Członkom komisji wyborczych i mężom zaufania przysługują dni wolne od pracy

Członkowi obwodowej lub terytorialnej komisji wyborczej w związku z wykonywaniem zadań przysługuje zwolnienie od pracy na dzień głosowania oraz liczenia głosów, a także na dzień następujący po dniu, w którym zakończono ich liczenie, z zachowaniem prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz uprawnień ze stosunku pracy. Analogiczne uprawnienie przysługuje mężowi zaufania. [przykład 1]

PRZYKŁAD 1

Aby skorzystać ze zwolnienia od pracy, członek komisji wyborczej lub mąż zaufania musi poinformować pracodawcę co najmniej trzy dni przed planowaną nieobecnością o jej przyczynie i przewidywanym czasie trwania. Po zakończeniu nieobecności, najpóźniej następnego dnia roboczego, zobowiązany jest dostarczyć pracodawcy zaświadczenie potwierdzające udział w pracach komisji lub pełnienie funkcji męża zaufania, które usprawiedliwia jego nieobecność w pracy. [przykład 2]

PRZYKŁAD 2

W literaturze wskazuje się, że udzielenie czasu wolnego jest roszczeniem członka komisji (męża zaufania), a pracodawca jest obowiązany czasu takiego pracownikowi udzielić. Zwraca się również uwagę, że na pracowniku ciąży jedynie powinność notyfikowania faktu korzystania z czasu wolnego od pracy w związku z członkostwem w komisji wyborczej. Oznacza to, że pracodawca – o ile tylko pracownik spełnił wszystkie przesłanki – nie ma prawa do odmowy udzielenia czasu wolnego. Przy czym nie można przeliczać tego czasu na wymiar godzinowy. Pracownik ma bowiem mieć do dyspozycji wolne dni, nie zaś godziny (A. Sieńko, „Udział pracownika w komisji wyborczej – prawa i obowiązki pracodawcy”, LEX 2023/el.).

Konieczne zaświadczenie

Nie później niż następnego dnia po zakończeniu okresu nieobecności w pracy pracownik musi przekazać firmie zaświadczenie. Na jego podstawie pracodawca usprawiedliwia absencję pracownika. Zaświadczenie zapewnia pracownikowi zachowanie praw ze stosunku pracy.

Zaświadczenie musi zawierać:

• imię i nazwisko osoby wchodzącej w skład danej komisji (męża zaufania);
• wskazanie podstawy prawnej zwolnienia od pracy;
• przyczynę i czas nieobecności w pracy.

Zaświadczenie opatrzone pieczęcią obwodowej komisji wyborczej podpisuje przewodniczący danej komisji, a dla przewodniczącego komisji – jego zastępca. Sporządzane jest ono w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje zainteresowany członek komisji (mąż zaufania), a drugi pozostaje w dokumentacji komisji.

Nieobecność powinna zostać wymieniona i scharakteryzowana w ewidencji czasu pracy. W niej powinna być przechowywana informacja o zamiarze skorzystania ze zwolnienia oraz zaświadczenie o uczestnictwie w pracach komisji. Dni absencji w ewidencji czasu pracy należy oznaczyć jako nieobecność usprawiedliwioną, za którą przysługuje wynagrodzenie. Przepisy nie określają, gdzie należy przechowywać zaświadczenie wydane przez komisję. Biorąc pod uwagę, że ewidencja czasu pracy obejmuje m.in. dane dotyczące rodzaju oraz wymiaru zwolnień, uzasadnione jest przechowywanie zaświadczenia o uczestnictwie w komisji wyborczej – uprawniającego do dnia wolnego – razem z dokumentacją związaną z rejestrowaniem czasu pracy.

Dodatkowe pięć dni

Uprawnieniem, które przysługuje dodatkowo tylko członkom komisji wyborczych, jest do pięciu dni zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego oraz uprawnień ze stosunku pracy, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia.

Zwolnienie od pracy przysługujące w dniach przeprowadzania wyborów oraz liczenia głosów, jak również pięciodniowy okres wolny od pracy, stanowią dwa odrębne uprawnienia, które się wzajemnie nie wykluczają. Pierwsze z wymienionych dotyczy nieobecności w pracy ściśle związanej z wykonywaniem obowiązków wynikających z udziału w obsłudze procesu wyborczego, w tym przede wszystkim udziału w organizacji głosowania i późniejszym liczeniu głosów. Drugie natomiast nie jest zwolnieniem celowym, co oznacza, że ustawodawca nie powiązał tego uprawnienia z koniecznością realizowania określonych czynności czy zadań. W praktyce oznacza to, że pięć dodatkowych dni wolnych można przeznaczyć na inne aktywności związane z funkcjonowaniem komisji wyborczej, takie jak uczestnictwo w szkoleniach, przygotowaniach organizacyjnych lub innych działaniach wspierających proces wyborczy, nawet jeśli nie przypadają one bezpośrednio w dniu głosowania lub liczenia głosów.

Członkowie obwodowej lub terytorialnej komisji wyborczej w razie zamiaru skorzystania ze zwolnienia od pracy, o którym mowa powyżej, są obowiązani, co najmniej na trzy dni przed przewidywanym terminem nieobecności w pracy, uprzedzić, w formie pisemnej, pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, a następnie, nie później niż następnego dnia po upływie okresu nieobecności w pracy, dostarczyć pracodawcy zaświadczenie usprawiedliwiające nieobecność w pracy wykonywaniem zadań komisji.

Uprawnienie do zwolnienia od pracy odnosi się do dni roboczych – art. 154 par. 4 pkt 2 kodeksu wyborczego (dalej: k.w.) stanowi bowiem o zwolnieniu „od pracy”, czyli od obowiązku świadczenia pracy przewidzianej w grafiku. Ustawodawca nie ogranicza też celu wykorzystania takiego dnia wolnego. Oznacza to, że może on zostać przeznaczony zarówno na obowiązki związane bezpośrednio z wyborami, jak i na odpoczynek po intensywnych działaniach komisji, które często przypadają w weekendy lub inne dni wolne od pracy.

Wymiar omawianego zwolnienia od pracy należy rozumieć dosłownie – jako pełne dni kalendarzowe, a nie w przeliczeniu na godziny (np. 48 godzin). Przemawia za tym przede wszystkim brak jakichkolwiek przepisów, które umożliwiałyby konwersję dni na godziny w przypadku tego konkretnego uprawnienia.

Co więcej, celem omawianego zwolnienia jest zapewnienie członkowi obwodowej lub terytorialnej komisji wyborczej realnej możliwości wykonania obowiązków wyborczych oraz odpoczynku po ich zakończeniu – co z natury rzeczy wymaga całego dnia wolnego od obowiązków zawodowych, a nie tylko jego części.

Interpretację taką pośrednio potwierdzają również art. 154 par. 4a i par. 4b k.w., które posługują się pojęciem „dnia” w kontekście zwolnienia od pracy, a nie godzin czy ułamków etatu. Wynika z tego, że pracodawca udziela zwolnienia w pełnych dniach roboczych, zgodnie z grafikiem pracownika.

Zachowanie uprawnień pracowniczych

Brzmienie art. 154 par. 4 k.w. oraz art. 103ba par. 1 k.w. prowadzi do wniosku, że pracownik pełniący funkcję członka obwodowej lub terytorialnej komisji wyborczej (albo męża zaufania) zachowuje – poza samym prawem do nieświadczenia pracy – wszystkie przysługujące mu uprawnienia pracownicze. Oznacza to, że jego nieobecność w pracy z tego powodu nie powoduje utraty żadnych praw wynikających z zatrudnienia, w tym z systemu ubezpieczeń społecznych.

W szczególności – okres tej nieobecności wlicza się do stażu pracy, który wpływa m.in. na prawo do urlopu wypoczynkowego, długość okresu wypowiedzenia, a także inne świadczenia uzależnione od okresu zatrudnienia. Nie przerywa ani nie zawiesza biegu okresów niezbędnych do nabycia tych praw.

Ustalanie wynagrodzenia za czas nieobecności

Zasady ustalania wynagrodzenia za okres zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania obowiązków pracowniczych, w sytuacji gdy pracownik zachowuje do niego prawo, reguluje par. 5 ust. 1 rozporządzenia urlopowego.

Przy wyliczaniu wynagrodzenia za dni zwolnienia od pracy należy stosować odpowiednio te same zasady, które obowiązują przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego. Istnieje jednak istotna różnica – w przypadku składników zmiennych, przysługujących za okresy miesięczne, nie stosuje się średniej z trzech miesięcy, jak w przypadku urlopu. Zamiast tego składniki te oblicza się na podstawie miesiąca, w którym przypada zwolnienie od pracy.

Jeśli pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie miesięczne i poza zwolnieniem od pracy nie miał innych nieobecności, za które wynagrodzenie nie przysługuje, wówczas przysługuje mu pełna miesięczna pensja.

W przypadku natomiast składników wynagrodzenia zmiennych (np. premii), podstawą do obliczeń jest tylko miesiąc, w którym miało miejsce zwolnienie od pracy – nie uwzględnia się tu średniej z poprzednich trzech miesięcy, jak ma to miejsce przy urlopie wypoczynkowym.

Odliczenie za czas wolnego

Gdyby pracownik korzystał z dni zwolnienia od pracy, za które nie przysługuje wynagrodzenie, to należałoby pomniejszyć jego wynagrodzenie miesięczne. Ta reguła dotyczy członka komisji wyborczej, który korzysta z wolnego (z puli pięciu dni), za które nie przysługuje mu pensja. Jeśli wynagrodzenie pracownika określone zostało w stałej miesięcznej stawce, to do obliczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca należy stosować par. 12 rozporządzenia urlopowego.

W celu obliczenia wysokości wynagrodzenia, należy w tym przypadku:

• miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w miesiącu (wymiar czasu pracy w miesiącu), a następnie
• otrzymaną stawkę za godzinę pracy pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn,
• tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc (par. 12 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). [przykład 3]

PRZYKŁAD 3