Ze względu na charakter instytucji (działalność bankowa) można wskazać, że środki zatrzymane na rachunku PayPal są środkami pieniężnymi na rachunkach bankowych, co oznacza, że powinny być prezentowane jako inwestycje krótkoterminowe w bilansie.
Z kolei środki pieniężne będące na rachunkach PayU, Dotpay, eCard czy Przelewy24 są należnością od pośrednika finansowego. Kierując się zasadą wyższości treści ekonomicznej, z której wynika bardzo wysoka płynność i dostępność tych środków, można je prezentować jako środki pieniężne w drodze. Na co dzień operacje dotyczące płatności realizowanych za pośrednictwem tych podmiotów mogą być księgowane w następujący sposób:
1. Faktura za sprzedane towary:
- Wn konto „Rozrachunki z odbiorcami”,
- Ma konto „Przychody ze sprzedaży”,
- Ma konto „VAT należny”.
2. Informacja o zapłacie za pośrednictwem systemu:
- Wn konto „Środki pieniężne w drodze” (analityka system pośredniczący)
- Ma konto „Rozrachunki z odbiorcami”.
3. Faktura za usługi pośrednictwa:
- Wn konto „Usługi obce”,
- Ma konto „Rozrachunki z dostawcami” (system pośredniczący).
4. Wyciąg bankowy potwierdzający wpływ środków od
klientów pomniejszonych o usług pośrednictwa:
- Wn konto „Rachunek bieżący”,
- Ma konto „Środki pieniężne w drodze” (analityka system pośredniczący).
5. Rozliczenie zapłaty za usług pośrednictwa:
- Wn konto „Rozrachunki z dostawcami” (system pośredniczący),
- Ma konto „Środki pieniężne w drodze” (analityka system pośredniczący). ©℗
ustawa z 29 września 1994 r. o
rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
W jaki sposób należy księgować płatności polskiej spółki dokonywane przez systemy Paysera oraz Revolut? Czy za ich pomocą można realizować płatności w split payment?
Systemy Paysera i Revolut to systemy wspomagające zarządzanie pieniędzmi. Są to tzw. e-portfele umożliwiające przechowywanie środków pieniężnych poza systemem bankowym i korzystanie z nich np. poprzez płatności elektroniczne czy aplikacje. Rachunki prowadzone w ramach tych dwóch systemów nie są rachunkami bankowymi w rozumieniu
przepisów ustawy – Prawo bankowe (na marginesie – warto też pamiętać, że nie obejmuje ich Bankowy Fundusz Gwarancyjny). Samo księgowanie rozliczeń za pomocą takiej „portmonetki” odbywać się może z wykorzystaniem konta „Środki pieniężne w drodze” lub „Pozostałe rozrachunki”. Przy czym w bilansie środki te są pokazywane jako „Inne środki pieniężne” ze względu na ich dużą płynność. Nie są to jednak środki pieniężne na rachunkach bankowych.
Przykładowa ewidencja może przebiegać w następujący sposób:
1. Przekazanie środków z konta firmowanego do systemu np. Paysera:
- Wn konto „Środki pieniężne w drodze”,
- Ma konto „Rachunek bankowy”.
2. Otrzymanie płatności na podstawie
informacji z systemu:
- Wn konto „Środki pieniężne w drodze”,
- Ma konto „Rozrachunki z odbiorcami”.
3. Zapłata za dostawę (bez MPP):
- Wn konto „Rozrachunki z dostawcami”,
- Ma konto „Środki pieniężne w drodze.
Płatności w tych systemach nie spełniają warunków stawianych mechanizmowi podzielonej płatności, gdyż założone w nich konta nie są rachunkami bankowymi w rozumieniu przepisów ustawy – Prawo bankowe. W efekcie nie spełniają one warunku z art. 108e ustawy o VAT, który wskazuje, że rachunkiem rozliczeniowym przy split paymencie może być wyłącznie ten, o którym mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.
Dlatego podmiot, który wykonał usługę, dla której zapłata musi być dokonana w ramach split payment, nie może wskazać konta Paysera i Revolut. ©℗
art. 108e ustawy z 11 marca 2004 r o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2022 r., poz. 196)
art. 49 ust. 1 pkt 1, art. 62a–62d ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2439; ost.zm. Dz.U. z 2021 r., poz. 2447)
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
kaucja za urządzenia
Spółka poniosła koszty związane z opłaceniem kaucji za urządzenia do poboru opłat drogowych. Jak je ująć w księgach?
Jednostki, które korzystają z płatnych odcinków drogi, mogą ponosić ciężar tych kosztów na różne sposoby. Od 1 grudnia 2021 r. przejazd odcinkami autostrad będących w zarządzie GDDKiA odbywa się bez konieczności zatrzymywania się przed szlabanem. I tak w przypadku aut osobowych są dwie możliwości opłacania przejazdu autostradą, tj.:
– poprzez zakup biletu autostradowego, który można nabyć online (np. poprzez serwis internetowy), terminale samoobsługowe, aplikację mobilną (udostępnioną przez resort finansów lub przez partnerów zewnętrznych), jak również na stacji paliw czy w kiosku;
– na podstawie danych geolokalizacyjnych przekazywanych do systemu e-TOLL za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji na urządzenia mobilne, urządzenia pokładowego (tzw. OBU) albo zewnętrznych systemów lokalizacyjnych (ZSL).
Natomiast w przypadku aut ciężarowych opłatę można wnieść za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji na urządzenia mobilne lub urządzenia pokładowego (tzw. OBU) albo na podstawie danych z zewnętrznego systemu lokalizacyjnego (ZSL).
Podmiot opłacający kaucję za urządzenia do poboru opłat nie może jej traktować jako kosztu, gdyż zostanie ona oddana w przypadku zwrotu urządzenia.
Wniesienie kaucji może być ujęte:
- Wn konto „Pozostałe rozrachunki – kaucje”,
- Ma konto „Rachunek bankowy”.
W bilansie wpłacane kaucje są prezentowane jako należności. Jeśli jednostka zakłada, że urządzenia będą wykorzystywane przez ponad 12 miesięcy, wówczas kaucje prezentuje się bilansie jako „Należności długoterminowe – pozostałe”, jeśli urządzenie zostanie zwrócone przed upływem roku, wówczas należy je pokazać jako „Krótkoterminowe należności – inne”. W obu przypadkach są to oczywiście należności od pozostałych jednostek (jest to ważne w przypadku sporządzania bilansu według załącznika nr 1 do u.r.). ©℗
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
licencja
Kupiliśmy dostęp do systemu umożliwiającego korzystanie z aktów prawnych, orzecznictwa itp. W jaki sposób powinniśmy zaksięgować nabycie tego typu licencji?
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości przez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, które są przeznaczone do używania na potrzeby jednostki. Należą do nich m.in.: licencje, koncesje, autorskie prawa majątkowe.
Artykuł 41 ust. 2 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych wskazuje, że umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych lub umowa o korzystanie z utworu obejmuje pola eksploatacji wyraźnie w niej wymienione. Tego typu umowa może dotyczyć tylko pól eksploatacji, które są znane w chwili jej zawarcia. Jak z kolei wskazuje art. 66 tej samej ustawy, umowa licencyjna uprawnia do korzystania z utworu w okresie pięciu lat na terytorium państwa, w którym licencjobiorca ma swoją siedzibę, chyba że w umowie postanowiono inaczej. Po upływie terminu, o którym mowa wyżej, prawo uzyskane na podstawie umowy licencyjnej wygasa.
Prawo dostępu do bazy danych obejmującej akty prawne, orzecznictwo itp. jest więc tzw. sublicencją i spełnia definicję wartości niematerialnej i prawnej, jeśli zostało udzielone na okres dłuższy niż 12 miesięcy. Jeśli licencja spełnia definicję wartości niematerialnej i prawnej, to od jej wartości początkowej dokonuje się odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. Amortyzacji podlega wartość początkowa. Stanowi ją cena nabycia obejmująca ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również:
1) niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy;
2) koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.
Zgodnie z art. 33 ust. 1 ustawy o rachunkowości do wyceny wartości niematerialnych i prawnych oraz sposobów dokonywania od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych stosuje się odpowiednio art. 31 ust. 2 i art. 32 ust. 1–4 i ust. 6 u.r. A to oznacza, że należy dokonać określenia przewidywanego okresu użytkowania. Najczęściej jest to przyznany czas dostępu do bazy.
Ewidencja księgowa wartości zakupionej sublicencji w przypadku zakwalifikowania jej do wartości niematerialnych i prawnych może być zapisana:
- Wn konto „Wartości niematerialne i prawne – inne”,
- Wn konto „VAT naliczony”,
- Ma konto „Pozostałe rozrachunki”.
Ujęcie na koncie „Pozostałe rozrachunki” (a nie „Rozrachunki z dostawcami”) jest szczególnie ważne z punktu widzenia sporządzenia rachunku przepływów pieniężnych. Nie jest to zobowiązanie wynikające z działalności operacyjnej tylko o charakterze inwestycyjnym.
Natomiast ujęcie w księgach rachunkowych odpisu amortyzacyjnego od tej licencji będzie przebiegało zapisem:
- Wn konto „Amortyzacja” lub odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”.
Jeśli wartość takiej licencji jest niższa lub równa kwocie oznaczonej jako niska wartość (dla ułatwienia może to być taka sama kwota jak w podatkach dochodowych kwota, czyli 10 000 zł), to zakup jest zaliczany do kosztów bieżących albo taka licencja może zostać ujęta na koncie „Pozostałe wartości niematerialne”, a następnie objęta jednorazowym odpisem amortyzacyjnym.
Jeśli licencja jest na okres krótszy lub równy 12 miesięcy, to jest ujmowana jako koszt na koncie „Zużycie materiałów”. W przypadku nabycia takiego prawa na przełomie 2021 i 2022 r. tego typu koszt – z uwzględnieniem zasady istotności – może podlegać rozliczeniu na dwa lata poprzez pozycję „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – czynne”. ©℗
art. 3 ust. 1 pkt 14, art. 33 ust. 1, art. 32 ust. 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
ustawa z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2439; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2447)
! Konta w systemach wspomagających zarządzanie pieniędzmi, czyli tzw. e-portfele, nie są rachunkami w rozumieniu prawa bankowego, a więc nie można poprzez nie realizować płatności w ramach split payment.
! Kaucję opłacaną za urządzenie nie może traktować jako kosztu, gdyż podlega ona zwrotowi w momencie oddana urządzenia.
! Jeśli licencja spełnia definicję wartości niematerialnej i prawnej, to od jej wartości początkowej dokonuje się odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych.