Jak potrącić należności z pensji obejmującej dodatek stażowy i ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

Potrąceń dokonuje się w podanej wyżej kolejności z sumy wynagrodzeń uzyskanych w danym miesiącu, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek, a także wpłaty na PPK u pracowników, którzy nie zrezygnowali z uczestnictwa. Podstawą do potrącenia jest więc wynagrodzenie zwane potocznie netto. Potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia. Jeżeli więc w danym miesiącu, oprócz periodycznego wynagrodzenia, dochodzi do wypłaty składników, np. za okresy roczne, półroczne czy kwartalne, to potrąceń dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia.

Świadczenia objęte ochroną przed potrąceniami

Ochroną przed potrąceniami są objęte inne świadczenia ze stosunku pracy, które nie są typowym wynagrodzeniem, jak np. odprawa emerytalna, odprawa ekonomiczna z tytułu tzw. zwolnień grupowych, ekwiwalent za urlop wypoczynkowy czy nagroda jubileuszowa (wyrok SN z 17 lutego 2004 r., sygn. akt I PK 217/03).

Nie podlegają egzekucji sumy i świadczenia w naturze na pokrycie wydatków lub wyjazdów w sprawach służbowych, a także 50 proc. kwot diet przysługujących z tytułu podróży służbowych – jeżeli egzekucja ma na celu zaspokojenie roszczeń z tytułu alimentów, w tym należności budżetu państwa z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów. Wszelkie należności, które mają charakter wyłącznie kompensacyjny, a więc te, których celem jest pokrycie wydatków, a nie przysporzenie, są wyłączone od zajęcia. Do takich należności zalicza się np. ryczałty pieniężne za używanie do celów służbowych samochodów lub innych środków lokomocji niebędących własnością pracodawcy, ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące własność wykonawcy, świadczenia wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej i używanie własnej odzieży i obuwia roboczego.

Kwoty graniczne i kwoty wolne

Potrącenia mogą być dokonywane w następujących granicach:

• w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości 3/5 wynagrodzenia,
• w razie egzekucji innych należności lub potrącenia zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy wynagrodzenia.

Sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi – nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia. Natomiast sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych wraz z potrąceniami wymienionymi wyżej – nie mogą łącznie przekraczać 3/5 wynagrodzenia. Niezależnie od tych potrąceń kary pieniężne odejmuje się w granicach określonych w art. 108 k.p., czyli do jednodniowego wynagrodzenia za jeden występek lub dziesiątej jego części za więcej wykroczeń.

Stosowanie kwot wolnych od potrąceń to drugi ogranicznik zapewniający ochronę pracowniczej pensji. Jest to kwota, którą pracodawca musi zachować i wypłacić pracownikowi, aby miał za co żyć. Wyjątek stanowią alimenty. Tu nie obowiązuje kwota wolna, a jedynie ograniczenie do 3/5 wynagrodzenia.

Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych i wpłaty na PPK u uczestnika – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• 75 proc. wynagrodzenia określonego w pkt 1 – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
• 90 proc. wynagrodzenia określonego w pkt 1 – przy potrącaniu kar porządkowych.

Podstawą kwoty wolnej jest więc obowiązujące w danym roku minimalne wynagrodzenie za pracę, ale też po odliczeniu danin publicznoprawnych (składek, zaliczki podatkowej, wpłaty na PPK). Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, to kwoty wolne ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wielkości etatu. To jedyna przesłanka do obniżenia kwoty wolnej. Nie stanowią jej np. nieobecność pracownika w danym miesiącu i uzyskanie niższego wynagrodzenia.

Nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości. To oznacza, że w przypadku egzekucji alimentacyjnej np. trzynastka podlega zajęciu w pełnej wysokości (po odliczeniu składek i zaliczki na podatek dochodowy).

Ile do wypłaty dla pracownika

W opisywanym na początku przypadku wszystkie wymienione składniki są przychodem ze stosunku pracy. Jednakże nie wszystkie są opodatkowane. Zwolnione z podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Zatem wszystkie należności pracownika poza ekwiwalentem za pranie odzieży roboczej podlegają opodatkowaniu.

Z kolei podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, poza wynagrodzeniem chorobowym finansowanym ze środków pracodawcy oraz wyłączeniami wymienionymi w par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, i z uwzględnieniem rocznego ograniczenia podstawy składki emerytalnej i rentowej. Podstawy wymiaru składek nie stanowią m.in. następujące przychody:

• nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co pięć lat; wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami odpowiednich aktów wykonawczych, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Zatem zarówno nagroda jubileuszowa, jak i ekwiwalent pieniężny za pranie pozostają zwolnione ze składek.

Pod ochroną właściwą dla potrąceń pozostają wynagrodzenie, nagroda jubileuszowa oraz dodatek stażowy. Natomiast ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w ogóle nie podlega egzekucji.

Kwota wolna przy podanych wskaźnikach podatkowych oraz w przypadku uczestniczenia w PPK w 2025 r. wynosi 2644,96 zł, dla 3/4 wymiaru czasu pracy.

Warto dodać, że wpłata na PPK w części pokrywanej przez pracodawcę stanowi przychód ze stosunku pracy, opodatkowany, ale wyłączony z podstawy wymiaru składek.

Wpłaty oblicza się od kwoty przychodu podlegającego oskładkowaniu, czyli:

• (3800 zł + 722 zł) x 2 proc. = 90,44 zł (wpłata pracownika),
• (3800 zł + 722 zł) x 1,5 proc. = 67,83 zł (wpłata pracodawcy). ©℗