tej ustawie terminie. Nie chodzi tu o wszystkie takie osoby w danym podmiocie, ale o liczbę tych spełniających ustawową definicję osoby zatrudnionej (art. 2 ust. 1 ust. 18 ustawy o PPK).

Zgodnie z nią są nimi wymienione w tym przepisie osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w rozumieniu ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.). Chodzi tu o:

a) pracowników w rozumieniu kodeksu pracy, z wyjątkiem tych przebywających na urlopach górniczych i dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla, o których mowa w art. 11b ustawy z 7 września 2007 r. o funkcjonowaniu górnictwa węgla kamiennego (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1374), oraz młodocianych w rozumieniu art. 190 par. 1 k.p.,

b) osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z 31 grudnia 1975 r. w sprawie uprawnień pracowniczych osób wykonujących pracę nakładczą (Dz.U. z 1976 r. nr 3, poz. 19 ze zm.),

c) członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych, o których mowa w art. 138 i art. 180 ustawy z 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1285),

d) osoby fizyczne, które ukończyły 18. rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 K.c. stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

e) członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji,

f) osoby wskazane w pkt a–d, przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Nie ma zatem wątpliwości, że osoby przebywające na urlopach macierzyńskich wliczane są do stanu zatrudnienia, od którego zależy termin objęcia danego pracodawcy reżimem ustawy. Podobnie jak inne osoby wymienione w pkt a–d pobierające zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, osoby na urlopach wychowawczych oraz pracownicy przebywający na zwolnieniach lekarskich. To, że nie było ich fizycznie w pracy 31 grudnia 2018 r., nie ma tutaj żadnego znaczenia.

Jeśli chodzi o osoby przebywające na urlopie bezpłatnym w czasie weryfikacji stanu zatrudnienia, np. 31 grudnia 2018 r. (w odniesieniu do podmiotów zatrudniających 250 osób i więcej), to zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów osobę taką uwzględnia się w stanie zatrudnienia, jeżeli w tym miesiącu uzyskała ona ze stosunku pracy jakikolwiek przychód, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zwracamy też uwagę, że jeżeli jakaś osoba jest zatrudniona na podstawie dwóch tytułów wymienionych w powołanym wyżej przepisie, np. jest członkiem rady nadzorczej, wynagradzanym z tytułu pełnienia tej funkcji i jednocześnie jest pracownikiem, to w liczbie osób zatrudnionych należy ją uwzględnić tylko raz.