Jak uzupełniać trzynastkę 
w podstawie wymiaru zasiłku?

Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest składnikiem wynagrodzenia, które uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków w jednej dwunastej wypłaconej kwoty. Trzynastki trzeba jednak wcześniej uzupełnić, jeśli w roku poprzednim pracownik miał nieobecności w pracy. Z punktu widzenia prawa pracy wynagrodzenie roczne przysługuje bowiem wyłącznie za czas faktycznie przepracowany oraz urlop wypoczynkowy. Wszelkie inne absencje, nawet płatne, są pomijane. To powoduje konieczność uzupełnienia kwoty tego wynagrodzenia dla celów zasiłkowych.

Składniki miesięczne

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 36 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2780; dalej: ustawa zasiłkowa).Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy, to podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.

Wynagrodzenie należy utożsamiać z przychodem pracownika stanowiącym podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe (zwykle jest to łącznie 13,71 proc. podstawy).

Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku (art. 42 ust. 3 ustawy zasiłkowej).

Jeżeli więc pracownik zachorował w listopadzie 2024 r., to podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego należy obliczyć z wynagrodzeń miesięcznych wypłaconych za okres od listopada 2023 r. do października 2024 r.

Przepracowana połowa miesiąca

Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru tego zasiłku:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
• przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.

Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Jeśli więc pracownik miał w danym miesiącu zawierającym się w okresie, z którego jest obliczana podstawa zasiłku, tylko urlop wypoczynkowy i/lub płatne zwolnienie od pracy, to taki miesiąc nie wymaga uzupełnienia. Należy go uznać jako przepracowany, a wynagrodzenie przyjąć do podstawy zasiłku.

Jednakże uzupełnienia dokonuje się w razie np. choroby, urlopu bezpłatnego, urlopu opiekuńczego, sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, przebywania na urlopie rodzicielskim.

W kontekście zwolnień od pracy należy się kierować przepisami prawa pracy, tj. ustawą z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 878; dalej: k.p.) oraz aktami wykonawczymi do niego (rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy; t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).

Pracodawca musi zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z kodeksu pracy, z przepisów wykonawczych do tej ustawy albo z innych przepisów prawa. Są zwolnienia od pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia oraz zwolnienia niepłatne.

Wśród zwolnień od pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, można wymienić np.:

• z tytułu wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat;
• urlopy okolicznościowe w razie: ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy, lub w razie: ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką;
• na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi przez pracownika będącego krwiodawcą, a także na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy;
• uczestnictwo pracownika niepełnosprawnego w turnusie rehabilitacyjnym;
• urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub części dnia pracy w celu punktualnego przybycia i uczestniczenia w zajęciach pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe;
• czas na poszukiwanie pracy przez pracownika będącego w okresie co najmniej dwutygodniowego okresu wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę;
• czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych;
• dla pracownika myśliwego w razie konieczności przeprowadzenia odstrzału sanitarnego;
• dla pracownika będącego członkiem w obwodowej lub terytorialnej komisji wyborczej.

Składniki roczne

Z kolei składniki wynagrodzenia takie jak premie, nagrody czy dodatki, przysługujące za okresy roczne, wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Na przykład w razie niezdolności do pracy występującej w 2024 r. do podstawy wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego przyjmuje się składnik roczny w wysokości jednej dwunastej kwoty wypłaconej za 2023 r.

Jeżeli pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy przez cały rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy, to premie i inne składniki za okresy roczne powinny być uwzględnione proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w roku, z którego składnik za okresy roczne podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku.

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku, zmniejszane proporcjonalnie w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy zgodnie z przepisami płacowymi, są uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku, po uzupełnieniu zgodnie z ogólnymi zasadami. Przy czym nie ma znaczenia (tak jak przy składnikach miesięcznych), jaką część roku pracownik przepracował – co najmniej połowę czasu pracy czy mniej. Składnik roczny podlega uzupełnieniu, nawet jeśli przez absencje pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym roku czasu pracy.

Dwa sposoby

Zgodnie z „Komentarzem do ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ‒ wybrane zagadnienia”, stanowiącym załącznik do wytycznych członka zarządu nadzorującego pion świadczeń i orzecznictwa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, składnik roczny, którym jest dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka), może być uzupełniony z zastosowaniem metody przewidzianej:

• dla zmiennych składników wynagrodzenia, tj. kwotę otrzymanego składnika rocznego, po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek, dzieli się przez liczbę dni przepracowanych w roku kalendarzowym oraz mnoży przez liczbę dni, którą pracownik przepracowałby w roku kalendarzowym, albo
• dla stałych składników wynagrodzenia, tj. może być przyjęty w kwocie, którą pracownik otrzymałby, gdyby w danym roku kalendarzowym nie miał absencji (np. chorobowej), a więc w kwocie równej 8,5 proc. sumy pełnego wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie.

Z kolei zasady ustalania wysokości trzynastki określone zostały w ustawie z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1690). Przewiduje ona, że pracownik, np. samorządowy, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Z kolei pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej sześć miesięcy (180 dni).

Wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5 proc. sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.

Zatem dodatkowe wynagrodzenie roczne przysługuje wyłącznie za okres faktycznie przepracowany w poprzednim roku i w konsekwencji oblicza się je jedynie z wynagrodzeń za czas tej pracy (włącznie jednak z urlopem wypoczynkowym i wynagrodzeniem urlopowym).

Do okresu przepracowanego nie wliczają się zwolnienia od pracy, a wynagrodzenia za czas tych zwolnień nie podlegają wliczeniu przy obliczaniu wysokości trzynastki.

Jeśli więc pracownik w poprzednim roku kalendarzowym wykorzystywał urlop wypoczynkowy oraz udzielono mu płatnych zwolnień od pracy, to otrzymał trzynastkę obliczoną z pominięciem wynagrodzeń za czas tych zwolnień, ale z uwzględnieniem wynagrodzenia urlopowego.

Z kolei dla potrzeb ustalenia podstawy wymiaru zasiłków odpłatne zwolnienia od pracy traktuje się na równi z czasem przepracowanym.

Dlatego wydaje się, że taką trzynastkę ustaloną jedynie z wynagrodzeń za czas przepracowany należałoby uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku w pełnej wysokości, czyli należnej za cały przepracowany rok kalendarzowy.©℗

przykład 1

• na oddanie krwi (jeden dzień),
• urlop okolicznościowy na swój ślub (dwa dni). Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego za listopad 2024 r. należałoby przyjąć trzynastkę w wysokości 1/12 kwoty obliczonej z całego oskładkowanego wynagrodzenia, czyli włączając wynagrodzenia za urlop oraz za płatne zwolnienia od pracy.

przykład 2