W naszej jednostce ubezpieczenie grupowe pracowników stanowi element firmowego systemu motywacyjnego. Ma ono charakter dobrowolny. Obejmuje ochronę zdrowia i życia pracowników. Jak ewidencjonować związane z tym wydatki?
W pytaniu nie podano, w jaki sposób składki są finansowane, a to ma znaczenie dla ewidencji. Składki na ubezpieczenie grupowe pracowników mogą być pokrywane – zależnie od przyjętych w danym przedsiębiorstwie ustaleń – w całości lub w części przez samych pracowników (a pracodawca pośredniczy jedynie w płatności tych składek) lub też w całości lub w części przez pracodawców oferujących tego typu świadczenie. Zapisy księgowe odzwierciedlają te założenia. Jeśli składki na ubezpieczenie grupowe pracowników pokrywane są przez samych pracowników, to księgujemy:
1. Zarachowanie składek na ubezpieczenie grupowe pracowników: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.
2. Uregulowanie kwoty składek na ubezpieczenie grupowe pracowników na rzecz ubezpieczyciela: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
3. Wypłata na rzecz pracowników wynagrodzenia, po jego pomniejszeniu o pobrane składki na ubezpieczenia grupowe: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
Z kolei, gdy składki na ubezpieczenie grupowe pracowników pokrywane są przez pracodawcę, to mamy następujące operacje księgowe:
1. Zarachowanie składek na ubezpieczenie grupowe pracowników, opłacanych co miesiąc: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
2. Zarachowanie składek na ubezpieczenie grupowe pracowników, opłaconych z góry za cały rok: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia), Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;
a) przeniesienie kosztów ubezpieczenia do rozliczenia w czasie: Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”;
b) ujęcie kosztów ubezpieczenia w bieżącym okresie rozliczeniowym: Wn odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”;
c) uregulowanie kwoty składek na ubezpieczenie grupowe pracowników na rzecz ubezpieczyciela: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
3. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych od wartości zapłaconej za pracownika składki ubezpieczeniowej (gdy uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego jest pracownik): Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT).
4. Składki ZUS od wartości zapłaconej za pracownika składki ubezpieczeniowej, pokrywane przez pracownika (gdy uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego jest pracownik): Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS).
5. Składki ZUS i składki na: fundusz pracy, fundusz solidarnościowy, fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych i fundusz emerytur pomostowych od wartości zapłaconej za pracownika składki ubezpieczeniowej, pokrywane przez pracodawcę (gdy uprawnionym do otrzymania świadczenia jest pracownik): Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS).
6. Wypłata pracownikowi wynagrodzenia, po pomniejszeniu o potrąconą zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS sfinansowane przez pracownika, naliczone od wartości zapłaconej za pracownika składki ubezpieczeniowej: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
Warto pamiętać, że na gruncie prawa podatkowego nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek opłaconych przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników, z wyjątkiem umów dotyczących ryzyka, o którym mowa w dziale I w grupach 1, 3 i 5 oraz w dziale II w grupach 1 i 2 załącznika do ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, jeżeli uprawnionym do otrzymania świadczenia nie jest pracodawca i umowa ubezpieczenia w okresie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją zawarto lub odnowiono, wyklucza wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy, możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy oraz wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie (art. 23 ust. 1 pkt 57 ustawy o PIT; art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT).
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
art. 23 ust. 1 pkt 57 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180)
art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. 2021 poz. 1800; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180)
