Płatność przez internet: Jaka jest różnica między płatnościami PayU, DotPay czy PayPal? Jak je wykazać w sprawozdaniu finansowym?
PayPal to międzynarodowy system pozwalający na dokonywanie przez internet natychmiastowych płatności na rzecz zarejestrowanych w nim użytkowników w Europejskim Obszarze Gospodarczym. By z niego skorzystać, należy najpierw w serwisie PayPal utworzyć internetowe konto powiązane z adresem e-mailowym, które następnie należy zasilić środkami ze swojego rachunku bankowego. Po zaksięgowaniu pieniędzy pokazują się one w serwisie jako wolne środki do wykorzystania. Pieniądze znajdujące się na posiadanym przez użytkownika koncie PayPal są oficjalnie określane mianem „pieniądza elektronicznego”, co w całym Europejskim Obszarze Gospodarczym oznacza, że jest to forma pieniądza odpowiednia do stosowania w transakcjach online. Usługę świadczy spółka PayPal, która ma w Luksemburgu odpowiednie zezwolenie na prowadzenie działalności w formie banku.
Nieco inaczej jest z PayU czy DotPay, ecard, Przelewy 24 czy PayPo, które są obsługiwane przez spółki akcyjne działające zgodnie z polskimi przepisami. Nie są to jednak banki, a jedynie jednostki zaliczane do pozostałych krajowych instytucji finansowych – rozumianych jako jednostki, których główną działalnością jest pośrednictwo finansowe (przy równoczesnym zaciąganiu zobowiązań na własny rachunek w wyniku przeprowadzania transakcji finansowych), oraz jednostki świadczące usługi pomocnicze w stosunku do pośrednictwa finansowego. Specyfika działania systemów natychmiastowej płatności takich jak PayPal czy systemy krajowe, mimo że działają na nieco innych podstawach prawnych, przewiduje, że już w momencie otrzymania informacji o wpływie środków na rachunek założony w danym systemie, jego właściciel posiada prawo dysponowania nimi. A więc może zdecydować o wypłacie środków z tego konta czy też o pozostawieniu ich na tym koncie.
Ze względu na charakter instytucji (działalność bankowa) można wskazać, że środki zatrzymane na rachunku PayPal są środkami pieniężnymi na rachunkach bankowych, co oznacza, że powinny być prezentowane jako inwestycje krótkoterminowe w bilansie.
Z kolei środki pieniężne będące na rachunkach PayU, Dotpay, eCard czy Przelewy24 są należnością od pośrednika finansowego. Kierując się zasadą wyższości treści ekonomicznej, z której wynika bardzo wysoka płynność i dostępność tych środków, można je prezentować jako środki pieniężne w drodze. Na co dzień operacje dotyczące płatności realizowanych za pośrednictwem tych podmiotów mogą być księgowane w następujący sposób:
1. Faktura za sprzedane towary:
- Wn konto „Rozrachunki z odbiorcami”,
- Ma konto „Przychody ze sprzedaży”,
- Ma konto „VAT należny”.
2. Informacja o zapłacie za pośrednictwem systemu:
- Wn konto „Środki pieniężne w drodze” (analityka system pośredniczący)
- Ma konto „Rozrachunki z odbiorcami”.
3. Faktura za usługi pośrednictwa:
- Wn konto „Usługi obce”,
- Ma konto „Rozrachunki z dostawcami” (system pośredniczący).
4. Wyciąg bankowy potwierdzający wpływ środków od klientów pomniejszonych o usług pośrednictwa:
- Wn konto „Rachunek bieżący”,
- Ma konto „Środki pieniężne w drodze” (analityka system pośredniczący).
5. Rozliczenie zapłaty za usług pośrednictwa:
- Wn konto „Rozrachunki z dostawcami” (system pośredniczący),
- Ma konto „Środki pieniężne w drodze” (analityka system pośredniczący). ©℗
Podstawa prawna:
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
W jaki sposób należy księgować płatności polskiej spółki dokonywane przez systemy Paysera oraz Revolut? Czy za ich pomocą można realizować płatności w split payment?
Systemy Paysera i Revolut to systemy wspomagające zarządzanie pieniędzmi. Są to tzw. e-portfele umożliwiające przechowywanie środków pieniężnych poza systemem bankowym i korzystanie z nich np. poprzez płatności elektroniczne czy aplikacje. Rachunki prowadzone w ramach tych dwóch systemów nie są rachunkami bankowymi w rozumieniu przepisów ustawy – Prawo bankowe (na marginesie – warto też pamiętać, że nie obejmuje ich Bankowy Fundusz Gwarancyjny). Samo księgowanie rozliczeń za pomocą takiej „portmonetki” odbywać się może z wykorzystaniem konta „Środki pieniężne w drodze” lub „Pozostałe rozrachunki”. Przy czym w bilansie środki te są pokazywane jako „Inne środki pieniężne” ze względu na ich dużą płynność. Nie są to jednak środki pieniężne na rachunkach bankowych.
Przykładowa ewidencja może przebiegać w następujący sposób:
1. Przekazanie środków z konta firmowanego do systemu np. Paysera:
- Wn konto „Środki pieniężne w drodze”,
- Ma konto „Rachunek bankowy”.
2. Otrzymanie płatności na podstawie informacji z systemu:
- Wn konto „Środki pieniężne w drodze”,
- Ma konto „Rozrachunki z odbiorcami”.
3. Zapłata za dostawę (bez MPP):
- Wn konto „Rozrachunki z dostawcami”,
- Ma konto „Środki pieniężne w drodze.
Płatności w tych systemach nie spełniają warunków stawianych mechanizmowi podzielonej płatności, gdyż założone w nich konta nie są rachunkami bankowymi w rozumieniu przepisów ustawy – Prawo bankowe. W efekcie nie spełniają one warunku z art. 108e ustawy o VAT, który wskazuje, że rachunkiem rozliczeniowym przy split paymencie może być wyłącznie ten, o którym mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.
Dlatego podmiot, który wykonał usługę, dla której zapłata musi być dokonana w ramach split payment, nie może wskazać konta Paysera i Revolut. ©℗
Podstawa prawna
art. 108e ustawy z 11 marca 2004 r o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2022 r., poz. 196)
art. 49 ust. 1 pkt 1, art. 62a–62d ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2439; ost.zm. Dz.U. z 2021 r., poz. 2447)
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
kaucja za urządzenia
Spółka poniosła koszty związane z opłaceniem kaucji za urządzenia do poboru opłat drogowych. Jak je ująć w księgach?
Jednostki, które korzystają z płatnych odcinków drogi, mogą ponosić ciężar tych kosztów na różne sposoby. Od 1 grudnia 2021 r. przejazd odcinkami autostrad będących w zarządzie GDDKiA odbywa się bez konieczności zatrzymywania się przed szlabanem. I tak w przypadku aut osobowych są dwie możliwości opłacania przejazdu autostradą, tj.:
– poprzez zakup biletu autostradowego, który można nabyć online (np. poprzez serwis internetowy), terminale samoobsługowe, aplikację mobilną (udostępnioną przez resort finansów lub przez partnerów zewnętrznych), jak również na stacji paliw czy w kiosku;
– na podstawie danych geolokalizacyjnych przekazywanych do systemu e-TOLL za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji na urządzenia mobilne, urządzenia pokładowego (tzw. OBU) albo zewnętrznych systemów lokalizacyjnych (ZSL).
Natomiast w przypadku aut ciężarowych opłatę można wnieść za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji na urządzenia mobilne lub urządzenia pokładowego (tzw. OBU) albo na podstawie danych z zewnętrznego systemu lokalizacyjnego (ZSL).
Podmiot opłacający kaucję za urządzenia do poboru opłat nie może jej traktować jako kosztu, gdyż zostanie ona oddana w przypadku zwrotu urządzenia.
Wniesienie kaucji może być ujęte:
- Wn konto „Pozostałe rozrachunki – kaucje”,
- Ma konto „Rachunek bankowy”.
W bilansie wpłacane kaucje są prezentowane jako należności. Jeśli jednostka zakłada, że urządzenia będą wykorzystywane przez ponad 12 miesięcy, wówczas kaucje prezentuje się bilansie jako „Należności długoterminowe – pozostałe”, jeśli urządzenie zostanie zwrócone przed upływem roku, wówczas należy je pokazać jako „Krótkoterminowe należności – inne”. W obu przypadkach są to oczywiście należności od pozostałych jednostek (jest to ważne w przypadku sporządzania bilansu według załącznika nr 1 do u.r.). ©℗
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
licencja
Kupiliśmy dostęp do systemu umożliwiającego korzystanie z aktów prawnych, orzecznictwa itp. W jaki sposób powinniśmy zaksięgować nabycie tego typu licencji?
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości przez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, które są przeznaczone do używania na potrzeby jednostki. Należą do nich m.in.: licencje, koncesje, autorskie prawa majątkowe.
Artykuł 41 ust. 2 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych wskazuje, że umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych lub umowa o korzystanie z utworu obejmuje pola eksploatacji wyraźnie w niej wymienione. Tego typu umowa może dotyczyć tylko pól eksploatacji, które są znane w chwili jej zawarcia. Jak z kolei wskazuje art. 66 tej samej ustawy, umowa licencyjna uprawnia do korzystania z utworu w okresie pięciu lat na terytorium państwa, w którym licencjobiorca ma swoją siedzibę, chyba że w umowie postanowiono inaczej. Po upływie terminu, o którym mowa wyżej, prawo uzyskane na podstawie umowy licencyjnej wygasa.
Prawo dostępu do bazy danych obejmującej akty prawne, orzecznictwo itp. jest więc tzw. sublicencją i spełnia definicję wartości niematerialnej i prawnej, jeśli zostało udzielone na okres dłuższy niż 12 miesięcy. Jeśli licencja spełnia definicję wartości niematerialnej i prawnej, to od jej wartości początkowej dokonuje się odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. Amortyzacji podlega wartość początkowa. Stanowi ją cena nabycia obejmująca ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również:
1) niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy;
2) koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.
Zgodnie z art. 33 ust. 1 ustawy o rachunkowości do wyceny wartości niematerialnych i prawnych oraz sposobów dokonywania od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych stosuje się odpowiednio art. 31 ust. 2 i art. 32 ust. 1–4 i ust. 6 u.r. A to oznacza, że należy dokonać określenia przewidywanego okresu użytkowania. Najczęściej jest to przyznany czas dostępu do bazy.
Ewidencja księgowa wartości zakupionej sublicencji w przypadku zakwalifikowania jej do wartości niematerialnych i prawnych może być zapisana:
- Wn konto „Wartości niematerialne i prawne – inne”,
- Wn konto „VAT naliczony”,
- Ma konto „Pozostałe rozrachunki”.
Ujęcie na koncie „Pozostałe rozrachunki” (a nie „Rozrachunki z dostawcami”) jest szczególnie ważne z punktu widzenia sporządzenia rachunku przepływów pieniężnych. Nie jest to zobowiązanie wynikające z działalności operacyjnej tylko o charakterze inwestycyjnym.
Natomiast ujęcie w księgach rachunkowych odpisu amortyzacyjnego od tej licencji będzie przebiegało zapisem:
- Wn konto „Amortyzacja” lub odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych”.
Jeśli wartość takiej licencji jest niższa lub równa kwocie oznaczonej jako niska wartość (dla ułatwienia może to być taka sama kwota jak w podatkach dochodowych kwota, czyli 10 000 zł), to zakup jest zaliczany do kosztów bieżących albo taka licencja może zostać ujęta na koncie „Pozostałe wartości niematerialne”, a następnie objęta jednorazowym odpisem amortyzacyjnym.
Jeśli licencja jest na okres krótszy lub równy 12 miesięcy, to jest ujmowana jako koszt na koncie „Zużycie materiałów”. W przypadku nabycia takiego prawa na przełomie 2021 i 2022 r. tego typu koszt – z uwzględnieniem zasady istotności – może podlegać rozliczeniu na dwa lata poprzez pozycję „Rozliczenia międzyokresowe kosztów – czynne”. ©℗
Podstawa prawna
art. 3 ust. 1 pkt 14, art. 33 ust. 1, art. 32 ust. 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
ustawa z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2439; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2447)
O czym warto pamiętać
! Konta w systemach wspomagających zarządzanie pieniędzmi, czyli tzw. e-portfele, nie są rachunkami w rozumieniu prawa bankowego, a więc nie można poprzez nie realizować płatności w ramach split payment.
! Kaucję opłacaną za urządzenie nie może traktować jako kosztu, gdyż podlega ona zwrotowi w momencie oddana urządzenia.
! Jeśli licencja spełnia definicję wartości niematerialnej i prawnej, to od jej wartości początkowej dokonuje się odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych.