Czy do rozwiązania umowy o pracę można wykorzystać technologię

Żeby skutecznie rozwiązać umowę o pracę, pracodawca może wyrazić swoją wolę w dowolny sposób. Może to nastąpić także na spotkaniu online albo przez komunikator internetowy. Jednak niezachowanie odpowiedniej formy naraża pracodawcę na ryzyka.

Wykorzystywanie technologii i rozwiązań informatycznych w relacji z pracownikami już nikogo nie dziwi. Prawo, w tym prawo pracy, nie zawsze jednak nadąża za tymi nowinkami. Ważny jest też ochronny charakter niektórych przepisów prawa pracy, w tym w szczególności tych regulujących rozwiązanie umowy o pracę. Jak zatem przeprowadzić zwolnienie pracownika z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, aby nie narazić się na ryzyko naruszenia przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę?

Liczy się forma

Zgodnie z art. 30 par. 3 kodeksu pracy (dalej: k.p.) oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę powinno zostać sporządzone na piśmie. Dotyczy to zarówno zwykłego wypowiedzenia, jak i oświadczenia o rozwiązaniu umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia (tzw. dyscyplinarki).

Zachowanie powyższego wymogu oznacza konieczność własnoręcznego podpisania oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę przez osobę reprezentującą pracodawcę. Treść tego oświadczenia może być sporządzona w dowolny sposób – może to być pismo ręczne, maszynowe, wydruk komputerowy itp. Konieczny jest jednak własnoręczny podpis. Taki wymóg nie jest dochowany, gdy nie jest to znak oryginalny, a jedynie odtworzony za pomocą kalki, kserokopiarki, skanera lub faksu.

Forma pisemna nie została jednak zastrzeżona pod rygorem nieważności. Ma to niebagatelne znaczenie dla pracodawców. Jeżeli wolą pracodawcy jest rozwiązanie umowy o pracę, to wystarczy tę wolę wyrazić w dowolny sposób, również dorozumiany, aby doszło do skutecznego rozwiązania umowy o pracę, pod warunkiem oczywiście, że ta wola została wyrażona w taki sposób, aby pracownik mógł się z nią zapoznać. Nie ma przy tym znaczenia, że forma pisemna nie została zachowana.

Skutek rozwiązania umowy o pracę nastąpi zatem, gdy zwolnimy pracownika za pomocą e-maila, SMS-a, z wykorzystaniem faksu lub komunikatorów (np. WhatsApp, Signal, Telegram) lub wreszcie przekazując tę informację ustnie. Te formy wyrażenia oświadczenia woli nie są bowiem równoznaczne z zachowaniem formy pisemnej.

Znajduje to potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego. W wyroku z 7 października 2008 r., sygn. akt II PK 56/08, SN wskazał, że każda jednostronna deklaracja pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę, dokonana nawet z naruszeniem prawa, prowadzi do ustania stosunku pracy. Wszelkie bowiem czynności pracodawcy, nawet te bezprawne, zmierzające do rozwiązania stosunku pracy są skuteczne i mogą być podważone wyłącznie w drodze odpowiedniego powództwa.

Naruszając wymóg formy pisemnej, pracodawca narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę. W konsekwencji, na podstawie art. 45 par. 1 k.p., pracownik może żądać uznania wypowiedzenia umowy za bezskuteczne, odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres do trzech miesięcy, nie niższych jednak niż za okres wypowiedzenia, albo przywrócenia do pracy.

Od wymogu własnoręcznego podpisu ustawodawca uczynił jednak jeden wyjątek. Zgodnie z art. 781 par. 1–2 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.) w zw. z art. 300 k.p. pracodawca może złożyć oświadczenie woli w formie elektronicznej pod warunkiem skorzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Tak złożone oświadczenie będzie równoważne ze złożonym w formie pisemnej.

Elektroniczna forma oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę ma zastosowanie przede wszystkim przy rozwiązywaniu umów bez fizycznej obecności pracownika na spotkaniu, a więc na spotkaniu online albo nawet bez przeprowadzenia takiego spotkania.

Kolejność ma znaczenie

W przypadku rozwiązywania umów o pracę online kluczowe jest zachowanie przez pracodawcę określonej kolejności działań. Natychmiast po rozpoczęciu spotkania należy wysłać do pracownika maila z załączonym oświadczeniem o rozwiązaniu umowy o pracę podpisanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taką wiadomość należy zatem odpowiednio wcześniej przygotować, a samo oświadczenie podpisać i załączyć do e-maila. Po wysłaniu wiadomości należy poinformować pracownika na spotkaniu, że na jego skrzynkę trafiło właśnie oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę i że należy się z nim zapoznać. Nawet jeżeli w tym momencie pracownik zakończy spotkanie, nie będzie miało to żadnego wpływu na ocenę skuteczności rozwiązania umowy o pracę. Pracownik miał bowiem możliwość zapoznania się z wysłanym oświadczeniem, a jego działania zmierzające do uniknięcia skuteczności doręczenia są nieskuteczne. Nawet jeśli pracownik od razu skasuje wiadomość mailową, nie zapoznawszy się z nią, nie będzie miało to żadnego znaczenia. Pracodawca zawsze będzie w stanie wykazać wysłanie wiadomości na adres pracownika, a dodatkowo – jeżeli wiadomość została wysłana na służbowy adres poczty elektronicznej – będzie mógł wykazać w logach, że wiadomość została dostarczona na adres pracownika.

Po wysłaniu oświadczenia pracodawca może przystąpić do omówienia przyczyn rozwiązania umowy o pracę. Można również zaproponować pracownikowi zawarcie porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę, często na lepszych warunkach niż samo wypowiedzenie. W takim przypadku po omówieniu warunków porozumienia i zgody pracownika na jego zawarcie powinniśmy wysłać do pracownika porozumienie w formacie PDF gotowe do podpisu. Jako że z reguły pracownicy nie mają własnych elektronicznych podpisów kwalifikowanych, a większość umów o pracę nadal zawiera klauzule, że rozwiązanie umowy o pracę wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (również w trybie porozumienia stron, co jest zapisem niewłaściwym biorąc pod uwagę rozwój technologii), konieczne będzie wydrukowanie porozumienia przez pracownika, podpisanie go własnoręcznym podpisem i odesłanie do pracodawcy. Dopiero wówczas pracodawca powinien złożyć swój podpis. Pozwoli to uniknąć wątpliwości co do tego, czy porozumienie zostało zawarte – pracodawca kontroluje bowiem wówczas cały proces. Jeżeli wyślemy do pracownika porozumienie podpisane w pierwszej kolejności przez pracodawcę, to procesu zawarcia porozumienia pracodawca nie kontroluje i nie jest w stanie ocenić, czy do zawarcia porozumienia doszło, dopóki nie otrzyma porozumienia podpisanego przez pracownika.

Na prywatny adres e-mail

W wyroku z 11 kwietnia 2024 r., sygn. akt II PSKP 86/22, Sąd Najwyższy stwierdził, że rozwiązanie stosunku pracy przez wysłanie oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę lub rozwiązaniu jej w trybie natychmiastowym – w postaci elektronicznej, opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, nie narusza art. 30 par. 3 k.p. w zw. art. 781 par. 1 k.c. w stosunku do pracowników, którzy na co dzień posługują się w relacjach pracowniczych (i biznesowych) komunikacją elektroniczną, korzystając ze sprzętu komputerowego dostarczonego przez pracodawcę. W stosunku do pozostałych pracowników, z uwagi na ochronną rolę prawa pracy, konieczne jest zastosowanie zwykłej (papierowej) formy pisemnej.

W ocenie SN to, czy ktoś posługuje się służbową pocztą elektroniczną, czy też nie, ma mieć znaczenie dla oceny skuteczności rozwiązania umowy o pracę.

Trudno się zgodzić z takim poglądem. Nie ma przeszkód prawnych, aby oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym wysłać pracownikowi na prywatny adres poczty elektronicznej wskazany przez pracownika do kontaktu. To, czy pracownik na co dzień posługuje się służbową pocztą elektroniczną w pracy, nie ma żadnego znaczenia dla oceny skuteczności doręczenia takiego oświadczenia. Skoro pracownik wskazał adres prywatnej poczty elektronicznej do korespondencji z pracodawcą, to jest to jednoznaczne z możliwością składania oświadczeń woli z wykorzystaniem tego adresu. Prawdą jest, że pracownik nie jest zobowiązany sprawdzać swojej prywatnej poczty elektronicznej ani odczytywać korespondencji od pracodawcy. Tak samo można jednak powiedzieć o odbiorze poczty od listonosza czy kuriera. Nie ma takiego obowiązku, a jednak nikt nie kwestionuje skuteczności takiego doręczenia. Liczy się bowiem sama możliwość zapoznania się z taką korespondencją, a nie faktyczne zapoznanie się z jej treścią. Analogicznie należy ocenić sytuację, gdy co prawda pracownik nie wskazał prywatnego adresu e-mail do korespondencji z pracodawcą, ale w praktyce wykorzystuje swój prywatny adres do takiej korespondencji w różnych sprawach wynikających ze stosunku pracy.

Z uwagi na to, że nie wiemy, kto ma dostęp do prywatnej poczty elektronicznej pracownika, warto oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę zabezpieczyć hasłem. Hasło należy wysłać do pracownika wiadomością SMS, informując jednocześnie, że na jego adres prywatny została wysłana ważna korespondencja od pracodawcy. Nie piszemy w tej komunikacji, że rozwiązaliśmy umowę o pracę i przesyłamy oświadczenie, gdyż taki komunikat może zostać odczytany jako rozwiązanie umowy o pracę za pośrednictwem SMS, co narusza wymóg zachowania formy pisemnej.

Co więcej, jeżeli pracownik ma w domu komputer służbowy (np. ze względu na pracę zdalną w miejscu zamieszkania) i ma usprawiedliwioną nieobecność w pracy np. z powodu choroby czy opieki nad dzieckiem, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby wysłać oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia na służbowy komputer. Oczywiście nie możemy wysłać zwykłego wypowiedzenia ze względu na ochronę przed wypowiedzeniem w okresie usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Konieczne jest jedynie poinformowanie pracownika dodatkowym kanałem, np. SMS wysłanym na telefon pracownika albo w drodze rozmowy telefonicznej z pracownikiem, że wysłaliśmy na służbową skrzynkę mailową ważną korespondencję i prosimy o zapoznanie się z tą korespondencją. Nie jest to wykonywanie pracy, więc nie narusza warunków zwolnienia lekarskiego. Nie jest to też polecenie pracodawcy. To, czy pracownik otworzy komputer i zapozna się z treścią oświadczenia, zależy wyłącznie od pracownika. Miał jednak możliwość zapoznania się z jego treścią, więc należy uznać takie oświadczenie za skutecznie doręczone i w konsekwencji prowadzące do rozwiązania umowy o pracę.

Dobre praktyki

Aby zminimalizować ryzyka związane z ewentualnym błędem po stronie pracodawcy podczas spotkania online, warto pamiętać o dobrych praktykach, takich jak:

• spotkanie powinno mieć miejsce podczas dnia pracy pracownika, w czasie, w którym wykonuje on pracę; unikajmy zatem spotkania z samego rana, na samym początku dnia pracy;
• w spotkaniu powinny wziąć udział dwie osoby ze strony pracodawcy; należy ustalić ich role; najczęściej jedna osoba przekazuje informacje i omawia dostępne rozwiązania, druga słucha i notuje;
• należy poprosić pracownika o włączenie kamerki i jednocześnie założyć, że spotkanie może być nagrywane przez pracownika;
• na samym początku spotkania należy wysłać do pracownika na jego skrzynkę maila z oświadczeniem o rozwiązaniu umowy o pracę (w formacie PDF) podpisanym podpisem elektronicznym kwalifikowanym; zaraz po wysłaniu należy poinformować pracownika o wysłaniu na jego adres mailowy oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę z prośbą o zapoznanie się z tym oświadczeniem;
• podczas spotkania należy omawiać jedynie te przyczyny rozwiązania umowy o pracę, które są wskazane w wypowiedzeniu lub dyscyplinarce, w tym przedstawić ewentualnie możliwości rozwiązania umowy za porozumieniem stron.

Warto pamiętać, że spotkanie zwolnieniowe to nie miejsce i czas na dyskusje z pracownikiem na temat tego, jak wykonywał on obowiązki pracownicze. Tego rodzaju dyskusje należy ucinać, skupiając się na celu spotkania, jakim jest rozwiązanie umowy o pracę. ©℗