Poradnia kadrowa. Odpowiadamy na pytania Czytelników

Dlaczego pracodawca może odwołać zgodę na nieświadczenie pracy w okresie wypowiedzenia i wysłać pracownika na przymusowy urlop? Czy można wstecznie zawiesić prawo do otrzymania premii. Na jakich zasadach przysługują urlopy rodzicielski i ojcowski pracownikowi, którego ojcostwo uznał sąd? Czy pracodawca ma prawo weryfikować podczas udzielania urlopu opiekuńczego, czy członek rodziny pracownika rzeczywiście wymaga opieki? Szukamy odpowiedzi na pytania Czytelników.

Tak, pracodawca mógł tak postąpić, co można wywieść z analizy przepisów kodeksu pracy (dalej: k.p.).

Przede wszystkim trzeba odwołać się do art. 362, zgodnie z którym w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia. W okresie tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jest to więc uprawnienie, ale nie obowiązek pracodawcy. Jak wyjaśnił SN np. w postanowieniu z 5 lipca 2022 r., sygn. akt I PSK 298/21, przepis art. 362 k.p. ma na celu przede wszystkim umożliwienie pracodawcy ochronę jego interesów zagrożonych przez zachowanie pracownika zwalnianego z pracy w drodze wypowiedzenia. Jest to jednostronne uprawnienie pracodawcy.

Kolejnym przepisem, do którego należy się odwołać, jest art. 1671 k.p. Zgodnie z nim w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. Również w tym przypadku decyzja o udzieleniu urlopu należy do pracodawcy. Jeśli tego nie zrobi, będzie musiał wypłacić pracownikowi ekwiwalent za okres niewykorzystanego urlopu.

Zazwyczaj zatem pracodawcy, chcąc uniknąć dodatkowych kosztów, nakazują pracownikom wykorzystanie zaległego urlopu, a zwolnienia z obowiązku wykonywania pracy udzielają na pozostały okres – do końca wypowiedzenia.

Może się jednak zdarzyć, jak w opisywanym przypadku, że pracodawca początkowo zezwoli na niewykonywanie pracy przez cały okres wypowiedzenia, po czym zmieni zdanie. Sąd Najwyższy w swoim orzecznictwie konsekwentnie uznaje, że pracodawca ma do tego prawo. Jako przykład można powołać wyrok z 5 września 2019 r., sygn. akt III PK 96/18. SN stwierdził, że zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy nie jest oświadczeniem woli, lecz czynnością realizowaną w ramach uprawnień kierowniczych pracodawcy. W konsekwencji pracodawca ma prawo wtórnie zobowiązać pracownika do świadczenia pracy, mimo że wcześniej został on z tego obowiązku zwolniony, a także udzielić mu urlopu wypoczynkowego na podstawie art. 167 k.p. Zarówno odwołanie zgody na niewykonywanie pracy w trakcie okresu wypowiedzenia, jak i udzielenie urlopu, nie wymaga zgody pracownika.

Zatem w opisywanej sytuacji należy uznać, że pracodawca miał prawo podjąć decyzje co do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, a następnie wykorzystania urlopu wypoczynkowego.

Nasza firma jest w trudnej sytuacji finansowej. Zamierzamy zawiesić obowiązywanie porozumienia zawartego w ubiegłym roku ze związkami zawodowymi o wypłacie premii rocznej. Czy możemy na tej podstawie zawiesić również wypłatę premii za 2024 r.?

Nie, jeśli pracownicy nabyli już do niej prawo.

Zgodnie z art. 91 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy, można zawrzeć porozumienie o zawieszeniu stosowania w całości lub w części przepisów prawa pracy, określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Co ważne, nie dotyczy to przepisów samego k.p. oraz przepisów innych ustaw i aktów wykonawczych. Innymi słowy, zawieszenie może dotyczyć wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy, ale nie przepisów powszechnie obowiązujących.

Porozumienie o ich zawieszeniu zawiera pracodawca i reprezentująca pracowników organizacja związkowa, a jeżeli pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji – pracodawca i przedstawicielstwo pracowników wyłonione w trybie przyjętym u tego pracodawcy. Zawieszenie nie może trwać dłużej niż przez 3 lata. Pracodawca przekazuje porozumienie właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

W opisywanym przypadku pracodawca rozważa zawieszenie wewnętrznych przepisów w 2025 r., ale wątpliwość dotyczy wypłaty premii za 2024 r., a więc nabytej w okresie, w którym wewnętrzne przepisy jeszcze obowiązywały.

Na temat możliwości takiego wstecznego zawieszenia wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 20 lutego 2020 r., sygn. akt I BP 4/18. Spór dotyczył możliwości wstrzymania wypłaty tzw. 14 pensji (premii rocznej). SN stwierdził, że porozumienie o zawieszeniu nie może działać ze skutkiem wstecznym, w tym znaczeniu, iż nie może ono pozbawiać pracownika prawa do świadczeń, które wynikają z jego skonkretyzowanych roszczeń, zwłaszcza jeżeli stały się one już wymagalne i powstały przed zawarciem porozumienia. SN zwrócił uwagę, że prawo do takiej gratyfikacji finansowej nie przysługuje z góry, to jest z momentem rozpoczęcia danego roku kalendarzowego, lecz z dołu po upływie roku nienagannej pracy i pozostawania w zatrudnieniu w dniu 31 grudnia danego roku.

W opisywanej sytuacji roszczenie o wypłatę premii za ubiegły rok stało się wymagalne, pracodawca nie może zatem prawa do niej za wiesić.

Brak wypłaty wymagalnej premii może zostać uznany za wykroczenie w rozumieniu art. 282 par. 1 pkt 1 k.p. Zgodnie z nim kto, wbrew obowiązkowi nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniża albo dokonuje bezpodstawnych potrąceń, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Pracownik poinformował nas, że sąd uznał jego ojcostwo. Dziecko ma już rok. Zamierza złożyć wniosek o urlop rodzicielski w wymiarze dwóch tygodni, a także urlop ojcowski. Czy możemy udzielić takich urlopów?

Nie ma przeszkód, aby pracownikowi udzielić urlopu rodzicielskiego, ale nie ma on prawa do urlopu ojcowskiego.

Zgodnie z art. 1821a kodeksu pracy (dalej: k.p.) rodzice dziecka mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem w wymiarze do 41 tygodni. Urlop rodzicielski w tym wymiarze przysługuje łącznie obojgu pracownikom – rodzicom dziecka. Co ważne, każdemu z rodziców dziecka przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego. Prawa tego nie można przenieść na drugiego z rodziców dziecka. K.p. pozwala rodzicom na jednoczesne korzystanie z tego urlopu, w takim przypadku każdy tydzień wspólnego korzystania z urlopu liczy się jako 2 tygodnie. W takim przypadku łączny wymiar urlopu rodzicielskiego nie może również przekraczać wspomnianych 41 tygodni.

Zgodnie z art. 1821c k.p. urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w 5 częściach nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia.

W opisywanej sytuacji dziecko ma dopiero rok, a więc nie ma przeszkód, żeby udzielić mu urlopu rodzicielskiego. Pracownik musi złożyć dokumenty określone w rozporządzeniu ministra rodziny i polityki społecznej w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków. Zgodnie z par. 15 ust. 2 tego rozporządzenia do wniosku dołącza się:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka albo kopie tych dokumentów;
• oświadczenie pracownika o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego przez drugiego z rodziców dziecka przez okres wskazany we wniosku albo
• oświadczenie o okresie, w którym drugi z rodziców dziecka zamierza korzystać z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego w okresie objętym wnioskiem.

Nie ma w tym przypadku znaczenia, że pracownik został uznany za ojca przez sąd dopiero gdy dziecko ma rok.

Inne zasady obowiązują w przypadku urlopu ojcowskiego. Zgodnie z art. 1823 par. 1 k.p. w celu sprawowania opieki nad dzieckiem pracownik – ojciec ma prawo do urlopu ojcowskiego w wymiarze do 2 tygodni, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia. Przepis wyraźnie ogranicza prawo do urlopu ojcowskiego do ukończenia przez dziecko określonego wieku. Nie ma podstaw, aby termin ten wydłużać ojcom, którzy z jakichkolwiek przyczyn nie mogli wykorzystać tego urlopu. Skoro zatem w opisywanym przypadku dziecko ukończyło już rok, pracownikowi nie można udzielić z tego urlopu.

Nasz pracownik złożył wniosek o urlop opiekuńczy w wymiarze pięciu dni. Nie mamy możliwości sprawdzenia, czy członkowie jego rodziny rzeczywiście wymagają opieki. Czy powinniśmy udzielić mu tego urlopu?

Tak, pracodawca nie może odmówić udzielenia tego urlopu na tej podstawie, że nie może zweryfikować poprawności oświadczenia pracownika.

Zgodnie z art. 1731 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy, w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Za członka rodziny, o którym mowa w tym przepisie, uważa się syna, córkę, matkę, ojca lub małżonka. Urlopu udziela się na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu.

Jak stanowi zaś art. 1731 par. 5 k.p. we wniosku wskazuje się imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika oraz w przypadku członka rodziny – stopień pokrewieństwa z pracownikiem lub w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny – adres zamieszkania tej osoby.

Przepisy nie wymagają, aby pracownik udowadniał w inny sposób niż poprzez złożenie oświadczenia, że członek jego rodziny wymaga opieki. Pracodawca nie ma także ani obowiązku, ani możliwości sprawdzenia na etapie udzielania tego urlopu, czy pracownik złożył oświadczenie zgodne z prawdą. Pracodawca nie może w szczególności żądać np. zaświadczeń lekarskich o stanie zdrowia osoby, którą według oświadczenia pracownik zamierza się opiekować. ©℗