Trzynastka za 2024 r. – ustalanie uprawnień, gdy pracownik przepracował część roku

6 pytań z zakresu dodatkowego wynagrodzenia rocznego: Czy pracownik powołany do zawodowej służby wojskowej otrzyma trzynastkę, mimo że nie przepracował 6 miesięcy? Czy pracownik, który był na zwolnieniu lekarskim, nabywa prawo do trzynastki? Czy skarbnik gminy, który został odwołany ze stanowiska przed upływem sześciu miesięcy, otrzyma trzynastkę? Czy nauczyciel, który pracował w tej samej szkole na podstawie dwóch umów, otrzyma trzynastkę? Jak dzień wolny od pracy z powodu oddania krwi wpływa na wysokość trzynastki nauczyciela? Czy wliczyć premię uznaniową do podstawy naliczania trzynastki? Ekspert Adrian Mazur odpowiada na te pytania i wyjaśnia na co zwrócić uwagę przy naliczaniu świadczenia.

Czy pracownik powołany do zawodowej służby wojskowej otrzyma trzynastkę, mimo że nie przepracował 6 miesięcy?

Pracownik urzędu gminy przepracował w 2024 r. mniej niż sześć miesięcy, gdyż został powołany do zawodowej służby wojskowej. Czy należy mu się trzynastka za 2024 r.?

Pracownikowi należy się trzynastka za 2024 r. Nie dotyczy jego bowiem warunek przepracowania przynajmniej sześciu miesięcy w danym roku kalendarzowym. Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (dalej: u.d.w.r.) pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu całego roku kalendarzowego u danego pracodawcy. Jeśli pracownik nie przepracował całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego okresu. Jednak warunkiem nabycia prawa do trzynastki w wysokości proporcjonalnej jest to, aby przepracowany okres wynosił co najmniej 6 miesięcy. Z uchwały SN z 7 lipca 2011 r. (sygn. akt III PZP 3/11) wynika, że „przepracowanie” w rozumieniu art. 2 ust. 1 u.d.w.r. oznacza faktyczne (efektywne) wykonywanie pracy, a nie tylko pozostawanie w stosunku pracy. Okresy, w których pracownik pobierał wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy z powodu niezdolności do pracy, nie wliczają się do 6-miesięcznego okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym, wymaganego do nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego na podstawie art. 2 ust. 2 u.d.w.r. Przepisy u.d.w.r. wskazują jednak konkretne sytuacje, w których przepracowanie minimalnego okresu 6 miesięcy w roku kalendarzowym nie jest wymagane. Jedną z nich jest powołanie pracownika do czynnej służby wojskowej lub skierowanie do odbycia służby zastępczej. Zgodnie z art. 130 ustawy z 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny czynna służba wojskowa polega na pełnieniu:

• zasadniczej służby wojskowej,
• terytorialnej służby wojskowej,
• służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby oraz odbywaniu ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy,
• zawodowej służby wojskowej,
• służby w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.

Stosunek pracy z pracownikiem powołanym do zawodowej służby wojskowej wygasa z dniem stawienia się do tej służby. Skoro zawodowa służba wojskowa stanowi czynną służbę wojskową, powołanie do niej stanowi wyjątek od konieczności przepracowania co najmniej sześciu miesięcy w celu nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Pracownik nabywa więc prawo do trzynastki za 2024 r. w wysokości ustalonej na podstawie pensji z okresu przepracowanego. ©℗

Czy pracownik, który był na zwolnieniu lekarskim, nabywa prawo do trzynastki?

Pracownica została zatrudniona w jednostce budżetowej od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. Przebywała na zwolnieniu lekarskim z powodu swojej choroby przez 21 dni. Czy pracownica nabyła prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2024 r.?

Pracownica nie nabyła prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2024 r. Nie przepracowała co najmniej sześciu miesięcy. Jest to warunek nabycia uprawnień do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego. Co istotne, okresem przepracowanym w rozumieniu u.d.w.r. nie jest samo pozostawanie w zatrudnieniu, ale faktyczne świadczenie pracy. Kalkulując staż pracy w kontekście nabycia prawa do wynagrodzenia rocznego, pomija się zatem okresy nieobecności usprawiedliwionych z wyjątkiem urlopu wypoczynkowego, który traktuje się na równi z wykonywaniem pracy. Pomimo nieprzepracowania sześciu miesięcy zatrudniony nabywa prawo do trzynastki jedynie w sytuacjach szczególnych wymienionych w art. 2 ust. 3 u.d.w.r., a takie nie wystąpiły w przypadku pracownicy, o której mowa w pytaniu. Wyliczając, czy okres faktycznie przepracowany wynosi sześć miesięcy (180 dni), bierze się pod uwagę:

• dni robocze, czyli te, w których praca była wykonywana,
• dni urlopu wypoczynkowego,
• niedziele i święta,
• dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym (np. soboty lub inny dzień w tygodniu, jeżeli u pracodawcy ustanowiono inny dzień wolny niż sobota),
• dni wolne udzielone w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych,
• dni zwolnienia od pracy udzielone działaczom związkowym na podstawie ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych.

Natomiast pomija się między innymi okresy:

• absencji chorobowych,
• zwolnień od pracy w związku ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem do 14. roku życia, o którym mowa w art. 188 kodeksu pracy,
• zwolnień od pracy na podstawie art. 1481 kodeksu pracy (z powodu działania siły wyższej),
• zwolnień od pracy na podstawie art. 1731 kodeksu pracy (urlop opiekuńczy). ©℗

Czy skarbnik gminy, który został odwołany ze stanowiska przed upływem sześciu miesięcy, otrzyma trzynastkę?

Skarbnik gminy był zatrudniony do 30 czerwca 2024 r. W tym dniu rada gminy odwołała go z funkcji. W 2024 r. przebywał kilka dni na zwolnieniu lekarskim, nie przepracował więc sześciu miesięcy w tym roku. Następnie od 1 lipca 2024 r. osoba ta została powołana w innej gminie jako skarbnik. Czy należy mu się dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2024 r. u dotychczasowego pracodawcy (u którego pracował do 30 czerwca 2024 r.)?

Nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2024 r. u pierwszego pracodawcy. Jedną z sytuacji wymienionych w art. 2 ust. 3 u.d.w.r., która nie pozbawia pracownika prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego pomimo nieprzepracowania w roku kalendarzowym 6 miesięcy, jest rozwiązanie stosunku pracy w związku z przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem. Przypadek odwołania skarbnika gminy z pełnienia funkcji przez radę gminy nie został wymieniony w powyższym przepisie art. 2 ust. 3 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym. Z treści pytania wynika, że rada gminy z dniem 30 czerwca 2024 r. odwołała skarbnika z pełnionej funkcji i nie ma to związku z powołaniem na stanowisko w innym urzędzie. Jeśli w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca pracownik chorował, to okres faktycznie przepracowany będzie krótszy niż 6 miesięcy, co w konsekwencji oznacza, że pracownik nie uzyska prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej.

Natomiast trzynastka będzie pracownikowi przysługiwała od drugiego pracodawcy, bo nawiązał stosunek pracy na podstawie powołania. Jak wynika z art. 2 ust. 3 pkt 5 lit. b u.d.w.r., przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadku podjęcia zatrudnienia na podstawie powołania lub wyboru.©℗

Czy nauczyciel, który pracował w tej samej szkole na podstawie dwóch umów, otrzyma trzynastkę?

Nauczyciel w 2024 r. pracował w tej samej szkole od 1 stycznia 2024 r. do 31 sierpnia 2024 r. (pierwsza umowa o pracę), a następnie od 23 września 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. (druga umowa o pracę). Czy przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie roczne za okres dwóch umów?

Nauczycielowi przysługuje trzynastka z obydwu umów. Nauczyciel świadczenie to nabył w wysokości proporcjonalnej do efektywnie przepracowanego okresu na rzecz pracodawcy w roku kalendarzowym (art. 4 ust. 2 u.d.w.r.). Ten sam nauczyciel był pracownikiem tej samej jednostki oświatowej w 2024 r. dwukrotnie, tj.: od 1 stycznia do 31 sierpnia 2024 r. oraz od 23 września do 31 grudnia 2024 r. Okresy przepracowane należy zsumować w ramach pierwszej i drugiej umowy o pracę, aby ustalić okres efektywnie przepracowany w roku oraz podstawę trzynastki (art. 4 ust. 1 u.d.w.r.).

Co do zasady warunkiem nabycia prawa do trzynastki w pełnej wysokości jest efektywne przepracowanie u danego pracodawcy pełnego roku kalendarzowego. Do przepracowanego okresu wlicza się urlop wypoczynkowy, ponieważ pracodawca ma obowiązek go udzielić, a pracownik nie może się zrzec urlopu. Zasadniczo prawo do świadczenia jest uzależnione od okresu przepracowanego u danego pracodawcy w konkretnym roku kalendarzowym, który nie musi być ciągły – zatrudnienie z różnych stosunków pracy podlega sumowaniu. Jak wskazuje się w literaturze, sumuje się okresy zatrudnienia, nawet gdy wystąpi pomiędzy nimi przerwa (A. Rzetecka-Gil w: „Dodatkowe wynagrodzenie roczne dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Komentarz”, LEX 2022/el.). ©℗

Jak dzień wolny od pracy z powodu oddania krwi wpływa na wysokość trzynastki nauczyciela?

Nauczycielka w październiku 2024 r. oddawała krew i była w tym dniu zwolniona od pracy. Za ten dzień otrzymała ona pensję, jednak nie wlicza się jej do podstawy trzynastki. Nauczycielka zarabia 5915 zł. Nie otrzymuje żadnych dodatków. Jak pomniejszyć nauczycielce dodatkowe wynagrodzenie roczne za dzień, w którym oddawała krew?

W wyliczeniu wynagrodzenia za dzień zwolnienia od pracy na oddanie krwi, które nie wchodzi do podstawy trzynastki, należy stosować współczynnik 30, jeśli nauczycielka jest zatrudniona w szkole samorządowej. Zgodnie z art. 4 ust. 1 u.d.w.r. wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5 proc. sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Do podstawy ekwiwalentu urlopowego oraz trzynastki nie wchodzi wynagrodzenie za usprawiedliwione nieobecności w pracy inne niż urlop wypoczynkowy, zgodnie z par. 1 ust. 2 pkt 2 w związku z par. 6 ust. 1 rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (dalej r.w.e.p.n.). Dotyczy to wynagrodzenia za czas nieobecności w pracy za czas oddawania krwi, do którego nauczyciel zachował prawo na podstawie par. 12 i par. 16 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Wynika z tego, że do podstawy trzynastki za październik 2024 r. wchodzi wynagrodzenie za przepracowaną część tego miesiąca, a jednocześnie nie wchodzi wynagrodzenie za okres zwolnienia od pracy. Za czas zwolnienia od pracy w związku z oddawaniem krwi wynagrodzenie należało obliczyć według par. 5 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy, tj. który odsyła do zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop. Do wyliczenia stawki wynagrodzenia za jeden dzień zwolnienia od pracy należy stosować współczynnik urlopowy adekwatny do sytuacji danego pracownika. Do nauczyciela samorządowej jednostki feryjnej stosuje się współczynnik 30 (niezależnie od liczby dni w danym miesiącu), zgodnie z par. 5 pkt 1 r.w.e.p.n. Jeśli więc nauczycielka jest zatrudniona w samorządowej jednostce oświatowej oraz za październik 2024 r. przysługiwało jej wynagrodzenie w wysokości 5915 zł, to za jeden cały dzień zwolnienia od pracy w związku z oddawaniem krwi miała prawo do wynagrodzenia w wysokości: 5915 zł / 30 = 197,17 zł. Kwota ta nie może zostać uwzględniona w podstawie trzynastki. ©℗

Czy wliczyć premię uznaniową do podstawy naliczania trzynastki?

Pracownikowi jednostki budżetowej przyznano w ciągu roku trzy razy premię uznaniową (maj, wrzesień i grudzień). Czy wypłacone premie uznaniowe należy wliczyć też do podstawy naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego?

W podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie uwzględnia się premii uznaniowych. Zgodnie z art. 4 u.d.w.r. dodatkowe wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5 proc. sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. W podstawie trzynastki należy zatem uwzględnić wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

W podstawie trzynastki należy uwzględnić premie regulaminowe, których warunki nabywania określają umowa o pracę lub przepisy płacowe obowiązujące u pracodawcy (np. regulamin premiowania). Natomiast premie uznaniowe (nagrody) nie mają charakteru roszczeniowego i nie stanowią składników wynagrodzenia, w konsekwencji nie wlicza się ich do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego. ©℗