Jak zaplanować czas pracy na grudzień, gdy pracodawca stosuje trzymiesięczny okres rozliczeniowy?

Wymiar czasu pracy planowany łącznie we wszystkich grafikach w okresie rozliczeniowym nie może odbiegać od wymiaru czasu pracy dla tego okresu rozliczeniowego. Stworzenie prawidłowego harmonogramu musi więc łączyć w sobie potrzeby pracodawcy, związane z zapewnieniem możliwości świadczenia pracy odpowiadającej zapotrzebowaniu na nią, z wymogami stawianymi przez przepisy dotyczące czasu pracy ‒ zarówno powszechnie obowiązujące, jak i regulacje wewnętrzne.

Można ogólnie powiedzieć, że harmonogramy muszą być tworzone wszędzie tam, gdzie pracownik nie ma oznaczonych godzin pracy lub nie pracuje w systemie wyłączającym obowiązek pełnego tworzenia grafików. Artykuł 129 kodeksu pracy (dalej: k.p.) wskazuje, że harmonogramy nie są tworzone, gdy:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy albo z umowy o pracę (będą to stałe rozkłady wskazujące na wykonywanie pracy w tych samych dniach i tych samych godzinach, np. pracownicy pracują od poniedziałku do piątku od 7.30 do 15.30),
• pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniwszy wymiar czasu pracy wynikający z norm czasu pracy (zadaniowy czas pracy),
• na pisemny wniosek pracownika stosuje się do niego ruchome rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 1401 k.p.,
• na pisemny wniosek pracownika pracodawca ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Zasadniczo planowanie czasu pracy jest potrzebne, gdy nie są stosowane stałe rozkłady. Do tego jednak powrócimy, ponieważ część pracodawców stosuje stałe rozkłady dni pracy połączone ze stałymi wydłużeniami i skróceniami ponad i poniżej ośmiu godzin w systemie równoważnym. W takim przypadku konieczna jest modyfikacja dla zachowania wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Minimalna liczba dni wolnych

Aby obliczyć obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, trzeba:

• pomnożyć 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym,
• dodać do otrzymanej liczby godzin iloczyn ośmiu godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku,
• odliczyć od otrzymanego wyniku po osiem godzin za każde święto będące dniem wolnym od pracy, przypadające w innym dniu niż niedziela.

Minimalna liczba dni wolnych w okresie rozliczeniowym musi być równa liczbie niedziel, świąt przypadających w inne dni niż niedziela oraz dni wolnych wynikających z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Ustalamy ją, dzieląc wymiar czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego przez dobową normę czasu pracy. Obliczamy w ten sposób maksymalną liczbę dni pracy, a wynik odejmujemy od liczby dni kalendarzowych w okresie rozliczeniowym.

Ustalenie minimalnej liczby dni wolnych staje się szczególnie istotne wtedy, gdy praca planowana jest w różnych dniach tygodnia. Jeżeli praco dawca stosuje stały rozkład dni pracy (pięć dni w tygodniu, w których praca może być planowana, najczęściej od poniedziałku do piątku) z wyłączeniem świąt, to automatycznie dni pracy nie będzie więcej niż maksymalna ich liczba (zakładając oczywiście, że przy planowaniu pracy pracodawca/przełożony trzymać się będzie tych wewnętrznych regulacji). [przykład 1]

Poza liczbą dni wolnych trzeba jeszcze pamiętać o ich rozkładzie. Nieprawidłowe byłoby np. zapewnienie 10 dni wolnych z rzędu w jednym okresie rozliczeniowym. Ich rozkład musi spełniać określone warunki, musi bowiem zapewnić:

• w każdym tygodniu minimalny odpoczynek,
• dzień wolny za pracę w niedzielę generalnie w ciągu sześciu dni poprzedzających lub następujących po tej niedzieli,
• co najmniej jedną niedzielę wolną w ciągu czterech tygodni.

Ważny także czas już przepracowany

Jeśli pracodawca stosuje miesięczne okresy rozliczeniowe zaplanowane w harmonogramie, to praca nie może być dłuższa niż wynikająca z wymiaru dla danego miesiąca. W przypadku gdy obowiązują dłuższe niż miesięczne okresy rozliczeniowe, nie ma konieczności planowania w harmonogramie przygotowywanym na dany miesiąc pracy równej wymiarowi czasu pracy dla tego miesiąca. W takim przypadku łącznie grafiki obejmujące okres rozliczeniowy będą musiały przewidywać liczbę godzin równą wymiarowi czasu pracy w całym okresie rozliczeniowym. [przykład 2]

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• szczególnych potrzeb pracodawcy.

Żadna z tych sytuacji nie daje podstaw do stosowania takiej organizacji pracy, która skutkuje sama w sobie koniecznością wykonywania pracy nadliczbowej.

Ustawodawca dokładnie określił, że dopiero praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy, a także czynności wykonywane ponad przedłużony dobowy wymiar, wynikający z obowiązującego systemu i rozkładu czasu pracy, stanowią pracę w godzinach nadliczbowych. Co więcej, jest ona dopuszczalna w razie szczególnych potrzeb pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 2014 r., sygn. akt I PK 249/13).

Organizacja pracy, wygoda lub kwestia rachunku ekonomicznego związanego z nieopłacalnością zatrudnienia kolejnej osoby nie mogą być kwalifikowane jako szczególne potrzeby pracodawcy. Nie mogą być wynikiem stałych, powtarzalnych sytuacji związanych z organizacją pracy, ale dotyczyć powinny pewnych konkretnych sytuacji uzasadniających zwiększone zapotrzebowanie na pracę. Są to potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością (zob. uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z 26 maja 2000 r., sygn. akt I PKN 667/99).

Przy przygotowywaniu harmonogramów miesięcznych w dłuższych niż miesięczne okresach rozliczeniowych konieczne są nie tylko analiza potrzeb bieżących związanych z planowaniem pracy poszczególnych pracowników, lecz także zwrócenie uwagi na czas przepracowany już w danym okresie rozliczeniowym, jak też czas pozostały do końca okresu rozliczeniowego. W odniesieniu do samych godzin pracy jest to szczególnie istotne przy systemach równoważnego czasu pracy.

W sytuacji pracodawców, dla których grudzień jest miesiącem szczególnie intensywnej aktywności, rozwiązaniem jest planowanie niższych wymiarów czasu pracy we wcześniejszych miesiącach okresu rozliczeniowego. To pozwala na zaplanowanie dłuższej pracy w grudniu. Na marginesie warto zwrócić uwagę, że okresy rozliczeniowe nie muszą „zamykać” się w ramach roku kalendarzowego. Jeżeli np. intensyfikacja pracy występuje w ostatnich dwóch miesiącach roku, a znaczny spadek zapotrzebowania na nią w styczniu i lutym, to trafne może być stosowanie okresów rozliczeniowych np. wrzesień–listopad, grudzień–luty.

Stały rozkład w systemie równoważnym

Spotkać się można ze stosowaniem systemu równoważnego w stałych dniach tygodnia i ze stałymi wydłużeniami dziennymi (np. praca od poniedziałku do piątku: poniedziałek 8.00‒17.00, wtorek‒czwartek 8.00‒16.00 i piątek 8.00‒15.00).

Równoważny system czasu pracy charakteryzuje się możliwością przedłużania dobowego czasu pracy pracow nika ponad osiem godzin, przy odpowiednich skróceniach czasu pracy w innych dniach, lub dniami wolnymi na przestrzeni przyjętego okresu rozliczeniowego w taki sposób, by zachować wymiar czasu pracy. Jest to systemem typowo „harmonogramowy”, niemniej można przyjąć w regulaminie pracy lub obwieszczeniu o czasie pracy jako regułę stały rozkład, ale w takim przypadku konieczne są analiza każdego okresu rozliczeniowego i dokonywanie niezbędnych modyfikacji dla zachowania wymiaru czasu pracy. [przykład 3] ©℗

przykład 1

przykład 2

przykład 3