Świadectwo pracy w pytaniach i odpowiedziach

Nie, w świadectwie pracy pracodawca podaje liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze albo za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie trzeba wskazać liczbę dni i godzin tzw. urlopu na żądanie, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy.

Przy ustalaniu wymiaru urlopu, kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi, przy czym niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

W przypadku, o którym mowa w pytaniu, pracownik z dniem 1 stycznia nabył prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego za bieżący rok. Rozwiązanie umowy o pracę z dniem 20 czerwca spowoduje jednak, że u obecnego pracodawcy będzie mu przysługiwać urlop proporcjonalny – w wymiarze 13 dni, co wynika z następującego wyliczenia: 6/12 x 26 dni = 13 dni. W sytuacji, gdy pracownik wykorzystał z tej puli 10 dni urlopu i nie wykorzysta pozostałych 3 dni urlopu za bieżący rok do dnia rozwiązania umowy o pracę, pracodawca będzie miał obowiązek wypłacić mu ekwiwalent pieniężny za te 3 dni urlopu.

W świadectwie pracy należy podać informacje dot. urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, wykorzystanego w tym roku. Umożliwi to nowemu pracodawcy ustalenie wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego tej osobie u nowego pracodawcy. W świadectwie pracy pracodawca nie udziela informacji o urlopie przysługującym za ubiegły rok.

W przypadku, o którym mowa w pytaniu, pracodawca musi podać w świadectwie pracy informację o 13 dniach urlopu wypoczynkowego, przysługujących pracownikowi u tego pracodawcy za bieżący rok. Pracodawca nie podaje przy tym, ile dni z tej puli urlopu zostało wykorzystanych w naturze, a za ile dni pracownikowi został wypłacony ekwiwalent pieniężny (wiedza na ten temat nie jest potrzebna nowemu pracodawcy). Wystarczy np. informacja, że pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze: 13 dni (104 godziny), w tym 0 dni urlopu na żądanie.

Dodatkowy urlop niepełnosprawnego pracownika

Zatrudniamy pracownika zaliczonego do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, któremu przysługuje z tego tytułu dodatkowy urlop wypoczynkowy (10 dni w roku kalendarzowym). Czy po ustaniu stosunku pracy tego pracownika, w wydanym mu świadectwie pracy trzeba będzie wpisać, że korzystał u nas z tego dodatkowego urlopu, a jeśli tak, to w którym miejscu?

Jeżeli pracownik skorzysta z dodatkowego urlopu wypoczynkowego z tytułu zaliczenia go do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności w roku kalendarzowym, w którym nastąpi ustanie stosunku pracy, to w wydanym mu świadectwie pracy trzeba będzie zawrzeć informację o skorzystaniu przez niego z tego dodatkowego urlopu (z podaniem liczby dni). Ta informacja będzie to miała wpływ na obowiązki nowego pracodawcy tej osoby. Trzeba będzie ją podać w ust. 6 pkt 15 świadectwa pracy.

Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych przewiduje uprawnienie osoby zaliczonej do znacznego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności do dodatkowego urlopu wypoczynkowego – w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Prawo do pierwszego takiego dodatkowego urlopu pracownik nabywa po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia go do jednego z tych stopni niepełnosprawności. Gdyby np. pracownik uzyskał prawo do tego dodatkowego urlopu w czerwcu, gdyż w tym miesiącu upłynął rok zatrudnienia po dniu zaliczenia go do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, to miałby prawo do 10 dni dodatkowego urlopu za ten rok (bez proporcjonalnego obniżenia). Prawo do kolejnego dodatkowego urlopu niepełnosprawny pracownik nabywa 1 stycznia każdego roku kalendarzowego.

W przypadku rozwiązania stosunku pracy z dotychczasowym pracodawcą w trakcie roku kalendarzowego i nawiązania stosunku pracy z kolejnym pracodawcą, pracownik powinien otrzymać u każdego z nich omawiany dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w każdym z tych podmiotów (por. wyjaśnienia PIP: https://www.pip.gov.pl/ua/dla-sluzb-bhp/yurydychni-porady/zatrudnianie-osob-niepelnosprawnych?tmpl=print).

Pracodawca informuje o wykorzystaniu przez pracownika dodatkowego urlopu tylko w zakresie mającym wpływ na uprawnienia pracownicze tej osoby u kolejnego pracodawcy.

Upoważnienie do odbioru

Pracownik, którego umowa o pracę rozwiązała się z upływem okresu, na jaki była zawarta, zadzwonił do praco dawcy z informacją, że ma już nową pracę, w związku z czym świadectwo pracy odbierze jego żona. Czy pracodawca powinien uznać taką informację, przekazaną podczas rozmowy telefonicznej, za upoważnienie do odbioru świadectwa pracy udzielone w postaci elektronicznej?

Nie. Upoważnienie do odbioru świadectwa pracy powinno mieć postać papierową bądź elektroniczną.

W przypadku rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy (chyba że zamierza nawiązać z nim kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy – w takim przypadku pracodawca, co do zasady, wyda zbiorcze świadectwo pracy, dotyczące kilku umów).

Jeżeli z obiektywnych przyczyn wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w dniu ustania stosunku pracy nie jest możliwe, pracodawca – w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu – przesyła świadectwo pracy pracownikowi bądź tej osobie pocztą albo doręcza je w inny sposób.

W przypadku upoważnienia przez pracownika innej osoby do odbioru świadectwa pracy upoważnienie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej. Postać elektroniczna jest zachowana np. przy wysłaniu go pocztą elektroniczną (e-mailem). Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej zostaje złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.

Przekazanie informacji w postaci elektronicznej należy odróżnić od przekazania jej przy użyciu innych środków indywidualnego porozumienia się na odległość, np. podczas rozmowy telefonicznej (por. wyrok SN z 16 maja 2003 r., sygn. I CKN 384/01). Powiadomienie pracodawcy przez pracownika podczas rozmowy telefonicznej, że świadectwo pracy odbierze żona pracownika, nie było więc wystarczające.

„Postać elektroniczna” nie jest tym samym co „forma elektroniczna”. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wymagane jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej oraz opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wystawienie po śmierci zatrudnionego

Niedawno zmarł nasz pracownik. Nie miał żony ani dzieci, a jego rodzice nie żyją. Czy w takim przypadku mamy obowiązek sporządzić świadectwo pracy?

Tak. Pracodawca ma obowiązek sporządzić świadectwo pracy zmarłego pracownika i włączyć je do jego akt osobowych. Pracodawca musi wydać świadectwo pracy spadkobiercy zmarłego pracownika, na jego wniosek.

Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. W takim przypadku pracodawca sporządza świadectwo pracy zmarłego pracownika oraz włącza je do jego akt osobowych. Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy małżonkowi zmarłego pracownika lub innej osobie uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (np. rodzicowi bądź dziecku zmarłego pracownika) – na wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Gdy brak takich osób, pracodawca wydaje świadectwo pracy na wniosek innej osoby będącej spadkobiercą zmarłego pracownika (w takim przypadku potrzebne jest przeprowadzenie postępowania spadkowego). ©℗