Jak zaewidencjonować dostosowanie budynku do potrzeb osób z niepełnosprawnością

Nasza jednostka otrzymała dofinansowanie z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na likwidację barier dla osób niepełno sprawnych. Jest to 55 proc. całości wydatków, tj. 50 000 zł. Wymieniamy dziesięcioro drzwi z montażem. Czy ten wydatek – wkład własny – będzie wydatkiem inwestycyjnym czy remontowym? Czy należy go przyjąć na ewidencję środków trwałych i na jakich kontach należy to zaksięgować?

Opisane w pytaniu prace związane z dostosowaniem budynku do potrzeb niepełnosprawnych nie są wydatkiem inwestycyjnym. Nie nastąpiło ulepszenie (przebudowa, rozbudowa czy modernizacja, rekonstrukcja) jednostki, która powoduje w sposób mierzalny wzrost wartości użytkowej budynku. Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.), aby mówić o wzroście wartości środka trwałego, muszą być spełnione dwa kryteria jednocześnie. Chodzi właśnie o charakter prac i mierzalny wzrost wartości użytkowej.

Kryteria według KSR

W omawianym przypadku koszty przeprowadzonych prac powinny być ujęte w księgach jako remont, nawet jeśli w innych dokumentach projekt opisywany jest jako modernizacja i adaptacja budynku.

Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” wskazuje bowiem, że nakłady poniesione na środek trwały uznaje się za ulepszenie zwiększające jego wartość początkową, jeżeli spełnione są jednocześnie dwa warunki:

a) przeprowadzane prace lub czynności mają charakter: przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub rekonstrukcji obiektu środka trwałego;

b) w wyniku tych prac oczekuje się wzrostu wartości użytkowej ulepszonego środka trwałego w stosunku do posiadanej uprzednio wartości użytkowej.

Rozbudowa i przebudowa

Z kolei rozbudowa to działanie, w wyniku którego następuje zmiana parametrów charakterystycznych środka trwałego połączona z rozszerzeniem zakresu obiektu inwentarzowego. W trakcie rozbudowy zmianie mogą ulec także parametry techniczne lub użytkowe istniejącego środka trwałego. W przypadku budynków parametrami charakterystycznymi są np. kubatura, powierzchnia zabudowy, wysokość, długość, szerokość bądź liczba kondygnacji. Specyficzną formą rozbudowy jest trwałe dołączenie do środka trwałego części dodatkowych lub peryferyjnych, np. automatycznego podajnika do urządzenia ksero, które wcześniej wymagało podawania ręcznego. Rozbudowa może przybierać formę adaptacji. Przez adaptację rozumie się działania mające na celu dostosowanie środka trwałego do nowych, zmienionych potrzeb. Na przykład w wyniku adaptacji budynek lub pomieszczenie będą wykorzystywane do innych celów niż dotychczas albo będą pełnić nową funkcję.

Ewentualna przebudowa zmienia parametry techniczne lub użytkowe istniejącego środka trwałego, ale nie zmienia jego parametrów charakterystycznych. Takim przykładem może być przebudowa domu mieszkalnego na biurowiec lub odwrotnie. Innym przykładem przebudowy może być np. zamiana w pojeździe skrzyni biegów z ręcznej na automatyczną. Przebudowa może być połączona z modernizacją lub adaptacją (zwłaszcza w przypadku obiektów budowlanych). Jeżeli adaptacja zmienia sposób wykorzystania środka trwałego bez zmiany jego parametrów charakterystycznych, to spełnia definicję przebudowy.

Przez modernizację rozumie się unowocześnienie środka trwałego, polegające na dostosowaniu go do nowszych norm i standardów. W wyniku modernizacji poprawie mogą ulec zarówno parametry techniczne, jak i użytkowe środka trwałego. Modernizacja, w wyniku której zmianie ulegają parametry charakterystyczne, techniczne lub użytkowe środka trwałego, może stanowić jednocześnie jego rozbudowę lub przebudowę. Niektóre modernizacje obiektów budowlanych traktowane są przez prawo budowlane jako remonty, jednak dla celów ewidencji środków trwałych stanowią ulepszenie.

Rekonstrukcja

Z kolei rekonstrukcja obiektu polega na odbudowie środka trwałego, który uprzednio przestał być zdatny do użytku (np. na skutek niekompletności), jednak nie zaprzestano jego ujmowania. Takie środki trwałe najczęściej mają wartość księgową netto równą zero, gdyż ich wartość początkowa została w pełni umorzona lub dokonano odpisów z tytułu trwałej utraty wartości. Rekonstrukcje czasami nazywane są remontami kapitalnymi, gdy dotyczą maszyn, urządzeń, pojazdów i aparatów, którym przywracane są cechy kompletności i zdatności do użytkowania. Gdy remonty kapitalne są odpowiednikiem rekonstrukcji (odbudowy), powodując przywrócenie środkom trwałym wartości użytkowej mierzonej okresem ekonomicznej użyteczności (na nowo ustalanym), to tym samym spełniają definicję ulepszenia. Do rekonstrukcji nie muszą być użyte te same materiały, których użyto pierwotnie do budowy środka trwałego, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej (dotyczy to np. obiektów zabytkowych). ©℗