Utraconą w powodzi dokumentację pracowniczą trzeba odtworzyć

Wielu pracodawców z terenów południowej Polski, przez które przeszła powódź, mierzy się teraz z problemem, którym jest zniszczenie lub utracenie dokumentacji pracowniczej. Jej brak może negatywnie wpłynąć na wiele kwestii, w tym tych związanych z zatrudnieniem, wynagrodzeniami, ubezpieczeniami czy przyszłymi świadczeniami emerytalnymi zatrudnionych. Dlatego na pracodawcach spoczywa obowiązek odtworzenia dokumentów, aby uniknąć wystąpienia w przyszłości problemów.

Wymogi dotyczące dokumentacji pracowniczej są uregulowane rozporządzeniem ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 535). Zgodnie z jego zapisami na pracodawcy ciąży obowiązek odpowiedniego przechowywania dokumentacji pracowników. Powinno się to odbywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Skutki zniszczenia dokumentacji

Nie ulega wątpliwości, że zniszczenie dokumentów pracowniczych wskutek powodzi niesie za sobą wiele konsekwencji. Przede wszystkim utrudnia ustalenie warunków zatrudnienia, czyli: okresu pracy, zajmowanego stanowiska, wysokości wynagrodzeń oraz liczby dni urlopu. To z kolei przekłada się na problemy z prawidłowymi rozliczeniami finansowymi i może skutkować błędami w rozliczeniach oraz opóźnieniami w wypłatach wynagrodzeń i świadczeń.

Utrata pełnej dokumentacji może również wpłynąć na prawidłowość obliczania emerytur i rent, ponieważ brak danych utrudnia ustalenie kapitału początkowego pracownika, co może prowadzić do zaniżenia wysokości świadczeń.

W dokumentacji pracowniczej znajdują się również informacje dotyczące ukończonych szkoleń, uprawnień zawodowych czy badań lekarskich. Ich utrata – w przypadku braku możliwości uzyskania poświadczeń od jednostek wydających dokumenty – może wymagać ponownego przeprowadzenia szkoleń lub badań, co jest zarówno czasochłonne, jak i kosztowne. W konsekwencji odbija się to na relacjach z pracownikami i na wizerunku przedsiębiorstwa. Może również znacznie utrudnić realizację obowiązków pracodawcy w razie kontroli wszczynanych przez PIP lub ZUS.

W najgorszym wypadku skutkiem będzie nałożenie kar finansowych w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów oraz narażenie danych na zniszczenie lub uszkodzenie.

Od czego zacząć

Gdy doszło do uszkodzenia lub utraty dokumentacji pracowniczej wskutek powodzi, kluczowe jest podjęcie odpowiednich działań w odpowiednim czasie. Należy jak najszybciej poinformować niezbędne organy oraz przystąpić do odtwarzania dokumentacji. Trzeba mieć bowiem na uwadze to, że utrata dokumentacji pracowniczej na skutek działań losowych nie zwalnia pracodawcy z obowiązku jej rekonstrukcji. Sam proces odtwarzania dokumentów jest czasochłonny, skomplikowany i wymaga współpracy z wieloma podmiotami.

Cały proces powinien zostać zainicjowany przez sporządzenie protokołu opisującego zdarzenie, w wyniku którego doszło do zniszczenia dokumentów. Trzeba w nim wskazać, jakie dokumenty zostały zniszczone, kto był odpowiedzialny za ich przechowywanie oraz ewentualnie, jakie podjęto działania zmierzające do zabezpieczenia dokumentacji. Równocześnie pracodawca jest zobligowany do zgłoszenia utraty dokumentacji do odpowiednich instytucji, czyli PIP, ZUS oraz organów podatkowych. Dzięki temu minimalizuje postawienie ewentualnych zarzutów o nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji.

W dalszej kolejności pracodawca musi podjąć kroki zmierzające do rekonstrukcji zniszczonych dokumentów. W tym celu może wykorzystać uratowaną dokumentację zgromadzoną przez poszczególne działy funkcjonujące w jego firmie. Może również zwrócić się do pracowników z prośbą o dostarczenie kopii posiadanych przez nich dokumentów związanych z zatrudnieniem, co pozwoli na odtworzenie trwającego stosunku pracy. Może także poprosić swoich pracowników, żeby wystąpili do poprzednich pracodawców z wnioskiem o udostępnienie dokumentów związanych z przebiegiem wcześniejszego zatrudnienia.

Na podstawie tak pozyskanych dokumentów można chociażby odtworzyć uzyskane uprawnienia zawodowe lub potwierdzenia okresu zatrudnienia. To niezwykle istotne, żeby ustalić, jakie doświadczenie zawodowe i kwalifikacje mają poszczególni pracownicy oraz jaki jest ich staż pracy, którego długość przekłada się na uprawnienia urlopowe i nabywanie praw emerytalnych. Oczywiście warto także zwrócić się do instytucji, w których są gromadzone różnego rodzaju dokumenty pracowników. Mowa przede wszystkim o ZUS. Współpraca z tym organem z pewnością pozwoli odtworzyć informacje dotyczące zgłoszeń do ubezpieczeń, wynagrodzeń czy okresów składkowych.

Z kolei w przypadku już zarchiwizowanych dokumentów zasadne jest wystąpienie pracodawcy do właściwego archiwum (zakładowego lub państwowego). Jeśli pracodawca korzysta z usług profesjonalnej firmy zajmującej się archiwizacją danych, dostawca takich usług powinien dysponować kopiami zapasowymi przechowywanej dokumentacji.

Na końcu audyt

Proces rekonstrukcji dokumentacji pracowniczej powinien się zakończyć przeprowadzeniem audytu, który pozwoli ocenić, jakie dokumenty udało się odtworzyć, a jakie są nie do odzyskania. Z pewnością nieocenione w tym procesie jest wsparcie prawników specjalizujących się w prawie pracy i specjalistów ds. HR, którzy będą czuwać nad prowadzeniem szczegółowej ewidencji podjętych działań.

Warto również rozważyć przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, co w znacznym stopniu zmniejsza ryzyko ich utraty w przypadku klęsk żywiołowych, nawiedzających coraz częściej także nasz kraj. Od 1 stycznia 2019 r. zgodnie z prawem można przechowywać dokumentację pracowniczą także w postaci elektronicznej, która jest równoważna z tradycyjną formą według rozporządzenia o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.

Można też rozważyć możliwość zainwestowania w ubezpieczenie firmy od ryzyka związanego z klęskami żywiołowymi oraz w systemy zabezpieczeń, które chronią przed tego typu zdarzeniami, np. kopie zapasowe danych czy odpowiednie warunki przechowywania dokumentów, zapewniające bezpieczeństwo w obliczu ryzyka powodziowego czy innych. ©℗