W Polsce, zgodnie z informacjami zawartymi w systemie POL-on, funkcjonuje 345 uczelni, z tego 138 publicznych i 206 niepublicznych. Wszystkie – niezależnie od potencjału i wielkości – znalazły się w grupie podmiotów publicznych, które zostały zobowiązane do posiadania od 1 stycznia 2025 r. adresu do doręczeń elektronicznych.

Uczelnie niepubliczne miały mało czasu na wdrożenie e-Doręczeń

O ile jednak uczelnie publiczne wiedziały o tym od chwili wejścia w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych, tj. od 5 października 2021 r., o tyle uczelnie niepubliczne znalazły się w koszyku podmiotów publicznych dopiero w wyniku ostatniej nowelizacji tej ustawy z 21 listopada 2024 r., która weszła w życie od stycznia kolejnego roku. A zatem w wypadku uczelni niepublicznych tak się ciekawie ułożyło, że dzień wejścia w życie obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych oraz dzień upływu terminu na wykonanie tego obowiązku okazał się… tą samą datą. No cóż, powiedzieć, że uczelnie niepubliczne miały mało czasu na przygotowanie, to jakby nic nie powiedzieć.

Skoro mowa o doręczeniach elektronicznych w kontekście uczelni, to jak bumerang wraca pytanie o system teleinformatyczny uczelni określony w art. 358a prawa o szkolnictwie wyższym i nauce. Pewnie mało kto już pamięta, że przepis został wprowadzony ustawą z 7 października 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców.

Już w momencie tworzenia jego sformułowanie nastręczało ogromnych trudności, bo o ile ustawa o doręczeniach elektronicznych wprawdzie weszła już w życie, o tyle nie była jeszcze stosowana na skutek braku wydania komunikatu przez ministra cyfryzacji. Mimo wielu wątpliwości przepis został jednak zaprojektowany, a jego celem było stworzenie systemu teleinformatycznego uczelni, który będzie alternatywną formą doręczania wobec systemu doręczeń elektronicznych. Co zatem trzeba zrobić, aby móc korzystać z uczelnianego systemu teleinformatycznego?

Jak wdrożyć e-Doręczenia na uczelni?

Po pierwsze, system teleinformatyczny uczelni może być używany tylko do wnoszenia i doręczania pism utrwalonych w postaci elektronicznej, w tym decyzji administracyjnych w ściśle określonych sprawach. Należą do nich kwestie: przyjęcia na studia, udzielania pomocy materialnej, skreślenia z listy studentów, nadania stopnia naukowego, przyjęcia do szkoły doktorskiej, skreślenia z listy doktorantów, kształcenia cudzoziemców oraz zwolnienia obco krajowców z opłat za studia. Co istotne, nie ma obowiązku tworzenia jednego systemu do wszystkich wymienionych spraw i równie dobrze można stworzyć kilka równoległych systemów przeznaczonych do obsługi różnych spraw.

Po drugie, system ten musi spełniać warunki techniczne i organizacyjne wynikające z ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz aktów wykonawczych. Trzeba sobie jednak zadać pytanie, czy ktoś w ogóle musi, a jeżeli tak, to w jaki sposób stwierdzić, że system teleinformatyczny działający na uczelni spełnia te wymagania?

Jeśli chodzi wyłącznie o decyzję w zakresie wykorzystywania tego systemu, to oczywiście podejmuje ją rektor. Jeśli natomiast chodzi o czysto techniczną kwestię stwierdzenia spełniania wymagań dla systemu teleinformatycznego, to w sytuacji gdy system jest dostarczany przez podmiot zewnętrzny, można próbować od niego uzyskać takie formalne zapewnienie.

W e-Doręczeniach powinna być możliwość potwierdzeń

Po trzecie, system powinien mieć możliwość potwierdzania wniesienia i doręczenia pisma zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego. W odniesieniu do doręczeń elektronicznych kodeks postępowania administracyjnego nie reguluje tej kwestii. Zagadnienia te znajdują się w ustawie o doręczeniach elektronicznych, wobec czego ocena prawidłowości dostarczenia korespondencji musi być przeprowadzana na podstawie łącznej analizy przepisów kodeksu oraz ustawy. Trzeba zatem pamiętać, że istotna część przepisów proceduralnych w zakresie doręczeń znajduje się już poza regulacją kodeksową.

Wprawdzie ustawa o doręczeniach elektronicznych nie posługuje się określeniami dowody „wnoszenia” i „doręczania”, ale można utożsamiać je z pojęciami dowodów „wysłania” i „otrzymania”, które muszą być wystawiane zgodnie ze standardem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczonej przez operatora wyznaczonego i kwalifikowanych dostawców usług. W standardzie znajdziemy m.in. informacje o strukturze, formie i sposobie wystawiania tych dowodów.

Wreszcie, warunkiem wnoszenia i doręczania pism przy wykorzystaniu tego systemu jest udostępnienie przez uczelnię w BIP na swojej stronie informacji o używaniu tego systemu ze wskazaniem terminu, od którego będzie on wykorzystywany.

W systemie e-Doręczeń na uczelni trzeba utworzyć konta

Nawet z pobieżnej lektury wymagań co do systemu uczelnianego wynika, że jest on mocno zakotwiczony w doręczeniach elektronicznych, chociaż pozwala nie doręczać na adres do doręczeń elektronicznych. System uczelniany nie wyłącza również stosowania zasad proceduralnych wynikających z kodeksu postępowania administracyjnego. Zatem uczelnia, tworząc swój własny system, musi w zasadzie odzwierciedlić i powielić kilka rozwiązań funkcjonujących już w systemie doręczeń elektronicznych, a przede wszystkim stworzyć dla użytkowników odrębne adresy lub konta, na które system uczelniany będzie doręczał korespondencję.

I tutaj chyba leży symboliczna marchewka. Jak już bowiem wskazano, odbiorcami systemu uczelnianego będą osoby fizyczne, które przecież nie są zobowiązane do korzystania z doręczeń elektronicznych. Tymczasem jeśli chodzi o funkcjonowanie wewnętrznego systemu uczelnianego, to zachowując wymagania ustawowe, można już studentom czy doktorantom założyć odrębne konta, na które z systemu uczelnianego będzie im doręczana korespondencja.

Wdrażając jednak taki system, trzeba pamiętać, że nie do końca istnieje jakiś zewnętrzny system certyfikacji, który niezbicie potwierdzałby spełnianie przez system teleinformatyczny uczelni wymagań technicznych i organizacyjnych wynikających z ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. W konsekwencji uczelnia, tworząc taki alternatywny system doręczeń, bierze na siebie całkowite ryzyko wadliwego doręczenia korespondencji. ©℗