Do 31 marca trzeba wypłacić trzynastkę za 2024 r.

Koszty dodatkowego wynagrodzenia rocznego w jednostkach budżetowych ujmuje się w księgach rachunkowych roku, którego dotyczą, a nie roku ich wypłaty. Trzynastka podlega składkom ZUS i opodatkowaniu. Jest to świadczenie ustawowe, a jej niewypłacenie w terminie może być traktowane jak naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Przepisy ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej określają zasady nabywania prawa do trzynastki oraz zasady obliczania jej wysokości.

Zgodnie z nimi trzynastka powinna zostać wypłacona do 31 marca roku następującego po roku, za który jest należna. Przepisy nie określają jednak konkretnego dnia wypłaty – pozostawiają tu jednostkom pewną dowolność. W praktyce wiele z nich wypłaca trzynastki w lutym, często w standardowym terminie wynagrodzeń, czyli razem z pensją za dany miesiąc. Są jednak jednostki, które decydują się na przekazanie trzynastek w marcu – zwłaszcza jeśli potrzebują więcej czasu na rozliczenia budżetowe lub czekają na uruchomienie środków finansowych. Taki termin wypłaty może wynikać również z czynników organizacyjnych, takich jak:

• czekanie na decyzję organu nadrzędnego dotyczącą funduszy;
• wewnętrzne procedury księgowe jednostki.

Ale uwaga! Jeśli trzynastka nie zostanie wypłacona do końca marca, to w takiej sytuacji warto się zwrócić do kierownika jednostki lub organu nadrzędnego, a w przypadku dalszego opóźnienia można skorzystać z pomocy Państwowej Inspekcji Pracy. [opinia eksperta]

Co może zrobić pracownik, jeśli nie otrzyma dodatkowego wynagrodzenia w ustawowym terminie?

Jeśli do końca marca na konto pracownika nie wpłynie trzynastka, warto jak najszybciej dopytać w księgowości, co jest przyczyną opóźnienia. Czasem powód może być zupełnie błahy – np. przelew został zaplanowany na ostatni dzień miesiąca i jeszcze nie dotarł albo w systemie wystąpił błąd techniczny. W takich sytuacjach wystarczy chwila cierpliwości. Gorzej, jeśli się okaże, że jednostka nie ma środków na wypłatę, co zdarza się rzadko, ale może wystąpić. Wtedy najlepiej skierować sprawę do kierownika jednostki lub organu nadrzędnego, bo to oni odpowiadają za zapewnienie środków budżetowych. W większości przypadków problem wynika z przeciągających się formalności i po kilku dniach następuje wypłata.

Jeśli jednak mimo interwencji pieniądze wciąż nie pojawiają się na koncie, pracownik może się zwrócić do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Inspektorzy mają prawo skontrolować jednostkę i wymusić uregulowanie zaległości. W skrajnych przypadkach sprawę można też skierować do sądu pracy, ale to raczej ostateczność – większość takich spraw da się rozwiązać inaczej i szybciej.

Warto pamiętać, że trzynastka to świadczenie ustawowe, a jej niewypłacenie w terminie może być traktowane jak naruszenie dyscypliny finansów publicznych. To oznacza, że osoby odpowiedzialne za finanse jednostki mogą ponieść konsekwencje, jeśli do tego dopuściły. Dlatego pracownicy zazwyczaj nie muszą się martwić o swoje pieniądze – jeśli trzynastka nie została wypłacona na czas, wystarczy zacząć od pytania w księgowości, a potem ewentualnie podjąć kolejne kroki. ©℗

Podsumowanie: różnice w terminach wypłat w granicach określonych przez przepisy wynikają głównie z kwestii organizacyjnych i budżetowych.

Na kontach

Wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego wymaga odpowiedniego ujęcia księgowego zarówno pod kątem kosztów, jak i środków budżetowych. Przypominamy kilka podstawowych zasad:

• od strony księgowej trzeba pamiętać, że dodatkowe wynagrodzenie roczne jest wypłacane w danym roku za rok poprzedni;
• trzynastkę ujmuje się w księgach rachunkowych roku, którego dotyczy – jej koszty są ewidencjonowane w księgach rachunkowych roku, którego ona dotyczy, a nie roku, w którym jest wypłacana, czyli koszty trzynastki za rok 2024 są ewidencjonowane w księgach rachunkowych 2024 r., zaś jej wypłata w księgach 2025 r.

Ewidencja dodatkowego wynagrodzenia rocznego najczęściej przebiega w następujący sposób:

Krok 1– w 2024 r.

Przede wszystkim pod datą 31 grudnia trzeba było zaewidencjonować koszty dodatkowego wynagrodzenia rocznego naliczanego za 2024 r., czyli trzynastkę brutto i składki na ubezpieczenia społeczne płacone przez pracodawcę.

Naliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego trzeba było ująć na kontach (par. 404): po stronie Wn konto 404 – Wynagrodzenia, strona Ma konto 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń. Zaś naliczenie składek na ubezpieczenie społeczne (par. 411) – strona Wn konta 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne. A składki na fundusz pracy powinny zostać zaksięgowane (par. 412): po stronie Wn konta 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, a także po stronie Ma konta 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne.

Ponadto dodatkowe wynagrodzenie roczne ewidencjonuje się pod datą 31 grudnia jako zaangażowanie lat przyszłych. W ewidencji pozabilansowej zaangażowanie z tytułu dodatkowego wynagrodzenia powinno zostać zapisane po stronie Ma konta 999 – Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat.

W wyniku takich zapisów w księgach rachunkowych jednostki budżetowej na 31 grudnia powstały zobowiązania wobec pracowników z tytułu niewypłaconej trzynastki i wobec ZUS z tytułu składek od trzynastki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę i Fundusz Pracy.

Krok 2 – w 2025 r.

Ewidencjonujemy wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego. [schemat] Ponadto w ewidencji pozabilansowej ujmujemy zaangażowanie z tytułu dodatkowego wynagrodzenia po stronie Wn konta 999 – Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat, strona Ma konta 998 – Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. ©℗

Schemat