Zakres obowiązków pracownika – czy musi być przedstawiony na piśmie

Powyższe stanowisko ma potwierdzenie w orzecznictwie. Przykładowo w postanowieniu z 17 stycznia 2024 r. (sygn. akt III PSK 26/23) Sąd Najwyższy wskazał, że „powinność zaznajomienia pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach (art. 94 pkt 1 k.p.) może być zrealizowana również w formie informacji ustnej, której treść uwzględnia charakter pracy i skalę jej złożoności, a także wykształcenie i zawodowe doświadczenie pracownika. Tym bardziej, uwzględniając aktualne możliwości techniczne, zaznajomienie może odbyć się za pośrednictwem intranetu”. Analogiczne stanowisko było prezentowane również we wcześniejszym orzecznictwie. Jako przykład można wskazać wyrok Sądu Najwyższego z 7 stycznia 1998 r. (sygn. akt I PKN 457/97).

Dlaczego warto dokumentować zakres obowiązków pracownika

Szczegółowa analiza pierwszego z przywołanych orzeczeń Sądu Najwyższego prowadzi do konkluzji, że pomimo braku ustawowego obowiązku, dokumentowanie zakresów obowiązków pracowniczych stanowi praktykę uzasadnioną i rekomendowaną. Rozstrzygana przez SN sprawa dotyczyła warsztatu samochodowego, którego pracownicy wykonywali nieewidencjonowane naprawy pojazdów marek obcych (w godzinach i po godzinach pracy warsztatu). Pracownik został zwolniony dyscyplinarnie, gdyż dopuszczał do takich sytuacji. Nie zgodził się on jednak z decyzją pracodawcy i odwołał się do sądu pracy. Podczas rozprawy utrzymywał, że nadzór nad personelem warsztatu nie należał do jego zadań, a więc nie naruszył on żadnego ze swoich podstawowych obowiązków. W związku z takim stanowiskiem, firma musiała wykazać (przede wszystkim poprzez zeznania świadków), że nadzór faktycznie należał do jego zadań. Ciężar dowodu w sprawach z odwołania od rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia obciąża bowiem pracodawców.

W omawianym przypadku pracodawca zdołał dowieść, że kontrola nad działalnością warsztatu była przypisana zwolnionemu, co przesądziło o jego wygranej. Niewykluczone jednak, że całego konfliktu dałoby się uniknąć, gdyby istniał formalny dokument określający zakres zadań oraz potwierdzenie jego znajomości przez pracownika. Cała jego linia obrony opierała się bowiem na zaprzeczeniu istnienia takiego obowiązku. Gdyby pracownik nie mógł budować takiej argumentacji, to możliwe, że w ogóle nie wniósłby pozwu. Co istotne, nawet jeśli spór byłby nieunikniony, jego przebieg byłby znacznie prostszy – zamiast powoływać licznych świadków, wystarczyłoby przedstawić odpowiedni dokument.

Dokumentowanie obowiązków – nie tylko na potrzeby sądu, ale i dla bezpieczeństwa firmy

Posiadanie spisanych obowiązków jest pomocne nie tylko przy sprawach sądowych, ale także w codziennym zarządzaniu firmą. Gdy pracownicy dokładnie wiedzą, za co odpowiadają, rzadziej podważają polecenia dotyczące ich zadań. Jasne przypisanie obowiązków ułatwia też wskazanie, kto ponosi odpowiedzialność, co ma duże znaczenie podczas kontroli czy w razie wypadków przy pracy. Na przykład ujawnienie niewykonania obowiązków podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy może skończyć się nałożeniem mandatu (za wykroczenie przeciw prawom pracowników) na osobę odpowiedzialną za to albo skierowaniem wniosku o ukaranie do sądu (również w trybie wykroczeniowym). Jeśli u danego pracodawcy nie ma osoby, która odpowiada za przestrzeganie obowiązków z zakresu prawa pracy, to mandat (ewentualnie wniosek o ukaranie) będą kierowane wobec członków zarządu.

Otrzymanie mandatu lub wyrok za wykroczenie może być szczególnie poważne dla firm, które biorą udział w zamówieniach publicznych. Prawo zamówień publicznych pozwala bowiem wykluczyć z postępowania wykonawcę, jeśli np. członek jego zarządu, wspólnik lub prokurent został prawomocnie ukarany za naruszenie praw pracowników. Nawet pozornie niewielka sankcja, jak mandat, może więc zamknąć firmie drogę do udziału w postępowaniu.

Czy zakres obowiązków pracownika powinien być częścią umowy o pracę

Pracodawcy w różny sposób utrwalają zakresy obowiązków – czasami robią to już w umowie o pracę. Nie jest to jednak najlepsze rozwiązanie z ich punktu widzenia. Jeśli obowiązki znajdą się w umowie, stają się jej częścią i nie można ich później zmieniać bez zgody pracownika. W takiej sytuacji potrzebne jest porozumienie zmieniające (na które pracownik może się nie zgodzić) albo wypowiedzenie zmieniające, co wiąże się z ryzykiem rozwiązania umowy i ewentualnym sporem sądowym. Tymczasem, gdy zakres zadań jest określony oddzielnie, pracodawca może go zmodyfikować samodzielnie, o ile mieści się to w ramach ustalonego rodzaju pracy.

Zakres obowiązków może być również załącznikiem do umowy o pracę. W takim przypadku, w zależności od treści samej umowy i załącznika, może on zostać potraktowany jako element uzgodnień między pracodawcą a pracownikiem. Oznaczałoby to, że zmiana tego dokumentu wymagałaby zgody pracownika, czyli miałaby takie same skutki prawne jak wpisanie zakresu obowiązków bezpośrednio do umowy o pracę.

Z tego względu najkorzystniej jest, gdy zakres obowiązków stanowi oddzielny dokument, przekazywany pracownikowi poza umową – może to być zarówno forma papierowa, jak i wiadomość e-mail. Kluczowe jest, aby pracodawca mógł udowodnić, że pracownik otrzymał ten dokument lub wiadomość. Taki zakres obowiązków nie staje się częścią umowy o pracę i może być jednostronnie zmieniany przez pracodawcę, oczywiście w ramach rodzaju pracy określonego w umowie. Stanowisko to potwierdził w orzecznictwie Sądu Najwyższego. Tytułem przykładu można wskazać wyrok z 7 listopada 1974 r. (sygn. akt I PR 332/74), w którym SN stwierdził, że „zmiana przez zakład pracy zakresu czynności pracownika nie stanowi istotnej zmiany warunków pracy, wymagającej wypowiedzenia, jeżeli czynności, które ma wykonywać pracownik, nie wykraczają poza obowiązki związane z pełnioną przez niego funkcją”. ©℗