Ze względu na pandemię COVID-19 i spodziewaną kolejną falę w tym roku spis warto przeprowadzić zdecydowanie szybciej. Tak, aby proces ten nie został zakłócony przez ewentualne ograniczenia.
Prawidłowe przeprowadzenie prac inwentaryzacyjnych mogą utrudnić lub nawet uniemożliwić ograniczenia wynikające z potencjalnego lockdownu. Jednostki, które postanowią, że będą własnym spokojnym rytmem przeprowadzać inwentaryzację, muszą się liczyć z tym, że z czasem może być utrudniony dostęp do składników podlegających spisowi z natury wynikający np. z zamknięcia obiektów, w których znajdują się aktywa rzeczowe. I to nie tylko dla osób z zewnątrz, lecz także dla pracowników jednostki. Samo przeprowadzenie spisu może też być utrudnione m.in. ze względu na niechęć pracowników do uczestnictwa w nim z powodu zagrożenia zdrowia.
Dlatego warto rozważyć mobilizację i szybszą niż zwykle inwentaryzację. Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; dalej: u.r.) pozwala na rozpoczęcie inwentaryzacji większości składników aktywów już z początkiem IV kwartału roku. Nie ma więc przeszkód, aby spisy były przeprowadzane już w pierwszych dniach października, kiedy sytuacja epidemiczna jest stabilna. Jednak już teraz kierownik jednostki musi się zastanowić, jakie zasady uwzględniające przyspieszenie i przeprowadzenie inwentaryzacji w pandemii należy wprowadzić. Zapisać je powinien w zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej, które powinno być wydane przed jej rozpoczęciem, a więc już w najbliższych dniach.
Z pewnością w przyspieszonym i sprawnym przeprowadzeniu prac pomocne będą coraz doskonalsze systemy informatyczne, które umożliwiają ustalenie stanu inwentaryzowanej grupy aktywów na dowolny dzień. Nie ma np. przeszkód, aby inwentaryzacja odbyła się poprzez ustalenie stanu na dzień w środku miesiąca, a nie, jak jest zwyczajowo, na ostatni dzień. W niektórych jednostkach, biorąc pod uwagę specyfikę ich obrotu magazynowego, nie ma też przeszkód, aby stan magazynowy był ustalany na ostatni (lub pierwszy) dzień miesiąca, a samo liczenie odbyło się przed tym dniem lub po tym dniu. Wtedy należy oczywiście zwrócić większą uwagę na przychody i rozchody magazynowe w tym czasie, ale taka kontrola jest możliwa. Do tego, jeśli przemyśli się rozwiązania organizacyjne, to okazać się może, że będzie to już stała praktyka w podmiocie.
Nie ma też formalnych przeszkód, aby spisy rozłożyć w czasie. Przyzwyczailiśmy się, że całe magazyny są inwentaryzowane jednego dnia. Można jednak podzielić duże pole spisowe (magazyn) na mniejsze, z zachowaniem zasady przypisania składników tylko do jednego pola, i przeprowadzić prace w ciągu kilku lub kilkunastu dni. W praktyce na ogół okazuje się, że asortyment magazynowy tego samego rodzaju jest przechowywany w tym samym miejscu i potrzeba tylko podzielenia ewidencyjnego asortymentów oraz oczywiście dyscypliny pracowników. Takie podejście umożliwiać będzie zaangażowanie mniejszej liczby pracowników i mniejszą ich rotację. Inne osoby, które na co dzień nie mają do czynienia z zagadnieniami inwentaryzacyjnymi, nie będą odrywane od swoich zajęć i nie będzie potrzeby ich szkolenia.
Produkcja w toku i niektóre zapasy
Wyzwaniem, do którego szczególnie należy się przygotować, może być inwentaryzacja produkcji w toku oraz odpisywanych w koszty zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 u.r. zapasów (towarów i materiałów w chwili zakupu, a wyrobów w chwili wytworzenia). Ze względu na to, że ich stan musi być ustalony dokładnie na koniec roku, zastosowanie art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r. może być szczególnie trudne, dla tych zapasów nie ma przecież z zasady szczegółowej ewidencji. Ale nie ma też przeszkód, aby wyjątkowo, właśnie ze względu na potencjalne ryzyko braku możliwości przeprowadzenia w wymaganym czasie spisów, rozpocząć prowadzenie pomocniczej ewidencji w tym zakresie. Nawet proste arkusze kalkulacyjne, ale oczywiście prowadzone rzetelnie, będą dawały podstawę do zweryfikowania stanu zapasów i ujęcia ich oszacowanej wartości w sprawozdaniu finansowym. Dane z takiej ewidencji ‒ uzupełnione np. o analizę zakupów, zużycia, produkcji, porównania z poprzednim okresem ‒ mogą dać wiarygodne podstawy do określenia wartości zapasów. Należy pamiętać, aby o zastąpieniu spisu z natury zapasów materiałów, towarów i produktów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową innym sposobem ustalenia ich stanu poinformować (wraz z opisem tego sposobu) we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego w punkcie dotyczącym ustalania wyniku finansowego.
Przykład 1
Opinia z zastrzeżeniem
W spółce handlowej towary są odpisywane w koszty w momencie ich zakupu. Nie zaprowadzono żadnej ewidencji pomocniczej. Inwentaryzacja powinna być przeprowadzona na 31 grudnia, ale okazało się to niemożliwe ze względu na kwarantannę pracowników. Niemożliwe też okazało się wiarygodne oszacowanie stanu zapasów na podstawie zamówień z ostatnich tygodni ze względu na znaczące zmiany sprzedaży w stosunku do poprzednich lat. Biegły rewident badający sprawozdanie może uznać, że brak danych o stanie istotnej grupy aktywów będzie podstawą do wydania opinii z zastrzeżeniem.
Zespoły spisowe
W czasach COVID-19 inwentaryzacja drogą spisu z natury będzie wymagała dodatkowych przygotowań. Zespoły spisowe z zasady pracują w składzie co najmniej dwuosobowym przy dodatkowym uczestnictwie osoby materialnie odpowiedzialniej i często przedstawiciela biegłego rewidenta lub kontrolerów spisowych. Członkowie zespołu liczą składniki, sprawdzają ich stan, oceniają przydatność, wpisują uzyskane informacje do arkuszy spisowych. Bez względu na to, czy korzystają z tradycyjnych arkuszy papierowych, z urządzeń typu laptop czy kolektorów spisowych, muszą ze sobą współpracować. I to często przez wiele godzin. Pracodawca, który będzie powoływał zespoły spisowe, musi się zatem liczyć z tym, że pracownicy mniej chętnie niż w poprzednich latach będą zgadzać się na taką pracę. Może również występować większa absencja w czasie spisów i konieczne będzie ustalenie zastępstw. Przewidzieć należy też sposób postępowania w przypadku nieobecności osoby materialnie odpowiedzialnej i niemożności wskazania przez nią reprezentanta. Musimy pamiętać, że brak wcześniej przewidzianych rozwiązań na wypadek problemów z osobami przeprowadzającymi spisy może uniemożliwić zebranie niezbędnych danych.
Dlatego rozwiązaniem, które można rozważyć, jest ograniczenie liczby członków zespołów spisowych, aby zmniejszyć kontakty międzyludzkie. Ale wtedy konieczne jest wprowadzenie rozwiązań, które będą potwierdzały, że taki ograniczony zespół spisowy pracuje rzetelnie. Może to być nagrywanie spisu, śledzenie go przez komisję inwentaryzacyjną online czy też wzmożone kontrole kontrolerów spisowych. Kontrolerzy weryfikują wtedy większą ilość liczonego asortymentu, ale pracują już po zakończeniu bezpośredniego liczenia przez spisujących.
Z kolei Komitet Standardów Rachunkowości wskazał, że w przypadku ograniczeń kadrowych należy przewidzieć: modyfikację składów zespołów spisowych w trakcie spisu, tworzenie listy rezerwowej osób awaryjnie zasilających zespoły spisowe, ograniczenie w wyjątkowych sytuacjach zespołu spisowego do jednej osoby, procedury postępowania w przypadku nieobecności w trakcie spisu z natury osób odpowiedzialnych, wydłużenie terminów prac i przerwy w spisie.
Warto się też zastanowić nad dopuszczeniem zdalnego trybu pracy komisji inwentaryzacyjnej (w tym szkolenia osób spisujących), składania wyjaśnień i oświadczeń. Trzeba też określić bezpieczną formę przesyłania dokumentów dla ustalenia różnic i rozliczenia inwentaryzacji.
Pamiętać jednak zawsze należy, że dobierając osoby uczestniczące w pracach inwentaryzacyjnych, trzeba zapewnić, by w skład zespołu spisowego wchodziły osoby, które mają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi. Jeśli spisy są przeprowadzane przez osoby nieprzygotowane, bez zachowania zasad kontroli wewnętrznej, to nie mogą być uznane za wiarygodne. W takim wypadku biegły badający sprawozdanie finansowe musi na to zwrócić uwagę w swoim sprawozdaniu.
Inne metody niż spis
Należy dążyć do tego, aby spisy z natury się odbyły. Tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy nie ma możliwości przeprowadzenia spisu, można go zastąpić metodą weryfikacji.
Przykład 2
Weryfikacja
Kierownik szpitala podjął decyzję, że inwentaryzacja środków trwałych znajdujących się na oddziałach przeznaczonych dla pacjentów covidowych będzie przeprowadzona w drodze weryfikacji. Pozostałe środki trwałe będą inwentaryzowane w drodze spisu z natury.
Jeśli zaplanowana inwentaryzacja drogą spisu z natury nie mogła być przeprowadzona z przyczyn obiektywnych, to weryfikacja jest jedynym rozwiązaniem. Będzie ona podstawą do wykazania informacji o składnikach. Wtedy jednak w najbliższym możliwym terminie należy przeprowadzić spisy, aby uzyskać potwierdzenie danych.
W pozostałych przypadkach należy zastanowić się nad rozwiązaniami, które umożliwią sprawne i wiarygodne przeprowadzenie spisu z natury, a jednocześnie bezpiecznie dla zaangażowanych osób.
Przykład 3
Bezpieczeństwo
W spółce prowadzącej działalność w dziedzinie opieki nad osobami starszymi zostały wprowadzone ograniczenia dotyczące inwentaryzacji mające na celu ochronę podopiecznych. Kierownik jednostki w zarządzeniu wskazał, że inwentaryzacja środków trwałych będzie przeprowadzana bez udziału osób z administracji jednostki. Do zespołów spisowych zostali powołani wyłącznie pracownicy danej placówki.
W przypadku inwentaryzacji metodą potwierdzenia salda oraz weryfikacji nie ma aż tylu wyzwań. Ale i tu też mogą pojawić się problemy wynikające z ograniczeń pracy, jakie mogą wystąpić po fali zachorowań w miesiącach zimowych. Nie tylko nasi podwładni, lecz także pracownicy naszych kontrahentów potwierdzający salda mogą być niedostępni. Warto więc zastanowić się nad wskazaniem, że uzgodnienie następuje na wcześniejszą datę niż zwyczajowo. Warte rozważenia jest też przejście na elektroniczne potwierdzanie sald. W taki sposób komunikacja jest szybsza i generuje niższe koszty. Także w ramach pracy zdalnej pracownik ma dostęp do danych i nie czekamy, aż odbierze list z sekretariatu firmy.
Weryfikacja pasywów będzie odbywała się już w następnym roku, ponieważ odnosimy się do stanów na 31 grudnia. Tu należy się zastanowić, czy nie warto w jeszcze większym stopniu korzystać z rozwiązań informatycznych wspierających przepływ informacji. Praca zdalna pracowników wymaga, aby mieli dostęp do większej ilości danych w obiegu elektronicznym. Już teraz warto więc takie dokumenty przygotować.