31 grudnia: najważniejsze obowiązki na dzień bilansowy

Uwaga! Nie jest więc konieczne przeprowadzanie inwentaryzacji dokładnie 31 grudnia, natomiast niezbędne jest takie zorganizowanie prac, aby wynik spisu lub potwierdzenia salda odzwierciedlał stan istniejący na koniec roku.

Inwentaryzacja niektórych aktywów

Poniżej przedstawiamy zasady inwentaryzacji wybranych aktywów, tych, których ustalenie wartości jest istotne na dzień bilansowy.

Środki pieniężne, papiery wartościowe i inne

Pierwszą grupą aktywów, których stan na dzień bilansowy należy ustalić ze szczególną starannością, są aktywa finansowe, w tym środki pieniężne. Metoda inwentaryzacji zależy od formy, w jakiej aktywa te występują.

Środki pieniężne oraz papiery wartościowe przechowywane w kasie jednostki inwentaryzuje się w drodze spisu z natury. Natomiast środki zgromadzone na rachunkach bankowych, podobnie jak papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, podlegają inwentaryzacji drogą uzyskania potwierdzenia salda (odpowiednio od banku albo domu maklerskiego).

Spis z natury środków pieniężnych w kasie można wykonać:

• w ostatnim dniu pracy w starym roku obrotowym – na koniec dnia, po zamknięciu kasy,
• w pierwszym dniu pracy w nowym roku obrotowym – na początek dnia, przed rozpoczęciem pracy kasy.

Dokonując inwentaryzacji kasy na koniec 2025 r., można więc ustalić stan kasy 31 grudnia 2025 r. albo 2 stycznia 2026 r. – jeżeli jednostka pracuje od poniedziałku do piątku. Warunkiem jest zachowanie pełnej zgodności stanu środków pieniężnych ze stanem na dzień bilansowy, co w praktyce oznacza konieczność zapewnienia ciągłości dokumentacji kasowej oraz wyeliminowania ryzyka nieudokumentowanych operacji między momentem ustalenia stanu a dniem bilansowym.

Inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie dokonuje zespół spisowy w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej (kasjera). Spis z natury należy przeprowadzić także wtedy, gdy jednostka przekazuje wszystkie środki pieniężne do banku na koniec roku. W takim przypadku w dokumentacji spisu należy jednoznacznie wskazać, że w kasie nie ma krajowych środków pieniężnych.

Warto przy tym pamiętać, że brak krajowej gotówki w kasie nie oznacza braku aktywów podlegających inwentaryzacji. W praktyce w kasie często są niewielkie kwoty w walutach obcych, a także druki ścisłego zarachowania. One również wymagają spisu.

Spis gotówki polega na przeliczeniu posiadanych banknotów i monet w walucie polskiej i obcej. Następnie porównuje się stan rzeczywisty ustalony w trakcie spisu ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, tj. z raportu kasowego i sald na kontach „Kasa” oraz „Kasa walutowa”.

Jeżeli w kasie są przechowywane inne aktywa pieniężne, spis polega na ustaleniu ich ilości i wartości nominalnej, a dodatkowo sprawdza się ich ważność oraz terminy płatności.

Przeprowadzenie inwentaryzacji kasy potwierdza się protokołem, w którym zamieszcza się m.in.: datę spisu, imiona i nazwiska członków zespołu spisowego, dane osoby materialnie odpowiedzialnej (kasjera), numery ostatnich dowodów KP i KW oraz podpisy członków zespołu i kasjera.

Inwentaryzacja środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz papierów wartościowych w formie zdematerializowanej polega na porównaniu danych uzyskanych z banku lub jednostki maklerskiej ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych jednostki. W praktyce banki często zamieszczają na wyciągach informację wzywającą do potwierdzenia salda. Niezależnie od tego służby księgowe powinny niezwłocznie porównać dane z dokumentów bankowych (w szczególności z wyciągu na 31.12) z zapisami księgowymi. Zdarza się bowiem, że dokumenty bankowe zawierają pomyłki, które należy jak najszybciej wyjaśnić. Rozbieżności między stanem rachunku bankowego a księgami rachunkowymi wpływają na prawidłowość ujęcia już pierwszych operacji gospodarczych w kolejnym roku, dlatego powinny być wyjaśnione niezwłocznie.

Uwaga! Stan środków pieniężnych ustalony w ramach inwentaryzacji musi w pełni odpowiadać stanowi na dzień bilansowy, niezależnie od daty faktycznego przeprowadzenia spisu.

Inwentaryzacja zapasów

Na ostatni dzień roku obrotowego jednostka musi ustalić również stan zapasów, w tym produkcji w toku. W tym przypadku inwentaryzację przeprowadza się drogą spisu z natury. Szczególnego znaczenia nabiera tu nie tylko samo stwierdzenie istnienia zapasów, lecz także zebranie danych niezbędnych do ich prawidłowej wyceny na dzień bilansowy.

Produkcja w toku

W tym przypadku kluczowe znaczenie ma prawidłowe ustalenie stopnia jej zaawansowania. Samo występowanie produkcji niezakończonej nie jest wystarczające do celów bilansowych. Dane z inwentaryzacji muszą umożliwiać określenie, w jakim zakresie poniesione nakłady przekładają się na stopień przetworzenia produktu.

Dlatego istotne jest, aby służby księgowe zwróciły uwagę osobom przeprowadzającym spis na konieczność dokładnego opisu stanu produkcji w toku. Na podstawie tych informacji ustalany jest koszt wytworzenia niezakończonych produktów, który następnie jest ujmowany w bilansie oraz rozliczeniu w księgach rachunkowych.

Przykład 1

Bez bieżącej ewidencji magazynowej

Inwentaryzacja takich zapasów jest szczególnym wyzwaniem w praktyce. Również w tym przypadku ustawa o rachunkowości nie przewiduje możliwości ustalania stanu na inny moment niż dzień bilansowy.

Dotyczy to w szczególności:

• materiałów i towarów odpisywanych w koszty w dacie zakupu,
• wyrobów gotowych odpisywanych w wynik finansowy w dacie ich wytworzenia.

Ustalenie stanu tych zapasów na dzień bilansowy jest niezbędne do określenia ich wartości bilansowej. Na podstawie danych uzyskanych w czasie spisu z natury zapasy te wykazuje się w bilansie, jednocześnie korygując wcześniej rozpoznane koszty. W tym przypadku nie ustala się różnic inwentaryzacyjnych w klasycznym rozumieniu, lecz dokonuje się korekty kosztów do poziomu odpowiadającego rzeczywistemu stanowi zapasów na koniec roku.

Wyzwaniem pozostaje natomiast prawidłowe ustalenie wartości, po jakiej zidentyfikowane zapasy powinny zostać wycenione do bilansu. Z tego względu istotne jest, aby osoby przeprowadzające spis – w miarę możliwości – ujmowały w arkuszach spisowych informacje pozwalające na bardziej szczegółową identyfikację zapasów, w szczególności zapasów nabytych.

Pomocne mogą być m.in.:

• numery dokumentów PZ,
• numery zamówień,
• informacje o dacie przyjęcia zapasów.

Na tej podstawie służby księgowe są w stanie ustalić cenę nabycia materiałów lub towarów i dokonać ich prawidłowej wyceny bilansowej.

Duże znaczenie mają również informacje przekazywane przez osoby materialnie odpowiedzialne uczestniczące w spisie, które mogą wskazać, które zapasy pochodzą z ostatnich przyjęć magazynowych, a które z wcześniejszych dostaw.

W toku inwentaryzacji należy także odnotowywać informacje o zapasach uszkodzonych, brakach oraz odpadach produkcyjnych. Ich wartość powinna zostać wyeliminowana z dalszych procedur kalkulacyjnych. Dane te pozwalają na rzetelne ustalenie kosztów wytworzenia zarówno produktów gotowych, jak i produkcji niezakończonej, a tym samym na prawidłowe sporządzenie sprawozdania finansowego.

Ustalenia w ramach inwentaryzacji aktywów determinują dalszy przebieg prac bilansowych. Stan środków pieniężnych, zapasów i produkcji w toku wpływa bezpośrednio na wycenę pasywów, ustalenie rozliczeń międzyokresowych oraz prawidłowe przypisanie kosztów i przychodów do właściwego roku obrotowego. Z tego względu inwentaryzacja aktywów stanowi kluczowy etap przygotowania danych do sprawozdania finansowego.

Przykład 2

Pasywa

Ustalenie stanu pasywów na dzień bilansowy stanowi kolejny etap prac związanych z zamknięciem roku obrotowego. W odróżnieniu od aktywów, w przypadku pasywów nie zawsze możliwe jest określenie ich wartości wyłącznie na podstawie dokumentów dostępnych w ostatnich dniach roku. Część zobowiązań oraz kosztów dotyczących kończącego się roku zostaje bowiem udokumentowana dopiero po jego zakończeniu, już w kolejnym roku obrotowym.

Z tego względu prace związane z ustaleniem pasywów na dzień bilansowy opierają się w dużej mierze na zasadzie memoriału oraz na informacjach uzyskiwanych od pracowników merytorycznych. Ich celem jest zapewnienie, aby w księgach rachunkowych oraz w sprawozdaniu finansowym ujęte zostały wszystkie zobowiązania i koszty przypadające na dany rok obrotowy, niezależnie od terminu wystawienia faktury czy dokonania płatności.

Zobowiązania z tytułu dostaw i usług

Podstawową grupą pasywów ustalanych na dzień bilansowy są zobowiązania z tytułu dostaw i usług. Zgodnie z zasadą memoriału koszty należy ujmować w tym okresie sprawozdawczym, którego dotyczą, a nie w okresie, w którym nastąpił wpływ faktury lub jej zapłata.

Uwaga! W praktyce oznacza to konieczność ujęcia w księgach rachunkowych zobowiązań wynikających z dostaw i usług zrealizowanych w grudniu, nawet jeżeli faktury dokumentujące te zdarzenia wpłyną do jednostki dopiero w styczniu kolejnego roku.

Dotyczy to w szczególności kosztów o charakterze cyklicznym, takich jak dostawy energii elektrycznej, gazu, wody, usług telekomunikacyjnych, najmu, ochrony, sprzątania czy usług transportowych. Brak ujęcia tych kosztów w odpowiednim okresie prowadzi do zaniżenia kosztów działalności oraz zawyżenia wyniku finansowego roku obrotowego, którego dotyczą.

W tym obszarze kluczową rolę odgrywa współpraca służb księgowych z pracownikami merytorycznymi. Powinni oni możliwie jak najwcześniej przekazywać informacje o wykonanych dostawach i usługach, które dotyczą kończącego się roku, a nie zostały jeszcze zafakturowane. Dane te, nawet jeżeli mają charakter szacunkowy, stanowią podstawę do prawidłowego ujęcia kosztów oraz zobowiązań na dzień bilansowy.

Rozliczenia międzyokresowe bierne kosztów

Rozliczenia międzyokresowe bierne kosztów stanowią jeden z kluczowych elementów ustalania pasywów na dzień bilansowy. Ich celem jest zapewnienie, aby koszty dotyczące danego roku obrotowego zostały ujęte w księgach rachunkowych niezależnie od tego, czy na moment sporządzania sprawozdania finansowego jednostka dysponuje już dokumentami źródłowymi potwierdzającymi ich wysokość.

Konieczność tworzenia rozliczeń międzyokresowych biernych wynika bezpośrednio z zasady memoriału i współmierności przychodów i kosztów. Jeżeli jednostka wie, że w związku z prowadzoną działalnością poniosła określone koszty w grudniu, a faktury dokumentujące te zdarzenia wpłyną dopiero w kolejnym roku obrotowym, koszty te powinny zostać przypisane do roku, którego dotyczą, poprzez ujęcie rozliczeń międzyokresowych biernych.

W praktyce rozliczenia międzyokresowe bierne obejmują najczęściej koszty usług i dostaw realizowanych na przełomie roku, takie jak:

• usługi mediów,
• usługi telekomunikacyjne,
• najem i dzierżawa,
• usługi ochrony i sprzątania,
• transport,
• usługi serwisowe i konserwacyjne.

Ustalenie wartości rozliczeń międzyokresowych biernych nie zawsze wymaga posiadania precyzyjnych danych. Wystarczające jest zastosowanie wiarygodnych szacunków opartych na dostępnych informacjach, takich jak umowy, harmonogramy świadczeń, wcześniejsze faktury czy dane przekazane przez pracowników merytorycznych. Istotne jest, aby przyjęte założenia były racjonalne i możliwe do udokumentowania.

Przekazanie danych o kosztach niezafakturowanych jest szczególnie ważne, jeśli jednostka musi zarezerwować środki pieniężne z budżetu za 2025 r. na ich uiszczenie, a także gdy czas na sporządzenie sprawozdania finansowego jest bardzo krótki (co najczęściej wynika z wewnętrznych regulacji w grupach kapitałowych).

Przykład 3

Rozliczenia międzyokresowe bierne kosztów różnią się od zobowiązań z tytułu dostaw i usług tym, że w ich przypadku nie zawsze istnieje jeszcze skonkretyzowana należność wobec konkretnego kontrahenta. Często mamy do czynienia z kosztami znanymi co do rodzaju i okresu, lecz nie w pełni określonymi co do wartości lub terminu ich udokumentowania. Po otrzymaniu faktury w kolejnym roku rozliczenia te podlegają rozliczeniu poprzez ich przeksięgowanie na zobowiązania lub bezpośrednio w koszty, w zależności od przyjętych zasad rachunkowości.

Uwaga! Prawidłowe ustalenie rozliczeń międzyokresowych biernych ma bezpośredni wpływ na wynik finansowy jednostki. Ich nieuwzględnienie prowadzi do zaniżenia kosztów i zawyżenia wyniku finansowego roku obrotowego, natomiast ich zawyżenie może skutkować odwrotnym efektem. Z tego względu obszar ten wymaga szczególnej staranności oraz dobrej współpracy pomiędzy księgowością a komórkami merytorycznymi.

Zobowiązania wobec pracowników

Istotną grupą pasywów ustalanych na dzień bilansowy są zobowiązania wobec pracowników. Obejmują one w szczególności niewypłacone na koniec roku wynagrodzenia, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także koszty świadczeń pracowniczych np. z tytułu podróży służbowych. W tym obszarze, podobnie jak w przypadku innych kosztów, decydujące znaczenie ma zasada memoriału.

Większość z nich można uporządkować już po nowym roku, ale na niektóre tytuły koniecznie trzeba zwrócić uwagę jeszcze w 2025 r.

Uwaga! Wynagrodzenia należne pracownikom za grudzień, nawet jeżeli ich wypłata następuje w styczniu kolejnego roku, powinny zostać ujęte w kosztach roku obrotowego, którego dotyczą. Dotyczy to zarówno wynagrodzeń zasadniczych, jak i dodatków, premii czy innych składników wynagrodzenia, jeśli przysługują one za pracę wykonaną w danym roku. Analogicznie ujmuje się składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę, które stanowią konsekwencję wypłacanych wynagrodzeń.

Szczególnej uwagi wymaga również rozliczenie podróży służbowych. Pracownikom należy przypominać o konieczności terminowego rozliczenia delegacji, w tym delegacji z grudnia, a w praktyce często także z wcześniejszych miesięcy. Warto, aby dokumenty wpłynęły od pracowników przed końcem 2025 r. Pamiętać należy, iż z punktu widzenia jednostki przyporządkowanie kosztów podróży służbowych do właściwego roku obrotowego pozwala na rzetelne ujęcie poniesionych nakładów. W przypadku gdy delegacja dotyczy grudnia, a jej rozliczenie następuje jeszcze przed końcem roku, koszty te mogą zostać ujęte bezpośrednio w księgach rachunkowych danego roku.

Jeżeli natomiast rozliczenie delegacji nastąpi już w kolejnym roku obrotowym, a jednostka ma informacje o jej odbyciu oraz o rodzaju poniesionych kosztów, zasadne jest uwzględnienie tych kosztów poprzez rozliczenia międzyokresowe bierne. Pozwala to na zachowanie współmierności kosztów i przychodów oraz na prawidłowe ustalenie wyniku finansowego za rok, którego dotyczą.

Z perspektywy pracowników istotne jest, że terminowe złożenie rozliczeń delegacji ułatwia ich sprawne rozliczenie i wypłatę należnych świadczeń. Z perspektywy jednostki natomiast umożliwia ujęcie kosztów podróży służbowych w prawidłowym okresie sprawozdawczym. W wielu jednostkach oznacza to, że nawet jeśli wypłata diet i zwrot kosztów nastąpi już w kolejnym roku, wydatki te będą mogły zostać zaliczone do kosztów roku, którego dotyczą.

Uwaga! Ustalenia w zakresie pasywów przesądzają o prawidłowym przypisaniu kosztów i zobowiązań do właściwego roku obrotowego. Niedopatrzenia w tym obszarze prowadzą najczęściej do zniekształcenia wyniku finansowego oraz nieprawidłowego wykazania zobowiązań w bilansie. Z tego względu ustalanie pasywów na dzień bilansowy jest jednym z kluczowych etapów prac bilansowych.

Wydruk z KRS

31 grudnia warto wydrukować albo zarchiwizować w formie pliku PDF aktualny wyciąg danych jednostki z Krajowego Rejestru Sądowego. Dokument ten potwierdza stan danych rejestrowych obowiązujący na dzień bilansowy i stanowi istotny element dokumentacji związanej z zamknięciem roku obrotowego.

Wyciąg z KRS zawiera informacje o wysokości kapitału podstawowego na ostatni dzień roku, a także dane identyfikacyjne jednostki, w tym jej formę prawną. Zgodnie z art. 36 ust. 2 ustawy o rachunkowości kapitał zakładowy spółek, określony w ustawie z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, z zastrzeżeniem ust. 2aa, a także kapitał towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej oraz fundusz udziałowy spółdzielni wykazuje się w wysokości określonej w umowie lub statucie i wpisanej w rejestrze sądowym.

Z punktu widzenia prac bilansowych oznacza to, że dane wynikające z KRS stanowią bezpośredni punkt odniesienia do weryfikacji wartości kapitału podstawowego wykazywanego w bilansie. Wydruk lub zapis elektroniczny wyciągu z KRS pozwala udokumentować, że wykazana w sprawozdaniu finansowym wartość kapitału jest zgodna ze stanem ujawnionym w rejestrze sądowym na dzień bilansowy.

W praktyce dokument ten pełni funkcję dowodu inwentaryzacyjnego w ramach weryfikacji pasywów i powinien zostać dołączony do akt bilansowych. Jego brak może utrudniać wykazanie prawidłowości ustaleń, zwłaszcza w trakcie kontroli lub badania sprawozdania finansowego.

ZFŚS

Na koniec roku obrotowego służby księgowe muszą ściśle współpracować z działami kadr. W tym obszarze nie chodzi wyłącznie o weryfikację rozliczeń z tytułu wynagrodzeń, lecz przede wszystkim o prawidłowe ustalenie stanu zatrudnienia, który stanowi podstawę naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

W jednostkach zobowiązanych do tworzenia ZFŚS konieczne jest porównanie odpisu planowanego z odpisem należnym, ustalonym na podstawie rzeczywistego przeciętnego zatrudnienia w danym roku. Ustalenia te dokonywane są na koniec roku i mają bezpośredni związek z dniem bilansowym, ponieważ wpływają zarówno na wysokość kosztów roku obrotowego, jak i na stan środków funduszu.

Jeżeli z przeprowadzonej analizy wynika, że rzeczywisty stan zatrudnienia był wyższy niż przyjęty do planowania odpisu, jednostka musi zwiększyć odpis na ZFŚS. Zwiększenie to powinno zostać ujęte w księgach rachunkowych roku, którego dotyczy jako koszt działalności. Jednocześnie konieczne jest przekazanie odpowiednich środków pieniężnych na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu.

Istotne znaczenie ma przy tym moment dokonania przelewu. Jeżeli środki odpowiadające zwiększeniu odpisu zostaną przekazane na rachunek ZFŚS jeszcze przed końcem roku obrotowego, zwiększenie to będzie stanowiło koszt nie tylko w ujęciu bilansowym, ale również w podatku dochodowym. Przekazanie środków po 31 grudnia powoduje natomiast, że koszt podatkowy powstanie dopiero w kolejnym roku.

Dlatego ustalenia dotyczące rzeczywistego stanu zatrudnienia oraz wysokości odpisu na ZFŚS powinny zostać przeprowadzone z odpowiednim wyprzedzeniem. Pozwala to uniknąć pośpiechu w ostatnich dniach roku, a jednocześnie zapewnia prawidłowe ujęcie kosztów oraz zgodność rozliczeń funduszu ze stanem faktycznym na dzień bilansowy.

Liczba zatrudnionych

Podstawą naliczenia odpisu na ZFŚS jest przeciętna liczba zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Zasady jej ustalania określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS. Prawidłowe ustalenie tej wielkości ma kluczowe znaczenie zarówno na etapie planowania odpisu, jak i jego weryfikacji na dzień bilansowy.

Przeciętną liczbę zatrudnionych oblicza się poprzez zsumowanie przeciętnych stanów zatrudnienia ustalonych dla poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, a następnie podzielenie uzyskanej sumy przez 12. Do przeciętnego zatrudnienia wlicza się pracowników zatrudnionych zarówno w pełnym, jak i w niepełnym wymiarze czasu pracy po ich przeliczeniu na pełne etaty.

Przeliczenia pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy dokonuje się według liczby godzin określonej w umowie o pracę w relacji do obowiązującej normy czasu pracy. W praktyce oznacza to, że wyniki przeliczeń mogą przyjmować wartości ułamkowe, które następnie uwzględnia się przy ustalaniu przeciętnego zatrudnienia. Ma to szczególne znaczenie w jednostkach, w których struktura zatrudnienia zmienia się w trakcie roku lub w których występuje znaczny udział pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Rozporządzenie dopuszcza stosowanie metod statystycznych wykorzystywanych przez GUS. Jednostka może wybrać jedną z dopuszczalnych metod ustalania przeciętnego zatrudnienia, pod warunkiem że metoda ta jest stosowana konsekwentnie przez cały rok kalendarzowy, sposób jej zastosowania jest możliwy do odtworzenia, a przyjęte rozwiązanie zostało udokumentowane w jednostce – w szczególności w polityce rachunkowości lub w wewnętrznych zasadach naliczania odpisu na ZFŚS.

Ustalona w ten sposób przeciętna liczba zatrudnionych stanowi podstawę do:

• naliczenia odpisu planowanego na początku roku,
• weryfikacji i korekty wysokości odpisu na 31 grudnia,
• oceny prawidłowości rozliczeń funduszu w trakcie kontroli.

Kiedy korekta

Weryfikacja odpisu na ZFŚS na dzień bilansowy nie ma wyłącznie charakteru technicznego. Jej wyniki wpływają bezpośrednio na wysokość kosztów wykazywanych w rachunku zysków i strat, stan zobowiązań wobec funduszu oraz zgodność danych prezentowanych w sprawozdaniu finansowym ze stanem faktycznym.

Z perspektywy dnia bilansowego kluczowe znaczenie ma to, aby korekta odpisu – zarówno zwiększenie, jak i ewentualne zmniejszenie – została odniesiona do roku obrotowego, którego dotyczy rzeczywiste zatrudnienie. Niedokonanie korekty odpisu na ZFŚS prowadzi do zniekształcenia kosztów działalności oraz nieprawidłowego wykazania stanu funduszu, co w praktyce bywa przedmiotem zastrzeżeń organów kontrolnych.

Ustalenie przeciętnego zatrudnienia oraz wynikającej z niego wysokości odpisu na ZFŚS należy traktować jako integralny element prac bilansowych wykonywanych na 31 grudnia, wymagający zarówno współpracy księgowości z działami kadr, jak i odpowiedniego udokumentowania przyjętych założeń i obliczeń.

Weryfikacja przeciętnego zatrudnienia oraz wynikającej z niego wysokości odpisu na ZFŚS powinna zostać dokonana najpóźniej do końca grudnia, tak aby korekta odpisu mogła zostać odniesiona do roku obrotowego, którego dotyczy. Ustalenia te są bezpośrednio powiązane z dniem bilansowym i nie powinny być odkładane na styczeń kolejnego roku.

Przeprowadzenie weryfikacji po 31 grudnia skutkuje koniecznością dokonywania korekt w księgach już zamkniętego roku albo rozpoznaniem zwiększenia odpisu dopiero w kolejnym okresie sprawozdawczym, co prowadzi do zniekształcenia kosztów roku obrotowego oraz nieprawidłowego ustalenia stanu funduszu na dzień bilansowy.

Z tego względu prace związane z ustaleniem rzeczywistego przeciętnego zatrudnienia oraz korektą odpisu na ZFŚS powinny być zaplanowane i przeprowadzone przed końcem roku obrotowego, z odpowiednim wyprzedzeniem umożliwiającym dokonanie niezbędnych zapisów księgowych i – w razie potrzeby – przekazanie środków na rachunek funduszu jeszcze w grudniu.

Przykład 4

Inne czynności przypadające na dzień bilansowy

Poza ustaleniem wartości aktywów i pasywów na dzień bilansowy, na 31 grudnia przypada również wiele czynności o charakterze porządkującym i weryfikacyjnym. Choć często mają one techniczny charakter, ich wykonanie ma istotne znaczenie dla kompletności i rzetelności danych prezentowanych w sprawozdaniu finansowym.

Należności i odpisy aktualizujące

Na dzień bilansowy jednostka powinna dokonać oceny realności wykazywanych należności.

Uwaga! Warto zwrócić uwagę pracownikom merytorycznym odpowiedzialnym za kontakty z kontrahentami, aby pozyskali informacje na temat odbiorców jak najbliżej dnia bilansowego.

Czynność ta ma na celu ustalenie, czy wszystkie należności ujęte w księgach rachunkowych mogą zostać odzyskane w pełnej wysokości oraz czy nie występują przesłanki do utworzenia odpisów aktualizujących ich wartość.

W ramach tej weryfikacji szczególną uwagę należy zwrócić na należności:

• przeterminowane,
• objęte sporem lub postępowaniem sądowym,
• będące przedmiotem postępowania egzekucyjnego,
• wobec kontrahentów znajdujących się w trudnej sytuacji finansowej.

Brak zapłaty pomimo upływu terminów płatności, długotrwałe zaległości czy informacje o niewypłacalności dłużnika mogą stanowić przesłankę do utworzenia odpisu aktualizującego. Ustalenia te powinny uwzględniać wszystkie dostępne na dzień bilansowy informacje, również te, które zostały pozyskane już po 31 grudnia, jeśli potwierdzają stan istniejący na ten dzień.

Utworzenie odpisów aktualizujących należności wpływa bezpośrednio na wynik finansowy roku obrotowego, dlatego weryfikacja ta stanowi jeden z kluczowych elementów prac bilansowych. Choć decyzja o ujęciu odpisu może zostać formalnie podjęta w kolejnych miesiącach, jej podstawa odnosi się zawsze do stanu ustalonego na dzień bilansowy.

Weryfikacja rezerw

Na dzień bilansowy jednostka powinna ocenić, czy występują zobowiązania lub ryzyka, które uzasadniają utworzenie rezerw. Czynność ta ma na celu zapewnienie, aby w sprawozdaniu finansowym zostały ujęte wszystkie przewidywane zobowiązania, których źródło istnieje na dzień bilansowy, nawet jeżeli ich dokładna kwota lub termin realizacji nie są jeszcze znane.

W szczególności weryfikacji podlegają:

• zobowiązania warunkowe,
• ryzyka związane z toczącymi się lub potencjalnymi postępowaniami sądowymi,
• przewidywane koszty odpraw i innych świadczeń,
• kary umowne oraz inne zobowiązania wynikające z zawartych umów.

Ocena zasadności tworzenia rezerw powinna uwzględniać wszystkie informacje dostępne na dzień bilansowy, również te uzyskane po 31 grudnia, jeśli potwierdzają stan istniejący na ten dzień. Prawidłowe ustalenie rezerw wpływa bezpośrednio na wynik finansowy jednostki i stanowi istotny element prac bilansowych, nawet jeżeli decyzje formalne w tym zakresie zapadają już po zakończeniu roku obrotowego.

Uwaga! W praktyce księguje się rezerwy już w nowym roku, ale im bliżej dnia bilansowego ustalone zostaną okoliczności obligujące do ich tworzenia, tym większa szansa, że odzwierciedlą one stan na dzień 31 grudnia.

Numeracja i zamknięcie ewidencji

Na dzień bilansowy należy również zwrócić uwagę na kwestie porządkowe związane z prowadzeniem ewidencji księgowej. W szczególności sprawdza się ciągłość numeracji dowodów księgowych oraz kompletność zapisów w poszczególnych rejestrach i ewidencjach pomocniczych.

Na koniec roku obrotowego zamyka się raporty kasowe, kończy się numerowanie dowodów księgowych oraz domyka ewidencje pomocnicze, tak aby możliwe było jednoznaczne przyporządkowanie zapisów do właściwego roku obrotowego. Czynności te mają charakter techniczny, jednak ich prawidłowe wykonanie ma istotne znaczenie dla przejrzystości ksiąg rachunkowych oraz poprawności dalszych prac bilansowych.

Ustalenie kursów walutowych

Na dzień bilansowy jednostka ustala wartość środków pieniężnych, należności oraz zobowiązań wyrażonych w walutach obcych, stosując średni kurs Narodowego Banku Polskiego obowiązujący na 31 grudnia, co zapewnia prawidłową wycenę pozycji bilansowych. Wycena będzie księgowana już w nowym roku po dokonaniu wycen. Konieczne jest jednak zwrócenie uwagi. iż wycena pozycji walutowych jest obowiązkowa.

Zdarzenia po dniu bilansowym

Na potrzeby sporządzenia sprawozdania finansowego jednostka musi również identyfikować zdarzenia, które wystąpiły po dniu bilansowym, a które dostarczają informacji o stanie istniejącym na 31 grudnia. Choć zdarzenia te mają miejsce już w kolejnym roku obrotowym, mogą potwierdzać okoliczności istniejące na dzień bilansowy i wpływać na sposób ujęcia lub wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów.

Do tej kategorii zalicza się w szczególności zdarzenia potwierdzające trudności finansowe kontrahentów, rozstrzygnięcia sporów lub postępowań sądowych, otrzymanie istotnych informacji dotyczących należności, zobowiązań lub rezerw, a także inne zdarzenia, które odnoszą się do sytuacji istniejącej na koniec roku obrotowego.