Równoważny system czasu pracy dopuszcza przedłużenie dobowego wymiaru pracy powyżej standardowych ośmiu godzin, przy czym maksymalnie może on wynieść 12 godzin. Takie wydłużenie musi jednak zostać odpowiednio zrekompensowane – poprzez skrócenie czasu pracy w innych dniach albo przyznanie dodatkowych dni wolnych (tzw. dni wolne harmonogramowe) w ramach obowiązującego okresu rozliczeniowego.

Swoboda wyboru rekompensaty

Przepisy nie narzucają pracodawcy jednego konkretnego rozwiązania. Może on zdecydować, czy zastosuje tylko jedną z tych form rekompensaty, czy też obie równocześnie.

Wprowadzenie systemu równoważnego wymaga uzasadnienia rodzajem wykonywanej pracy bądź sposobem jej organizacji (art. 135 par. 1 k.p.). Kryteria te są na tyle szerokie, że w praktyce niemal każdy pracodawca może zdecydować się na zastosowanie tego rozwiązania.

Funkcjonowanie systemu równoważnego musi się opierać na harmonogramach czasu pracy, ponieważ nie jest możliwe planowanie dobowych wymiarów innych niż standardowe osiem godzin – nawet w niewielkiej liczbie dni – bez jednoczesnego zapewnienia zgodności z obowiązującym wymiarem czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. [przykład 1 s. C2]

przykład 1

Stały rozkład a ryzyko nieuzasadnionych nadgodzin

W regulaminie pracy zapisano, że w jednym z wydziałów stosuje się system równoważny, zgodnie z którym praca odbywa się w poniedziałki w godzinach 8.00–18.00, we wtorki, środy i czwartki w godzinach 8.00–16.00, a w piątki w godzinach 8.00–14.00.

Stosowanie stałych dni tygodnia z przewidzianymi wydłużeniami w systemie równoważnym powoduje jednak, że w niektórych miesiącach nie da się zachować zgodności z obowiązującym wymiarem czasu pracy. Z tego względu konieczne jest sporządzanie harmonogramów, nawet gdy zasadniczo przewidziany jest stały rozkład pracy obejmujący zarówno wydłużenia, jak i skrócenia.

Regulamin może oczywiście zawierać takie zapisy, jednak pracodawca i tak musi je weryfikować oraz przygotowywać choćby uproszczone grafiki wskazujące inne godziny pracy – niekiedy nawet w odniesieniu do jednego dnia w całym okresie rozliczeniowym. Załóżmy, że w miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym na wrzesień 2025 r. stały rozkład skutkowałby przekroczeniem średniotygodniowego czasu pracy o dwie godziny (przy 10 godzinach w każdy poniedziałek i aż pięciu poniedziałkach w tym miesiącu). W efekcie powstałyby nadgodziny nieuzasadnione przesłankami z art. 151 k.p., lecz wynikające wyłącznie z przyjętej organizacji pracy, co oznaczałoby naruszenie przepisów.

przykład 2

Tygodniowy grafik i jego konsekwencje

Pracodawca stosuje równoważny system czasu pracy, w ramach którego planuje różną liczbę godzin w poszczególnych dniach roboczych (od poniedziałku do piątku), a dodatkowo korzysta ze zmiennych rozkładów czasu pracy przewidzianych w art. 1401 k.p. Przy opracowywaniu harmonogramu zaplanował jeden z tygodni w następujący sposób:

Pon Wt Śr Czw Pt Sob Niedz
8.00–20.00 7.00–19.00 10.00–18.00 6.00–18.00 6.00–16.00 W5 WN

Łącznie zaplanowano 54 godziny pracy. Jest to znacznie więcej niż standardowe 40 godzin, jednak należy pamiętać, że norma tygodniowa ma charakter przeciętny. Oznacza to, że w ramach jednego tygodnia można przewidzieć nawet znacznie wyższy wymiar pracy, o ile zostanie on zrównoważony w całym okresie rozliczeniowym.

W tym harmonogramie dwukrotnie (we wtorek i w czwartek) ustalono rozpoczęcie pracy w tej samej dobie pracowniczej. Dzięki zawartemu porozumieniu w sprawie stosowania ruchomych rozkładów czasu pracy takie rozwiązanie nie stanowi naruszenia przepisów. Jednocześnie w żadnym dniu nie doszło do skrócenia minimalnego odpoczynku dobowego.

Warto jednak zwrócić uwagę na poniedziałek i wtorek. Skoro pracownik w poniedziałek kończy pracę o godz. 20.00, a rozpoczyna ją we wtorek o godz. 7.00, to nie ma możliwości zlecenia mu w poniedziałek nawet krótkiej pracy nadliczbowej, chyba że zachodzą przesłanki nadzwyczajne, takie jak prowadzenie akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia, zabezpieczenia mienia, ochrony środowiska czy usuwania awarii. Nie narusza to wprawdzie prawa, ale ogranicza elastyczność pracodawcy w zakresie zlecania nadgodzin, co w pewnych sytuacjach może stanowić problem organizacyjny. ©℗

Zasady tworzenia harmonogramu

Prawidłowe opracowanie harmonogramu powinno łączyć interesy pracodawcy związane z zapewnieniem realizacji zadań przez pracowników i dostosowaniem czasu ich pracy do faktycznego zapotrzebowania, z obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa pracy – zarówno ogólnych, jak i wewnętrznych regulacji obowiązujących u danego pracodawcy.

Zgodnie z najważniejszymi zasadami tworzenia harmonogramów, wynikającymi z przepisów dotyczących czasu pracy:

  • grafik musi być zgodny z postanowieniami regulaminu pracy lub obwieszczenia o czasie pracy, co oznacza, że planowanie odbywa się w granicach określonych w tych aktach (np. jeśli w regulaminie przewidziano pracę od poniedziałku do piątku, nie można w grafiku zaplanować pracy na sobotę);
  • minimalny okres obowiązywania harmonogramu to miesiąc (z wyjątkami wynikającymi m.in. z ustaw o czasie pracy kierowców czy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej);
  • w przypadku planowania grafiku na cały okres rozliczeniowy liczba godzin pracy nie może przekroczyć obowiązującego wymiaru, a liczba dni wolnych musi odpowiadać minimalnym wymogom dla tego okresu;
  • jeśli grafik obejmuje jedynie część okresu rozliczeniowego, to sumaryczny wymiar czasu pracy i dni wolnych musi się zgadzać w odniesieniu do całego okresu;
  • w harmonogramie trzeba wskazać dni pracy oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (albo oznaczenia zmian – jeśli zostały określone w regulacjach wewnętrznych);
  • liczba godzin pracy w danej dobie musi odpowiadać systemowi czasu pracy (w równoważnym nie więcej niż 12 godzin);
  • rozpoczęcie pracy w danym dniu może nastąpić przed upływem 24 godzin od jej rozpoczęcia dnia poprzedniego wyłącznie w ramach systemów z ruchomymi rozkładami czasu pracy wprowadzonymi zgodnie z procedurą;
  • w grafikach nie trzeba wykazywać przerw wynikających z kodeksu pracy (np. tzw. przerwy śniadaniowej); wyjątek stanowi przerwa przewidziana w systemie przerywanego czasu pracy (którego nie łączy się z równoważnym, poza kierowcami i pracownikami instytucji kultury);
  • przy planowaniu dni i godzin pracy należy uwzględniać minimalne odpoczynki dobowe i tygodniowe;
  • jeśli praca przypada w niedziele lub święta, należy jednocześnie wskazać w grafiku dzień wolny w zamian, z podaniem daty rekompensaty;
  • co najmniej jedna niedziela w okresie czterech tygodni musi być wolna od pracy (nie dotyczy to zatrudnionych w instytucjach kultury);
  • przy oznaczaniu dni wolnych należy wskazać ich podstawę (np. wolne za niedzielę, za święto, z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, wolne harmonogramowo), stosując odpowiednie skróty. [przykład 2 s. C2]

Uwaga! Kodeks pracy nie wprowadza limitu co do liczby kolejnych dni, w których w systemie równoważnym można zaplanować przedłużony dobowy wymiar pracy powyżej ośmiu godzin. Jedynym ograniczeniem jest w tym zakresie obowiązek zapewnienia pracownikowi minimalnych odpoczynków tygodniowych wynikających z przepisów prawa pracy.

Tworzenie harmonogramu

Tworząc miesięczne grafiki w ramach dłuższych niż miesięczne okresów rozliczeniowych, należy brać pod uwagę nie tylko bieżące potrzeby związane z organizacją pracy poszczególnych pracowników, lecz także liczbę godzin już zaplanowanych i przepracowanych w danym okresie oraz te, które pozostają do rozdysponowania do końca rozliczenia. Ma to szczególne znaczenie przy stosowaniu systemu równoważnego czasu pracy.

Przy ustalaniu grafiku na drugi miesiąc w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym pracodawca musi:

  • przeanalizować, ile godzin zostało przewidzianych i faktycznie przepracowanych w pierwszym miesiącu (do dnia sporządzania nowego harmonogramu),
  • uwzględnić to, że do rozdysponowania pozostanie jeszcze trzeci miesiąc.

Przykładowo: planowanie przez dwa pierwsze miesiące po 200 godzin pracy mieści się w granicach prawa, ale powoduje, że w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego możliwe będzie rozplanowanie jedynie 96, 88 lub 120 godzin (w zależności od tego, czy rozliczany okres obejmuje odpowiednio 496, 488 czy 520 godzin).

Konieczna analiza

Brak systematycznej weryfikacji liczby godzin już zaplanowanych i przepracowanych w długich okresach rozliczeniowych może skutkować powstaniem znacznych nadgodzin średniotygodniowych – zwłaszcza w systemie równoważnym. Tym samym pracodawca pod koniec okresu rozliczeniowego pracodawca będzie musiał ponieść wysokie koszty dotyczące takiej pracy.

Dlatego osoba odpowiedzialna za tworzenie grafików w ramach wielomiesięcznych okresów rozliczeniowych powinna mieć zapewniony dostęp do ewidencji czasu pracy pracowników i obowiązkowo korzystać z tych danych przy planowaniu harmonogramów. [przykład 3]

przykład 3

Nierównomierne planowanie w systemie równoważnym

Pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnym obejmującym trzymiesięczny okres rozliczeniowy. Wykonuje swoje obowiązki od poniedziałku do piątku, przy czym wszystkie soboty, niedziele oraz święta pozostają dla niego dniami wolnymi od pracy. Rozkład zajęć przewidziany jest w przedziale godzinowym od 6.00 do 20.00.

Przykładowe grafiki czasu pracy na okres październik–grudzień 2025 r., w których zastosowano nierównomierne rozłożenie godzin pracy pomiędzy poszczególne miesiące okresu rozliczeniowego, mogą więc wyglądać jak poniżej.

Październik 2025

Pon Wt Śr Czw Pt Sob Niedz
1 2 3 4 5
6.00–18.00 (12h) 10.00–18.00 (8h) 10.00–18.00 (8h) W5 Wn
6 7 8 9 10 11 12
10.00–20.00 (10h) 8.00–18.00 (10h) 10.00–20.00 (10h) 10.00–20.00 10h) 8.00–15.00 (7h) W5 Wn
13 14 15 16 17 18 19
8.00–18.00 (10h) 8.00–18.00 (10h) 8.00–18.00 (10h) 8.00–18.00 (10h) 8.00–15.00 (7h) W5 Wn
20 21 22 23 24 25 26
6.00–18.00 (12h) 6.00–18.00 (12h) 8.00–18.00 (10h) 8.00–18.00 (10h) 8.00–20.00 (12h) W5 Wn
27 28 29 30 31
10.00–18.00 (8h) 8.00–18.00 (10h) 10.00–18.00 (8h) 10.00–20.00 10h) 10.00–18.00 (8h) W5 Wn

Listopad 2025

Pon Wt Śr Czw Pt Sob Niedz
1 2
WŚ Wn
3 4 5 6 7 8 9
Wś 8.00–16.00 (8h) 8.00–16.00) (8h) 8.00–18.00 (10h) 8.00–20.00 (12h) W5 Wn
10 11 12 13 14 15 16
Wh Wś 10.00–20.00 (10h) 10.00–20.00 (10h) 10.00–18.00 (8h) W5 Wn
17 18 19 20 21 22 23
10.00–20.00 (10h) 10.00–20.00 (10h) 10.00–20.00 (10h) Wh Wh W5 Wn
24 25 26 27 28 29 30
Wh Wh Wh 8.00–16.00 (8h) 8.00–16.00 (8h) W5 Wn

Grudzień 2025

Pon Wt Śr Czw Pt Sob Niedz
1 2 3 4 5 6 7
6.00–18.00 (12h) 8.00–20.00 (12h) 8.00–20.00 (12h) 6.00–18.00 (12h) 8.00–18.00 (10h) W5 Wn
8 9 10 11 12 13 14
10.00–16.00 (6h) Wh 10.00–18.00 (8h) 10.00–18.00 (8h) 10.00–18.00 (8h) W5 Wn
15 16 17 18 19 20 21
6.00–18.00 (12h) 6.00–18.00 (12h) 6.00–18.00 (12h) 6.00–16.00 (10h) 6.00–16.00 (10h) W5 Wn
22 23 24 25 26 27 28
10.00–20.00 (10h) Wh Wś Wś Wś W5 Wn
29 31 31
Wh Wh Wh

W okresie rozliczeniowym obejmującym październik–grudzień 2025 r. łączny wymiar czasu pracy wynosi 488 godzin (z czego 184 godziny przypadają na październik, 144 na listopad i 160 na grudzień).

W przedstawionym grafiku zaplanowano następującą liczbę godzin w:

  • październiku – 222 godziny,
  • listopadzie – 112 godzin,
  • grudniu – 154 godziny.

Łącznie daje to dokładnie 488 godzin, czyli tyle, ile przewiduje wymiar dla całego okresu rozliczeniowego. Jednocześnie widać wyraźne różnice w poszczególnych miesiącach. Październik został obciążony bardzo intensywnie – zaplanowano o 38 godzin więcej, niż wynosi wymiar tego miesiąca. W listopadzie natomiast ma być o 32 godziny mniej pracy, niż przewiduje wymiar tego miesiąca, oraz wiele dni wolnych (Wh), które w dużej mierze równoważą nadgodziny zaplanowane w październiku. Grudzień z kolei kończy się stosunkowo niskim obciążeniem, co może sugerować czas częściowego zawieszenia działalności. Taki nierównomierny rozkład godzin pracy jest całkowicie dopuszczalny i stanowi jedną z istotnych cech dłuższych okresów rozliczeniowych.

W harmonogramie kilkukrotnie występuje ponowne rozpoczynanie pracy w niezakończonej dobie, co jest dopuszczalne wyłącznie w sytuacji, gdy pracodawca ma zawarte porozumienie o stosowaniu tzw. zmiennych rozkładów czasu pracy na podstawie art. 1401 k.p. (albo pracownik wyraził na to zgodę we własnym wniosku). ©℗

Dodatkowe koszty

Należy również pamiętać, że przy nierównomiernym rozłożeniu godzin pojawia się ryzyko dodatkowych kosztów w razie zakończenia stosunku pracy w trakcie okresu rozliczeniowego. W takiej sytuacji konieczne jest ustalenie, ile godzin pracownik powinien wypracować do dnia rozwiązania umowy i porównanie tego z faktycznym przepracowanym czasem.

Pracownik ma prawo do wynagrodzenia powiększonego o dodatek określony w art. 1511 par. 1 k.p., jeśli do chwili rozwiązania stosunku pracy przekroczył normy czasu pracy wskazane w art. 129 k.p. Z kolei w odwrotnej sytuacji – gdy zgodnie z harmonogramem nie osiągnął wymaganego wymiaru godzin – konieczna byłaby dopłata, tak aby wyrównać rozliczenie.

A zatem, gdyby umowa została rozwiązana z końcem listopada, pracownik wypracowałby 334 godziny przy wymiarze 328 godzin przewidzianych dla dwóch miesięcy. Oznacza to nadwyżkę sześciu godzin, za które należałoby wypłacić wynagrodzenie wraz ze 100 proc. dodatkiem. ©℗

Podstawa prawna

art. 135 par. 1–3, art. 1401, art. 151, art. 1511 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1871)