Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Zbliża się termin przekazania drugiej raty odpisu

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego – z dobrowolnych odpisów dodatkowych oraz ze zwiększeń. Zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych za dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego samego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Jeżeli pracodawca nie miał obowiązku utworzenia ZFŚS, a zrobił to na zasadzie dobrowolności, to nie dotyczą go te dwa terminy. Będą natomiast dotyczyły pracodawców, którzy mają obowiązek tworzenia ZFŚS. Są to przede wszystkim pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samo rządowych zakładów budżetowych – robią to bez względu na posiadany stan zatrudnienia (por. art. 3 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Ponadto będą to pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku:

• co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (por. art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS),
• co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy tworzą ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej (por. art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS).

Pozostałe 25 proc.

W terminie do 30 września na rachunek funduszu musi wpłynąć pozostała część odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1 – 3 ustawy o ZFŚS. Przepisy te dotyczą odpisu podstawowego dokonywanego na pracowników:

• zatrudnionych w normalnych warunkach,
• wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub
• pracę o szczególnym charakterze oraz
• młodocianych.

Ponadto do 30 września pracodawca musi przekazać na rachunek bankowy funduszu całość kwot, które są dobrowolne. Jeżeli więc pracodawca zdecyduje się zwiększać:

– odpis na pracowników niepełnosprawnych lub

– fundusz na emerytów i rencistów lub

– fundusz na każdą zatrudnioną osobę pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie zakładowego żłobka lub klubu dziecięcego, to kwoty tych zwiększeń musi przelać na konto funduszu najpóźniej do końca września.

Wysokość

Przypomnijmy, że w tym roku wysokość odpisu zgodnie z ustawą o ZFŚS jest liczona od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. lub w II półroczu 2023 r., jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Dane potrzebne do wyliczeń są podane w obwieszczeniu prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 16 lutego 2024 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodo wej w 2023 r. i w drugim półroczu 2023 r. Zgodnie z nim przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej – pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe w 2023 r. – wyniosło 6246,13 zł, a w drugim półroczu 2023 r. wyniosło 6445,71 zł. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza 2023 r. stanowiło kwotę wyższą, to podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi kwota 6445,71 zł.

Wysokość podstawowych odpisów na ZFŚS w 2024 r. wynosi więc:

• na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach – 37,5 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, czyli 2417,14 zł;
• na jednego zatrudnionego w wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych – 50 proc. podstawy naliczania, czyli 3222,86 zł;
• na jednego pracownika młodocianego:

– w pierwszym roku nauki – 5 proc. podstawy naliczania, czyli 322,29 zł,

– w drugim roku nauki – 6 proc. podstawy naliczania, czyli 386,74 zł,

– w trzecim roku nauki – 7 proc. podstawy naliczania, czyli 451,20 zł.

Fundusz można zwiększyć o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Jest to kwota 402,86 zł. Natomiast pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego – 402,86 zł na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. Ponadto pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc., pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. Jest to kwota 483,43 zł.

Odpis w innym terminie

Jeśli pracodawca nie przekaże do 30 września pozostałej kwoty odpisu, to organizacja związkowa ma prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o przekazanie należnych środków na fundusz. Ponadto za niedotrzymanie tego terminu pracodawcy grozi kara grzywny. Przy czym co ważne, w takich sytuacjach nie ma obowiązku uiszczenia odsetek od kwot nieprzekazanych w terminie na rachunek bankowy funduszu. Pracodawca może na bieżąco monitorować zmiany w stanie zatrudnienia i przy znacznych różnicach odpowiednio dostosowywać wartość środków pieniężnych na rachunku ZFŚS. Co do zasady zmniejszanie lub zwiększanie kwot odpisów w trakcie roku kalendarzowego jest dopuszczalne. Trzeba jednak pamiętać o zachowaniu ustawowych terminów przekazania.

Kiedy korekta

31 grudnia upływa ostateczny termin na dokonanie korekty odpisów. Wówczas postępowanie przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym jest następujące:

1. Ustalamy ponownie przeciętne stany zatrudnienia w poszczególnych miesiącach w całym roku, przeliczając niepełno zatrudnionych na pełne etaty.

2. Liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach trzeba zsumować i podzielić przez 12.

3. Uzyskane kwoty należy porównać z danymi szacunkowymi przyjętymi na początku roku.

4. W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy.

5. Jeśli na koniec roku kalendarzowego zaplanowana liczba zatrudnionych była wyższa od rzeczywistej, to należy dokonać korekty i wycofać środki na rachunek firmy. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku ZFŚS.

6. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.

Korektę można zrobić także wcześniej, nawet do końca września. Warto to zrobić, jeśli ustalimy, że naliczone odpisy różnią się znacznie od rzeczywistej sytuacji. Będzie tak np. wtedy, gdy w trakcie roku wystąpią duże zmiany w stanie zatrudnienia, których pracodawca nie przewidział na początku roku przy planowaniu odpisów, a jednocześnie pracodawca nie zakłada już innych dużych zmian w tym roku. Wtedy przekazanie drugiej raty można traktować jako wstępne oszacowanie środków pieniężnych z tytułu corocznego odpisu. Będą one skorygowane na koniec roku.

Przykład

Ewidencja

Do ewidencji operacji związanych z ZFŚS służy konto 831 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”. Środki na ten cel muszą być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym, dlatego ujmuje się je na wyodrębnionym koncie, np. 135 „Rachunek bankowy środków ZFŚS”. Odpis roczny na ZFŚS może być rozliczany w czasie na poszczególne miesiące. Można to zrobić przez konto 645 „Rozliczenie międzyokresowe kosztów czynne”. Zapisy księgowe są związane z przyjętym przez jednostkę rachunkiem kosztów działalności operacyjnej. Ewidencja zdarzeń związanych z tworzeniem ZFŚS i dokonywaniem odpisów, gdy jednostka prowadzi jedynie ewidencję kosztów na kontach zespołu 4, może przebiegać:

1) naliczenie odpisu podstawowego przebiega: strona Wn konta 440 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, strona Ma konta 831 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych;

2) zarachowanie odpisu do rozliczenia w czasie: strona Wn konta 645 – „Rozliczenie międzyokresowe kosztów”, strona Ma konta 490 – „Rozliczenie kosztów”;

3) odpis miesięczny w koszty: strona Wn konta 490 „Rozliczenie kosztów”, strona Ma konta 645 „Rozliczenie międzyokresowe kosztów”.

Zaś sam przelew środków z rachunku bankowego na rachunek środków z ZFŚS ujmujemy odpowiednio do 31 maja i do 30 września: strona Wn konta 135 „Rachunek bankowy środków ZFŚS”, strona Ma konta 130 „Rachunek bankowy”.

Warto pamiętać, że jednostka prowadząca ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 lub w zespole 4 i 5 może stosować uproszczenie w ewidencji kosztów rozliczanych w czasie, o ile nie wpływa to istotnie na rzetelny i jasny obraz jednostki. Ujmuje koszty bezpośrednio na koncie 645 – „Rozliczenie międzyokresowe kosztów”.

Natomiast ewidencja księgowa ZFŚS w jednostce budżetowej powinna być prowadzona na kontach: 851 – „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” i 135 – „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”. Księgowania powinny przebiegać następująco:

1. Naliczenie odpisu na ZFŚS: strona Wn konta 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, strona Ma konta 240 – „Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS)”.

2. Odprowadzenie odpisu z rachunku podstawowego na rachunek ZFŚS: (75 proc. do 31 maja, pozostała część do 30 września) strona Wn konta 240 – „Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS)”, strona Ma konta 130 – „Rachunek bieżący jednostki”.

3. Wyciąg bankowy rachunku socjalnego (środki wpłynęły): strona Wn konta 135 – „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (ZFŚS)”, strona Ma konta 851 – „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.

Dokumentacja

Naliczanie należnego za dany rok odpisu jest operacją wewnętrzną danej jednostki w rozumieniu art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Dlatego jej udokumentowaniu służą dowody źródłowe. Takie zasady sporządzania i kontroli dokumentów określa kierownik danej jednostki, którego obowiązkiem jest: wskazanie osób odpowiedzialnych za ich sporządzenie, sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenie do wypłaty. Rodzaje tych dokumentów księgowych określa się właśnie w instrukcji obiegu dokumentów. Dokumentem będącym podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych należnego odpisu na ZFŚS najczęściej jest polecenie księgowania (dalej: PK). Dla tego dokumentu trzeba mieć ustalone zasady sporządzania, obiegu i kontroli. W przypadku naliczenia odpisu na dokumentach PK widnieje zazwyczaj tylko kwota odpisu. Nie wykazuje się zaś danych, na podstawie których tych wyliczeń dokonano. Nie ma więc jak dokonać ich weryfikacji. Aby możliwe było szybkie sprawdzenie ich poprawności (zgodności z obowiązującymi przepisami oraz poprawności rachunkowej), warto wprowadzić zestawienia. Przedstawiają one dane, jakie powinny zostać uwzględnione w dowodach źródłowych, będących podstawą ujęcia w księgach rachunkowych wartości naliczonych – planowanych i faktycznych – odpisów na ZFŚS. Kierownik może je wskazać jako dokumenty będące podstawą ujmowania w księgach rachunkowych wielkości należnego odpisu na ZFŚS. Wcześniej trzeba je dostosować do potrzeb danej jednostki organizacyjnej. ©℗